SUBSISTEM PENJUALAN KREDIT

Mengapa subsistem penjualan itu penting?

 Penjualan urat nadi perusahaan
 Risiko mengecewakan pelanggan
 Risiko piutang tak tertagih
 Volume transaksi banyak

Fungsi yang terlibat

 Pesanan (order entry), dibawah bagian penjualan. Tugasnya menerima dan mencatat pesanan dari
pelanggan, menyiapkan formulir pesanan atau surat perintah pengiriman barang (SPPB), dan
memonitor progress penanganan barang.
 Persetujuan/pengawasan kredit, dibawah bagian keuangan. Tugasnya memeriksa kelayakan dan
menyetujui permintaan pembelian secara kredit dari pelanggan berdasarkan kebijakan yang
ditetapkan perusahaan.
 Gudang, dibawah bagian penjualan. Tugasnya menyiapkan barang dagangan sesuai SPPB.
 Pengangkutan, dibawah bagia penjualan. Tugasnya menyiapkan, mengepak (packing), dan
mengirimkan barang kepada pelanggan.
 Pemfakturan (Billing), dibawah bagian akuntansi. Tugasnya menyiapkan faktur dan mengirimkannya
kepada pelanggan.
 Administrasi Piutang Dagang, dibawah Bagian Akuntansi. Tugasnya menyelenggarakan catatan
setiap debitur.
 Buku Besar (General Ledger), dibawah Bagian Akuntansi. Tugasnya menyelenggarakan pencatatan
pada perkiraan buku besar piutang dagang dan perkiraan lain yang terkait.

Prinsip Pengendalian Internal

1. Pemisahan fungsi
Adanya pemisahan fungsi antara bagian pesanan, persetujuan/pengawasan kredit, gudang,
pemfakturan, dan administrasi piutang. Adanya penggabungan fungsi mengindikasikan bahwa
sistem tersebut tidak baik dan dapat menimbulkan kerugian.
2. Semua pesanan telah dicatat dengan cermat
Data pesanan telah diperiksa kelengkapannya dan dicatat dalam surat pesanan (SP) atau surat
perintah pengiriman barang (SPPB) oleh petugas pencatat pesanan.
3. Gunakan formulir pranomor
Formulir pronomor akan memudahkan dalam monitoring pesanan dan pengiriman.
4. Pengecekan kredit sebelum barang dikirimkan
Formulir SPPB dikirim ke bagian pengawasan kredit untuk meneliti kelayakan permintaan pembelian
secara kredit. Pemeriksaan spesifik yang dilakukan oleh bagian pengawasan kredit meliputi
memeriksa riwayat kredit dari pelanggan yang bersangkutan dan memastikan pelanggan
bersangkutan tidak termasuk dalam daftar hitam (debitur tak tertagih).
Pemeriksaan umum dapat dilakukan oleh petugas pencatat pesanan, khusus untuk pelanggan lama
yang tidak memiliki tunggakan dan plafon kredit belum terlampaui.
5. Persetujuan pejabat yang berwenang
Permintaan pembelian secara kredit harus diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang berwenang di
bagian keuangan. Persetujuan kredit tidak boleh terletak pada bagian penjualan, karena bagian
penjualan dikejar target.
6. Kirim barang sesuai pesanan (pick and pack)
Petugas gudang harus menyiapkan barang yang akan dikirimkan dan menyerahkan kepada petugas
pengirim/pengangkut. Barang dikirimkan sesuai dengan pesanan pembelian (purchase order) dari
pelanggan dan sesuai spesifikasi yang diinginkan oleh pelanggan untuk menjamin kepuasaan
pelanggan.
7. Pelanggan difakturkan hanya untuk barang yang dikirim
Subsistem penjualan kredit harus memberi jaminan bahwa pelanggan difakturkan hanya untuk
sejumlah barang yang sudah dikirimkan kepadanya. Apabila pengiriman dilakukan dalam beberapa
tahap, perlu dipertimbangkan untuk memfakturkan secara bertahap untuk menghindari
bergesernya periode kredit.
8. Transaksi penjualan yang telah lengkap telah dicatat dengan benar
Transaksi penjualan telah komplit saat faktur telah terbit (dalam siklus normal) dan/atau serah
terima barang telah terjadi (ketika penyesuaian 31 desember). Trankasi penjualan yang telah
lengkap harus segera dicatat agar saldo piutang mutakhir dan tidak melanggar prinsip matching cost
and revenues.
9. Pengkreditan piutang dan/atau pengembalian uang hanya untuk retur dan potongan harga yang
telah disetujui
Retur dan potongan harga harus disetujui oleh pejabat yang berwenang dan perlu dilakukan
pemeriksaan atas barang retur.
10. Piutang ditagih sesegera mungkin
Bagian penagihan harus segera menagih piutang yang sudah jatuh tempo. Penundaan penagihan
mengakibatkan bergesernya periode kredit yang dapat mengganggu cash flow.
 SUBSISTEM PEMBELIAN KREDIT

Mengapa subsistem pembelian itu penting?

