PUBLIKASI INFORMASI
GBN-P.09
No Dokumen : GBN-P.09
PROSEDUR PUBLIKASI
Terbiitan : 01
INFORMASI Revisi : 00
PT GRAHA BINA NAYAKA
Disahkan di:
Jakarta, 3 Januari 2019
Rumanti Sihombing
Direktur Utama
LEMBAR REVISI
URAIAN PERUBAHAN
NO. TAHAPAN REVISI TANGGAL TERBIT
KLAUSUL BAB/ SUB BAB
1. Awal Edisi Ke-1 1 Januari 2019 - -
Direktur .
…………………..
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN i
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN ii
CATATAN PERBAIKAN iii
DAFTAR ISI iv
1. TUJUAN 1
2. LINGKUP 1
3. ACUAN 1
4. DEFINISI 2
5. TANGGUNG JAWAB 3
6. URAIAN 3
6.1 Pengelolaan Informasi 3
6.2 Mekanisme Pemberian Informasi 5
6.3 Kerahasiaan Informasi 5
6.4 Komunikasi 7
6.5 Direktori Klien Tersertifikasi 7
6.6 Pemberitahuan Perubahan Oleh PT SIC 8
6.7 Pemberitahuan Perubahan Oleh Klien 8
2. LINGKUP
Prosedur ini mengatur proses penyedian informasi dan promosi oleh PT GBN yang
menjamin keakuratan dan kerahasiaan informasi mengacu pada peraturan
perundangan yang berlaku di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
3. ACUAN
3.1 ACUAN SNI DAN ISO
3.1.1 SNI ISO/IEC 17065:2012 tentang Penilaian Kesesuaian – Persyaratan untuk Lembaga
Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa.
3.1.2 SNI ISO/IEC 19011 : 2018 tentang Panduan Audit Sistem Manajemen
3.2.2 Peraturan Pemerintah No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No.
14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
3.2.3 Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi
Publik.
3.3.2 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 52 Tahun 2012 Tentang Sertifikasi
Kompetensi dan Sertifikasi Usaha di Bidang Pariwisata;
3.3.4 DPLS 18 Rev. 1 tahun 2018 tentang Persyaratan Tambahan Bagi Lembaga Sertifikasi
Usaha Pariwisata.
3.3.5 Peraturan Menteri Pariwisata Indonesia Nomor 1 Tahun 2016 jo Peraturan Menteri
Pariwisata No. 12 Tahun 2016 tentang Perubahan Peraturan Menteri Pariwisata No.
1 Tahun 2016 Tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Usaha Pariwisata.
3.3.6 Peraturan Menteri Pariwisata No. 10 tahun 2018 tentang Pelayanan Perizinan
Berusaha Terintegrasi Secara Elektronik Sektor Pariwisata.
3.4.1 Peraturan Menteri Agama No. 8 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Perjalanan
Ibadah Umroh.
3.4.2 Keputusan Dirjen Penyelenggaran Haji dan Umroh No. 337 Tahun 2018 Tentang
Pedoman Akreditasi Penyelenggaraan Perjalanan Ibadah Umroh.
3.4.3 DPLS 30 tanggal 31 Juli 2018 tentang Persyaratan Tambahan Bagi Lembaga Sertifikasi
Usaha Penyelenggaran Perjalanan Ibadah Umroh.
4. DEFINISI
4.1 Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang
mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang
dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan
format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara
elektronik ataupun nonelektronik.
4.2 Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim,
dan/atau diterima oleh siapapun yang berkaitan dengan suatu kegiatan PT SIC yang
sesuai dengan peraturan dan perundangan, serta informasi lain yang berkaitan
dengan kepentingan publik.
4.3 Publik adalah individu, kelompok individu, badan hukum, atau badan publik lainnya.
4.6 Informasi publik yang dikecualikan adalah apabila suatu informasi diberikan kepada
para pihak, dapat menimbulkan dampak negatif yang besar, atau apabila menutup
informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya
atau sebaliknya.
5. TANGGUNG JAWAB
5.1 Direktur Utama bertanggung jawab terhadap kesepakatan dan atau perjanjian yang
berkekuatan hukum dengan klien tentang pengamanan informasi yang bersifat
rahasia dan bertanggung jawab terhadap seluruh kebenaran informasi yang diakses
secara terbuka.
