MODUL PERKULIAHAN

Pemodelan
Proses Bisnis
Modul Ke-10

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

10
Sistem Informasi Program W181700009 Bambang Sukowo,SKom MM.
Studi S1
Empat tahapan utama bagaimana mengimplementasikan Business Process Management
(BPM) secara maksimal bagi perusahaan Anda.

Jika Anda tidak terlalu yakin kalau top management perusahaan Anda belum memahami
BPM dengan baik dan masih ada waktu untuk segera bereaksi sebelum semuanya
terlambat, maka sebaiknya sampaikan ke Direktur atau Business Owner perusahaan Anda,
kalau BPM maupun otomasinya saat ini begitu penting.

Apa yang mesti dilakukan untuk mengimplementasikan BPM di perusahaan agar dapat
berjalan dengan baik? Apakah tidak semua implementasi BPM bisa dieksekusi dengan
baik? Lantas faktor apa saja yang mempengaruhi implementasi BPM agar didapatkan hasil
yang maksimal?

Tidak peduli seberapa besar ukuran bisnis perusahaan Anda, empat tahapan ini akan
memandu Anda untuk memudahkan implementasi BPM.

1. UNDERSTANDING BPM

Jangan pernah menekan tombol “START-STOP ENGINE” jika Anda tidak pernah
memahami bagaimana cara mengemudikan mobil dengan baik dan benar. Keselamatan
nyawa Anda dan penumpang lain berada di ujung jari Anda!

Memahami BPM secara baik akan memudahkan dalam implementasi BPM secara praktis di
perusahaan. BPM termasuk sesuatu yang masih baru dan terus mengalami perkembangan
dari waktu ke waktu. Terdapat cukup banyak definisi terkait BPM ini. Ada puluhan buku,
paper, artikel, blog, bahkan konferensi yang membahas tentang BPM. Bagaimanapun juga
cukup banyak orang yang berusaha untuk mendefinisikan BPM ini agar lebih mudah
dipahami dan diimplementasikan ke dalam dunia praktis.

“Apa itu BPM?”

Sudut pandang terkait BPM ini cukup luas, sehingga dapat memunculkan berbagai macam
pemahaman, baik itu terkait dengan disiplin ilmu tentang Process, Technology, maupun
aspek Management. Pemahaman tentang BPM tergantung kepada siapa Anda bertanya.
Jika pertanyaan tersebut diajukan kepada perusahaan penyedia teknologi informasi, maka
definisi BPM akan lebih cenderung merupakan sebuah solusi teknologi dibandingkan

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

2 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
dengan bisnis. Solusi teknologi yang dimaksud bisa jadi berupa sebuah aplikasi
atau software.

Sebaliknya, jika pertanyaan tersebut disampaikan kepada konsultan manajemen, maka

penjelasan tentang BPM akan membahas seputar pengelolaan atau perbaikan proses
dalam sebuah organisasi.

Terdapat beberapa definisi BPM yang berasal dari berbagai sumber yang mengacu kepada
beberapa konteks seperti bisnis, teknologi, manajemen, dan lain-lain.
 Cambridge Dictionary Online: “(BPM adalah) pengembangan dan pengawasan untuk
memastikan bahwa proses-proses yang digunakan dalam sebuah perusahaan,
departemen, proyek, dll dapat berjalan secara efektif”. Definisi ini tidak membahas
tentang efisiensi atau kualitas proses dan mengabaikan perbaikan proses.
 Rummler dan Brache, Improving Performance: How to Manage the White Space in
the Organization Chart: “(BPM adalah) sebuah manajemen pengaturan tahapan
eksekusi bisnis untuk menghasilkan sebuah produk atau layanan”.
 Smith and Fingar, BPM: The Third Wave: “(BPM adalah) manajemen dari rangkaian
kegiatan yang lengkap, dinamis dan terkoordinasi untuk memberikan nilai kepada
pelanggan”.
 Martyn Ould, BPM: A Rigorous Approach: “(BPM adalah) manajemen dari
serangkaian kegiatan yang koheren yang dilakukan secara berkelompok untuk
mencapai sebuah tujuan”.
 Marlon Dumas, et al., Fundamentals of BPM: “BPM adalah seni dan keilmuan untuk
mengawasi bagaimana pekerjaan dibentuk di dalam organisasi dan memanfaatkan
peluang peningkatan”.
 IBM: “BPM merupakan disiplin yang memanfaatkan perangkat lunak dan layanan untuk
memberikan visibilitas total ke dalam organisasi. Memetakan, mendokumentasikan,
otomatisasi, dan perbaikan proses bisnis secara terus menerus untuk meningkatkan
efisiensi dan mengurangi biaya”.
 Association for Information and Image Management: “BPM adalah cara untuk
melihat dan kemudian mengontrol proses yang ada dalam suatu organisasi. Hal ini
adalah sebuah metodologi yang efektif untuk digunakan pada saat krisis untuk
memastikan bahwa proses-proses dapat berjalan secara efisien sehingga akan
menjadikan organisasi menjadi lebih baik dan efisien.”
 BPM Institute, “What is BPM Anyway? BPM Explained”: “(BPM adalah) proses
pengelolaan proses bisnis Anda; disiplin manajemen; teknologi atau seperangkat

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

3 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
 teknologi; kerangka pengembangan aplikasi yang cepat. BPM adalah proses dan disiplin
manajemen.”
 Paul Harmon, 2005: “(BPM adalah) disiplin manajemen yang menitikberatkan pada
perbaikan performa perusahaan melalui pengelolaan proses bisnis”.

Masih cukup banyak definisi terkait BPM yang bisa disajikan untuk memberikan pemahaman
tentang istilah BPM ini. Namun demikian untuk merangkum tentang makna BPM ini bisa
menggunakan definisi:
Business Process Management (BPM) merupakan sebuah disiplin yang melibatkan
perpaduan antara pemodelan, otomasi, eksekusi, pengawasan, pengukuran, dan
optimasi dari rangkaian aliran aktivitas bisnis untuk mendukung tercapainya tujuan
perusahaan serta melibatkan seluruh karyawan, pelanggan, dan mitra.

Definisi tersebut disusun cukup singkat namun padat untuk memberikan gambaran secara
utuh terkait dengan aspek bisnis dan teknologi. Terdapat beberapa penjelasan berdasarkan
definisi yang telah disusun seperti di atas, yaitu:
 BPM merupakan sebuah disiplin: Sesuatu yang dapat dipraktekkan; BPM merupakan
sesuatu yang dapat dikerjakan, bukan merupakan sesuatu yang dibeli dan dimiliki.
 Business bermakna menjadi “busy” atau terlibat dalam sebuah urusan yang berdampak
kepada sesuatu yang bersifat komersial dan menghasilkan keuntungan. Sebuah bisnis
dibangun untuk menghasilkan value yang dapat dinikmati oleh pelanggan.
 Proses berarti sebuah rangkaian aktivitas bisnis untuk meraih sebuah tujuan.
 Seseorang yang mengerjakan BPM harus mempertimbangkan suatu proses pada ruang
lingkup pekerjaan bisnis yang saling terkait untuk memenuhi tujuan bisnis.
 Pemodelan berarti bahwa mereka terlibat dalam identifikasi, pendefinisian, dan membuat
sebuah proses lengkap yang mudah dipahami oleh orang yang terlibat dalam proses
tersebut.
 Otomasi mengacu kepada pengaturan pekerjaan atau aktivitas pada sebuah proses
yang dilakukan oleh teknologi.
 Eksekusi berarti menjalankan proses termasuk di dalamnya adalah otomasi proses.
 Pengawasan bermakna memastikan bahwa aliran aktivitas yang dikerjakan pada proses
telah sesuai dengan yang ditetapkan.
 Pengukuran berarti bahwa terdapat sebuah mekanisme untuk melakukan penilaian
(kuantitatif) terhadap beberapa parameter bagaimana sebuah proses dijalankan dengan
baik dan benar.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

4 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
 Optimasi berarti melakukan upaya untuk memperbaiki kualitas proses yang telah
dijalankan sesuai dengan konteks yang diinginkan, misal waktu, biaya, risiko, dll.

