MANAGING DRUG

SUPPLY
Ruang Lingkup Pelayanan Farmasi

Pharmaceutical
Care

Patient and
community

Pharmaceutical Pharmaceutical
Supply Service

Pharmaceutical Practice
 PEKERJAAN KEFARMASIAN
fasilitas produksi
Pengadaan Sediaan
1 fasilitas distribusi atau penyaluran
Farmasi;

fasilitas pelayanan sediaan farmasi.

industri farmasi obat
2 Produksi Sediaan Farmasi
industri bahan baku obat,

industri obat tradisional,

pabrik kosmetika.

3 Pekerjaan Kefarmasian dalam Distribusi atau Penyaluran Sediaan Farmasi;

APOTEK
4 Pelayanan Sediaan Farmasi. RUMAH SAKIT
PUSKESMAS
Praktek Kefarmasian berdasarkan
Pharmaceutical Care, Apoteker harus
mampu mengelola Pharmaceutical
Supply

Pekerjaan Kefarmasian dalam

Pelayanan Sediaan Farmasi untuk
Pharmaceutical Supply sesuai standar
adalah sebagai berikut :
 PENGADAAN
(PROCUREMENT) SELECTION

MANAGEMENT
USE SUPPORT PROCUREMENT

DISTRIBUTION POLICY AND LEGAL

FRAMEWORK
 DRUG MANAGEMENT CYCLE

• Seleksi : meliputi kegiatan penetapan masalah kesehatan,

pemilihan jenis obat, penetapan intervensi pengobatan yang dipilih,
serta penetapan jenis obat apa yang harus tersedia pada masing-masing
sarana kesehatan.
• Pengadaan : meliputi perhitungan kebutuhan dan perencanaan
pengadaan, pemilihan cara pengadaan, pelaksanaan pembelian,
pemantauan status pesanan, penerimaan dan pemeriksaan serta
melakukan jaminan mutu.
• Distribusi : meliputi kegiatan pengendalian persediaan obat,
penyimpanan, transportasi serta penyelesaian kepabeanan.
• Penggunaan : meliputi pelayanan medik dan pelayanan farmasi.
Management Support
System
1. Organization
2. Financing
3. Information Management
4. Human Resources
Management Support System
1. Planning and Administration
• Pharmaceutical Supply Systems Assesment
• Managing Pharmaceutical Programs
• Planning for Pharmaceutical Management
• Analyzing and Controlling Pharmaceutical
Expenditures
• Financial Planning and Management
• Planning and Building Storage Fasilities
2. Organization and Management
3. Information Management
4. Human Resources Management
Management Support System
2. Organization and Management
• Security Management
• Medical Store Management
3. Information Management
• Monitoring and Evaluation
• Pharmaceutical Management Information System
• Computer In Pharmaceutical Management
4. Human Resources Management
• Human Resources Management and Capacity Development
• Designing and Implementing Training Program
 MATERI MANAGING DRUG SUPPLY

• SELEKSI
• PERENCANAAN
• PENGADAAN
• PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN
• PENYIMPANAN
• PENYALURAN
• PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN
• PENCATATAN DAN PELAPORAN
SELECTION

• Sesuai Standar Pelayanan Kefarmasian yang berlaku di Indonesia baik

di Rumah Sakit, Apotek maupun Puskesmas maka fungsi dasar
Seleksi/Pemilihan hanya dilakukan di Rumah Sakit karena manajemen
obat di rumah sakit merupakan salah satu unsur penting dalam fungsi
manajerial rumah sakit secara keseluruhan.

Dalam ketentuan Pasal 15 ayat (3) Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
menyatakan bahwa Pengelolaan Alat Kesehatan, Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah
Sakit harus dilakukan oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu.

Alat Kesehatan yang dikelola oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu berupa alat medis habis pakai/peralatan non
elektromedik, antara lain alat kontrasepsi (IUD), alat pacu jantung, implan, dan stent.
Sistem satu pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan formularium, pengadaan, dan
pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan
kepentingan pasien melalui Instalasi Farmasi.
Perencanaan

• Pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai

dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan,
dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan
 PERENCANAAN
Dalam perencanaan ini, ada empat metode yang
sering dipakai yaitu,
1. metode epidemiologi (penyebaran penyakit
dan pola pengobatan yang sering terjadi di
masyarakat sekitar),
2. metode konsumsi (berdasarkan pengeluaran
barang periode lalu),
3. metode kombinasi (gabungan antara
epidemiologi dengan metode konsumsi),
4. metode just in time (terutama untuk obat
mahal sekali harganya seperti obat kanker).
ESTIMASI KEBUTUHAN OBAT

• POPULATION BASED
• SERVICE BASED
• CONSUMPTION BASED :
1. TREND
A. LONG METHOD
B. CODED METHOD
2. AVERAGE
3. M A T (Moving Average Total)
 Siapkan daftar
Bandingkan obat
dengan
anggaran dan
lakukan
penyesuaian

Perkiraan harga Masukkan data

tiap obat dan konsumsi dari
total biaya masing2 obat

Metode
Sesuaikan
Konsumsi Hitung
konsumsi rata-
dengan
rata per
kehilangan/ker
periode dari
usakan
tiap obat

Sesuaikan
dengan
Hitung safety
perubahan-
stock dari tiap
perubahan Hitung jumlah obat
yang mungkin kebutuhan tiap
terjadi obat untuk
periode
pengadaan
berikutnya
ESTIMASI KEBUTUHAN OBAT (METODA KONSUMSI)
• DATA PEMAKAIAN LANGKAH PERHITUNGAN
PERIODE SEBELUMNYA 1. MENGHITUNG JUMLAH
PEMAKAIAN OBAT SEBENARNYA
• DATA TERSEDIA LENGKAP 2. MENGHITUNG KEBUTUHAN OBAT
SEHARUSNYA SEBELUMNYA
• KONSUMSI RELATIF 3. MENGHITUNG KEBUTUHAN OBAT
KONSTAN PERIODE YANG AKAN DATANG

1. METODA RATA-RATA
2. METODA TREND : LONG METHOD-CODE
METHOD
3. RATA-RATA KENAIKAN
4. MOVING AVERAGE TOTAL
 ESTIMASI KEBUTUHAN OBAT

METODA TREND
• RUMUS
Y=a +bX
METODA RATA-RATA PERSAMAAN
Y= an+bX
• DATA KONSUMSI OBAT 3
PERIODE PEMBELIAN XY = a X + b X2

• MENGHITUNG RATA-RATA • BUAT TABEL X – Y – XY - X2

PEMAKAIAN
• HASIL PERHITUNGAN ADALAH
KEBUTUHAN YAD
• HITUNG TOTAL
MASUKKAN HASIL DALAM 2
PERSAMAAN
• DIPEROLEH PERSAMAAN
UNTUK NILAI YANG ADA,
MASUKKAN X UNTUK
PERIODE YANG DIINGINKAN
 Metoda Trend

Tahun Penjualan X XY X2
(Y) Secara umum persamaan garis linier dari analisis time series
1995 200 -4 - 800 16
adalah : Y = a + b X. Keterangan : Y adalah variabel yang
1996 245 -3 - 735 9 dicari trendnya dan X adalah variabel waktu (tahun).
1997 240 -2 - 480 4
Sedangkan untuk mencari nilai konstanta (a) dan parameter
(b) adalah : a = ΣY / N dan b =ΣXY / ΣX2
1998 275 -1 - 275 1

1999 285 0 0 0

2000 300 1 300 1

2001 290 2 580 4

2002 315 3 945 9

Untuk mencari nilai a dan b adalah sebagai berikut :
2003 310 4 1.240 16
a= 2.460 / 9 = 273,33 dan b = 775 / 60 = 12,92
Jumlah 2.460 775 60 Persamaan garis liniernya adalah : Y = 273,33 + 12,92 X. Dengan
menggunakan persamaan tersebut, dapat diramalkan penjualan pada
tahun 2010 adalah : Y = 273,33 + 12,92 (untuk tahun 2010 nilai X adalah
11), sehingga : Y = 273,33 + 142,12 = 415,45 artinya penjualan barang “X”
METODA RATA-RATA KENAIKAN PERSENTASE ESTIMASI
• DATA KONSUMSI OBAT KEBUTUHAN
MENGHITUNG PERSENTASE PEMAKAIAN SETIAP
•
PERIODE OBAT
• MENGHITUNG RATA-RATA
KENAIKAN/PENURUNAN PEMAKAIAN
• KEBUTUHAN YAD = PEMAKAIAN SEBELUMNYA x
(100 + PERSENTASE KENAIKAN/PENURUNAN) %