6. URAIAN
6.1 PENGELOLAAN INFORMASI
6.1.1 Setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses setiap saat oleh pengguna
informasi publik pada website …………….. termasuk konfirmasi keabsahan dari
sertifikasi yang diberikan.
6.1.2 Informasi pada website ……………. tidak terbatas hanya untuk segmen pasar tertentu,
melainkan dapat diakses oleh seluruh stakeholder dan calon pemohon yang tercakup
dalam ruang lingkup akreditasi.
(h) Direktori klien tersertifikasi, memuat ruang lingkup dan nomor register
sertifikat yang absah; dan
6.1.5 Untuk alasan keamanan, akses informasi dapat dibatasi (dikecualikan) atas
permintaan klien, kecuali diperlukan untuk mengungkap masalah hukum atas
permintaan pengadilan.
6.1.6 Informasi publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas, hanya dapat diberikan
kepada pemohon berdasarkan permintaan untuk mengungkap permasalahan hukum
atas permintaan pengadilan, dan atas persetujuan tertulis dari Direksi.
(a) Informasi tentang pelanggan yang diperoleh dari sumber selain pelanggan;
(b) Informasi yang apabila dipublikasikan dapat mengganggu kepentingan atas hak
kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha yang tidak sehat;
(f) Informasi yang apabila dipublikasikan dapat merugikan hubungan luar negeri;
(g) Informasi yang apabila dipublikasikan dapat mengungkap fakta otentik yang
bersifat pribadi ataupun wasiat seseorang;
6.2.1 Selain proses yang dirinci pada butir 6.1 di atas, informasi publik dapat disediakan
atas permintaan para pihak;
6.2.3 Kesekretariatan wajib mencatat nama dan alamat pemohon, dan deskripsi
permohonan pada formulir penerimaan permintaan informasi dan pengaduan
banding/keluhan ……………………. tentang Rekaman Permohonan Informasi.
6.2.5 Kesekretariatan memberikan respon tertulis sesuai hasil pembahasan (pada 6.2.3)
kepada pemohon:
(b) Keputusan penerimaan atau penolakan atas informasi yang diminta dengan
alasan yang jelas sesuai penjelasan butir 6.1.7 di atas.
(d) Biaya perbanyakan dan pengiriman serta cara pembayaran untuk memperoleh
informasi yang diminta;
6.3.1 PT GBN menjamin kerahasiaan informasi yang diperoleh atau dibuat selama
pelaksanaan kegiatan sertifikasi mengacu pada ketentuan berikut ini:
6.3.2 Seluruh informasi yang bukan menjadi wilayah publik, sebagaimana dirinci pada butir
6.1.7 di atas, harus diinformasikan terlebih dahulu kepada klien dan dituangkan di
dalam Perjanjian Sertifikasi.
6.3.3 Seluruh informasi harus dianggap rahasia, kecuali informasi yang disediakan klien
untuk publik mengacu pada butir 6.1.3 prosedur ini dan/atau informasi yang
diperbolehkan sesuai skema sertifikasi.
6.3.4 PT GBN akan akan memberikan informasi tentang sertifikat yang diberikan,
dibekukan atau dicabut sesuai klausul 6.1.3 huruf (f) kepada otoritas kompeten yang
relevan sesuai skema sertifikasi yaitu:
(b) Skema sertifikasi PPIU menyampaikan informasi 7 (tujuh) hari sejak tanggal
pembekuan atau pencabutan.
6.3.5 Kecuali disyaratkan dalam persyaratan: (a) SNI ISO/IEC 17065:2012, (b) SNI ISO/IEC
17021-1-1:2015, (c) persyaratan peraturan sesuai skema sertifikasi dan (d)
persyaratan seperti yang disebutkan dalam klausul 6.1.3 prosedur ini, informasi
mengenai klien atau individu tertentu tidak boleh dipaparkan kepada pihak ketiga
tanpa persetujuan tertulis dari klien atau individu yang berkepentingan.
6.3.6 Jika berdasarkan hukum PT GBN diminta untuk memberikan informasi yang bersifat
rahasia kepada pihak ketiga, klien atau individu yang berkepentingan harus
diberitahukan terlebih dahulu mengenai informasi yang diberikan kecuali yang diatur
oleh hukum.