Pemahaman Proses
Setiap organisasi baik itu non-profit maupun yang berorientasi profit pasti mempunyai
sejumlah proses yang mesti dikelola. Pada umumnya sebuah perusahaan mempunyai
beberapa proses yang saling terkait antara satu dengan yang lain untuk menghasilkan
sebuah tujuan khusus, diantaranya:
 Order-to-Cash: proses ini dijalankan oleh pihak pemasok saat terjadi pesanan barang
dari pelanggan. Proses dimulai pada saat pelanggan mengirimkan order pembelian
sebuah produk atau layanan dan diakhiri saat terjadinya pembayaran atas barang yang
telah dikirim ke pelanggan. Aktivitas-aktivitas yang berkenaan dengan Order-to-Cashini
meliputi verifikasi order pembelian, pengiriman, invoicing, dan penerimaan pembayaran.
 Quote-to-Order: merupakan rangkaian proses yang diperlukan untuk melengkapi
proses Order-to-Cash jika diperlukan. Proses ini dimulai dari adanya permintaan dari
pelanggan kepada pemasok untuk memberikan penawaran harga hingga diakhiri
dengan adanya permintaan pembelian dari pelanggan. Mekanisme ini memerlukan
rantai yang agak panjang dan biasanya diperlukan untuk kebutuhan tertentu, misal
penawaran harga barang yang dibutuhkan dalam jumlah dan spesifikasi khusus.
Mekanisme Quote-to-Order dapat dimodifikasi menjadi Quote-to-Cash.
 Procure-to-Pay: beberapa proses yang dibutuhkan untuk memenuhi keperluan
pengadaan barang yang akan digunakan dalam menghasilkan sebuah produk atau
layanan. Rangkaian proses ini biasanya dimulai dari permintaan barang, selanjutnya
diteruskan ke proses pembelian barang ke pemasok, penerimaan barang, pemrosesan
tagihan dari pemasok, dan diakhiri dengan pembayaran atas pembelian yang telah
dilakukan.
 Issue-to-Resolution: proses tipe ini dimulai ketika ada pelanggan yang menyampaikan
permasalahan atau keluhan atas produk atau layanan yang diterimanya. Status proses
ini dinyatakan selesai jika adanya kesepakatan antara pihak pelanggan dan penyedia
bahwa permasalahan atau keluhan tersebut berhasil ditangani. Claim-to-
Resolution merupakan varian dari proses ini yang biasa ditemukan dalam industri
asuransi ketika sebuah klaim diterima.
 Application-to-Approval: proses yang bersifat umum dengan menggunakan pola
permintaan persetujuan dari pihak-pihak terkait. Biasanya Application-to-Approval ini
digunakan di organisasi layanan publik seperti pemerintahan dalam memberikan
layanan kepada warga, bisnis, maupun antar instansi pemerintahan.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

5 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
 Record-to-Report: aktivitas-aktivitas yang bertujuan untuk menghasilkan laporan-
laporan dari data yang telah dicatat dan direkam guna keperluan analisis lebih lanjut.
 Hire-to-Retire: sejumlah proses yang mengatur pengelolaan sumber daya manusia
secara menyeluruh mulai dari rekrutmen, pelatihan, penempatan, promosi, mutasi,
pemberian kompensasi, penilaian kinerja, hingga pensiun atau pengunduran diri.
 Plan-to-Produce: rangkaian proses penjualan hingga perencanaan produksi guna
menghasilkan produk maupun layanan yang siap diserahkan kepada pelanggan. Proses
ini relevan dengan kebijakan perusahaan yang menerapkan konsep Made-to-Order.
 Plan-to-Inventory: proses-proses yang berhubungan dengan prediksi penjualan dan
manajemen persediaan (terkadang juga produksi) guna mengantisipasi kebutuhan
pelanggan yang sifatnya Made-to-Stock.
 Idea-to-Offering: sejumlah proses yang berhubungan dengan riset dan pengembangan
atas sebuah gagasan baru atau inovasi guna ditawarkan ke pelanggan.
 Market-to-Order: merupakan proses-proses terkait aktivitas pemasaran hingga terjadi
penjualan, termasuk di dalamnya edukasi, promosi, publikasi, penentuan harga jual,
penawaran, distribusi, dan penjualan.

Berikut salah satu contoh implementasi proses Procure-to-Pay di sebuah perusahaan.

PT PMMP Tbk merupakan perusahaan eksportir udang dengan tujuan utama ke Amerika
Serikat. Untuk memenuhi kebutuhan permintaan pelanggan luar negeri, PT PMMP Tbk
memerlukan udang dari beberapa penyedia dalam negeri. Proses bisnis yang ditetapkan
perusahaan untuk menangani pengadaan udang ini antara lain: Proses permintaan
pembelian, proses perintah pembelian, proses timbang pembelian, proses faktur pembelian,
dan proses pembayaran pembelian.

Ketika bagian produksi menerima order produksi dari sales, selanjutnya akan memeriksa
apakah ada persediaan udang di gudang yang sesuai dengan pesanan pelanggan. Jika
tidak ada persediaan, selanjutnya bagian produksi akan menjalankan proses permintaan
pembelian. Proses ini melibatkan bagian pemohon dan pembelian. Bagian pembelian
selanjutnya akan membuatkan perintah pembelian (Purchase Order/PO) kepada pemasok
setelah mendapatkan persetujuan dari bagian keuangan.

Udang yang dipesan dari pemasok selanjutnya tiba di pabrik. Bagian penerimaan
selanjutnya menjalankan proses timbang pembelian untuk mencatat berat udang yang
dikirim oleh pemasok. Proses selanjutnya adalah memindahkan udang ke penampungan
sementara sebelum masuk ke bagian produksi.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

6 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
Setelah dokumen serah terima barang dari pemasok ke perusahaan ditandatangani, maka
pemasok akan mengirimkan invoice yang berisikan nominal pembayaran yang harus
dipenuhi oleh pihak perusahaan sebagai pembeli. Invoice yang diterima dari pemasok
selanjutnya akan menjadi masukan pada proses faktur pembelian untuk dijadikan dasar
eksekusi pembayaran.

Pihak perusahaan selanjutnya dapat melakukan penjadwalan pembayaran atas faktur yang
telah diproses sebelumnya dengan menjalankan proses pembayaran. Mekanisme
pembayaran ditentukan oleh Business Rule yang dibuat, misal berapa kali pembayaran atas
satu invoice dilakukan, melibatkan pihak mana saja untuk mendapatkan persetujuan
pembayaran, dan seterusnya.

Setelah dilakukan pembayaran secara lengkap, maka siklus Procure-to-Pay dapat dikatakan
telah selesai. Pihak perusahaan tidak lagi mempunyai tanggungan kepada pemasok. (
PT PMMP Tbk merupakan salah satu customer RetGoo dalam otomasi proses bisnis sejak
tahun 2015).

Proses utama pada Procure-to-Pay ini terkadang membutuhkan dukungan dari beberapa
proses lainnya, misal proses pengembalian barang, proses komplain, proses penilaian
pemasok, dan lain sebagainya. Setiap perusahaan mempunyai Business Policy berbeda-
beda terkait Procure-to-Pay ini, walaupun siklus utama bisa jadi sama. Ada perusahaan
yang menetapkan kebijakan pembelian tunai tanpa perlu menerbitkan Purchase
Order (PO) kepada pemasok. Tentu saja desain siklusnya juga perlu dimodifikasi
menyesuaikan dengan kebutuhan pengadaan barang.

Cukup banyak perusahaan terutama pelaku bisnis UKM yang tidak menerapkan
kebijakan Value Chain Pengadaan Barang seperti yang dijelaskan di atas. Mayoritas mereka
menerapkan proses pengadaan barang secara sederhana dan tidak standar. Bahkan proses
pengadaan tersebut cenderung menyimpan peluang terjadinya fraud yang tentu saja dapat
merugikan perusahaan. Penerapan kebijakan pembayaran atas pembelian barang pun juga
rawan terjadinya kecurangan; ketidaksesuaian pembayaran atas barang yang diterima
dengan pesanan pembelian, adanya ‘permainan’ antara pihak pembeli dan pemasok,
pembayaran yang melewati jatuh tempo sehingga terkadang menimbulkan pinalti sesuai
dengan kesepakatan, dan lain sebagainya.

Pemahaman atas proses-proses yang digunakan di dalam perusahaan mutlak wajib dikelola
dengan baik. Manajemen proses yang buruk akan mengakibatkan miskomunikasi dan

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

7 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
miskoordinasi, meningkatkan inefisiensi perkerjaan, menyebabkan biaya tinggi, dan
sederetan masalah operasional lainnya.

Pemetaan terhadap proses yang berjalan di perusahaan juga wajib dilakukan. Tidak boleh
dibiarkan adanya proses yang tidak dikelola dan ditetapkan oleh perusahaan. Jangan
biarkan ada aktivitas ‘liar’ yang berjalan di perusahaan. Semua aktivitas pada dasarnya akan
mengandung biaya dan biaya yang timbul mestilah bisa dikontrol atau dikendalikan.