METODA MOVING AVERAGE TOTAL

• MENGHITUNG TOTAL PEMAKAIAN SATU PERIODE BERGERAK
• MENGHITUNG PERSENTASE KENAIKAN/PENURUNAN UNTUK
NILAI DI ATAS
• MENGHITUNG RATA-RATA KENAIKAN/PENURUNAN
PEMAKAIAN OBAT
• BERDASARKAN PERSENTASE YANG ADA DIHITUNG
KEBUTUHAN PERIODE YAD
Perhitungan :
Adjusted average monthly consumption = CA = CT : { RM – (DOS : 30,5) }
ESTIMASI
Basic Safety Stock Requirement = CA X LT KEBUTUHAN
Quantity to order = QO = CA x (LT + PP) + SS – (SI + SO) OBAT
Keterangan :
CA = Average monthly consumption (adjusted for stockouts)
CT = Total consumption during review period, in basic units
DOS = Number of days an item was out of stock during the review period
LT = Average lead time (for projected supplier or worst case (in month)
PP = Procurement period (number in months to be covered by order)
QO = Quantity to order in basic units, before adjusment for looses or program
change
RM = Review period in months minus the number of months of data reviewed
for forecasting
SI = Stock now in inventory, in basic unit
SO = Stock now in order, in basic units
SS = Quantity needed for safety stock
 ESTIMASI
Perhitungan : KEBUTUHAN
OBAT
a=b+c+d–e–f

Perencanaan pengadaan tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai

berikut :

a. = rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang

b. = kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (Januari – Desember)
c. = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d. = rancangan stok akhir
e. = stok awal periode berjalan / stok per 31 Desember
f. = rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Januari s/d
Desember)
Pengadaan
Meliputi proses perencanaan dan pengadaan inventori
(perbekalan farmasi)

1. Efisien
2. Efektif
3. Terbuka & bersaing.
Prinsip 4. Transparan
5. Adil/tidak
diskriminatif
6. Akuntabel
Pengadaan

Tujuan Pengadaan :
Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak,
dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat
waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga
serta waktu berlebihan

Pembelian produk yang tepat, dengan harga yang tepat dan

pada waktu yang tepat serta berasal dari pemasok yang absah.
Procurement
Cycle
Kualifikasi PEMASOK

TUJUAN :
• Memastikan Obat yang di distribusikan adalah obat yang telah resmi terdaftar di
Badan POM – Legal
• Menjamin keabsahan dan mutu obat agar obat yang sampai ke tangan konsumen
adalah obat yang efektif, aman dan dapat digunakan sesuai tujuan penggunaan
• Mencegah masuknya Obat Sub-standar dan kadaluwarsa
• Mencegah masuknya obat Palsu dan illegal
• Menjamin “traceability” obat, jika ada recall sari BPOM atau pihak lain
• Menjamin penggantian obat secara komersial jika obat kadaluwarsa atau ada
kerusakan
• Menjamin terhubungnya informasi untuk monitoring efek samping obat
Kualifikasi PEMASOK

Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok baru, fasilitas

distribusi harus melakukan pengkajian guna memastikan calon
pemasok tersebut sesuai, kompeten dan dapat dipercaya untuk
memasok obat dan/atau bahan obat. Dalam hal ini, pendekatan
berbasis risiko harus dengan dilakukan dengan pertimbangan :
a) reputasi atau tingkat keandalan serta keabsahan operasionalnya
b) Obat dan/atau bahan obat tertentu yang rawan terhadap
pemalsuan
c) Penawaran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar yang
biasanya hanya tersedia dalam jumlah terbatas
d) Harga yang wajar
Kualifikasi PEMASOK

Identitas Pemasok :

PBF
• Ada Surat Ijin PBF
• Ada Apoteker Penanggung Jawab PBF
• Sertifikat CDOB (akan lebih baik)

Dibuatkan Daftar Pemasok Resmi, setiap ada pemasok baru perlu di

verifikasi dan di masukkan ke Daftar, demikian pula jika ada perubahan
Alamat atau Apoteker penanggung jawab
Surat Pesanan

1. Pengadaan obat dan/atau bahan obat di Apotek menggunakan

surat pesanan yang mencantumkan SIA.
2. Surat pesanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus
ditandatangani oleh Apoteker pemegang SIA dengan
mencantumkan SIPA.
PENYALURAN NARKOTIKA, PSIKOTROPIKA DAN
PREKURSOR

1) Penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi hanya dapat

dilakukan berdasarkan :
a) Surat pesanan; atau
b) Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) untuk pesanan dari Puskesmas.

2) Surat pesanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a hanya dapat
berlaku untuk masing-masing Narkotika, Psikotropika atau Prekursor
Farmasi.
3) Surat pesanan Narkotika hanya dapat digunakan untuk 1 (satu) jenis
Narkotika.
4) Surat pesanan Psikotropika atau Prekursor Farmasi hanya dapat digunakan
untuk 1 (satu) atau beberapa jenis Psikotropika atau Prekursor Farmasi.
5) Surat pesanan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan Ayat (4) harus
terpisah dari pesanan barang lain
 Penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi Dalam
Bentuk Obat Jadi

1) Penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dalam bentuk

obat jadi hanya dapat dilakukan oleh :
a. Industri Farmasi kepada PBF dan Instalasi Farmasi Pemerintah;
b. PBF kepada PBF lainnya, Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit,
Instalasi Farmasi Klinik, Instalasi Farmasi Pemerintah dan Lembaga
Ilmu Pengetahuan;
c. PBF milik Negara yang memiliki Izin Khusus Impor Narkotika
kepada Insustri Farmasi, untuk penyaluran Narkotika;
d. Instalasi Farmasi Pemerintah Pusat kepada Instalasi Farmasi
Pemerintah Daerah, Instalasi Farmasi Rumah Sakit milik Pemerintah,
dan Instalasi Farmasi Tentara Nasional Indonesia atau Kepolisian; dan
e. Instalasi Farmasi Pemerintah Daerah kepada Instalasi Farmasi Rumah
Sakit milik Pemerintah Daerah, Instalasi Farmasi Klinik milik
Pemerintah Daerah, dan Puskesmas.
Penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi Dalam
Bentuk Obat Jadi

2) Selain kepada PBF lainnya, Apotek, Rumah Sakit, Instalasi Farmasi

Pemerintah dan Lembaga Ilmu Pengetahuan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) huruf b, PBF dapat menyalurkan Prekursor Farmasi golongan obat
bebas terbatas kepada Toko Obat.
Pemantauan Status Pesanan

1. Pemantauan status pesanan bertujuan untuk mempercepat pengiriman sehingga

efisiensi suplai dapat ditingkatkan.
2. Pemantauan dapat didasarkan kepada sistem VEN, dimana obat-obatan yang
sangat sangat esensial (VVE) perlu mendapatkan prioritas yang lebih besar dalam
pemantauan.
3. Secara berkala petugas menelaah status pesanan. Pesanan yang terlambat perlu
segera ditangani misalnya dengan melaporkan kepada Apoteker atau
menghubungi pemasok.
4. Pemantauan status pesanan juga dapat dilakukan dengan menggunakan suatu
daftar atau bagan, yang antara lain berisi :
• Nama obat dan satuan kemasan
• Jumlah obat
• Obat-obatan yang sudah diterima
• Obat-obatan yang belum diterima
Cara Pemesanan Obat

Adapun langkah-langkah pemesasnan obat sebagai berikut :

• Cek defekta atau kartu stok untuk menentukan obat yang dipesan
• Obat dipilah berdasar golongan obat
• Dipilih form pesanan sesuai dengan golongan obat
• Lakukan pesanan kepada PBF dengan surat pesanan yang sesuai
golongan obat dan lakukan penanda tanganan pesanan dan
pemberian stempel
• Lakukan pecatatan pada form monitoring surat pesanan
Penerimaan dan Pemeriksaan
PENERIMAAN

• Penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan

farmasi yang telah diadakan sesuai dengan peraturan dan
pedoman yang berlaku.
• Pemeriksaan merupakan suatu rangkaian kegiatan pada
penerimaan obat dari pemasok
PEMERIKSAAN

• Sebelum melakukan penerimaan pastikan terlebih dahulu ketersediaan

tempat untuk menyimpan.
• Siapkan dan bersihkan tempat yang akan digunakan untuk pemeriksaan
• Saat pemeriksaan dilakukan verifikasi yang meliputi : nama obat, dosage
form, jumlah (disesuaikan dengan surat pesanan) dan kondisi kemasan,
nomer batch, serta kadaluwarsa.
Lakukan dokumentasi saat penerimaan
• Produk yang memerlukan penyimpanan dingin diproses terlebih dahulu
• Proses pemeriksaan dilakukan dihadapan kurir pengirim barang, dan
dokumen pengiriman agar didokumentasikan dan disimpan dengan baik
Cara Penerimaan Obat

• Cek faktur dan surat pengiriman barang dengan surat pesanan.

