Pengantar

Topik ini mungkin sudah dianggap usang atau dianggap sangat bersifat “basic” atau
elementer bagi beberapa praktisi manajemen sumber daya manusia. Mereka berpendapat
bahwa topik ini, termasuk cara menulis uraian jabatan yang “baik” sudah menjadi
keterampilan yang melekat bagi mereka yang bekerja dalam bidang MSDM. Tapi apakah
dalam kenyataannya memang demikian? Pengalaman penulis menunjukkan bahwa masih
banyak praktisi manajemen SDM belum mempunyai pemahaman yang cukup tentang “Job
Description” termasuk cara menulisnya. Lupakan tentang mereka yang termasuk dalam
kelompok manajer lini/operasional.
Uraian Jabatan atau yang barangkali lebih dikenal dengan sebutannya dalam bahasa
Inggris “Job Description” pada dasarnya adalah sebuah dokumen tertulis formal/resmi dalam
bidang pengelolaan dan pendayagunaan sumber daya manusia yang dibuat bukan hanya di
dalam lingkungan perusahaaan tetapi juga di institusi pemerintahan dan organisasi lain.
Dokumen yang dinamai Uraian Jabatan tersebut menggambarkan, menguraikan dan
menjelaskan tentang sebuah jabatan/pekerjaan yang ada dalam perusahaan atau organisasi
tersebut. Kata “Description” dalam Job Description memang sebenarnya berarti “gambaran”
dan berasal dari kata “to describe” yang berarti menggambarkan/menjelaskan. Tetapi, di
Indonesia sendiri istilah yang digunakan adalah “Uraian Jabatan” dan bukan “Gambaran
Jabatan/Pekerjaan”.