Komponen Proses
Contoh ilustrasi proses di atas menjelaskan bahwa proses terdiri atas rangkaian kejadian-
kejadian (events) dan aktivitas-aktivitas (activities) yang saling terkait satu dengan
lainnya. Event bermakna bahwa sesuatu telah terjadi dan memicu jalannya sebuah proses.
Pada contoh di atas menunjukkan sebuah eventsaat PT PMMP Tbk menerima order
pembelian dari pelanggan.

Activity dapat merujuk ke sebuah aktivitas atau pekerjaan yang bisa dilakukan oleh
manusia, mesin, atau sistem. Activity terkecil biasa disebut dengan Task. Sebagai contoh,
saat udang yang dikirim oleh pemasok datang di pabrik, maka proses timbang
pembelian pun dijalankan. Ada beberapa aktivitas dalam proses timbang pembelian
tersebut, diantaranya: memindahkan udang dari truk ke ruangan penimbangan,
penimbangan udang, pencatatan hasil timbangan, pemindahan udang ke bak
penampungan. Pencatatan hasil timbangan ini bisa disebut dengan Task, sebuah aktivitas
yang tidak dapat dipecah lagi.

Sedangkan penimbangan udang sendiri membutuhkan prosedur khusus agar hasil

timbangan presisi, misal memastikan bahwa tidak ada barang lain selain udang yang akan
ditimbang, memastikan tidak ada air yang masih tertinggal di bak penimbangan, memastikan
alat ukur telah siap sebelum penimbangan, dan seterusnya – rangkaian ini biasa disebut
dengan sebuah Activity.

Aliran rangkaian aktivitas dalam sebuah proses terkadang mempunyai percabangan, misal
dalam proses timbang pembelian, berat total timbangan ternyata kurang dari jumlah
pesanan pembelian. Apalagi jika terjadi selisih yang cukup banyak antara hasil
penimbangan dengan pesanan pembelian. Proses bisnis yang ditetapkan mengatur
penanganan jika jumlah timbangan tidak sesuai (lebih atau kurang), apakah udang yang
sudah ditimbang tersebut dikembalikan ke pemasok atau diterima dengan sejumlah catatan.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

8 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
Sebuah proses agar bisa berjalan dengan baik dan benar terkadang juga memerlukan
keterlibatan sejumlah Actor (manusia, organisasi, atau sistem software yang bertindak
seolah-olah seperti manusia), objek fisik (peralatan, material, produk, dokumen kertas)
maupun objek non-fisik (dokumen elektronik atau catatan elektronik). Sebagai contoh,
proses timbang pembelian udang melibatkan dua partisipan, yaitu bagian pemindahan
udang dan penimbangan udang. Proses ini juga memerlukan objek fisik
berupa peralatan untuk keperluan penimbangan udang, yaitu berupa alat timbangan. Selain
itu, proses timbang pembelian membutuhkan dokumen yang dibutuhkan, bisa berupa Surat
Jalan, Invoice, Hasil Timbangan, dan lain sebagainya.

Setiap proses memerlukan sejumlah masukan (Input) yang dibutuhkan untuk menghasilkan
keluaran (Output) yang diharapkan. Pada contoh timbang pembelian di atas,
maka input yang dibutuhkan adalah udang dan dokumen-dokumen yang menyertainya.
Sedangkan output yang dihasilkan adalah catatan hasil timbangan udang yang memenuhi
persyaratan sesuai yang tertera pada Purchase Order. Spesifikasi inputan yang dibutuhkan
oleh setiap proses mesti jelas dan pasti, tidak boleh tidak, agar dihasilkan keluaran yang
sesuai dengan harapan.

Proses yang baik akan menghasilkan suatu value yang dapat memuaskan pihak pelanggan,
baik itu internal maupun eksternal. Idealnya, jalannya proses wajib dipantau atau diawasi
agar sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Selain itu, jalannya proses juga wajib
dianalisis untuk keperluan perbaikan berkelanjutan.