Gunakan cek list untuk memeriksa kesesuaian pesanan. Lakukan
pemeriksaan: nama pemasok yang disetujui, nama barang, nomor
ijin edar (untuk obat), nomor bets, tanggal kedaluwarsa, jumlah
fisik, keutuhan fisik kemasan produk, keutuhan kontainer,
keutuhan segel container.
• Bila obat yang datang tidak sesuai dengan pesanan/ faktur buat
surat penolakan barang.
• Bila obat yang datang telah sesuai dengan pesanan/faktur
dokumentasikan ke form pembelian
• Lakukan pencatatan pada kartu stok untuk obat yang diterima
CARA PENERIMAAN OBAT

Cek faktur dan surat

Bila obat yang datang Bila obat yang datang
pengiriman barang Lakukan pencatatan
tidak sesuai dengan telah sesuai dengan
dengan surat pesanan. pada kartu stok untuk
pesanan/ faktur buat pesanan/faktur
Gunakan cek list untuk obat yang diterima
surat penolakan dokumentasikan ke
memeriksa kesesuaian
barang. form pembelian
pesanan.
Cek List Penerimaan Barang
Bandingkan SP Dengan Lihat Fisik Obat
Faktur
6. Nomor ijin edar (untuk obat)
1. Nama pemasok 7. Nomor bets
2. Nama dan alamat 8. Tanggal kedaluwarsa
pengiriman barang
9. Keutuhan fisik
3. Nama barang
4. Jenis sediaan 10. Kemasan produk
5. Kekuatan sediaan 11. Keutuhan container
4. Jumlah fisik sesuai 12. Keutuhan segel container
dengan surat pesanan
PENERIMAAN COLD CHAIN
Pada saat penerimaan, penerima harus melakukan pemeriksaan terhadap:
• Nama produk rantai dingin yang diterima
• Jumlah produk rantai dingin yang diterima
• Kondisi fisik produk rantai dingin
• Nomor bets
• Tanggal kedaluwarsa
• Kondisi alat pemantauan suhu
• Kondisi Vaccine Vial Monitor (VVM) (khusus untuk vaksin yang telah
dilengkapi VVM)
PENERIMAAN COLD CHAIN (LANJUTAN)

Jika pada saat penerimaan vaksin diketahui kondisi alat pemantauan suhu menunjukkan penyimpangan suhu
dan/atau kondisi indikator mendekati batas layak pakai (misalnya VVM pada posisi C atau D), maka
dilakukan tindakan sebagai berikut:

• produk rantai dingin tetap disimpan pada tempat yang sesuai dan suhu yang dipersyaratkan dengan
menggunakan label khusus

• segera melaporkan penyimpangan tersebut kepada pengirim produk rantai dingin untuk dilakukan proses
penyelidikan dengan membuat berita acara.

• Jumlah produk yang diterima harus sama dengan jumlah yang tertera pada faktur atau surat pengantar
barang.

• Penerima harus segera memasukkan produk rantai dingin ke dalam tempat penyimpanan sesuai dengan
suhu yang dipersyaratkan

• Setelah produk rantai dingin diterima, penerima harus segera menandatangani faktur atau surat pengantar
barang atau dokumen lain, yang menyatakan produk rantai dingin diterima dalam kondisi baik dan utuh.

• Penerima harus segera memberikan kepada pengantar barang bukti penerimaan barang yang sudah di
tandatangani, diberi identitas penerima dan distempel.
PENYIMPANAN

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat
yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat
merusak mutu obat.
TUJUAN

1. Memelihara mutu obat

2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
CARA PENYIMPANAN OBAT
Amati obat yang diterima kemudian lakukan pemeriksaan

Obat dipilah berdasar tempat penyimpanan (stabilitas,

peraturan perundangan, bentuk sediaan dan kondisi obat)

Dilakukan penyimpanan di tempat yang sesuai dengan

kelompok obat

Untuk obat yang ED atau rusak pisahkan pada tempat

tersendiri
Untuk mencapai tujuan penyimpanan, diperlukan sistem yang dapat
memastikan :

• Keamanan penyimpanan / mencegah pencurian

• Penyimpanan pada kondisi lingkungan yang sesuai
• Pencatatan yang akurat (kartu stok)
• Pemesanan yang efektif
• Rotasi persediaan yang efektif dan monitoring ED yang tepat
• Pencegahan kebakaran yang efektif
Kondisi penyimpanan yang dianjurkan ditentukan sebagai
berikut :

• Dingin

Suhu tidak lebih dari 8 derajat.

Lemari pendingin mempunyai suhu 2 - 8 derajat sedangkan lemari pembeku mempunyai

suhu antar -20 - -10 derajat. (Vaksin suhu 2 s.d 8ºC untuk vaksin sensitive

beku (tidak boleh beku), dan pada suhu -15 s.d -25 ºC untuk vaksin yang sensitif panas

• Sejuk

Suhu antara 8 - 15 derajat kecuali dinyatakan lain harus disimpan pada suhu sejuk dapat

disimpan dalam lemari pendingin.

• Suhu kamar terkendali adalah suhu yang diatur antara 15-30 derajat .

• Hangat adalah suhu antara 30-40 derajat.

• Panas berlebih adalah suhu diatas 40 derajat

Kondisi penyimpanan normal

• Kondisi penyimpanan normal untuk obat didefinisikan sebagai

penyimpanan dalam keadaan kering, ventilasi yang baik dengan
suhu berkisar antara 150 C sampai 250 C – 300 C
Kelembaban

Contoh, kapsul basah, tablet rapuh atau pecah

Asetosal bau asam jika lembab
Cara menghindari : ventilasi baik, pasang AC,
simpan obat ditempat kering
Wadah harus selalu tertutup rapat, adsorben
biarkan tetap dalam wadah
 Perlindungan terhadap sinar
matahari langsung

• Kalau produk terkena sinar matahari langsung, maka jendela

dipasangi tirai atau penahan sinar matahari.
• Simpan produk dalam karton
• Jangan memajang atau melakukan pengemasan produk terkena
sinar matahari langsung
KARTU STOK

Informasi yang dapat dicantumkan :

‒ Nama dan deskripsi produk
‒ Tanggal
‒ Jumlah stok awal
‒ Jumlah Penerimaan
‒ Nomer bets dan kadaluwarsa
‒ Penyesuaian
‒ Stok Akhir
‒ Keterangan
‒ Kondisi penyimpanan
KARTU STOK

Informasi yang dapat dicantumkan :

‒ Maximum stok
‒ Minimum stok
‒ Lead time

KARTU STOK vs PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Stok opname berkala

Dapat dikelola dalam berbagai cara :

‒ Berdasar dosage form : sebagai contoh hitung persediaan tablet di
bulan Januari, kapsul di bulan Februari dst
‒ Lokasi di penyimpanan : sebagai contoh hitung persediaan di
rak/lemari A pada bulan Januari, persediaan di rak/lemari B pada
bulan Februari dst
‒ Ketersediaan waktu : hitung persediaan setiap hari disaat personil
tidak sibuk
‒ Stok on hand : dalam rentang waktu tertentu dihitung masing-
masing produk dengan tingkat ketersediaan di atas stok minimum
Penyimpanan hendaknya dilakukan pada :
1. Tempat yang dapat menjaga mutu obat :
• Dari pengaruh lingkungan : suhu, kelembaban, sinar matahari serta gangguan
serangga dan binatang pengerat
• Dari gangguan fisik : penumpukan yang melebihi batas kekuatan kemasan

2. Dari pencurian

Penyimpanan dalam jumlah besar, harus terdapat :

• Ruang Penerimaan
• Ruang Karantina
• Ruang Penyimpanan
• Ruang Penyerahan
SYARAT-SYARAT PENYIMPANAN

Gudang
a. Tata ruang – Kemudahan Bergerak
b. Sirkulasi udara yang baik
c. Suhu 15 – 250 C (AC)
d. Kelembaban udara maksimum 70 mmHg
e. Keamanan Gudang
• CCTV
• Alarm
• Pintu yang tidak mudah dirusak (besi dan tralis)
• Pemadam kebakaran
• Detektor Api
SYARAT-SYARAT PENYIMPANAN

f. Menggunakan :
• Rak – atas 40 cm dari atap, bawah 10 cm dari ubin dan jarak antara rak
minimal 30 cm
• Palet plastik
• Lemari yang terkunci
g. Kartu stok
h. Bebas dari kecoa, tikus, kucing
i. Peletakan obat harus jelas dan dengan nama yang jelas
j. Bersih, rapi
k. Hanya petugas yang berkepentingan yang diperbolehkan masuk
l. Petugas tidak boleh merokok
HAL-HAL KHUSUS