6.3.8 Personel, termasuk setiap anggota komite, kontraktor, personel lembaga eksternal
atau individu yang bertindak atas nama PT GBN, harus menjaga kerahasiaan seluruh
informasi yang diperoleh atau dibuat selama pelaksanaan kegiatan sertifikasi.
6.3.9 PT GBN menyediakan dan menggunakan perlengkapan serta fasilitas yang menjamin
keamanan penanganan informasi yang bersifat rahasia berupa pernyataan
“perjanjian kerahasiaan dan deklarasi kepentingan” bagi semua personil yang terlibat
dalam kegiatan proses sertifikasi melalui …………….. serta menyediakan lemari arsip
yang dapat dikunci dan aman dari binatang pengerat.
6.3.10 Bila informasi yang bersifat rahasia diberikan kepada lembaga lain (misal lembaga
akreditasi, kelompok perjanjian dalam skema (peer asesmen), Manajer Sertifikasi
harus menginformasikan kepada klien mengenai tindakan ini.
6.3.11 Penyimpanan dokumen dan rekaman rahasia mengacu pada prosedur pengendalian
dokumen (SIC-Mutu-10) dan prosedur pengendalian rekaman (GBN-P.10).
6.3.12 Seluruh personil yang terlbat dalam kegiatan sertifikasi harus sanggup memegang
teguh kerahasian informasi yang diperolehnya selama melakukan audit pemasok atau
organisasi pemohon kepada pihak yang tidak berkepentingan.
6.3.13 Seluruh personil yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi khususnya auditor
(Auditor/Lead Auditor/Auditor magang) dan pengambil keputusan yang melanggar
secara sengaja maupun tidak disengaja menyalahi Surat Pernyataan “Perjanjian
Kerahasiaan dan deklarasi Kepentingan” dapat dituntut sesuai perundangan yang
berlaku.
6.4 Komunikasi
6.4.1 Manager Sertifikasi melakukan komunikasi dengan klien dan Lembaga Akreditasi
yang berkaitan dengan proses sertifikasi, mencakup kontrak, kesiapan pelaksanaan
6.4.2 Komunikasi juga dilakukan dengan para pihak (stakeholder) untuk mendapatkan
masukan yang terkait dengan prosedur dan pedoman sistem sertifikasi dalam rangka
penyempurnaan dokumen sistem.
6.4.3 Komunikasi dapat dilakukan setiap saat, melalui media komunikasi apapun termasuk
media sosial yang tersedia.
(b) Memelihara dan memperbaharui daftar klien yang telah memperoleh sertifikat
termasuk rincian sehubungan dengan perubahan ruang lingkup sertifikasi atau
setiap penarikan, dan penangguhan sertifikat dalam direktori klien
tersertifikasi, yaitu:
6.5.3 Setiap perubahan yang berkaitan dengan standar, persyaratan, dan prosedur
sertifikasi serta informasi unit manajemen yang sedang dalam proses sertifikasi akan
dipublikasikan oleh Manajemen PT GBN sesegera mungkin melalui website PT GBN
(……………………..).
6.5.4 Menerbitkan jurnal yang berisikan kegiatan-kegiatan terkini dari PT GBN untuk setiap
klien, daftar klien yang telah memperoleh sertifikat, ringkasan sertifikasi atas unit
manajemen (termasuk informasi tentang unit manajemen, auditor, dan komite).
6.6.2 PT GBN akan melakukan verifikasi bahwa setiap klien tersertifikasi sesuai dengan
persyaratan yang baru. PT GBN akan membuat aturan penilaian apabila aturan
persyaratan terbaru berbeda dengan dengan yang lama.
6.6.3 PT GBN akan mengeluarkan sertifikat revisi dengan pedoman terbaru. Perubahan
sertifikat karena ada perubahan revisi diatur dalam prosedur:
6.6.4 PT GBN untuk menjamin dapat diimplementasikannya aspek tersebut pada klausul
6.6.3 diatas, dan dituangkan dalam kontrak sertifikasi antara manajemen PT GBN
dengan klien.
6.7.2 Beberapa informasi yang wajib diberitahukan oleh klien kepada PT GBN adalah
beberapa informasi yang terkait dengan: