a a n

 
en ca n
Per w a i a n  
eg a
Kep
h a n  
rk u l ia i a n  
e r i   Pe ga w a
t
Ma rasi  Kep e
i n i s t a r a  
Ad m Ne g s i a  
d o n e
i t a s   I n
i v e r s
Un
 Penggunaan  SDM  
•  Service-­‐informaBon  oriented  

  •  Belanja  pegawai  50-­‐70%  

kukan
Perlunya  investasi  SDM,  dan  ini  mahal  
n  
 Mela

Tidak  adanya  definisi  standar  tentang  

canaa

perencanaan  kepegawaian  
tuhan

•  A  process  of  informaBon  collecBon,  analysis  and  projecBon  to  

Peren

determine  the  likely  effect  of  exisBng  or  proposed  manpower  

policies  on  the  manpower  system  under  study  and  to  
present,  and  advice  upon,  possible  courses  of  acBon  to  
overcome  present  or  future  problems  thus  revealed  (CSD  in  
Kebu

Shafritz,  Hyde,  Rosenbloom,  1981:  97)  

•  ‘‘the  process  of  analyzing  an  organizaBon’s  human  resources  
needs  under  changing  condiBons  and  developing  the  
acBviBes  necessary  to  saBsfy  these  needs.’’    (Walker  in  
Shafritz,  et.  al,  2001:  147)  
 i  
Mengumpulkan  informasi  tentang  kondisi  saat  ini  

s  lima  pegawa
kah:  
 lang
meramalkan  kebutuhan  pegawai  yang  akan  datang  
naan
enca

memproyeksikan  persediaan  pegawai  yang  akan  datang  

ri  ata
s  per

membandingkan  kebutuhan  pegawai  yang  diramaalkan  

dengan  persediaan  pegawai  yang  diproyeksikan  
terdi
Prose

merencanakan  kebijaksanaan-­‐kebijaksanaan  dan  program-­‐

program  untuk  memenuhi  kebutuhan  pegawai  
 Masuk  yang  
baru  

BerganB   Situasi  yang  

BerhenB  
posisi/status   ada  

Perubahan  
Bngkatan/  demosi-­‐
promosi  
 Downsizing   Rightsizing  
ng  
g  
mban
ep  ya
berke
Kons

CompeBBtve  
Comfort  zone  
zone  
Shafritz,  et.  al,  2001:  145  
 Generasi  1  
•  Balancing  Supply  and  Demand  

an  
anaa
ian   Generasi  2  
•  OrganizaBonal  requirement  planning  and  work  force  skills  
planning  
erenc

•  AcriBon  projecBons:  forecast  the  impact  of  change  in  

the  quanBty  of  specific  categories  because  of  separaBon  
gawa

•  Adjustment  projecBons:  forecast  the  impact  of  changes  

in  the  current  work  force  
•  Current  requirement  projecBons:  forecast  the  impact  of  
rasi  P

current  recruitment  efforts  and  special  policy  programs  

Kepe
Gene

Generasi  3   Generasi  4  
•  Human  resources  
•  Scenario  Planning  
planning  
Shafritz,  et.  al,  2001:  159  
Shafritz,  et.  al,  2001:  160  
 MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI
PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003
(Sebelum UU ASN)
Perumusan Penetapan &
Dikoordi- Usul kebijakan oleh persetujuan
Usul nasikan Pertimbangan tertulis oleh
ditujukan Men.PAN
Oleh Men.PAN

Men.Keu

Men. TAP
Inst. FORMASI
PAN KEBIJAKAN PNS
Pusat FORMASI PUSAT
PNS
BKN MENCAKUP:
• JUMLAH PERSETU
FORMASI JUAN
Prop/
TERTULIS
PNS NAS.
Kab/ Gub ALOKASI
FORMASI
• PRIORITAS
Kota PNSD
BKN

TAP
FORMASI
OLEH PPKD
Prinsip  Penyusunan   Formasi  
Jumlah  Pegawai  Sesuai   dengan  Beban  Kerja  

Formasi  TersediakAdanya  Posisi  Jabatan  

yang    Lowong.  