q Barang dibeli tidak sesuai kebutuhan
q Kemacetan biaya produksi
q Biaya-biaya: gudang, asuransi, perlengkapan dan personel meningkat
q Barang rusak dalam penyimpanan meningkat
q Gangguan kepada cash flow

Fungsi yang terlibat

q Administrasi Persediaan, dibawah Bagian Akuntansi. Tugasnya menyelenggarakan catatan mengenai
persediaan barang (dagangan) dan mengajukan permintaan pembelian bila persediaan sudah
menipis.
q Bagian Pembelian. Tugasnya melaksanakan pembelian barang dagangan dan barang lain atau jasa
sesuai permintaan unit-unit. Bagian pembelian tidak menentukan barang yang akan dibeli, tetapi
menentukan rekanan yang akan dipilih.
q Bagian Penerimaan. Tugasnya menerima barang (dagangan) dari rekanan dan memeriksa kesesuaian
jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dengan pesanan.
q Gudang, dibawah Bagian Penjualan. Tugasnya menerima dan memeriksa barang dari rekanan yang
telah diperiksa oleh bagian penerimaan serta menyimpan barang di gudang.
q Administrasi Hutang Dagang, dibawah Bagian Akuntansi. Tugasnya menyelenggarakan catatan setiap
kreditur.
q Buku Besar (General Ledger), dibawah Bagian Akuntansi. Tugasnya menyelenggarakan pencatatan
pada perkiraan buku besar utang dagang dan perkiraan lain yang terkait.

Prinsip-prinsip pengendalian
1. Pemisahan fungsi
Perlu adanya pemisahan fungsi antara bagian administrasi persediaan, bagian pembelian, bagian
penerimaan, bagian gudang, dan bagian adminitrasi utang.
2. Tentukan barang yang akan dibeli
Mekanisme persediaan maksimum-minimum yang dicatat dalam kertu persediaan dapat digunakan
untuk menentukan barang apa yang akan dibeli dan berapa banyak. Apabila persediaan barang
sudah mencapai titik minimum, maka bagian administrasi persediaan akan segera meminta
pembelian (reorder point).
3. Prakarsa pembelian dari pejabat yang berwenang
Formulir permintaan pembelian harus diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang berwenang, baik di
bagian administrasi persediaan maupun di bagian pembelian.
4. Beli dari rekanan terpilih
Pembelian barang dilakukan melalui mekanisme penawaran bersaing (lelang) dan perusahaan pada
umumnya sudah memiliki Daftar Rekanan Mampu (Approved Vendor List). Dari penawaran harga
yang masuk, Bagian pembelian menentukan rekanan yang tampil sebagai pemenang karena
memberikan penawaran harga terbaik dan menerbitkan surat pesanan pembelian (purchase order).
Daftar Rekanan Mampu (Approved Vendor List) dibuat berdasarkan kapasitas produksi, kapasitas
keuangan, dan karyawan dari suatu rekanan. Daftar Rekanan Mampu harus terus dimutakhirkan
berdasarkan kinerjanya dengan melibatkan bagian gudang, bagian penerimaan barang, bagia
produksi, dan akuntansi. Dengan cara ini maka kewenangan bagian pembelian untuk menentukan
dari siapa barang akan dibeli telah dikurangi.
5. Terima barang hanya untuk kualitas dan kuantitas yang telah disetujui
 Barang yang dikirim oleh rekanan diterima oleh bagian penerimaan dan harus diperiksa baik
kuantitas, spesifikasi, maupun kondisinya.
6. Periksa faktur sebelum dibayar
Pemeriksaan faktur dilakukan oleh dua bagian, yakni:
- Bagian pembelian, memeriksa apakah faktur sesuai negosiasi, apakah barang yang diterima
sesuai, dan apakah diskon, potongan, dan retur sudah dimasukkan dalam faktur.
- Bagian Administrasi utang, memeriksa kebenaran hitungan secara matematis.
7. Diskon dan potongan harga setelah diperhitungkan dengan benar
Bagian pembelian harus memberikan jaminan yang memadai bahwa semua potongan, diskon, dan
retur telah diterima dan dibukukan dengan lengkap dan benar.
8. Catat transaksi pembelian yang telah lengkap
Setelah transaksi pembelian lengkap, bagian administrasi utang menyelenggarakan catatan utang
untuk setiap kreditur.
9. Bayar tagihan saat jatuh tempo
Bagian administrasi utang membayar tagihan saat jatuh tempo dengan memperhatikan periode
diskon.
 SUBSISTEM KAS

Mengapa subsistem kas itu penting?

q Kas merupakan aktiva yang paling rawan penggelapan karena sifatnya yang sangat likuid dan
bentuknya relatif kecil, mudah dipindahkan dan disembunyikan.
q Kas diperlukan untuk membiayai kegiatan perusahaan
q Kemampuan untuk menyediakan kas selalu terbatas, tetapi kebutuhan tak terbatas.
q Kelebihan dan kekurangan kas punya konsekuensi à hilang kesempatan mendapatkan keuntungan
atau kemacetan pelaksanaan kegiatan.