Perbaikan proses bisnis ini melibatkan banyak keilmuan dan skil yang saling terkait agar
dapat mewujudkan Operational Excellencedi perusahaan. Beberapa keilmuan yang perlu
diketahui dan dipelajari untuk mendukung BPM ini antara lain: Total Quality
Management (TQM) yang mempunyai fokus pada perbaikan berkelanjutan untuk menjaga
kualitas produk dan layanan agar tetap standar; Manajemen Operasional untuk melengkapi
pengetahuan operasional dari aspek pengelolaan fisik dan fungsi, seperti teori probabilitas,
teori antrian, analisis keputusan, pemodelan matematika, teknik simulasi, dan
seterusnya; Lean dengan salah satu prinsipnya untuk mengurangi waste dan tindakan
inefisiensi lainnya; Six Sigma untuk membantu meminimalkan produk cacat atau tidak
sesuai, pengukuran kinerja, dan prinsip-prinsip lainnya.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

9 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
Prinsip Proses Bisnis
Prinsip 1 – Proses Bisnis merupakan Aset.
Proses bisnis merupakan pusat dari aktivitas operasional organisasi untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan. Proses bisnis dapat dipandang sebagai aset perusahaan yang
bersifat intangibleatau tak berwujud. Sukses tidaknya operasional bisnis sebuah
perusahaan tergantung kepada bagaimana proses bisnis didesain dan dieksekusi dengan
baik. Cukup banyak perusahaan yang melakukan investasi dalam rangka untuk
memperbaiki proses bisnis agar lebih baik lagi dalam menghasilkan valuesesuai ekspektasi
pelanggan.

Prinsip 2 – Proses Bisnis semestinya dikelola.

Sebagai sebuah aset, proses bisnis wajib dikelola dengan baik dan benar oleh perusahaan.
Pengelolaan proses bisnis ini meliputi pengawasan, pengendalian, pengukuran, dan analisis
agar hasil atau keluaran dari proses bisnis terjaga mutunya demi kepuasan pelanggan.
Proses bisnis yang dibiarkan tidak terurus akan menimbulkan kekacauan dan biaya tinggi.

Prinsip 3 – Proses Bisnis semestinya diperbaiki secara terus-menerus.

Proses bisnis sifatnya dinamis, artinya proses bisnis bisa jadi berubah menyesuaikan
dengan perkembangan kondisi bisnis yang menyertainya. Proses bisnis yang baik harus
mampu beradaptasi dengan setiap perubahan, baik yang disebabkan dari internal maupun
eksternal. Proses bisnis yang statis sepanjang masa tidaklah baik, organisasi terus
bertumbuh, dan tentu saja proses-proses yang menyertainya pun juga wajib menyesuaikan.
Perbaikan berkelanjutan mesti menjadi roh untuk selalu memperbaiki proses. Perbaikan ini
merupakan aktvitas yang tidak pernah berakhir sepanjang perusahaan terus bertumbuh.

Prinsip 4 – Teknologi Informasi sebagai motor penggerak.

Penggunaan teknologi informasi terkini sangat diperlukan untuk memaksimalkan jalannya
proses bisnis yang telah ditetapkan. Pemilihan teknologi yang mampu melakukan otomasi
proses bisnis merupakan solusi tepat dan bijak agar jalannya proses bisa dipantau dan
dikendalikan secara transparan serta mendukung kolaborasi antar partisipan yang terlibat
dalam sebuah proses. Teknologi informasi sudah semestinya membantu mewujudkan
sebuah sistem yang transparan, kolaboratif, dan adaptif terhadap setiap perubahan yang
ada.

Organisasi yang fokus kepada proses

Hampir mayoritas organisasi atau perusahaan lebih fokus kepada struktur fungsional. Hal
ini berarti terjadi pengelompokkan atas fungsi-fungsi yang saling terkait satu sama lainnya

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
ke dalam sebuah unit tertentu, misal departemen atau divisi. Contoh pengelompokkan
fungsi tersebut antara lain akuntansi, human resources, customer service, produksi, gudang,
dan lainnya.