Kebutuhan  Pegawai  Dinyatakan  dalam  

Jabatan  dan  Syarat  Jabatan  

Tersedia  Peta  Jabatan  dan  Uraian  Jabatan  

Peta  Jabatan  dan  Uraian  Jabatan  Hasil  

Analisis  Jabatan  
Tujuan  Penetapan   Formasi  
Agar  seBap  satuan  organisasi  
negara  mempunyai  jumlah  
dan  mutu  pegawai  sesuai  
dengan  beban  kerja  dan  
tanggung  jawab  pada  
masing-­‐masing  organisasi  
 v  KEBUTUHAN
ANALISIS PEG
KEBUTUHAN MENURUT
PEGAWAI JABATAN
v  KEBUTUHAN
PEG
MENURUT
SYARAT
JABATAN
ANALISIS PETA PENYUSUNAN
JABATAN
v  SUSUNAN
JABATAN FORMASI PNS
MENURUT
JAB, GOL
RUANG,
JENIS
KELAMIN, &
KEBIJAKAN USIA
PEMERINTAH v  KEBUTUHAN
PEG
MENURUUT
KUALIFIKASI
PENDIDIKAN
Analisis   Jabatan  
Analisis   jabatan  adalah  suatu  kegiatan  
untuk  mempelajari  dan  
mengumpulkan  dan  mencatat  
keterangan-­‐keterangan  atau  fakta-­‐
fakta  jabatan  secara  sistemaBs  dan  
teratur.    

Untuk  mempelajari  analisis  jabatan  

perlu  mengetahui  pengerBan  
beberapa  isBlah  antara  lain:  unsur  
tugas,  posisi,  jabatan,  okupasi,  uraian  
jabatan,  persyarakatan  jabatan,  
laporan  analisis  jabatan,  evaluasi  
jabatan  dan  klasifikasi  jabatan.  
Jumlah Kekuatan Pegawai = 11
IV/b = 1 III/b = 4 Contoh peta jabatan :
IV/a = 1 III/a = 1
III/d = 2 II/c = 1
III/c = 1

Bagian Kepegawaian IV/b

Subbag  Umum   Subbag  Mutasi   Subbag  Pengadaan   Subbag  Diklat  

Kepegawian   Pegawai   Pegawai   Pegawai  
III/d   IV/a   III/d   III/c  

1.  Penyusun 1.  Operator

1. Penyusun 1. Operator
rencana Komputer, II/c
rencana Mutasi Komputer, III/a
Kebutuhan
pegawai, III/b 2.  Penyusun rencana
pegawai, III/b 2. Penyusun
Pengadaan
pegawai, III/b rencana Diklat
pegawai, III/b
Contoh Lain Nama Jabatan Fungsional Umum

Nama  jabatan              tugasnya  :  

 
•  Pramu  tamu    melayani    tamu  
•  Pramu  acara    pelayanan  acara  
•  Pramu  kantor    melayani  kantor  
•  Pramu  perizinan    melayani  pemberian  izin  

•  Pengumpul      mengumpulkan  data  

•  Pengevaluasi    menilai  kelayakan  
•  PenyunIng    mengedit  
•  Penyaji      menyajikan  tabel  
•  Pengentri      memasukan  data  
 PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI
DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA

ADA 4 PENDEKATAN :

HASIL OBYEK
KERJA   KERJA

TUGAS PER
PERALATAN
TUGAS
KERJA
JABATAN
  
         
•   metode  
  penghitungan  formasi  dengan  mengidenBfikasi  beban  kerja  dari  hasil  kerja  
jabatan.  
•  metoda  ini  dipergunakan  untuk  jabatan  yang  hasil  kerjanya  fisik  atau  bersifat    
kebendaan.  
•  Perlu  diperhaBkan  juga  bahwa  metoda  ini  efekBf  dan  mudah  digunakan  untuk  jabatan  
yang    hasil  kerjanya  hanya  satu  jenis.  
•  Contoh  :  jabatan  pengentri  data  

•  CONTOH : JABATAN : PENGENTRI DATA  

•  HASIL KERJANYA : DATA ENTRIAN
•  BEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIAN
•  STANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI  
•  Metoda  ini  dipergunakan  untuk  jabatan  yang  beban          kerjanya  bergantung  
dari  jumlah  objek  yang  harus    dilayani.  
•  Contoh  :  dokter  melayani  pasien,  maka  objek  
•  Kerja  Untuk  JABATAN  DOKTER  Adalah  Pasien.                      