1. Vaksin : Cold Chain yang dimonitor suhunya

• Waspada terhadap expired date
2. Bahan mudah terbakar
• Terpisah dari gudang induk
• Terpisah dari bahan yang tidak mudah terbakar
• Tanda khusus
3. Obat-obat high alert (kewaspadaan khusus/tinggi)
• Narkotika
• Obat-obat konsentrasi pekat
• Insulin
• Albumin
• LASA
• Obat onkologi
PROSES PENYIMPANAN

1. Stock storage : floor pallets, pallets rack or shelves in the

appropriate zone
2. Pengendalian persediaan : FIFO dan FEFO
3. Zoning Stock
4. Stock Location
5. Stock Classification
6. Pertimbangan penanganan produk
Klasifikasi Stok

1. Katagori efek terapi / farmakologi : Sangat sesuai untuk

penyimpanan yang tidak begitu banyak jenisnya dimana
apoteker yang bersangkutan sangat memahami farmakologi
2. Frekuensi penggunaan : Produk fast moving diletakkan di
tempat yang mudah terjangkau. Penggunaan sistem ini harus
dikombinasikan dengan sistem lain
3. Alphabet : Bisa digunakan di sarana yang
besar maupun kecil.
4. Bentuk sediaan : Pada sistem ini produk
dikategorikan berdasar bentuk sediaan
5. Pemberian kode produk : masing-masing
produk memiliki kode produk dan kode
lokasi penyimpanan. Sistem ini memiliki
fleksibilitas yang tinggi dan dapat
berjalan dengan baik bila menggunakan
sistem pengendalian inventori yang
computerized
6. Random Bin : tempat penyimpanan diberi
kode yang dapat diidentifikasi melalui
sistem penyimpanan yang computerized.
Dengan menggunakan kode, tempat
yang kosong dapat teridentifikasi oleh
sistem sehingga produk yang diterima
dapat disimpan di tempat yang kosong
tersebut.
SISTEM PENYIMPANAN

1. Berdasar suhu penyimpanan dan persyaratan stabilitas

2. Menerapkan prinsip FEFO dan FIFO
3. Sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan
farmasi sesuai kebutuhan
Monitoring ED
PENATAAN SECARA FEFO DAPAT MEMINIMALISIR
KADALUWARSA

• Kadaluwarsa adalah masalah penyimpanan

✓ Kadaluwarsa dapat diketahui pasti
✓ Tidak terlalu dekat waktunya

• Menyimpan/menata sediaan obat :

✓ Kadaluwarsa awal diletakkan di depan
• Dicatat pada kartu persediaan :
✓ Informasi 6 bulan sebelum kadaluwarsa
Pertimbangan penanganan produk

1. Look Alike/Sound-Alike product (LASA) atau NORUM (Nama

Obat Rupa dan Ucapan Mirip)
2. High alert drug
3. Misleading labels
LASA (NORUM)

Prosedur penyimpanan :
• Tidak boleh bersisian langsung harus ada minimal 1 (satu) obat
lain diantaranya
• Diberikan tanda atau sticker khusus
• Penulisan dengan teknik Tallman letter (sound alike)
OBAT-OBAT LASA

• LASA : Look Alike Sound Alike

Contoh-contoh :
‒ Cefotaxim - Ceftriaxon
‒ Amlodipin 5 - Amlodipin 10
‒ Dopamin - Dobutamin
‒ Rifampicin 300 - Rifampicin 450
‒ Ephedrin - Epineprin
‒ Cendo Lyters - Cendo Timolol dll
• Ditempel stiker khusus dengan tulisan LASA, ditempel di box luar atau
box tempat penyimpanan
• Diletakkan berjauhan antara yang satu dengan yang lain
• Termasuk dosis yang berbeda dan kemasan yang mirip
Tallman letter pd Sound Alike

elVaCin - elASTin
CERNEvit - CRAvit
curSIL - corSEL
FORtibi - SANtibi
plasmin - plasminEX
glimepiride 1 - glimepiride 2
Penggunaan huruf yang direkomendasikan untuk labeling adalah jenis Arial dengan ukuran 16-
20, sentence-style lettering, dan penggunaan TALLman lettering untuk membedakan obat
dengan pengejaannya
• Adrenergic agents - Insulin/hypoglycemics

• Anesthetics -Liposomal products

• Antiarrhythmics - Narcotics
ISMP’s(Institut for safe
• Anticoagulants - Neuromuscular medication practice) List of
• Cardioplegic blocking agents High-Alert
Solutions - Nitroprusside
Medications
• Chemotherapy - Oxytocin

• Dextrose ≥ 20 % - Parenteral nutrition

• Dialysis solutions - Promethazine

• Electrolytes - Radiocontarst agents

(concentrated) - Sedatives

• Epidural/intrathecal - Sterile water for injection

• Epoprostenol

• Inotropic agents
High-alert Medications Specific to Community
Practice

• Anticoagulants
• Methotrexate, oral, non-oncologic use
• Insulin, oral agents
• Narcotics/opiates
• Chemotherapeutic agents
• Drugs with black box warnings
• Know drug name confusion
Narkotika, psikotropika dan prekursor

Tempat penyimpanan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor

Farmasi di fasilitas produksi, fasilitas distribusi, dan fasilitas
pelayanan kefarmasian harus mampu menjaga keamanan, khasiat
dan mutu Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi.
• Tempat penyimpanan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor
Farmasi dapat berupa gudang, ruangan, atau lemari khusus.
• Tempat penyimpanan Narkotika dilarang digunakan untuk
menyimpan barang selain Narkotika.
• Tempat penyimpanan Psikotropika dilarang digunakan untuk
menyimpan barang selain Psikotropika.
Narkotika, psikotropika dan prekursor

Yang dimaksud dengan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika,

psikotropika dan prekursor adalah :
a) Terbuat dari bahan yang kuat;
b) Tidak mudah dipindahkan dan mempunyai 2 (dua) buah kunci yang
berbeda;
c) Harus diletakkan dalam ruang khusus di sudut gudang, untuk Instalasi
Farmasi Pemerintah;
d) Diletakkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum, untuk
Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Puskesmas, Instalasi Farmasi
Klinik dan Lembaga Ilmu Pengetahuan; dan
e) Kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker penanggung jawab /
Apoteker yang ditunjuk dan pegawai lain yang dikuasakan.
 Narkotika

Narkotika Golongan II
Narkotika golongan dua, berkhasiat untuk pengobatan digunakan sebagai
pilihan terakhir dan dapat digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan
pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi
mengakibatkan ketergantungan

Narkotika golongan III

Narkotika golongan tiga adalah narkotika yang memiliki daya adiktif
ringan, tetapi bermanfaat dan berkhasiat untuk pengobatan dan penelitian.
Golongan 3 narkotika ini banyak digunakan dalam terapi dan/atau untuk
tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan
mengakibatkan ketergantungan
Psikotropika

Psikotropika digolongkan menjadi 4 golongan :

Golongan I
Hanya untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan
Tidak digunakan dalam terapi
Potensi sindrom ketergantungan amat kuat

Golongan II
Untuk pengobatan
Untuk pengembangan ilmu pengetahuan
Potensi sindrom ketergantungan kuat

Golongan III
Untuk pengobatan atau terapi
Untuk pengembangan ilmu pengetahuan
Potensi sindrom ketergantungan sedang

Golongan IV
Untuk pengobatan atau terapi
Untuk pengembangan ilmu pengetahuan
Potensi sindrom ketergantungan ringan
TABEL I TABEL II
Acetic Anhydride Acetone
N-acetylanthranilic Acid Anthranilic Acid
Ephedrine Ethyl Ether
Ergometrine Hydrochloric Acid
Ergotamine Methyl ethyl ketone
Isosafrole Phenylaceic Acid
Lysergic Acid Piperidine
3,4-Methylenedioxyphenyl-2 propane Sulphuric Acid
Nerophedrine Toluene
1-phenyl-2-propanone
Piperonal
Potasium Permanganat
Pseudoephedrine