Subsistem kas terdiri dari dua subsistem, yaitu:

- Subsistem penerimaan kas
- Subsistem pengeluaran kas

SUBSISTEM PENERIMAAN KAS

Prinsip Pengendalian Internal

1. Pemisahan fungsi
- Penyiapan dokumen penerimaan kas >< pemeriksaan penerimaan kas
- Penyetoran ke bank >< dokumen setor
- Pencatatan penerimaan >< kasir
2. Ciptakan dokumen sumber segera setelah diterima
Dokumen yang biasa digunakan, yaitu kuitansi, struk register kas, slip penjualan pranomor, dan bukti
penerimaan kas.
3. Gunakan formulir pranomor (prenumbered)
Formulir pronomor penting untuk:
- Mencegah dokumen penting dipakai oleh orang yang tidak berwenang
- Menjamin kelengkapan pencatatan transaksi à bila ada satu nomor hilang berakibat satu
transaksi tidak tercatat dalam buku harian
4. Kas diperiksa sesegera mungkin
Penerimaan kas harus diperiksa setiap akhir jam kerja atau saat penggantian petugas untuk menjaga
petugas pengganti menanggung ketekoran kas akibat kelalaian atau kenakalan petugas yang
digantinya. Pemeriksaan kas harus dilakukan oleh supervisor dengan menghitung fisik uang.
5. Kas penerimaan disetorkan segera dan utuh
Semua kas yang diterima setorkan segera ke bank, kalau mungkin hari itu juga, atau selambat-
lambatnya keesokan harinya, ditujukan untuk:
- Pengamanan kas
- Memudahkan pemeriksaan
- Mendapatkan bunga dan fasilitas kredit

Praktek-praktek sehat yang dianjurkan untuk memperkuat pengendalian atas penerimaan kas:
1. Jika menerima pembayaran dengan cek, lakukan endosemen “for deposit only” segera setelah cek
diterima. Praktek ini mencegah penguangan cek oleh orang yang mencuri cek saat petugas lengah.
Dengan dicap register “for deposit only” maka cek tersebut hanya dapat dicairkan untuk rekening
terkait.
2. Bila kasir dibantu oleh satu/beberapa petugas, ketekoran kas harus ditanggung bersama.
3. Penjaminan kasir à asuransi
4. Dalam menerima kas, terima dulu uangnya baru berikan tanda bukti penerimaannya
5. Temple tanda “dilarang masuk kecuali kasir” dipintu ruangan kasir
6. Tempelkan pengumuman complain kemudian atas kekurangan pembayaran tidak dilayani
7. Bila setoran ke bank tidak bisa dilakukan segera, simpan kas pada brankas berkunci ganda
8. Gunakan cash register untuk memperkuat pengendalian

SUBSISTEM PENGELUARAN KAS

Prinsip Pengendalian internal

1. Faktur-faktur diperiksa dan setujui tagihan sebelum dibayar
Faktur tagihan dibayar setelah barang/jasa telah diterima sesuai dengan yang dipesan atau jumlah
faktur benar dan harus disetujui untuk dibayar oleh pejabat yang berwenang. Pemeriksaan faktur
dilakukan oleh bagian pembelian dan bagian administrasi utang.
2. Semua tagihan dibayar dengan cek
Tidak ada uang kas dalam jumlah besar. Semua penerimaan kas disetor ke bank, sehingga semua
pembayaran harus dilakukan dengan cek. Cek dimaksud atas nama, tidak boleh cek tunai.
3. Pemisahan fungsi
Adanya pemisahan fungsi antara petugas pemegang kas dan petugas pembukuan kas.s
4. Kas diperiksa sesegera mungkin
Semua penerimaan kas disetor ke bank dan pembayaran dilakukan dengan cek, maka pihak ketiga
(bank) menyelenggarakan catatan tentang penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. Adanya
pencatatan pihak independen ini memperkuat pengendalian atas kas. Pada setiap akhir bulan,
perusahaan harus membuat rekonsiliasi bank untuk mencocokkan pembukuan perusahaan dengan
catatan bank. Rekonsiliasi tidak boleh dilakukan oleh pemegang kas atau petugas pembukuan kas.

Praktek-praktek sehat yang dianjurkan untuk memperkuat pengendalian atas pengeluaran kas:
1. Penandatanganan cek harus dua orang
2. Blanko cek harus diamankan dan diperiksa secara berkala
3. Tidak dibenarkan menandatangani blanko cek
4. Batalkan semua dokumen tagihan dengan cap “telah dibayar”, “lunas” atau diperforator untuk
mencegah pengajuan untuk pembayarn kedua kali à efektif jika dokumen utama harus asli.
5. Pemeriksaan mendadak oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) à kas opname
6. Selesaikan form “ tanda terima” baru serahkan uangnya.
 SUBSISTEM PENGGAJIAN

Fungsi yang terlibat

q Bagian Kepegawaian. Tugasnya melakukan rekruitmen pegawai, menerbitkan SK pengangkatan
pegawai, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat/golongan.
q Pencatat waktu (time keeper) dibawah bagian akuntansi. Tugasnya mengawasi pelaksanaan absensi
atau pencatatan pada kartu waktu (clock card) dan mengumpulkan kehadiran pegawai.
q Administrasi gaji, dibawah bagian akuntansi. Tugasnya menyiapkan daftar gaji berdasarkan laporan
dari pencatat waktu dan kebijakan penggajian dari bagian kepegawaian, serta menyiapkan cek gaji
(paycheck) dalam hal gaji dibayar dengan cek.
q Account Payable, di bawah bagian akuntansi. Tugasnya mencatat hutang gaji.
q Bagian Keuangan. Tugasnya menyiapkan kas dan melaksanakan pembayaran gaji.