Kegunaan/Manfaat Uraian Jabatan

Pada dasarnya, bila sebuah organisasi khususnya perusahaan memutuskan untuk
membuat Uraian Jabatan untuk semua pekerjaan/jabatan karena punya tujuan tertentu. Tujuan
dari pembuatan Uraian Jabatan bisa diketahui atau tergambar dalam salah satu dari 6 (enam)
kegunaan utama Uraian Jabatan yang akan disebutkan dan diuraikan di bawah ini. Bisa juga
merupakan kombinasi dari 2 (dua) atau beberapa di antaranya. Kegunaan-kegunaan utama
Uraian Jabatan adalah di bawah ini:
1. Sebagai Panduan Kerja. Uraian Jabatan akan menjadi pegangan bagi
karyawan/pegawai yang menduduki jabatan atau melaksanakan pekerjaan yang dapat
dijadikannya acuan dan rujukan setiap saat. Panduan tersebut umumnya bermanfaat
untuk pegawai baru yang baru diangkat ke sebuah posisi/jabatan tertentu. Sebuah Uraian
Jabatan yang disiapkan dengan baik akan dapat menjadi panduan untuk melatih dan
membimbing pegawai baru.
2. Sebagai Dasar Untuk Program Evaluasi Jabatan. Bila perusahaan akan menentukan
“nilai” atau bobot dari tiap pekerjaan melalui proses Evaluasi Jabatan maka sumber
informasi lengkap tentang sebuah pekerjaan/jabatan yang akan dievaluasi adalah Uraian
Jabatan untuk pekerjaan/jabatan tersebut. Uraian Jabatan yang dibuat dengan akurat dan
rapi akan sangat membantu kelancaran dan akurasi dari hasil kegiatan Evaluasi Jabatan.
3. Standar atau Acuan Untuk Menilai Kinerja Karyawan. Sebuah Sistem Penilaian
Kinerja karyawan yang baik harus didukung oleh sebuah Uraian Jabatan yang tepat.
Untuk keperluan ini maka dalam Uraian Jabatan yang dibuat harus juga mencantumkan
bidang-bidang kerja di mana karyawan pemegang jabatan ini harus mengkontribusikan
hasil kerja dan indikator yang akan digunakan.
4. Acuan Untuk Kompetensi Pemegang Jabatan. Sebuah Uraian Jabatan akan menjadi
panduan atau acuan untuk menentukan pengetahuan apa saja, keahlian/keterampilan
seperti apa yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan untuk mampu memangku jabatan
tersebut dengan sukses. Pengetahuan dan keahlian tersebut biasanya dimuat dalam
Uraian Jabatan di bawah “heading”/judul “Persyaratan Jabatan”. Persyaratan Jabatan
tersebut berguna sebagai dasar untuk proses seleksi pegawai baru dalam proses
rekrutmen.
5. Sebagai Dasar Untuk Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan. Dengan berdasarkan
“Persyaratan Jabatan” yang disebut dalam kegunaan no. 4 maka perusahaan dapat
melakukan “asesmen” (penilaian) terhadap seorang pemegang jabatan apakah ia sudah
mencapai semua Persyaratan Jabatan yang telah ditetapkan. Kesenjangan antara
persyaratan jabatan yang ditetapkan dengan pengetahuan dan kemampuan/keahlian yang
harus dimiliki pemegang jabatan dapat dijadikan sumber untuk semua pelatihan yang
ditetapkan.
6. Untuk Dasar Bagi “Audit” Organisasi dan Tata Kerja. Kegunaan terakhir dari
sebuah Uraian Jabatan adalah sebagai dasar yang dapat digunakan bagi peninjauan ulang
Struktur Organisasi. Dengan mempelajari uraian-uraian jabatan yang ada, seorang ahli
dalam perancangan struktur organisasi ini akan dapat meneliti lebih mendalam tentang
tentang kemungkinan melakukan efisiensi dalam organisasi. Usaha tersebut misalnya
melalui program ‘Pengayaan Jabatan” (Job Enrichment) dengan menambah jumlah
tugas, tanggung jawab pada sebuah jabatan atau penyempurnaan atau perubahan pada
tata cara pelaksanaan sebuah pekerjaan.
Bentuk Dan Isi Uraian Jabatan
Dengan memperhatikan kegunaan-kegunaan sebuah Uraian Jabatan bagi sebuah
perusahaan yang diuraikan di atas maka adalah tepat dan wajar bila sebuah perusahaan,
apalagi perusahaan besar yang mempunyai struktur organisasi yang besar melaksanakan
pembuatan Uraian Jabatan tersebut. Uraian Jabatan yang akan dibuat haruslah mengikuti
“format”/bentuk tertentu dan berisi informasi tepat dan akurat yang diperlukan. Informasi apa
yang harus berada dalam sebuah Uraian Jabatan sebenarnya tergantung pada
Tujuan/Kegunaan dari pembuatan Uraian Jabatan tersebut (lihat bagian sebelumnya)
Dokumen Uraian Jabatan tersebut tidak menguraikan atau menggambarkan sebuah
pekerjaan/jabatan secara bebas seperti sebuah surat pribadi tetapi mengikuti bentuk/format
dan struktur tertentu. Penggunaan format atau bentuk tertentu tersebut tujuannya adalah agar
mereka yang membacanya dengan mudah dapat mengenali bagian-bagian atau elemen dari
sebuah pekerjaan. Nama-nama elemen tersebut biasanya dijadikan “judul-judul” (heading)
standar dalam Uraian Jabatan yang telah ditulis tersebut. Elemen-elemen yang ditonjolkan
dalam sebuah Uraian Jabatan adalah tergantung pada tujuan atau kegunaan dari penulisan
Uraian Jabatan tersebut. Sebuah Uraian Jabatan yang ditulis untuk menjadi panduan kerja
bagi pemegangnya akan berisi elemen-elemen yang mungkin tidak diperlukan bila Uraian
Jabatan tersebut hanya akan digunakan untuk tujuan Evaluasi Jabatan.
Isi sebuah Uraian Jabatan berkisar dari yang hanya berisi Identitas Jabatan dan tugas-
tugas yang harus dilakukan sampai yang sangat lengkap. Contoh Uraian Jabatan
“mini” adalah yang dibuat untuk keperluan keperluan ISO 9000 yang biasanya benar-benar
sangat “generik” sedangkan contoh yang sangat lengkap adalah “Manual atau Panduan Kerja
Operasional” untuk tenaga pelaksana operasi tertentu. Sebuah contoh “Format” sebuah
Uraian Jabatan yang “standar” dapat disebut sebagai Uraian Jabatan yang sudah bersifat
“multi purpose” yang artinya sudah dapat memenuhi semua tujuan dapat ditemukan sebagai
lampiran. Kalimat-kalimat di dalam kurung adalah penjelasan untuk “judul” yang tertulis
sebelumnya.

SIAPA YANG HARUS MEMBUAT URAIAN JABATAN?