Safrole Golongan Dan Jenis Prekursor

PERSYARATAN RAK PENYIMPAN OBAT
Penataan Produk

Label identitas, tanggal pembuatan, nomer bets, tanggal kadaluwarsa

diletakkan pada sisi yang mudah dibaca.
• Usahakan kadaluwarsa produk yang diperoleh, mempunyai
tanggal kadaluwarsa yang panjang
• Produk kadaluwarsa , ditempatkan terdepan
• Tanggal kadaluwarsa ditulis pada kartu stock. Pencatatan dapat
memberikan informasi paling sedikit 6 bulan sebelum jatuh tempo
KETERSEDIAAN KOTAK PPPK
KETERSEDIAAN TABUNG PEMADAM
KEBAKARAN
Pastikan personil terlatih untuk menggunakan Pemadam
Kebakaran.
Sebagai panduan sederhana penggunaannya :

Pull the pin at the top

Aim the nozzle toward the base of the fire
Squeeze the handle to discharge the extinguisher
Sweep the nozzle back and forth at the base of the fire
KETERSEDIAAN PASIR
TEMPAT PEMBUANGAN BENDA TAJAM /
BERBAHAYA
PEMANTAUAN RUANG PENYIMPANAN

• Dilakukan pemantauan suhu dan kelembaban ruang penyimpanan

secara teratur
• Ruang penyimpanan mempunyai ventilasi yang baik
• Ruang penyimpanan tidak terpapar cahaya matahari langsung
Pemeliharaan Mutu Produk

Pemeliharaan Mutu Produk dilakukan dengan :

• Pengamatan Mutu Produk
• Pencegaha Kerusakan dan Kontaminasi
• Pencegahan Kebakaran
• Pengendalian Hama
• Pemantauan Temperatur dan Kelembaban
JENIS KERUSAKAN PD SEDIAAN OBAT
Tablet Perubahan warna, bau, rasa, bintik, pecah, retak, benda asing,
wadah rusak
Tablet Salutnya pecah, basah, lengket satu sama lain, wadah rusak
Salut
Kapsul Kapsul terbuka, lengket satu sama lain, wadah rusak
Salep Warna berubah, berbintik-bintik, wadah rusak
Cairan Warna berubah, endapan/keruh, perubahan kekentalan, wadah
rusak
Injeksi Warna berubah, endapan/keruh, benda asing, kekentalan,
wadah rusak
PENGAMATAN MUTU OBAT SECARA
ORGANOLEPTIS

Bau Terjadi perubahan bau seperti pada tab asetosal (Karena panas)
Warna Perubahan warna menjadi kecoklatan contoh : Vit C (karena SM)
Pecah Tablet menjadi mudah pecah contoh : Tablet Etambutol (karena
lembab)
Kering Volume cairan berkurang contoh : alkohol (karena penguapan)
Meleleh Perubahan konstituen menjadi leleh contoh : Salep, Suppos
(karena panas)
PENGAMATAN MUTU OBAT SECARA
ORGANOLEPTIS
Pencegahan Kerusakan Fisik dan Kontaminasi
• Penataan produk dengan benar. Contoh : Box produk
yang berat bersebelahan dengan box produk mudah
pecah maka masing2 tumpukan diatur dalam jumlah
kecil/tidak terlalu tinggi
• Hindari kontak dengan ujung-ujung yang tajam
• Penumpukan box tidak lebih dari 2.5 m
• Obat jangan diletakkan langsung ke lantai
• Menjaga kebersihan dan keteraturan ruang
• Hindari kebocoran
Penyimpanan

• Penyimpanan sesuai jenis produk dan bentuk sediaan (minimalisir

resiko)
• Penyimpanan sesuai spesifikasi produk (suhu, kelembaban,
cahaya/sinar matahari) dan menggunakan palet/rak/lemari
(mempertahankan mutu)
• Menggunakan Sistem FIFO / FEFO dengan label yang jelas
(kesalahan pengambilan), penumpukan kemasan sesuai petunjuk
• Rusak, ED, Retur (inventarisir, disimpan terpisah)
PREBIOTIK
Masing-masing prebiotik memiliki suhu simpan yang berbeda.
• Ada yang 20 – 80 C
• Ada yang 150 – 250 C
• Ada yang dibawah 250 C
• Ada yang dibawah 300 C
 RAK/LEMARI TEMPAT PENYIMPANAN OBAT

www.themegallery.com Company Logo

Alat Pengukur suhu
 Pemilihan pola penyimpan
Tujuan :
mendukung pelaksanaan dispensing yang cepat dan efisien.

Macam-macam pola penyimpanan :

1.Obat disimpan berdasarkan pabrik yang membuatnya.
Obat yang diproduksi oleh pabrik yang sama dikelompokkan dalam
1 rak dan disusun berdasarkan alphabetis untuk memudahkan
pencarian.

Penyusunan obat berdasarkan nama produsen yang memproduksi obat.

2. Obat yang disusun berdasarkan urutan nama secara alphabetis dari kiri ke kanan.
Kerugiannya adalah dapat terjadi kekeliruan pada saat pengambilan obat untuk kegiatan
dispensing karena kemiripan antara obat yang satu N dengan obat yang lainnya
3. Penyimpan obat berdasarkan efek teurapeutik-nya. (contohnya antibiotik, anti asma, anti
hipertensi).
4. Penyimpanan berdasarkan bentuk sediaan, misalnya liquid (botol), sediaan oral solid, eye
drops, rotacaps, salep.
 Yang harus diperhatikan dalam penyimpanan :
1. Penyimpanan obat etikal harus terpisah dengan obat OTC (over the counter)
2. Penyimpanan harus didasarkan pada persyaratan temperatur yang berlaku
3. Penyimpanan produk untuk hewan/ tanaman harus dipisahkan dengan obat
untuk manusia, dan harus diberi tanda :
”Tidak untuk manusia, hanya dikonsumsi oleh binatang”

Apapun pola penyimpanannya, obat harus tetap tersimpan rapi pada tempatnya
semula, untuk menghindari debu, sebaiknya terdapat pintu kaca setiap rak, namun
kerugiannya adalah dapat menghambat kecepatan pengambilan produk dalam melakukan
kegiatan dispensing.
5. Harus terdapat jarak dalam penyimpanan obat dilemari es sehingga
memungkinkan adanya sirkulasi udara yang cukup.

6. Vaksin tidak boleh disimpan pada pintu lemari es yang memungkinkan

perubahan temperatur ketika pintu lemari es dibuka, sehingga vaksin
hendaklah disimpan pada bagian tengah.

7. Obat yang memerlukan penyimpanan dalam lemari es tidak boleh disimpan diluar
selama lebih dari beberapa menit.

8. Produk-produk lain selain obat tidak boleh disatukan dengan obat dalam satu
lemari es, gunakan lemari es yang terpisah.

9. Penempatan lemari es tidak menempel pada dinding,untuk meningkatkan

sirkulasi udara yang dibutuhkan dalam proses pendinginan lemari es.
 Kondisi Penyimpanan Artinya
Do not store over 8°C Disimpan dalam lemari es
(2-8°C)
Do not store over 30°C Disimpan dalam temperatur
ruangan (<30°C)
Do not freeze Tidak disimpan dalam area
pembekuan
Protect from moisture Disimpan dalam kelembaban
normal serta temperature
ruangan (RH kurang dari
60%)
Protect from light Disimpan dalam wadah
penahan cahaya
Istilah cool place maksudnya adalah penyimpanan pada temperatur antara
10-25 °C
Istilah cold place maksudnya adalah penyimpanan pada temperatur tidak
Company Logo
lebih dari 8 °C
  Untuk obat-obatan yang tidak stabil pada suhu ruangan

maka harus disimpan dalam lemari es 20 – 80 C

Ketentuan mengenai lemari es :

1. Lemari es harus menyala selama 24 jam setiap hari
2. Harus dihindari pembekuan dalam lemari es untuk menjaga keutuhan kemasan dan
menghindari kerusakan label
3. Menggunakan lemari es yang terpisah antara bagian freezer dengan
bagian lain didalamnya.
4. Pintu lemari es harus selalu tertutup rapat
2. Obat yang disusun berdasarkan urutan nama secara alphabetis dari kiri ke kanan.
Kerugiannya adalah dapat terjadi kekeliruan pada saat pengambilan obat
untuk kegiatan dispensing karena kemiripan antara obat yang satu
dengan obat yang lainnya.

3.Penyimpan obat berdasarkan efek teurapeutik-nya.