Prinsip Pengendalian Internal

1. Pemisahan fungsi
Adanya pemisahan fungsi antara petugas pengendali kartu absensi (time keeper), petugas penyiap
daftar gaji (administrasi gaji), dan petugas pembayar gaji (bagian keuangan).
2. Pemutakhiran file gaji atas perintah personal department
Pemutakhiran file gaji yang berisi jam kehadiran pegawai dilakukan oleh petugas pengendali kartu
absensi (time keeper), bukan terletak pada bagian administrasi gaji.
3. Pengawasan kartu absensi oleh unit independen dari payroll
Pengawasan kartu absensi dan waktu kehadiran pegawai diawasi juga oleh bagian pencatat waktu
(time keeping).
4. Bayar gaji melalui cek atau bank
Cek gaji dicetak oleh perusahaan tetapi diberi code dengan mesin tertentu (biasanya NCR) yang
dapat dibaca oleh mesin bank.
5. Simpan cek gaji yang tidak diambil
Cek gaji yang tidak diambil disimpan oleh unit yang tidak terlibat dalam proses penyiapan daftar gaji
dan/atau pendistribusian cek gaji, misalnya bagian satuan pengendalian internal (SPI) agar apabila
cek gaji tidak diambil setelah melewati batas waktu, maka akan langsung dilakukan pemeriksaan.
6. Gunakan total controls dalam penyiapan daftar gaji, cek gaji, dan distribusinya
Petugas gudang harus menyiapkan barang yang akan dikirimkan dan menyerahkan kepada petugas
pengirim/pengangkut. Barang dikirimkan sesuai dengan pesanan pembelian (purchase order) dari
pelanggan dan sesuai spesifikasi yang diinginkan oleh pelanggan untuk menjamin kepuasaan
pelanggan.
7. Rotasi periodik pegawai bagian gaji
Rotasi periodik pegawai bagian gaji perlu dilakukan dalam rangka pengendalian internal untuk
menghindari adanya penyimpangan.
8. Pembagian cek secara surprise
Pembagian cek gaji secara surprise dapat dilakukan oleh petugas SPI dalam rangka pemeriksaan
mendadak, dengan meminta identitas pengambil cek gaji, agar dapat terungkap apabila ada
ketidakberesan dalam pelaksanaan pembayaran gaji, misalnya adanya karyawan fiktif.
 SUBSISTEM PRODUKSI

Mengapa subsistem produksi itu penting?

q Proses konversi raw materials menjadi finished goods rumit karena melibatkan juga unsur biaya
upah dan overhead (yang memiliki banyak komponen).
q Perlu sistem yang baik untuk menentukan COGS yang tepat untuk keperluan:
a. Penetapan Harga Jual
b. Peningkatan efisiensi

Tujuan Khusus
q Tersedianya Raw Materials dan sumber-sumber untuk produksi dengan investasi minimal
Perlu dilakukan pengendalian persediaan melalui mekanisme persediaan maksiumum/minimum.
q Meminimalisasi production costs melalui:
a. Peningkatan produktivitas labor (training)
b. Peningkatan utilitas peralatan (equipment up to date)
c. Mengurangi Scrap & Rework
d. Optimalisasi disain lay-outs dan proses
q Finished goods diselesaikan, digudangkan, dan dikirimkan tepat waktu
q Tingkat kualitas produk dan layanan purnajual (customer service) sesuai standar.
q Costs utk setiap proses/order lengkap dan benar dibukukan
q Informasi utk pengambilan keputusan tersedia

Prinsip Pengendalian
1. Pemisahan fungsi:
o Pencatat biaya >< Produksi
o Pencatat biaya >< Anggran
o Gudang >< Produksi
o Gudang >< Inv. Record
2. Order produksi harus diotorisasi oleh Fungsi Produksi
Untuk menjamin bahwa hanya ada produksi legal atau resmi, disertai dengan adanya work order
dari supervisor.
3. Permintaan Barang diotorisasi Fungsi Produksi
4. Daftar kebutuhan bahan dibuat oleh Perencanaan Produksi
5. Kartu jam kerja diotorisasi Fungsi Produksi

