MODUL PERKULIAHAN

Pemodelan
Proses Bisnis
Modul Ke-14

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

14
Sistem Informasi Program W181700009 Bambang Sukowo,SKom MM.
Studi S1
Dokumentasi Proses

Kapan dokumentasi proses dilakukan :

Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua saat yang berbeda:
1. Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses tertentu
2. Keseluruhan di awal “Improvement journey” yang bersifat umum

Dokumentasi Proses Menunggu Proyek Peningkatan :

 Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai untuk
meningkatkan proses tersebut.
 Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:
 Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan
siapa yang melakukan setiap langkah
 Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang berdampingan
 Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut

Pendekatan ini sesuai untuk:

 Perusahaan yang kekurangan sumber daya
 Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat

Identifikasi proses bisnis :

1. Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan  berdasarkan sertifikasi
ISO-9000
2. Memetakan urutan elemen berikut :
 Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk ole Stakeholder
 Stakeholder (organisasi, institusi, atau orang yang dipengaruhi oleh atau dengan
kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya) yang
memilikiEkspektasi terhadap produk/servis yang diberikan organisasi melalui
 Proses bisnis yang membuat, mendukung dan memungkinkan produksi
produk/servis ini

Tahapan dalam mendokumentasikan proses:

1. Definisikan dan deskripsikan proses secara kualitatif, tepatnya menggunakan
relationship mapping. Sehingga menjawab pertanyaan berikut :
 Siapakah konsumen dan output dari proses?
 Siapakan supplier dan input dari proses?

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

2 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
  Apa rewuirement proses input dan output
 Bagaimana aktivitas aliran internal proses?

2. Menyusun flowchat
Flowchat merupakan gambaran garis aliran kegiatan dalam satu peroses.
Ada 2 jenis flowchat :
a. Cross-functional flowchart
 Menggambarkan kegiatan, siapa yang melakukannya, dan di departemen
mana mereka berada
b. Several Levelled flowchart
 Jenis ini merupakan flowchart biasa mapun cross-functional yang dibagi
menjadi beberapa tingkatan

3. Relationship Mapping
a. Memberikan gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses dan
hubungan antar pihak
b. Relationship Mapping tidak memperhitungkan aktivitas dan urutannya
c. Relationship map dibuat dengan:
 Menggambarkan berbagai unit, departemen atau individual yang terlibat dalam
atau mempengaruhi proses
 Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukan tipe hubungan yang
diwakili dengan panah yang berbeda
 Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemen lainnya dihapus dari
map
 Map digambar ulang

4. Konstruksikan flowchart :
a. Flowchart digunakan karena pada umumnya lebih mudah memahami sesuatu yang
ditampilkan secara grafik daripada dengan kata-kata
b. Ada berbagai cara untuk menggambarkan flowchart
c. Cara paling sederhana adalah dengan menggunakan simbol yang berbeda untuk
mewakili aktivitas, dan panah untuk menggambarkan hubungan antar aktivitas

5. Relationship Mapping :
a. Memberikan gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses dan
hubungan antar satu pihak dengan yg lain

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

3 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
 b. Relationship map tidak memperhitungkan aktivitas dan urutannya
c. Relationship map dibuat dengan:
 Menggambarkan berbagai unit, depaetemen atau individual yang terlibat dalam
atau mempengaruhi proses
 Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukan tipe hubungan
(diwakili dengan panah yang berbeda
 Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemen lainnya dihapus dari
map
 Map digambar ulang

Teknik Dokumentasi Sistem

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai
media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan
sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan
dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang
menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal
maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika
data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari
sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur
dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan
karyawan baru.

Ada banyak teknik dokumentasi sistem. Yang jelas, teknik dokumentasi sistem dapat
dibedakan menjadi teknik untuk mendokumentasikan input Sistem, proses sistem, database
sistem dan output sistem.

Input dan output sistem biasanya didokumentasikan dalam bentuk rancangan input
(rancangan dokumen) dan rancangan output. Rancangan dokumen tidak hanya berupa
gambar dokumen, tetapi juga dilengkapi dengan penjelasan bagaimana mengisikan data ke
dalam dokumen tersebut, siapa yang bertanggung jawab untuk mengarsip dokumen serta
mengisi dokumen. Sedangkan rancangan output dapat berupa contoh-contoh laporan
(output sistem.)

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

4 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
Yang paling banyak ragamnya adalah teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut
adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.
1. Flowcahart.program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk
menggambarkan alur kode program.
2. Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk
menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam
flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam
perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian
internal dalam sebuah perusahaan.
3. Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah
organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli
apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan
komputer.
4. Use Case.
5. Sedangkan teknik untuk mendokumentasikan database adalah Diagram Entity
Relationship (ERD) dan Class Diagram.