(contohnya antibiotik, anti asma, anti hipertensi).
Sistem ini masih sulit dilakukan karena banyaknya merek dari
obat yang memiliki efek teurapeutik yang sama yang beredar dipasaran.
4.Penyimpanan berdasarkan bentuk sediaan,
misalnya liquid (botol), sediaan oral solid,
eye drops, rotacaps, salep.
lemari es yang memiliki
bagian terpisah antara freezer
dengan non freezer
Storage and handling vaccinne
Company Logo
Produk-produk yang membutuhkan tempat penyimpanan khusus :

1. Produk yang harus disimpan dalam kondisi beku, seperti vaksin dan sera.
2. Produk yang sensitif terhadap panas dan membutuhkan lemari es pada suhu
2-8 °C, seperti insulin.
3. Produk yang akan berkurang waktu pakainya pada temperatur yang tidak
terkontrol, dan membutuhkan ventilasi mekanik/ AC.
4. Produk yang mudah terbakar, sehingga membutuhkan pemisahan dalam
penyimpanannya.
5. Produk yang rawan pencurian.
Pengawasan kelembaban
Lembab dapat merusak stabilitas obat, seperti pada tablet, kapsul, maupun bubuk. Kapsul gelatin
dapat menjadi rusak karena mengabsorbsi lembab. Tablet obat dapat mengalami hidrolisis pada
permukaannya, dan adanya lembab dapat memicu pertumbuhan mikroba.
Untuk mengurangi efek lembab, maka saran-saran berikut dapat dilakukan:
•Membuka jendela untuk memberi kesempatan sirkulasi udara, gunakan kipas
untuk dapat membantu sirkulasi udara dari luar.
•Jika tidak terdapat AC, alat dehumidifier dapat berguna untuk mencegah kerusakan akibat
udara lembab.
•Untuk ”Bulk container” jangan biarkan container terbuka terlalu lama, segera
tutup kembali setelah mengambil sejumlah obat yang diperlukan untuk
dispensing.
•Hindari kontak langsung kemasan obat dengan tembok atau lantai, karena
ada kemungkinan tembok tersebut basah sehingga dapat menyebabkan
penyerapan lembab yang merusak produk.
•Mengkalibrasi termometer dan manometer yang dapat digunakan untuk mendeteksi temperatur
dan kelembaban dalam apotek.
•Pemeriksaan tetap secara periodik yang tercatat dan terdokumentasi untuk memantau temperatur.
•Grafik temperatur dapat digunakan sebagai acuan.

Company Logo
PENYALURAN
Penyaluran

• Dalam penyaluran harus memperhatikan tahap-tahap penerimaan

pesanan, pengemasan dan pengiriman.
• Dokumen penyaluran meliputi surat pesanan, faktur penjualan
dan/atau surat penyerahan/pengiriman barang, bukti retur
dan/atau nota kredit, wajib diarsipkan menjadi satu berdasarkan
nomor urut atau tanggal penyaluran barang dan terpisah dari
dokumen produk lain.
Pengiriman

• Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus ditujukan kepada pelanggan yang mempunyai
izin sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

• Untuk penyaluran obat dan/atau bahan obat ke orang / pihak yang berwenang atau berhak
untuk keperluan khusus, seperti penelitian, special access dan uji klinik, harus dilengkapi
dengan dokumen yang mencakup tanggal, nama obat dan/atau bahan obat, bentuk sediaan,
nomor bets, jumlah, nama dan alamat pemasok, nama dan alamat pemesan / penerima. Proses
pengiriman dan kondisi penyimpanan harus sesuai dengan persyaratan obat dan/atau bahan
obat dari industri farmasi. Dokumentasi harus disimpan dan mampu tertelusur.

• Prosedur tertulis untuk pengiriman obat dan/atau bahan obat harus tersedia. Prosedur
tersebut harus mempertimbangkan sifat obat dan/atau bahan obat serta tindakan pencegahan
khusus.
Pengiriman

Dokumen untuk pengiriman obat dan/atau bahan obat harus disiapkan dan harus mencakup sekurang-
kurangnya informasi berikut:

• Tanggal pengiriman;

• Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon dan status dari penerima (misalnya Apotek, rumah
sakit atau klinik);

• Deskripsi obat dan/atau bahan obat, misalnya nama, bentuk sediaan dan kekuatan (jika perlu);

• nomor bets dan tanggal kedaluwarsa

• Kuantitas obat dan/atau bahan obat, yaitu jumlah kontainer dan kuantitas per kontainer (jika perlu);

• Nomor dokumen untuk identifikasi order pengiriman

• Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat perusahaan ekspedisi serta tanda tangan dan
nama jelas personil ekspedisi yang menerima (jika menggunakan jasa ekspedisi) dan kondisi penyimpanan;
PENYALURAN NARKOTIKA, PSIKOTROPIKA DAN
PREKURSOR

1) Penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi hanya dapat

dilakukan berdasarkan :
a) Surat pesanan; atau
b) Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) untuk pesanan dari Puskesmas.

2) Surat pesanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a hanya dapat
berlaku untuk masing-masing Narkotika, Psikotropika atau Prekursor
Farmasi.
3) Surat pesanan Narkotika hanya dapat digunakan untuk 1 (satu) jenis
Narkotika.
4) Surat pesanan Psikotropika atau Prekursor Farmasi hanya dapat digunakan
untuk 1 (satu) atau beberapa jenis Psikotropika atau Prekursor Farmasi.
5) Surat pesanan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan Ayat (4) harus
terpisah dari pesanan barang lain
 Penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi Dalam
Bentuk Obat Jadi

1) Penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dalam bentuk

obat jadi hanya dapat dilakukan oleh :
a. Industri Farmasi kepada PBF dan Instalasi Farmasi Pemerintah;
b. PBF kepada PBF lainnya, Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit,
Instalasi Farmasi Klinik, Instalasi Farmasi Pemerintah dan Lembaga
Ilmu Pengetahuan;
c. PBF milik Negara yang memiliki Izin Khusus Impor Narkotika
kepada Insustri Farmasi, untuk penyaluran Narkotika;
d. Instalasi Farmasi Pemerintah Pusat kepada Instalasi Farmasi
Pemerintah Daerah, Instalasi Farmasi Rumah Sakit milik Pemerintah,
dan Instalasi Farmasi Tentara Nasional Indonesia atau Kepolisian; dan
e. Instalasi Farmasi Pemerintah Daerah kepada Instalasi Farmasi Rumah
Sakit milik Pemerintah Daerah, Instalasi Farmasi Klinik milik
Pemerintah Daerah, dan Puskesmas.
Pemantauan Status Pesanan

1. Pemantauan status pesanan bertujuan untuk mempercepat pengiriman sehingga

efisiensi suplai dapat ditingkatkan.
2. Pemantauan dapat didasarkan kepada sistem VEN, dimana obat-obatan yang
sangat sangat esensial (VVE) perlu mendapatkan prioritas yang lebih besar dalam
pemantauan.
3. Secara berkala petugas menelaah status pesanan. Pesanan yang terlambat perlu
segera ditangani misalnya dengan melaporkan kepada Apoteker atau
menghubungi pemasok.
4. Pemantauan status pesanan juga dapat dilakukan dengan menggunakan suatu
daftar atau bagan, yang antara lain berisi :
• Nama obat dan satuan kemasan
• Jumlah obat
• Obat-obatan yang sudah diterima
• Obat-obatan yang belum diterima
Penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi Dalam
Bentuk Obat Jadi

2) Selain kepada PBF lainnya, Apotek, Rumah Sakit, Instalasi Farmasi

Pemerintah dan Lembaga Ilmu Pengetahuan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) huruf b, PBF dapat menyalurkan Prekursor Farmasi golongan obat
bebas terbatas kepada Toko Obat.
 Penyaluran COLD CHAIN
Tiap pengeluaran produk harus mematuhi kaidah sebagai berikut :
➢ FEFO (First Expire First Out), produk yang tanggal kedaluwarsanya lebih pendek
harus lebih dahulu dikeluarkan
➢ FIFO (First In - First Out), produk yang lebih dulu diterima agar lebih dulu
didistribusikan
➢ Untuk vaksin yang memiliki indikator, misalnya vaksin dengan VVM (Vaksin Vial
Monitor) dan kondisi indicator sudah mengarah atau mendekati ke batas layak
pakai (atau posisi VVM menunjukkan warna lebih gelap), maka vaksin tersebut
harus dikeluarkan terlebih dahulu walaupun tanggal kedaluwarsanya masih
panjang. Suhu penyalurn vaksin
➢ yakni pada suhu 2 s.d 8ºC untuk vaksin sensitif beku (tidak boleh beku), dan pada
suhu -15 s.d -25 ºC untuk vaksin yang sensitif panas

Setiap pengeluaran produk harus dicatat pada form catatan bets pengiriman yang
isinya meliputi tujuan pengiriman, jenis barang, jumlah, nomor bets dan tanggal
kedaluwarsanya