Pemisahan Fungsi dalam sistem produksi dalam rangka Internal Control

q ACC FOR MATERIALS
· Factory >< Prod. Planning
· Inv. Records >< Stores
· Cost Accounting >< General Ledger
q ACC FOR LABORS
· Timekeeping >< Payroll
 · Factory >< Timekeeping
· Cost Acc >< Gen. Ledger
· Payroll >< Personnel
q ACC FOR WIP TO F.GOODS
· Inv. Record >< Warehouse
· Cost Acc >< Gen. Ledger

Risiko-Risiko
q Produksi dari produk yg tidak diotorisasi akibat: keusangan dan kelebihan pers atau produk tidak
bisa dijual karena kualitas jelek
q Proses produksi tidak tepat waktu
q Aset produksi yg sensitif tidak terjaga keselamatannya
q Purchase Order illegal à kekurangan dan pencurian persediaan atau tingkat produk salah yg tinggi
q Accounting Distribution yang kurang tepat yang berakibat COGS tidak akurat

Praktek yang Sehat

q Penggunaan form pranomor : Order prod, permintaan dan pengel. Brg, bukti kas,dan memorial
q Rekonsiliasi periodik kartu biaya dan buku besar biaya produksi
q Stock opname periodik brg di gudang umum dan gudang produksi

Sistem Produksi terdiri dari:

q Bagan Pembebanan Biaya Labor
q Bagan Pembebanan Biaya Material
q Bagan Pembebanan Overhead
q Bagan Transfer WIP ke Finished Goods
 SISTEM AKTIVA TETAP

Mengapa sistem aktiva tetap itu penting?

q Melibatkan investasi dalam jumlah besar
q Masa manfaat panjang à kebijakan tidak tepat menjadi beban jangka panjang
q Perlu kebijakan pengeluaran yang jelas untuk Pengeluaran Rutin & Pengeluaran Modal

Karakteristik Pengendalian
q Untuk Aktiva Tetap titik berat pada PERENCANAAN, sedang Aktiva Lancar pada PEMAKAIAN
q Perlu otorisasi level atas (RUPS)

FUNGSI TERKAIT
q Pemakai
q R&D
q Direksi
q Pembelian
q Penerimaan
q Akuntansi AT
q Akuntansi Umum
q Anggaran

Sistem Aktiva Tetap terdiri dari:

q Pembelian AT
q Pembangunan sendiri
q Pengeluaran Modal
q Pemberhentian & Pengafkiran AT
q Transfer AT
q Revaluasi AT
q Akuntansi Depresiasi AT

Prinsip Pengendalian
1. Anggaran investasi harus disetujui RUPS
Investasi asset tetap memiliki nilai yang sangat besar dan akan sangat berpengaruh terhadap kas
yang dimiliki untuk kegiatan operasi perusahaan.
2. Otorisasi untuk investasi, reparasi, pemberhentian dan transfer oleh pejabat level atas
Segala aktivitas yang dilakukan dalam rangka membeli atau mengelola asset tetap harus disetujui
oleh pejabat yang berwenang.
3. Pemisahan fungsi pemakai dan akuntansi aset tetap
Pemisahan fungsi ini dilakukan agar nilai asset tetap yang dicatat dalam neraca sesuai dengan
kondisi fisik asset.
4. Inventarisasi secara periodik
Inventarisasi dilakukan oleh manajemen dan bersifat wajib satu kali dalam setahun, bukan dilakukan
oleh petugas pencatat dan pemaka atau pemegang asset tetap.
Praktik yang sehat
1. Penutupan Asuransi
2. Kebijakan yang jelas untuk pengeluaran modal dan pendapatan
 SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN
INVENTORY CONTROL SYSTEMS (ICS)

Mengapa sistem pengendalian persediaan itu penting?

q Mempengaruhi production costs & profit à 50% COGS adalah material cost
q Jumlah dana yang diinvestasikan besar à kecenderungannya pada Just in Time
q Items persediaan banyak à Catatan & transaksi banyak à tingkat kesalahan tinggi

Fungsi Sistem Pengendalian Persediaan

q Mendukung fungsi produksi & marketing à mengusahakan investasi dana serendah mungkin
q Menyediakan info Inventory tepat waktu dan handal
q Memberikan jaminan yang layak bahwa:
o Transaksi Inventory dicatat dan dilaksanakan dengan otorisasi management (umum atau
khusus)
o Transaksi Inventory dicatat sesuai GAAP dan membantu pertanggungjawaban atas asset
o Akses kepada inv hanya dg izin management
o Stock opname dilakukan dalam periode yang layak dan atas selisih diambil tindakan sesuai
o Data inventory tersedia tepat waktu

Prinsip Pengendalian
1. Pemisahan fungsi
Inventory fungsi dari custodian tetapi penetapan dana yg akan diinvestasikan merupakan
kewenangan fungsi lain
2. Control yang memadai atas transfer nilai ke produksi karena pemakaian inventory terbesar untuk
produksi
Pencatatatn dengan harga standar diperbolehkan karena sulit jika harus menggunakan metode FIFO,
LIFO, ataupun average.
3. Besar finished goods harus disesuaikan oleh fungsi penjualan
Barang yang diproduksi memiliki tingkat permintaan pasar yang berbeda-beda dalam satu periode.