CONTOH :  

•  JABATAN : DOKTER
•  OBYEK KERJA : PASIEN
•  BEBAN KERJA : 80 PASIEN
•  STANDAR KEMAMPUAN : 25 PASIEN PER HARI

PENGHITUNGANNYA ADALAH :(80 PASIEN/25

PASIEN) x 1 dokter = 3,2 dokter dibulatkan 3 dokter
•  metode  yang  dipergunakan  untuk  jabatan  yang      beban  kerjanya  bergantung  
pada  peralatan  kerja.  
•  contoh  :  JABATAN  PENGEMUDI  
•  pengemudi  beban  kerjanya  bergantung  pada  kebutuhan  operasional  
kendaraan  yang  harus  dikemudikan.  

CONTOH :!
•  Satuan  alat                                                            :  bus  
•  Jabatan  yang      diperlukan              :    pengemudi  bus,  kernet    bus  dan  monBr  bus    
•  Jumlah  alat  kerja  yang  dioperasionalkan  :  20  bus                          
•  Rasio  Pengoperasional  an  alat  kerja:  1  pengemudi  1  bus,  1  kernet  1  bus,  dan  
1  monBr  5  bus  

CONTOH PERHITUNGAN
•  Pengemudi  Bus=  (20  bus/1  bus)  x  1  pengemudi  =  20  pengemudi  
•  Kernet  Bus=  (20  bus/1  bus)  x  1  kernet  =  20  kernet  
•  MonBr  Bus=  (20  bus/5  bus)  x  1  monBr=  4  monBr  
4.  PENDEKATAN  TUGAS  PER  TUGAS  JABATAN  

•  metode  yang  dipergunakan  untuk  menghitung  kebutuhan  pegawai  pada  

jabatan  yang  hasil  kerjanya  abstrak  atau  beragam,  beragam  arBnya  hasil  
kerja  dalam  jabatan  tersebut  banyak  jenisnya  
•  contoh  :    Jabatan  pengadministrasi  umum.  

WAKTU  PENYELESAIAN  TUGAS  (WPT)    

•  waktu  yg  digunakan  dalam  menyelesaikan  tugas  tersebut.  

WAKTU  KERJA  EFEKTIF  (WKE)  

•  Jam  kerja  efekBf  yang  digunakan  dalam  1  hari  

CONTOH :
JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

NO   URAIAN  TUGAS   BEBAN  TUGAS   SKR   WPT  

1   2   3   4   5  (  3  x  4  )  

1   MengeBk  Surat   70  lb/hari   12  menit/lb   840  menit  

2   Mengagenda  Surat   24  surat/hari   6  menit/surat   144  menit  
3   Mengarsip  Surat   24  surat/hari   5  menit/surat   120  menit  
4   Melayani  Tamu   4  tamu/hari   6  menit/tamu   24  menit  
5   Menyusun  Laporan   1  laporan/hari   30  menit/data   30  menit  
Dakar  Hadir  
6   dan  seterusnya   n  menit  
Σ  WPT   1.158  menit    +  n  
Menit  
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk
jabatan pengadministrasi umum adalah :

1.158 + n menit (Σ WPT)

x 1 Orang = …………. Orang
300 menit ( WKE/hari)

1.158 menit (Σ WPT)

x 1 Orang = 3,86 Orang = 4 org
300 menit (WKE/hari)
 1
Pengumpulan  Data  dan  Informasi  

2
Evaluasi  Kebutuhan  Pegawai  

3
Penyusunan  Rencana  Realokasi  Pegawai  

4
Penyusunan  Rencana  Tambahan  Formasi  Pegawai  Baru  
 Data  dan  Informasi  Yang  Dibutuhkan  

STRUKTURAL  
JFU  
JFT  
Guru  
Tenaga  
Kesehatan  
1.  Jumlah Pegawai
Per Satuan Unit
Instansi Pusat Jumlah Sekolah
dan Daerah.
Dan Rombongan Jumlah PNS
2.  Informasi Jabatan
(Uraian dan Belajar pada : Pada Sarana
Syarat Jabatan). 1.  TK Negeri Pelayanan
3.  Peta Jabatan. 2.  SD Negeri Kesehatan
4.  Renstra Instansi 3.  SMP Negeri Pemerintah :
5.  Profil, Kondisi 4.  SMA Negeri
Geografis, dan 1.  RSUD
Potensi Daerah 5.  SMK Negeri 2.  Puskesmas
FAKTOR-­‐FAKTOR  YANG  DIPERTIMBANGKAN  

Penghitungan Kebutuhan PNS

Standar Waktu Faktor

Beban Kemampuan
Kerja Kerja Lain
Rata2
 Contoh  Beban  Kerja  
Waktu  
Satuan   Penyelesaia Waktu  Kerja   Beban   Pegawai  Yang  
No   Uraian  Tugas  
Hasil   n   EfekIf   kerja   Dibutuhkan  