Dalam faktur/surat pengantar barang harus mencantumkan tujuan pengiriman,

jenis barang, jumlah, nomor bets dan tanggal kedaluwarsanya.
PEMUSNAHAN
Obat rusak atau ED harus disimpan terpisah dan diberi label yang
jelas. Tidak boleh disimpan di ruang peracikan

Pemusnahan
• Dilaksanakan untuk obat yang tidak memenuhi syarat untuk
didistribusi (rusak, ED)
• Harus diidentifikasi secara tepat, label yang jelas, disimpan
terpisah, terkunci, dan ditangani sesuai prosedur tertulis
• Proses pemusnahan obat harus dilaksanakan sesuai dengan
peraturan perundangan dan dilaporkan
• Dokumentasi beserta laporan harus disimpan sesuai
ketentuan
PEMUSNAHAN
Cara Memusnahkan Obat Psikotropika, Narkotika, dan Prekursor
Farmasi di Apotek
Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi hanya
dilakukan dalam hal : diproduksi tanpa memenuhi standar dan
persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat diolah kembali; telah
kadaluwarsa; tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan
kesehatan dan/atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan,
termasuk sisa penggunaan; dibatalkan izin edarnya; atau berhubungan
dengan tindak pidana.
Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi harus
dilakukan dengan : tidak mencemari lingkungan; dan tidak
membahayakan kesehatan masyarakat.
PEMUSNAHAN
Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dilakukan
dengan tahapan sebagai berikut :
a. Penanggung jawab fasilitas pelayanan kefarmasian menyampaikan
surat pemberitahuan dan permohonan saksi kepada : Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dan/atau Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan
Makanan setempat, bagi Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit,
Instalasi Farmasi Klinik, Instalasi Farmasi Pemerintah Kabupaten/Kota,
Dokter, atau Toko Obat.
b. Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan setempat, dan Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota menetapkan petugas di lingkungannya
menjadi saksi pemusnahan sesuai dengan surat permohonan sebagai
saksi.
PEMUSNAHAN
c. Pemusnahan disaksikan oleh petugas yang telah ditetapkan
sebagaimana dimaksud pada huruf b.
d. Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi dalam bentuk
bahan baku, produk antara, dan produk ruahan harus
dilakukan sampling untuk kepentingan pengujian oleh
petugas yang berwenang sebelum dilakukan pemusnahan.
e. Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi dalam bentuk
obat jadi harus dilakukan pemastian kebenaran secara
organoleptis oleh saksi sebelum dilakukan pemusnahan.
PEMUSNAHAN
1) Penanggung jawab fasilitas produksi/fasilitas
distribusi/fasilitas pelayanan kefarmasian/pimpinan
lembaga/dokter praktik perorangan yang melaksanakan
pemusnahan Narkotik, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi
harus membuat Berita Acara Pemusnahan.
2) Berita Acara Pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat
1), paling sedikit memuat :
a. Hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan;
b. Tempat pemusnahan;
c. Nama penangung jawab fasilitas produksi/fasilitas
distribusi/fasilitas pelayanan kefarmasian/pimpinan
lembaga/dokter praktik perorangan;
PEMUSNAHAN
d. Nama petugas kesehatan yang menjadi saksi dan saksi lain
badan/sarana tersebut;
e. Nama dan jumlah Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor
Farmasi yang dimusnahkan;
f. Cara pemusnahan; dan
g. Tanda tangan penanggung jawab fasilitas produksi/fasilitas
distribusi/fasilitas pelayanan kefarmasian/pimpinan
lembaga/dokter praktik perorangan dan saksi.
3) Berita Acara Pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat 1)
dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan tembusannya disampaikan
kepada Direktur Jenderal dan Kepala Badan/Kepala Balai
menggunakan contoh sebagaimana tercantum dalam Formulir
10.
PEMUSNAHAN

Pharmaceutical Disposal
It is very important to dispose of pharmaceuticals properly because there
can be very negative consequences to improper disposal. Improper
disposal can result in-
• Contaminated water supplies
• The diversion and resale of expired or inactive medicines
• Improperly incinerated products, which can release toxic pollutants
into the air.

Always follow your facility’s procedures for handling damaged or

expired medicines. In most cases, this will mean that you should send the
products back to the facility that provides you with your supplies.
The disposal methods for various catagories of pharmaceuticals are
indentified in the following table.
Kategori obat-obatan dan metoda pemusnahan
Kategori Metoda pemusnahan Komentar

Padat Tempat penimbunan sampah Pembuangan dalam bentuk

tanpa diolah (tidak
Setengah Enkapsulasi diimobilisasi) ke tempat
Padat Inersiasi penimbunan sampah tiap
Insinerasi suhu sedang dan tinggi (insinerator harinya tidak boleh melebihi 1
pembakaran semen) % dari limbah rumah tangga
Cairan Saluran pembuangan air Anti neoplastik tidak boleh
Insinerasi suhu tinggi (pembakaran semen) dibuang ke saluran
pembuangan air
Ampul Hancurkan ampul dan buang larutan yang Anti neoplastik tidak boleh
telah diencerkan ke saluran pembuangan air dibuang ke saluran
pembuangan air
Obat-obatan anti Enkapsulisasi Anti biotik cair dapat
infeksi Inersiasi diencerkan dengan air,
Insinerasi suhu sedang dan tinggi dibiarkan selama beberapa
(pembakaran semen) minggu kemudian dibuang ke
saluran pembuangan air
 Kategori Metoda pemusnahan Komentar

Anti neoplastik Dikembalikan ke pemberi atau produsen Tidak boleh dibuang ke tempat
Enkapsulisasi penimbunan sampah kecuali
Inersiasi telah di enkapsulisasi
Insinerasi suhu sedang dan tinggi Tidak boleh dibuang ke saluran
(pembakaran semen) pembuangan air
Dekomposisi kimiawi Tidak boleh menggunakan
insinerasi suhu sedang
Obat-obatan Enkapsulisasi Tidak boleh dibuang ke tempat
dikendalikan Inersiasi penimbunan sampah kecuali
(napza) Insinerasi suhu sedang dan tinggi telah di enkapsulisasi
(pembakaran semen)

Tabung aerosol Tempat penimbunan sampah Tidak boleh dibakar; dapat

Enkapsulisasi
Disinfektan Dibuang ke saluran pembuangan air atau air
yang mengalir deras; disinfektan yang telah
diencerkan dalam jumlah sedikit (maksimal
50 liter per hari dengan pengawasan)
meledak
Disinfektan tidak diencerkan ,
tidak boleh dibuang ke saluran
pembuangan air atau aliran air.
Maksimal 50 liter per hari yang
telah diencerkan dibuang ke
saluran pembuangan air atau
air yang mengalir deras
Tidak boleh dibuang ke air yang
tidak mengalir atau mengalir
lambat
 Kategori Metoda pemusnahan Komentar

Plastic PVC, gelas Tempat penimbunan sampah Tidak boleh dibakar di wadah
terbuka

Kertas, kardus Didaur ulang, dibakar, tempat penimbunan

sampah

Source : WHO. 1999. Guidelines for Safe Disposal of Unwanted Pharmaceuticals In and
After Emergencies. Geneva : World Health Organization. Available at
http :://www.who.int/medicines/library/par/who-edm-par-99-2/who-edm-par-99-
2.htm

Particular attention must be given to disposal of the following catagories of

pharmaceuticals-
• Controlled substances, such as narcotics and psychotropic medicines
• Anti-infective drugs
• Antineoplastics
• Cytotoxic anti-cancer drugs, toxic drugs
• Antiseptics and disinfectants
Bentuk sediaan dan metoda pemusnahan

1. Sediaan padat dan setengah padat seperti tablet, kapsul, salep,

krim dibakar dalam insenerator. Dimana sebelumnya sediaan
dikeluarkan dari wadah/pembungkusnya dan kemudian
dimasukan dalam insenerator, dibakar hingga menjadi abu, dan
abunya dikumpulkan dan dibang ke tempat pembuangan
sampah
2. Sediaan cair seperti sirup dan cair infus dikeluarkan dari
wadahnya, dicampur dengan sejumlah air dan dibuang ke
septiktank khusus yang sudah tersedia
3. Sediaan cair berupa injeksi, dipecahkan bersama wadahnya,
cairannya dialirkan kedalam septiktank, dan pecahan wadahnya
dikumpulkan dan dibuang ke tempat pembuangan sampah akhir
Pemusnahan Narkotika