Sebuah Uraian Jabatan seharusnya dibuat oleh mereka yang menggagas untuk
menciptakan jabatan tersebut. Merekalah yang seharusnya mengetahui untuk apa jabatan
tersebut diadakan (Tujuan Jabatan), tugas-tugasnya, dan lain sebagainya. Apabila ia
memerlukan bantuan ia dapat meminta seorang tenaga spesialis dari bagian SDM untuk
membantu menulisnya. Pada tingkatan senior seringkali pemegang jabatan diminta membuat
Uraian Jabatannya sendiri setelah memperoleh petunjuk dari atasannya tentang Tujuan
Jabatannya dan butir-butir yang penting lainnya. Peran Departemen SDM adalah membantu
membuatkan sebuah “Format” Uraian Jabatan yang tepat yang memenuhi tujuan dari
pembuatan uraian jabatan tersebut.

ANALISIS JABATAN DAN KAITANNYA DENGAN URAIAN JABATAN

Selama ini, bila mendefinisikan analisis jabatan dalam bahasa Indonesia memang ada
sedikit kerancuan, karena kata Analisis “Jabatan” telah diterima luas sebagai terjemahan dari
istilah dalam bahasa Inggris “Job” analisis. Kata “Job”sendiri sebenarnya berarti
“pekerjaan”, sedang “jabatan” dalam konteks organisasi adalah “position” (posisi).
Kepmenakertrans No. 49/2004 menjelaskan bahwa “jabatan adalah sekumpulan
pekerjaan” tetapi buku panduan (handbook) yang dikeluarkan oleh Alexander Hamilton
Institute (1984) menjelaskan sebaliknya. Di situ dijelaskan bahwa “I” atau “pekerjaan”
adalah “a group of position that are nearly identical with regard to the significant tasks
performed”.Dalam konteks ini, “position” diartikan sebagai: “ a collection of
tasks (kumpulan dari tugas-tugas) sufficient to justify the employment of one worker full
time.” Penjelasannya kira-kira, misalnya “satuan pengamanan” adalah sebuah “job”
(pekerjaan) dan “Satpam Lapangan” adalah sebuah “position” (jabatan). Dalam praktik
sebenarnya kerancuan itu tidak terlalu menyulitkan dan perbedaan definisi itu tidak pernah
dipersoalkan.
Analisis Jabatan adalah sebuah kegiatan atau proses manajemen yang paling sering
dipahami secara keliru, dianggap rendah, dan seringkali dilaksanakan dengan asal-asalan.
Richard L. Henderson, Profesor Emiritus, Georgia State University (1994) menyatakan
bahwa bahkan di Amerika Serikat pun, di mana teknik-teknik manajemen modern banyak
dikembangkan, kegiatan analisis jabatan ini baru mendapat perhatian yang cukup besar dari
manajemen, mahasiswa dan praktisi manajemen sumber daya manusia setelah
diberlakukannya Equal Employment Opportunity Act(Undang-undang Anti Diskriminasi
dalam Hubungan Kerja) yang cukup keras itu. Perusahaan yang menjadi khawatir dituduh
melakukan diskriminasi kepada pekerja mereka merasa perlu sangat berhati-hati dalam
menerapkan segala teknik dan metode dalam manajemen sumber daya modern. Terutama
dalam proses seleksi untuk rekrutmen dan promosi, mereka merasa perlu mendukung semua
keputusan mereka dengan data dan fakta yang pasti. Data dan fakta tentang sebuah pekerjaan
termasuk persyaratannya harus dihasilkan melalui sebuah proses yang disebut Analisis
Jabatan.
 Dengan menggunakan sejumlah metode dan instrumen sebuah kegiatan Analisis
Jabatan akan mengumpulkan dan menyeleksi data tentang sebuah pekerjaan dan
mengkonversikannya menjadi fakta-fakta yang akan berguna untuk berbagai tujuan
organisasi yang bermanfaat. Semua fakta dan informasi yang dikumpulkan melalui proses
analisis jabatan hanyalah yang terkait dengan pekerjaan/jabatan itu dan tidak mengenai
orang/karyawan/pegawai yang mengerjakan/menduduki jabatan itu. Selain itu,
berdasarkan fakta dan informasi yang tekumpul dan terkaji, dapat ditetapkan spesifikasi
dan persyaratan yang realistik yang harus dipenuhi oleh orang yang melaksanakan
pekerjaan/menduduki jabatan itu.
Di lingkungan perusahaan di Indonesia, Analisis Jabatan lebih banyak dilakukan
dalam kaitannya dengan penerapan sistem penggajian. Kegiatan besar yang pertama tetapi
dari seluruh proses pembuatan, perumusan atau penataan ulang kebijakan dan sistem
remunerasi adalah Analisis Jabatan. Kepmenakertrans Nomor 49 Tahun 2004 dan PP No.78
Tahun 2015 pun menetapkan demikian. Analisis Jabatan mencakup kegiatan mengidentifikasi
dan menggambarkan (dengan kata-kata) mengenai apa yang terjadi dalam sebuah pekerjaan
dan jabatan yang ada dalam sebuah organisasi. Baru sejak akhir tahun 2000an yaitu setelah
pemerintah menggalakkan program Reformasi Birokrasi, maka kegiatan Analisis Jabatan
dilakukan untuk tujuan-tujuan lain, misalnya usaha peningkatan efisiensi organisasi. Garis
besar kegiatan analisis jabatan dapat dijelaskan dengan gambar di bawah ini (bagi yang ingin
mendapat info lebih rinci tentang topik ini silakan baca buku saya: “Strategi dan Manajemen
Upah, Gaji dan Remunerasi” (Intipesan, 2016).
LAMPIRAN:

FORMAT URAIAN JABATAN/JOB DESCRIPTION – UMUM

1. IDENTITAS JABATAN/PEKERJAAN (Bagian ini memberikan identitas ringkas
tentang jabatan/pekerjaan yang diuraikan seperti tentang: nama jabatan tersebut (Job
Title), nama unit kerja (seksi/departemen/bagian) di mana jabatan tersebut berada dan
lokasinya).
 Nama Jabatan/Pekerjaan ini:

 Nama Pemegang Jabatan ini saat ini:

 Nama Unit Kerja (Seksi/Bagian):

 Divisi/Unit Usaha/Direktorat:

 Lokasi Kerja:
2. TANGGUNG JAWAB POKOK JABATAN/PEKERJAAN INI (Bagian ini adalah
ringkasan tentang jabatan ini. Ringkasan tersebut harus menjawab pertanyaan untuk apa
jabatan/pekerjaan ini diadakan?)
3. HUBUNGAN ORGANISASIONAL; (Bagian ini harus menggambarkan “tempat
berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi Perusahaan sekarang. Yang
harus digambarkan minimal adalah kotak berisi nama jabatan atasan dari jabatan ini,
kotak berisi nama jabatan ini kotak-kotak jabatan yang dibawahkan oleh atasan yang
sama, dan kotak-kotak jabatan di bawahnya/bawahannya. Bila ia tidak mempunyai
bawahan maka kotak yang di atasnya harus digambarkan minimum 2 susun yaitu
atasannya dan atasan dari atasannya)
4. TUGAS-TUGAS YANG HARUS DIKERJAKAN DALAM JABATAN/
PEKERJAAN INI. (Dalam Bagian ini harus dijelaskan/dirinci tugas-tugas yang harus
dilakukan oleh pemegang jabatan yang dikelompokkan dalam sub judul;
4.a. Tugas-tugas rutin; Untuk tenaga pelaksana tugas-tugas rutin adalah yang harus
dilakukan secara terus menerus tiap hari/tiap minggu. Bagi tenaga manajerial
mungkin tiap bulan, maupun tiap semester dan tiap tahun misalnya untuk
menetapkan sasaran kerja, melakukan pembuatan rencana kerja dan
melakukan evaluasi.)
4.b. Tugas-tugas Insidentil; yang dimaksud adalah tugas-tugas yang mungkin sekali-
sekali harus dilakukan walaupun tidak tercantum dalam Uraian Jabatan. Tiap
pemegang jabatan harus menerima kenyataan bahwa sebagai anggota dari
sebuah Team/Organisasi ia sewaktu-waktu dapat diminta dan harus bersedia
melakukan suatu tugas yang tidak tercantum dalam Uraian Jabatannya; yang
sebenarnya dapat berdampak baik bagi karirnya sendiri. Dalam hal tidak pasti apa
tugas-tugas tersebut maka ditulis saja: tugas lain yang diperintahkan oleh
atasan/perusahaan)
5. TANGGUNG JAWAB Pengawasan (Supervisi) Terhadap Orang Lain (Bagian ini
menjelaskan apakah Jabatan/Pekerjaan ini mempunyai tanggung jawab untuk
mengawasi/memimpin satu atau sekelompok orang/pegawai yang merupakan
bawahannya “langsung”. Butir 3 dari Uraian Jabatan ini (Hubungan Organisasional)
sebenarnya akan membantu memberikan gambaran yang diinginkan. Informasi
yang minimal perlu dicantumkan adalah hal-hal berikut: (1). nama jabatan yg diawasi
langsung dan jumlah jabatan tersebut, (2). jumlah orang yang menduduki tiap
jabatan/pekerjaan tersebut. Atau bila jabatan ini tidak punya anak buah/bawahan