Risiko yang harus diperhitungkan

q Pencurian, kerusakan dalam penyimpanan dan pergerakan barang
q Kehilangan sewaktu pengiriman antar lokasi
q Kesalahan treatment akuntansi
q Perbedaan dalam stock opname

Menjaga Optimum Level

Sering complicated karena benturan antara Tujuan orang, kebutuhan, safety stock dan kondisi
keuangan, misalnya:
· Minimalisasi Investasi (Overall Co. concerns)
· Minimalisasi biaya gudang (Overall & Inv. Mgt concerns)
· Menjaga tingkat pers yg tepat utk mendukung produksi (Production concerns)
· Kebutuhan safety stock (Prod.& Proc. Concerns)
· Penetapan EOQ (Inv. Mgt & Proc. Concern)
 SISTEM PELAPORAN DAN BUKU BESAR

Fungsi Utama buku besar dan pelaporan dalam SIA

Ø Memberikan informasi mengenai transaksi reguler.
Ø Memberikan informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi.
Ø Memberikan informasi mengenai jumlah Anggaran.
Ø Memberikan informasi mengenai ayat jurnal penyesuaian.
Aktivitas Utama dalam Sistem Pelaporan dan Buku Besar
1. Update Buku Besar
terdiri dari memasukkanayat jurnal yang terdiri dari dua sumber :
- Subsistem akuntansi à jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi rutin yang
terjadi selama periode waktu tertentu (hari, mingguan, bulanan)
- Bendahara à jurnal individu atas transaksi non rutin seperti penerbitan atau pengeluaran
utang, pembelian atau penjualan saham investasi atau perolehan saham perbendaharaan.
2. Memasukkan ayat jurnal penyesuaian
Ø Jurnal penyesuaian dibuat setelah Unadjusted Trial Balance disiapkan.
Ø Jurnal Penyesuaian terdiri dari:
- Akrual: peristiwa telah terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan.
- Pembayaran di muka: peristiwa belum terjadi tetap kas telah dikeluarkan.
- Estimasi: mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode akuntansi.
- Revaluasi. mencerminkan perbedaan nilai asset yang aktual dengan nilai asset yang dicatat.
- Koreksi Kesalahan: meniadakan pengaruh kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.
Ø Setelah jurnal penyesuaian dibukukan, kemudian Adjusted Trial Balance.
3. Menyusun Laporan Keuangan
Ø Menyiapkan Laporan Laba Rugi
Ø Menyiapkan ayat jurnal penutup
Ø Menyiapkan Laporan Perubahan Ekuitas
Ø Menyiapkan Neraca
Ø Menyiapkan Laporan Arus Kas
4. Menyusun Laporan Manajerial
Ø Laporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi proses dan memasukannya ke buku besar.
Ø Anggaran digunakan untuk perencanaan dan evaluasi kinerja, meliputi anggaran operasi,
anggaran pengeluaran modal, dan anggaran arus kas.
Ø Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan dalam dasar akuntansi pertanggungjawaban,
yaitu, melaporkan hasil-hasil atas dasar manajer yang bertanggung jawab untuk:
- Memecah hasil keuangan dengan sub-unit
- Menunjukkan biaya aktual dan varians untuk bulan berjalan dan tahun berjalan untuk
pengendalian produk sub unit
- Biaya sub-unit ditampilkan sebagai item baris pada laporan untuk tingkat berikutnya.
Ø Isi dari laporan kinerja anggaran harus disesuaikan dengan sifat unit yang dievaluasi, misalnya:
- Cost Centers: pusat biaya, misalnya departemen produksi, departemen jasa, dan
departemen administrasi
- Revenue Centers: pusat pendapatan, misalnya: departemen penjualan.
- Profit Centers: pusat keuntungan, misalnya: departemen IT dan utility (memfasilitasi unit-
unit lain)
- Investment Centers: pusat investasi, misalnya: aktiva tetap.
 DATABASE DESIGN USING THE REA DATA MODEL

Langkah-langkah dalam proses desain database terdiri dari:

q PLANNING terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan
pengembangan sistem baru. Tahap ini mencakup penilaian awal mengenai proposal kelayakan
teknologi dan ekonomi.
q REQUIREMENTS ANALYSIS mencakup identifikasi kebutuhan informasi para pemakai, menetapkan
lingkup sistem baru yang diajukan, serta menggunakan informasi yang berkaitan dengan perkiraan
jumlah pemakai dan volume transaksi, untuk membantu Anda membuat keputusan awal mengenai
persyaratan hardware dan software.
q DESIGN mencakup pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat
konseptual, eksternal, dan internal.
q CODING mencakup penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang
akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut. lni juga merupakan tahap
pengembangan aplikasi baru.
q IMPLEMENTATION mencakup seluruh aktivitas yang berhubungan dengan mentransfer data dari
sistem sebelumnya ke database SIA yang baru, menguji sistem yang baru, dan melatih para pegawai
mengenai cara penggunaarmya.
q OPERATION AND MAINTENANCE berkaitan dengan penggunaan dan pemeliharaan sistem yang
baru. Tahap ini mencakup pengawasan yang hati-hati atas kinerja sistem baru dan kepuasan
pemakai, untuk menetapkan kebutuhan untuk meningkatkan dan memodifikasi sistem.
Oleh sebab itu, perubahan dalam strategi dan praktik bisnis atau perkembangan baru yang signifikan
dalam teknologi informasi, akan memprakarsai penyelidikan atas kelayakan pengembangan suatu
sistem baru. Jadi, seluruh proses di atas akan diulang kembali (kembali ke tahap perencanaan).