Kategori Dalam Proses Pembuatan Dokumentasi

Agar manajemen dapat efektif, dibutuhkan suatu kejelasan pada proses-proses yang
akan dikelola. Karena software merupakan suatu hal yang non fisik dan proses pembuatan
software juga merupakan tugas-tugas pemikiran yang tidak terlihat fisik, salah satu cara
agar membuat jadi jelas adalah dengan menggunakan dokumentasi.
Ada beberapa kategori dokumentasi proses :
1. Plans, estimates dan schedule. Merupakan dokumen yang dibuat oleh manajer yang
digunakan untuk memprediksi dan mengontrol proses software.
2. Reports. Merupakan dokumen yang mencatat bagaimana sumber dayasumber daya
digunakan selama proses pengembangan.
3. Standards. Dokumen – dokumen ini menentukan bagaimana seharusnya suatu
proses diimplementasikan. Ada berbagai macam standar mulai dalam lingkup
organisasi, nasional bahkan internasional.
4. Email messages. Sering kali merupakan dokumen komunikasi teknis utama dalam suatu
proyek. Mereka merekam ide-ide dan pikiran-pikiran para engineer yang bekerja dalam
proyek, yang merupakan dokumentasi produk versi sementara yang menjelaskan
strategi pengimplementasian dan penentuan masalah yang telah diidentifikasi. Seringkali
dokumen ini mencatat alasan-alasan pemilihan suatu keputusan dalam desain.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

5 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
5. Memo dan surat/pesan elektronik. Dokumen yang merekam rincian komunikasi
seharihari antara manajer dan development engineer. Karakteristik utama dari
dokumentasi proses adalah hampir semuanya akan menjadi kadaluarsa. Banyak
informasi yang akan menjadi tidak berguna apabila telah terlewati dan normalnya tidak
ada kepentingan untuk tetap menyimpannya setelah sistem/software telah jadi, seperti
jadwal / perencanaan pembuatan. Bagaimanapun juga tetap ada beberapa
dokumentasi proses yang berguna apabila ada perubahan software yang diinginkan,
seperti hasil testing dan lembar kerja yang mencatat alasan-alasan kenapa suatu desain
dipilih dalam pembuatan suatu sistem.

Product Dokumentasi

User Documentation
Pengguna dari suatu software / sistem tidaklah dapat disamaratakan antara end-user
dengan system administrator.
1. End-user menggunakan software sebagai alat bantu untuk mengerjakan suatu
tugas, menulis sebuah buku, mengelola keuangan, bahkan menerbangkan pesawat.
Mereka ingin tahu seberapa software dapat memudahkan pekerjaan mereka tetapi tidak
ingin tahu detail teknis tentang software tersebut.
2. System administrator bertanggung jawab mengelola dan memelihara software
yang digunakan oleh end-user. Dapat berupa operator, network manager, hingga
master teknis yang memecahkan segala permasalahan end-user berkaitan dengan
software, atau juga penghubung antara user dengan software developer.

Untuk memenuhi kebutuhan berbagai macam user beserta keahliannya yang masing-
masing berbeda, paling tidak ada 5 macam dokumen yang harus diikutsertakan dalam
penyerahan suatu produk software/sistem :
1. Functional description of software/system
– Secara singkat menggambarkan kebutuhan sistem untuk menjalankan program
– Servis-servis yang dimiliki (fitur2) aplikasi
– Gambaran umum dr aplikasi (abstraksi)
– User dapat menentukan apakah aplikasi benar-benar dibutuhkan hanya
dengan membaca functional description dan introductory manual.

2. The system installation document

– Diperuntukan bagi system administrator.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

6 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
 – Menyediakan informasi mendetail bagaimana cara menginstall system di
lingkungan system yang spesifik.
– Mencantumkan gambaran file-file apa yang membentuk suatu sistem/aplikasi
– Persyaratan minimum dari hardware yang dibutuhkan.
– File-file(aplikasi) yang harus ada sebelum sistem diinstall
– Cara memulai system/aplikasi
– Cara mengkonfigurasi aplikasi agar berjalan dengan system yang telah ada
– Adanya installer otomatis untuk aplikasi-aplikasi sekarang membuat para
pembuat memandang tidak perlu adanya dokumen ini, padahal pada
kenyataannya dokumen instalasi ini masih dibutuhkan agar para System manager
dapat menemukan dan memecahkan sumber masalah jika ada problem pada
waktu instalasi.

3. The introductory manual

– Menyediakan pengenalan tentang system/aplikasi yang
menggambarkan fungsi/penggunaan umum dari system/aplikasi tersebut.
– Menjelaskan cara memulai menggunakan program
– Menjelaskan bagaimana para user dapat menggunakan fungsi-fungsi umum
yang dimiliki aplikasi disertai ilustrasi dan contoh bebas.
– Mencantumkan kesalahan-kesalahan yang umum/sering dilakukan oleh user
dan cara menyelesaikannya.

4. The system reference manual

– Menjelaskan semua kegunaan dan fungsi yang dimiliki system/aplikasi
– Mencantumkan semua pesan kesalahan yang dimiliki sistem dan cara
mengatasinya secara lengkap dan detail
– Penggunaan bahasa resmi dan teknik bisa digunakan
– Mencantumkan secara lengkap fitur dan cara operasional dari system/aplikasi

5. System administrator guide :

– Installation + system reference manual.