Menelaah peraturan perundang

1 Kegiatan 120 300 1 0.4
undangan
2 Mempelajari literatur akademis,
pedoman dan prosedur kerja sesuai Kegiatan 120 300 1 0.4
bidang tugas yang ditangani
3 Menyiapkan bahan koordinasi
terhadap pelaksanaan pertimbangan Kegiatan 60 300 1 0.2
naskah
4 Menyiapkan bahan untuk
pemrosesan pertimbangan naskah Kegiatan 60 300 1 0.2
perjanjian dalam kontrak
5 Menyiapkan konsep dan proses surat
pertimbangan naskah perjanjian Kegiatan 60 1500 1 0.04
dalam kontrak
6 Menganalisis dan mengevaluasi hasil
persiapan terhadap pertimbangan Kegiatan 120 300 1 0.4
naskah perjanjian dalam kontrak
7 Melaksanakan tugas lain yang
diberikan atasan sesuai garis Kegiatan 120 6000 4 0.08
kewenangan untuk kelancaran tugas

1,72
NORMA  WAKTU  
adalah  standar  kemampuan  rata-­‐rata  pegawai  dalam  menyelesaikan  tugas  yang  diukur  
berdasarkan  satuan  waktu.  Dalam    penghitungannya  
                                                             Orang  x  Waktu  
NORMA  WAKTU    =            
                                                                             Hasil  
   
Contoh:  
Operator  Komputer  dalam  waktu  60  menit  dapat  menghasilkan  beberapa  lembar  
keBkan,  misalnya  6  lembar  keBkan.    
       
                                                           1  Orang  Operator  Komputer    x  60  menit  
NORMA  WAKTU    =            
                                                                                             6  lembar  keBkan  
   
Dari  contoh  tersebut  dapat  ditetapkan  bahwa  rata-­‐rata  standar  kemampuan  seorang  
Operator  Komputer  adalah  60  menit  menghasilkan  6  lembar  keBkan,  atau  1  lembar  
keBkan  diselesaikan  dalam  waktu  10  menit.      
Norma  Hasil  
adalah  standar  kemampuan  rata-­‐rata  pegawai  dalam  menyelesaikan  tugas  yang  diukur  
berdasarkan  satu  satuan  hasil  dapat  diperoleh  dalam  waktu  berapa  lama.  
                                                                                         Hasil  
NORMA  HASIL        =        
                                                                                 Orang  x  Waktu  
Contoh:  
Penganalisis  Formasi  Pegawai  untuk  menghasilkan  perBmbangan  teknis  atas  usul  
tambahan  formasi  CPNS  dari  satu  instansi  diperlukan  waktu  berapa  lama  untuk  
menyelesaikannya  (misalnya  60  menit)  
                                                                                                     1  PerBmbangan  teknis  
NORMA  HASIL        =            
                                                                 1  Penganalisis  Formasi  Pegawai  x  60  menit  
   
Dari  contoh  tersebut  dapat  ditetapkan  bahwa  rata-­‐rata  standar  kemampuan  seorang  
Penganalisis  Formasi  Pegawai  untuk  menghasilkan  perBmbangan  teknis  atas  usul  
tambahan  formasi  CPNS  dari  satu  instansi  diperlukan  waktu  60  menit.  
 Waktu Kerja  

Jam  Kerja  EfekBf  (JKE)  terdiri  dari  jumlah  jam  kerja  

formal  dikurangi  dengan  waktu  kerja  yang  hilang  karena  
Bdak  bekerja  seperB  melepas  lelah,  isBrahat  makan  dan  
sebagainya.    

Dalam  menghitung  jam  kerja  efekBf  digunakan  ukuran  

sebagai  berikut:  

•  JKE  per  hari                =  1  hari  x  5  jam          =  300  mnt  

•  JKE  per  minggu    =  5  hari  x  5  jam          =  25  jam  =  1.500  mnt  
•  JKE  per  bulan          =  20  hari  x  5  jam      =  100  jam    =  6.000  mnt  
•  JKE  per  tahun          =  240  hari  x  5  jam  =  1.200  jam    =  72.000  mnt  
 Faktor  Lain
 

APBN/D  

Potensi  
Daerah  

Kondisi     Profil Daerah

Geografis  
Jumlah  
Penduduk