Peran Akuntan dalam Proses Desain Database

Para akuntan dapat dan seharusnya berpartisipasi dalam seluruh tahapan proses desain database,
walaupun tingkat keterlibatan mereka dalam setiap tahap akan bervariasi.
q Planning Stage. Pada tahap perencanaan, akuntan menyediakan informasi yang digunakan untuk
mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan, dan juga terlibat dalam membuat keputusan
mengenai hal tersebut.
q Requirements Analysis and Design Stages. Di dalam analisis mengenai persyaratan dan tahap
desain, akuntan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai,
mengembangkan skema logis, mendesain kamus data (data dictionary), serta menentukan
pengendalian.
q Coding Stages. Akuntan dengan keahlian SIA yang baik dapat berpartisipasi dalam tahap
pengkodean (coding).
q Implementation Stage. Selama tahap implementasi, akuntan dapat membantu menguji keakuratan
database yang baru tersebut dan program aplikasi yang akan menggunakan data tersebut.
q Operation and maintenance Stage. Terakhir, akuntan menggunakan sistem database untuk
memproses transaksi, dan kadang-kadang bahkan membantu mengelolanya.
Peran Akuntan dalam Proses Pembuatan Model Data
Akuntan dapat menyumbangkan nilai yang besar bagi organisasi mereka dengan cara bertanggung
jawab atas pembuatan model data. Pembuatan model data (data modeling) adalah proses menyusun
database, agar database tersebut benar-benar mewakili seluruh aspek organisasi, termasuk interaksi
organisasi dengan lingkungan eksternal.
- Pembuatan model data terjadi baik selama tahap analisis kebutuhan informasi (requirements
analysis) maupun pada tahap desain (design stage).
- Dua alat penting yang dapat dipergunakan oleh akuntan untuk memungkinkan keterlibatan dalam
pembuatan model data adalah
· Entity-relationship diagramming (Diagram E-R)
· REA Data Model

Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram)

q Diagram hubungan-entitas (entity-relationship) merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan
skema database. Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut menunjukkan berbagai
entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar-entitas tersebut.
q Entitas (entity) adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh
organisasi. Contoh: Sebuah Universitas mengumpulkan dan menyimpan informasi tentang
mahasiswa, mata kuliah, dan kegiatan penerimaan mahasiswa. Sebuah perusahaan mengumpulkan
dan menyimpan informasi seperti pesanan pelanggan, penjualan, serta penerimaan tunai/kas.
q Di dalam diagram E-R, entitas muncul dalam bentuk persegi panjang (□), sedangkan hubungan
antar-entitas diwakili oleh bentuk wajik (◊).