System Documentation
System Documentation mencakup semua gambaran sistem itu sendiri mulai dari
spesifikasi kebutuhan hingga hasil pengetesan yang dapat diterima (final acceptance test
plan). Dokumen – dokumen yang menggambarkan bagaimana desain, implementasi dan

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

7 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
pengetesan suatu sistem merupakan dokumen penting untuk bisa memahami dan
memaintain software tersebut. Untuk suatu sistem besar yang dikembangkan dalam rangka
memenuhi spesifikasi kebutuhan dari pelanggan, sistem documentation harus mencakup :
1. Dokumen yang mencatat kebutuhan pelanggan dan alasan-alasannya.
2. Dokumen yang menggambarkan arsitektur dari sistem
3. Untuk setiap program yang ada pada sistem, gambaran arsitektur dari program tersebut.
4. Untuk setiap komponen sistem, gambaran dari fungsionalitas / kegunaan dan
interfaceinterfacenya.
5. Listing kode program. Harus disertai komentar-komentar yang dapat
menjelaskan bagian-bagian program yang kompleks beserta alasan penggunaan
metode pengkodean tersebut. Apabila penamaan yang baik dan struktur pemrograman
yang baik telah digunakan, listing kode tersebut akan lebih mudah dipahami tanpa
memerlukan komentar tambahan.
6. Dokumen validasi. Menjelaskan bagaimana setiap program divalidasi dan kaitannya
dengan spesifikasi kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan.
7. Panduan sistem maintenance, yang menjelaskan permasalahan-permasalahan
yang telah diketahui dapat terjadi pada sistem.

Product Document

Menulis Dokumentasi Pengguna

Alasan untuk membuat dokumentasi pengguna adalah sebagai berikut:
1. Untuk membantu para pengguna perangkat lunak Anda.
2. Untuk mengurangi biaya dukungan Anda.
3. Untuk digunakan sebagai alat pemasaran.
4. Untuk meningkatkan citra perusahaan.

Audience Analysis
Sebelum mulai membuat dokumentasi, identifikasi alasan untuk membuat dokumentasi. Jika
dokumentasinya tidak akan meningkatkan keuntungan, jangan membuat
dokumentasi. Dokumentasi tidak ada gunanya jika tidak menjawab pertanyaan-pertanyaan
yang pengguna tanyakan. Oleh karena itu , sebelum mulai menulis, perlu diketahui tentang
pengguna dan tugas-tugas yang mereka lakukan .

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

8 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
Salah satu cara untuk mengkategorikan pengguna adalah dengan peran pekerjaan. Sebagai
contoh:
1. Data entry
2. Pengawas
3. Administrator sistem
4. Operator layanan meja .

Metode ini mengelompokkan penonton membantu dalam dua cara :

– Cara ini membantu untuk membuat dokumentasi yang berlaku untuk kebutuhan masing-
masing jenis pengguna .
– Peran kerja menunjukkan tingkat keahlian pengguna. Sebagai contoh, seorang
administrator sistem biasanya seorang ahli dengan perangkat lunak , tetapi petugas entri
data dapat berupa seorang ahli atau seorang pemula ) .

Analisis Tugas
Berbagai jenis pengguna melakukan tugas-tugas yang berbeda . Tugas adalah seperangkat
operasi yang digunakan untuk mencapai suatu tujuan . Suatu prosedur adalah instruksi yang
memberitahu seseorang bagaimana melakukan tugas tingkat rendah . Sebuah hirarki tugas
ada, tingkat terendah yang merupakan serangkaian prosedur.

Untuk menemukan tugas dan prosedur yang dilakukan orang :

1. Amati pengguna dan berbicara kepada mereka tentang pekerjaan mereka.
2. Dapatkan informasi dari dokumentasi yang ada dan dari spesifikasi fungsional.
3. Cocokkan tugas kepada praktek yang dikenal . Misalnya, jika satu tugas adalah untuk
membuat catatan, tugas-tugas lain yang diperlukan untuk memilih , mengubah, dan
menghapus ( atau arsip ) catatan.

Structure and Content

Ketika Anda membuat dokumen, melakukan satu atau beberapa hal berikut:
1. Bagilah dokumen ke bagian berdasarkan peran, misalnya, ‘entri data’ dan ‘administrasi’.
2. Cocokkan prosedur untuk tugas. Kelompok tugas serupa ke dalam bab yang sama.
3. Mengatur bab sehingga tugas-tugas sering datang sebelum tugas jarang.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

9 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
Jika perlu kedua instruksi berbasis tugas dan bahan referensi, membagi dokumen menjadi
dua bagian. Bagian pertama adalah buku petunjuk. Bagian kedua adalah referensi manual.
Panduan pengguna berisi informasi prosedural singkat. Ia tidak menjelaskan setiap
lapangan di setiap kotak dialog. Sebaliknya, berisi referensi silang ke bagian referensi.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id