Pemusnahan dilakukan oleh penanggung jawab fasilitas distribusi dan disaksikan oleh petugas
Dinkes Provinsi dan/ atau Balai Besar/Balai POM setempat, serta dibuat berita acara
pemusnahan yang ditandatangani oleh penanggung jawab fasilitas distribusi dan sak
Bila tempat pelaksanaan pemusnahan berbeda provinsi dengan lokasi fasilitas distribusi,
pengajuan permohonan saksi pemusnahan tetap disampaikan kepada Dinas Kesehatan Provinsi
dan atau Balai POM tempat fasilitas distribusi berada dengan tembusan Dinas Kesehatan Provinsi
dan atau Balai POM tempat pelaksanaan pemusnahan.
Bila pemusnahan dilakukan oleh pihak ketiga, maka pihak ketiga termasuk bagian dari saksi
selain pemilik Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dan saksi dari Dinas Kesehatan
Provinsi dan atau Balai POM.
Pelaksanaan pemusnahan dilaporkan ke Balai Besar/Balai POM tempat fasilitas distribusi berada
dan Balai Besar/Balai POM tempat pelaksanaan pemusnahan dengan tembusan disampaikan ke
Dinas Kesehatan Provinsi tempat fasilitas distribusi dan Dinas Kesehatan Provinsi tempat
pelaksanaan pemusnahan dengan melampirkan berita acara pemusnahan.
Pemusnahan Narkotika

• Laporan pemusnahan sekurang-kurangnya memuat:

• a) nama narkotika, psikotropika atau prekursor farmasi, jenis dan
kekuatan sediaan, isi kemasan, jumlah, nomor bets dan tanggal
kedaluwarsa;
• b) tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan;
• c) cara dan alasan pemusnahan;
• d) nama penanggung jawab fasilitas distribusi; dan
• e) nama saksi-saksi.
 Cara Pemusnahan Obat Rusak dan Kadaluwarsa

Dilakukan pemusnahan
sesuai cara yang telah
Ditentukan secara
Obat rusak atau kadaluwarsa ditentukan dan dibuat berita
Obat dipilah berdasar bentuk pemusnahan masing-masing
disatukan dalam wadah acara pemusnahan obat
sediaan jenis obat bentuk sediaan dan jenis
terpisah rusak atau kadaluwarsa oleh
obat
apoteker penanggung jawab
sesuai ketentuan yang ada.

Berita Acara Pemusnahan

dibuat dalam rangkap 3 (tiga)
Jika terdapat obat yang rusak Sesuaikan jumlah obat pada
dan tembusannya
dan atau kadaluarsa Buatlah kartu stok
disampaikan kepada Direktur
berita pemusnahan obat
Jenderal dan Kepala
Badan/Kepala Balai
Penarikan

Penarikan Kembali (Permenkes NOMOR HK.03.1.34.11.12.7542 TAHUN 2012 TENTANG

PEDOMAN TEKNIS CARA DISTRIBUSI OBAT YANG BAIK )
Proses penarikan obat dari rantai distribusi karena produk cacat, adanya pengaduan
terhadap efek samping obat yang serius dan/atau berkenaan dengan produk palsu atau
diduga palsu. Penarikan kembali obat dapat diprakarsai oleh industri farmasi, importir,
fasilitas distribusi/penyalur atau otoritas pengawas.

Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standard/ketentuan peraturan perundang-undangan

dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau
berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan
laporan kepada Kepala BPOM.
Penarikan Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan terhadap produk yang izin edarnya
dicabut oleh Menteri.
Penarikan
• Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan obat dan/atau bahan obat
yang ditarik kembali.
• Penanggung jawab harus membentuk tim khusus yang bertangggung jawab
terhadap penanganan obat dan/atau bahan obat yang ditarik dari peredaran.
Semua obat dan/atau bahan obat yang ditarik harus ditempatkan secara terpisah,
aman dan terkunci serta diberi label yang jelas.
• Proses penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang ditarik harus sesuai dengan
persyaratan penyimpanan sampai ditindak lanjuti.
• Perkembangan proses penarikan obat dan/atau bahan obat harus
didokumentasikan dan dilaporkan, serta dibuat laporan akhir setelah selesai
penarikan, termasuk rekonsiliasi antara jumlah yang dikirim dan dikembalikan.
• Pelaksanaan proses penarikan kembali harus dilakukan segera setelah ada
pemberitahuan.
• Fasilitas distribusi harus mengikuti instruksi penarikan yang diharuskan oleh
instansi berwenang atau industri farmasi dan/atau pemegang izin edar.
Penarikan

• Fasilitas distribusi harus mempunyai dokumentasi tentang informasi pelanggan

(antara lain alamat, nomor telepon, faks) dan obat dan/atau bahan obat (antara lain
bets, jumlah yang dikirim).
• Dokumentasi pelaksanaan penarikan obat dan/atau bahan obat harus selalu tersedia
pada saat pemeriksaan dari instansi berwenang.
• Efektivitas pelaksanaan penarikan obat dan/atau bahan obat harus dievaluasi secara
berkala.
• Pelaksanaan penarikan obat dan/atau bahan obat harus diinformasikan ke industri
farmasi dan/atau pemegang izin edar. Informasi tentang penarikan obat dan/atau
bahan obat harus disampaikan ke instansi berwenang baik di pusat maupun daerah
• Pada kondisi tertentu, prosedur darurat penarikan obat dan/atau bahan obat dapat
dilaksanakan.
• Semua dokumen penarikan obat dan/atau bahan obat harus didokumentasikan oleh
penanggung jawab sesuai dengan kewenangan yang tercantum pada uraian tugas.
Semua proses penanganan ini harus terdokumentasi dengan baik.
 Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan (kartu stok), penyerahan (nota
atau struk penjualan) dan pencatatan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan.

Pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan eksternal. Pelaporan internal merupakan pelaporan yang
digunakan untuk kebutuhan manajemen Apotek, meliputi keuangan, barang dan laporan lainnya.

Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan, meliputi pelaporan narkotika, psikotropika dan pelaporan lainnya
(Sipnap)
Pencatatan dan Pelaporan

• DOKUMENTASI Dokumentasi yang baik merupakan bagian penting dari sistem manajemen
mutu. Dokumentasi tertulis harus jelas untuk mencegah kesalahan dari komunikasi lisan dan
untuk memudahkan penelusuran, antara lain sejarah bets, instruksi, prosedur. Dokumentasi
merupakan dokumen tertulis terkait dengan distribusi (pengadaan, penyimpanan, penyaluran
dan pelaporan), prosedur tertulis dan dokumen lain yang terkait dengan pemastian mutu.
• Dokumentasi terdiri dari semua prosedur tertulis, petunjuk, kontrak, catatan dan data, dalam
bentuk kertas maupun elektronik.
• Dokumentasi yang jelas dan rinci merupakan dasar untuk memastikan bahwa setiap personil
melaksanakan kegiatan, sesuai uraian tugas sehingga memperkecil risiko kesalahan.
• Dokumentasi harus komprehensif mencakup ruang lingkup kegiatan fasilitas distribusi dan
ditulis dalam bahasa yang jelas, dimengerti oleh personil dan tidak berarti ganda.
• Prosedur tertulis harus disetujui, ditandatangani dan diberi tanggal oleh personil yang
berwenang. Prosedur tertulis tidak ditulis tangan dan harus tercetak.
• Setiap perubahan yang dibuat dalam dokumentasi harus ditandatangani, diberi tanggal dan
memungkinkan pembacaan informasi yang asli. Jika diperlukan, alasan perubahan harus
dicatat.
• Dokumen harus disimpan selama minimal 3 tahun.
• Seluruh dokumentasi harus tersedia sebagaimana mestinya.
• Semua dokumentasi harus mudah didapat kembali, disimpan dan
dipelihara pada tempat yang aman untuk mencegah dari perubahan yang
tidak sah, kerusakan dan/atau kehilangan dokumen.
• Dokumen harus dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar selalu up to
date. Jika suatu dokumen direvisi, harus dijalankan suatu sistem untuk
menghindarkan penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
• Dokumentasi permanen, tertulis atau elektronik, untuk setiap obat
dan/atau bahan obat yang disimpan harus menunjukkan kondisi
penyimpanan yang direkomendasikan, tindakan pencegahan dan tanggal
uji ulang khusus untuk bahan obat (jika ada) harus diperhatikan.
Persyaratan farmakope dan peraturan nasional terkini tentang label dan
wadah harus dipatuhi.
Pencatatan dan Pelaporan

• Dokumentasi distribusi harus mencakup informasi berikut:

tanggal, nama obat dan/atau bahan obat; nomor bets; tanggal
kedaluwarsa; jumlah yang diterima / disalurkan; nama dan alamat
pemasok / pelanggan.
• Dokumentasi harus dibuat pada saat kegiatan berlangsung,
sehingga mudah untuk ditelusuri.