Enrollment Line Students

Entity Name Attributes

Enrollment Enrollment No., Enrollment Date, Enrollment Time

Student Student ID No., Student Name, Student Address

q Diagram E-R tidak hanya menunjukkan isi dari suatu database, tetapi juga secara grafis merupakan
model suatu organisasi. Jadi, diagram E-R dapat dipergunakan tidak hanya untuk mendesain
database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan memaharni database yang telah ada, serta
untuk mengubah secara total proses bisnis.
q Diagram E-R dapat terdiri dari berbagai jenis entitas dan hubungan antar-entitas. Oleh sebab itu,
langkah yang penting dalam mendesain database termasuk pula proses memutuskan entitas mana
yang perlu dibuat modelnya. Model data REA (Resource Event Agent) dipergunakan tuntuk
mengambil keputusan mengenai hal semacam ini.
REA Data Model
q Model data REA (Resource Event Agent) secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA
· sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang
mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi.
· Memberikan keamanan untuk identifikasi entitas-entitas yang termasuk dalam database dan
struktur hubungan antara entitas-entitas.
q Model data REA (Resource Event Agent) memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara
mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara
menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.
q Jenis-jenis Entitas dalam REA
Model data REA (Resource Event Agent) mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori, yaitu: sumber
daya (resource) yang didapat dan dipergunakan organisasi, kegiatan (event) atau aktivitas bisnis
yang dilakukan organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
· Sumber daya (resource) adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Misal: kas
dan persediaan adalah entitas sumber dayanya. Mesin dan perlengkapan, pasokan, gudang,
pabrik, dan tanah adalah contoh-contoh sumber daya organisasional umum lainnya.
· Kegiatan (event) adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan
perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Misal: penjualan dan tanda terima
kas.
· Pelaku (agent) adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang
informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. Contoh:
pegawai (staf penjualan dan kasir) serta pelanggan. pemasok (atau penyedia barang/vendor).
q Model data REA menetapkan pola dasar tentang bagaimana ketiga jenis entitas (sumber daya,
kegiatan, dan pelaku) seharusnya berhubungan satu sama lain.
· Rule 1: Setiap event dihubungkan dengan minimal satu resousces yang terkait
- Beberapa events akan mempengaruhi kuantitas dari resources:
Jika event meningkatkan kuantitas resources à GET event.
Jika event menurunkan kuantitas resources à GIVE event.
Contoh: Pembelian Persediaan à GET event: Menerima Persediaan. GIVE event: Membayar
Kas.
- Akan tetapi, tidak setiap event secara langsung akan mempengaruhi kuantitas resources.
Jika seorang pelanggan melakukan order atas suatu barang, tetapi pelanggak belum
membayar dan belum menerima barang, aktivitas ini disebut dengan commitment event
Namun, Perusahaan harus mencatat pengaruh dari commitment event tersebut untuk
menyediakan pelayanan yang lebih baik dan untuk tujuan perencanaan.
· Rule 2: Setiap event dihubungkan dengan minimal satu event lain
 - Give and Get event berhubungan satu sama lain yang disebut dengan hubungan dualitas
ekonomi. Contohnya, dalam kegiatan penjualan, yang membutuhkan penyerahan
(penurunan) persediaan, (Give Inventory) dihubungkan dengan kegiatan penerimaan kas,
yang membutuhkan pendapatan (peningkatan) jumlah kas (Get Cash).
· Rule 3: Setiap event dihubungkan dengan minimal dua agents.
- Pelaku internal adalah pegawai yang bertanggung jawab atas sumber daya yang dipengaruhi
oleh kegiatan tersebut; pelaku eksternal adalah pihak luar dalam transaksi tersebut seperti
supplier dan pelanggan.

Mengembangkan Diagram REA

Dalam mengembangkan Diagram REA untuk satu siklus transaksi terdiri dari tiga langkah-langkah, yaitu:
1. Langkah 1: Identifikasi kegiatan-kegiatan yang mana manajemen perlu mengumpulkan informasi
Identifikasikan kegiatan-kegiatan yang relevan
- Pola dasar REA terdiri dari sepasang kegiatan, satu kegiatan meningkatkan beberapa sumber
daya, dan kegiatan satunya menurunkan beberapa sumber daya. Pertukaran ekonomi dasar
dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta
serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.
- Selain itu, ada kegiatan lain yang tidak meningkatkan atau menurunkan sumber daya ekonomi,
tetapi manajemen butuhkan informasinya untuk perencanaan, pengendalian, dan pengawasan.
Ini disebut dengan commitment event dan termasuk dalam REA Digram.
- Contoh: Dalam Siklus Pendapatan, ada empat aktivitas yaitu:
· Take Customer Order: belum mempengaruhi resources à commitment event
Informasi dari kegiatan ini dimasukkan dalam REA Model karena barang yang telah dipesan
oleh seorang pelanggan tidak dapat dijual kepada pelanggan lain.
· Fill Customer Order: terjadi penyerahan barang persediaan à give event
· Bill Customer: pengalihan informasi kepada pihak eksternal dan tidak mempengaruhi
resources à tidak digambarkan dalam REA Diagram.
Meskipun kegiatan ini menimbulkan adanya piutang usaha (asset) dalam laporan keuangan,
tetapi kegiatan ini tidak perlu digambarkan REA Model, Piutang tidak dimodelkan sebagai
entitas terpisah karena piutang bukanlah objek yang independen. Sebaliknya, piutang hanya
 mewakili perbedaan waktu antara dua kegiatan, yaitu: penjualan dan penerimaan kas.
Piutang hanya mewakili penjualan yang pembayarannya belum diterima dari pelanggan.
· Collect Customer: terjadi penerimaan kas à get event
2. Langkah 2: Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan para pelaku yang terlibat
dalam kegiatan tersebut.
Ø Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi
oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi.
- Sumber daya meningkat à Get event. Contoh: Kegiatan Penerimaan Kas à Kas meningkat
- Sumber daya menurun à Give Event. Contoh: Kegiatan Penjualan à Persediaan menurun
- Sumber daya tidak terpengaruh à commitment event. Contoh: Kegiatan Penerimaan pesanan
à Barang Persediaan yang telah dipesan sudah tidak dapat dijual kepada pelanggan lain.

Ø Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya
yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan
tersebut.
- Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan seorang pelaku eksternal
(pelanggan atau penyedia barang/vendor) yang terlibat dalam setiap kegiatan.
- Contoh: di dalam siklus pendapatan perusahaan, pelanggan dan staf penjualan (pegawai)
terlibat daiam kegiatan penjualan.

3. Langkah 3: Tentukan kardinalitas (cardinalities) setiap hubungan.

Ø Kardinalitas menunjukkan berapa banyak transaksi penjualan yang dapat dihubungkan ke setiap
individu pelanggan, dan sebaliknya, berapa banyak pelanggan yang dapat dihubungkan ke setiap
transaksi penjualan.