Pendekatan pengelolaan operasional perusahaan dengan menggunakan

konsep fungsional sudah tidak relevan lagi di zaman sekarang atau dengan kata lain bisa
dikatakan merupakan manajemen tradisional. Pendekatan fungsional mengacu kepada
struktur vertikal pada organisasinya. Cukup banyak kekurangan yang dimiliki perusahaan
yang menerapkan Business Function jika dibandingkan perusahaan yang berorientasi
pada Business Process, diantaranya:
 Struktur: perusahaan yang menerapkan Business Function struktur organisasinya
cenderung disatukan ke dalam kelompok departemen atau fungsi. Sedangkan Business
Process menerapkan sifat cross-functionalantar bagian di perusahaan. Hal ini
mengakibatkan eksekusi pekerjaan yang melibatkan beberapa bagian akan berjalan
lebih cepat, transparan, dan efisien.
 Aliran Kerja: pada perusahaan tradisional, aliran kerja tidak didefinisikan dengan baik.
Mereka menerapkan konsep yang penting hasil dapat dicapai tanpa memperhatikan
urutan aktivitasnya. Sedangkan perusahaan yang fokus pada proses, aliran atau urutan
pekerjaan didefinisikan dengan baik dan transparan. Dengan pengelolaan proses, maka
pekerjaan akan lebih mudah dijalankan tanpa timbul multi tafsir.
 Akuntabilitas: akuntabilitas pada perusahaan tradisional biasanya menganut
konsep top-down sesuai hirarki struktur organisasi yang dibuat. Garis tanggung jawab
dimulai dari atas hingga ke bawah, perusahaan juga menerapkan jalur birokrasi yang
cukup panjang untuk menangani sebuah pekerjaan. Sedangkan perusahaan berorientasi
proses, akuntabilitas didelegasikan kepada Process Ownerdan Process Participant. Hal
ini akan berdampak pekerjaan yang dilakukan akan lebih cepat dan bersifat horizontal,
melibatkan orang-orang antar fungsi atau departemen. Semua pihak yang terlibat
walaupun berbeda departemen akan dapat mengakses proses secara transparan.
 Batasan: perusahaan tradisional kental dengan urusan penyekatan pekerjaan. Satu
departemen terkadang tertutup dalam menjalankan aktivitasnya dan tidak ingin diketahui
oleh departemen yang lain. Hal ini tidak berlaku pada perusahaan yang fokus pada
proses, mereka akan bekerja sama antar departemen untuk menjalankan sebuah proses
secara terbuka dan menghilangkan batasan-batasan antar departemen.
 Pengetahuan: pengetahuan biasanya terkonsentrasi dan terkonsentrasi pada
perusahaan tradisional, kadang juga hanya mengandalkan kemampuan satu atau dua
individu. Melalui BPM, pengetahuan didokumentasikan, dibagi, dan didistribusikan
secara transparan ke orang-orang dalam perusahaan. Pengetahuan dikelola dengan

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

11 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id
 lebih baik melalui Knowledge Management untuk memastikan aset intellectual
property yang berharga dimiliki oleh perusahaan dan dapat diakses oleh orang-orang
yang membutuhkannya.
 Pengukuran: pengukuran performa di perusahaan tradisional dikelompokkan dan diatur
pada level unit atau departemen serta biasanya menggunakan model Key Performance
Indicator (KPI). Sedangkan perusahaan yang berorientasi proses, pengukuran performa
organisasi diambil dan dimonitor pada level proses bisnis yang memuat dan
menyediakan Leading, Proactive, dan Actionable Indicator dari sebuah trend di dalam
bisnis.
 Perbaikan: perbaikan performa yang dilakukan di perusahaan tradisional biasanya
bersifat lokal dan dilakukan secara terisolir di unit pekerjaan tertentu. Sedangkan
perusahaan yang menganut BPM, perbaikan performa dikelola sebagai serangkaian
sistem bisnis yang berkelanjutan dan perbaikan tersebut dilakukan tanpa pernah
berakhir.
 Pelanggan: perusahaan tradisional biasanya fokus kepada tipe pelanggan eksternal
saja, sedangkan pada perusahaan berorientasi proses menekankan kepuasan
pelanggan baik internal maupun eksternal.
 Standar Pemenuhan Aktivitas: standar pemenuhan (compliance) untuk manajemen
aktivitas yang digunakan oleh perusahaan tradisional menggunakan Standard Operating
Procedure (SOP) saja. Sedangkan perusahaan berorientasi proses, menekankan
kepada proses bisnis yang lebih mudah dipahami antar fungsional di dalam perusahaan
serta lebih cepat dibuat dan dikelola jika dibandingkan dengan SOP.
 Strategi: pengeksekusian strategi yang telah ditetapkan biasanya lebih sulit untuk
dilakukan pada perusahaan tradisional, hal ini disebabkan eksekusi bersifat lokal dan
tidak terkait dengan unit atau departemen lainnya. Sedangkan perusahaan yang
menganut BPM, eksekusi strategi jauh lebih mudah dilakukan. Semua pihak akan
dilibatkan dalam mengeksekusi strategi secara cross-functional, melalui Value
Chain yang diperlukan pada level operasional bisnis.

‘14 Pemodelan Proses Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning

12 Dosen Bambang Sukowo, S.Kom, MM http://www.mercubuana.ac.id