 langsung tetapi ia mendapat tugas untuk membimbing karyawan lain yang bukan anak
buah maka perlu dituliskan juga. Bila kedua tanggung jawab tersebut tidak ada maka
dapat ditulis. TIDAK ADA).
6. TANGGUNG JAWAB DALAM UKURAN FINANSIAL (dalam Bagian ini,
informasi yang dapat dicantumkan adalah besarnya tanggung jawab yang dapat
diterjemahkan ke dalam ukuran finansial yang menjadi tanggung jawab sendiri atau
bersama dengan orang lain misalnya besarnya “omzet” penjualan, anggaran promosi,
nilai stok bahan baku/bahan pembantu/onderdil, anggaran pemeliharaan, pelatihan &
pendidikan, banyaknya uang tunai yang dikelola per hari/per bulan, dan lain-lain. Bila
tanggung jawab tersebut diemban bersama dengan Jabatan lain harus disebutkan nama
Jabatan tersebut, misalnya; biaya promosi adalah dikelola bersama oleh Bagian
Penjualan dan Bagian Promosi).
7. WEWENANG YANG DIMILIKI OLEH PEKERJAAN INI. (Informasi yang perlu
dimuat dalam Bagian ini adalah apakah Jabatan ini mempunyai/diberikan wewenang
untuk membuat keputusan atau mengambil tindakan dalam ruang lingkup bidangnya,
yang secara formal ditetapkan oleh perusahaan. Wewenang tersebut misalnya dalam hal
pembinaan bawahan; memberi peringatan, menilai prestasi kerja dll. Dan wewenang
untuk menyetujui penggunaan uang perusahaan seperti membeli sesuatu.)
8. HUBUNGAN-HUBUNGAN YANG HARUS DILAKUKAN (Setiap jabatan/pekerjaan
dalam sebuah organisasi perlu melakukan hubungan-hubungan/komunikasi dengan orang
lain dalam pelaksanaan tugas-tugasnya. Hubungan tersebut bisa dengan rekan-rekan
kerja yang setingkat, dengan atasan, bawahan, dengan karyawan setingkat atau yang
lebih senior dari unit kerja lain atau dengan orang-orang dari luar perusahaan, selama
urusannya tentang pekerjaan).
9. KARAKTERISTIK KHUSUS JABATAN. (Informasi yang dapat dicantumkan di sini
adalah keterangan dan fakta tambahan tentang hal-hal yang dianggap penting
menyangkut misalnya ruang lingkup tugasnya, tingkat kerumitannya; misalnya apakah
semua sudah diatur sehingga tidak perlu ada masalah atau justru pekerjaan ini
memerlukan inisiatif dan kreativitas dari pemegang jabatan sendiri, dan tantangan-
tantangan yang harus dihadapi. Semua informasi tersebut dijelaskan dalam bentuk
“narasi”/kualitatif)
10. PERSYARATAN JABATAN (Bagian ini diperlukan untuk menjelaskan tentang
persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan/pelaksana pekerjaan untuk
mampu melaksanakan tugasnya dengan sukses. Persyaratan ini lebih baik menjelaskan
apa yang karyawan tersebut harus; TAHU, MAMPU dan MAU melakukan dan
mengerjakan. Tetapi, masih banyak organisasi yang untuk mudahnya Uraian Jabatan
hanya mencantumkan persyaratan Tingkat Pendidikan Formal Terendah yang Harus
Pernah Ditempuh dengan Berhasil, plus Pendidikan Tambahan Khusus/Pelatihan Pra-
jabatan dan Pengalaman Kerja yang harus dimiliki.)