NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01

PROSEDUR MUTU
TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2014
PENGENDALIAN DOKUMEN
Puskesmas Kedu NOMOR REVISI : 00

HALAMAN : 1/10

Dibuat oleh Disetujui Oleh Disahkan Oleh

Sekretaris ISO Management Ka. Pusk Kedu
Representative

Isnaini Saidah Drg.Sri kiswardiani drg.Suhodo

Nip. 19700608 199003 2 003 NIP.19780304 200501 2 011 NIP.19640420 198903 1 016

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pengendalian dokumen di Puskesmas Kedu, supaya
setiap dokumen yang beredar adalah sah dan terbaru serta terdistribusi sesuai pemegang dokumen.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian dokumen internal dan eksternal yang meliputi proses usulan
perubahan/penambahan dokumen, pembuatan draft dokumen, pembahasan dokumen, penyusunan
dokumen, pemeriksaan dan persetujuan dokumen, pencetakan dokumen, pendistribusian dokumen,
penarikan dokumen lama, pengidentifikasian atau penyimpanan dokumen serta pemberitahuan kepada
staf tentang dokumen baru.

3. DEFINISI
3.1. Dokumen adalah acuan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan meliputi Kebijakan Mutu,
Sasaran Mutu, Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Standar Operasional Prosedur (Sop), Rencana
Manajemen Mutu, Rencana Mutu Pelayanan, dan dokumen pendukung lainnya.
3.2. Dokumen Eksternal adalah Dokumen diluar organisasi Puskesmas Kedu yang dijadikan acuan
untuk melakukan suatu pekerjaan.
3.3. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya berdasarkan Daftar Pemegang
Dokumen. Apabila terjadi revisi, maka nama-nama yang tercantum dalam Daftar Pemegang
Dokumen tersebut akan diberikan revisi terakhir tersebut.
3.4. Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya diluar Daftar Pemegang
Dokumen dan jika terjadi revisi tidak akan diberikan revisi terakhir.
3.5. Master List Dokumen adalah daftar dokumen dan data yang berlaku.

4. URAIAN UMUM
4.1. Dokumen yang dikendalikan adalah dokumen internal Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, SOP ,
RMM, RMP dan dokumen eksternal (Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah, dll).

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu
 NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01
PROSEDUR MUTU

TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2014

NOMOR REVISI : 00
Puskesmas
Kedu
PENGENDALIAN DOKUMEN HALAMAN : 2/10

4.2. Puskesmas memiliki Master List Dokumen baik untuk dokumen internal maupun dokumen
eksternal serta Daftar Pemegang Dokumen untuk mengendalikan pendistribusian dokumen.
4.3. Dokumen diperiksa dan disetujui sebelum diterbitkan.
4.4. Dokumen yang berlaku di Puskesmas Kedu ditandai dengan logo Pemda Temanggung, jenis
dokumen, nama dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal dibuat, halaman, dan penjelasan
keabsahan dokumen.
4.5. Dokumen eksternal dikendalikan dengan pemberian stempel “ Dokumen Eksternal“
4.6. Metode penomoran dokumen ditetapkan sebagai berikut:
4.6.1. Dokumen Pedoman Mutu
PM- KEDU-X.Y
PM menyatakan dokumen Pedoman Mutu
KEDU menyatakan Puskesmas Kedu
X.Y mengacu pada nomor persyaratan ISO 9001:2008

4.6.2. Dokumen Prosedur Mutu

PRM- KEDU-YY
PRM menyatakan dokumen Prosedur Mutu
KEDU menyatakan Puskesmas Kedu
YY menyatakan nomor urut prosedur

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu
 NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01
PROSEDUR MUTU
TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2014

PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR REVISI : 00

Puskesmas Kedu
HALAMAN : 3/10

4.6.3. Dokumen Standar Prosedur Operasional

SOP- XX - YY
SOP menyatakan Standar Prosedur Operasional
XX menyatakan bagian/unit kerja dilingkungan Puskesmas
YY menyatakan nomor urut

XX Mencakup:
PDF = Pendaftaran
KSR = Pembayaran
BPU = Balai Pengobatan Umum
RT = Ruang Tindakan
BPG = Balai Pengobatan Gigi
KIA = Pelayanan KIA
KB = Pelayanan KB
IMN = Pelayanan dan Pengelolaan Imunisasi
KGZ = Konsultasi Gizi
KS = Konsultasi Sanitasi
FAR = Ruang Obat
LAB = Laboratorium
KL = Kesehatan Lingkungan
TB = Tim Belanja
INV = Inventaris dan Pengelola Barang
UPM = Unit Pengaduan Masyarakat
TU = Kepegawaian dan Tata Usaha
MR = Management Representative

4.6.4. Rencana Mutu Pelayanan

RMP.- XX
RMP menyatakan Rencana Mutu Pelayanan
XX menyatakan nomor urut

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu
 NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01
PROSEDUR MUTU

TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2014

NOMOR REVISI : 00
Puskesmas
Kedu PENGENDALIAN DOKUMEN HALAMAN : 4/10

4.6.5. Rencana Manajemen Mutu

RMM – XX
RMM menyatakan Rencana Managemen Mutu
XX menyatakan bagian/unit kerja dilingkungan Puskesmas

4.6.6. Dokumen Eksternal

DE – XX – YY - AA
DE menyatakan Dokumen Eksternal
XX menyatakan bagian/unit kerja dilingkungan Puskesmas
YY menyatakan tahun penyerahan
AA menyatakan nomor urut

4.7. Dokumen asli disimpan secara hard copy kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar
Pemegang Dokumen setelah lebih dahulu dibubuhi stempel “DOKUMEN TERKENDALI”
4.8. Dokumen kertas yang beredar diluar Puskesmas Kedu dan atau tidak tercantum dalam Daftar
Pemegang Dokumen dan atau tidak mempunyai tanda stempel asli “DOKUMEN
TERKENDALI”, maka dokumen tersebut merupakan ” DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”
4.9. Dokumen kertas yang tidak berlaku diberi stampel Kadaluarsa dan dimusnahkan.
4.10. Dokumen eksternal dikendalikan oleh setiap bagian/unit kerja, dan setiap dokumen dicatat ke
dalam daftar dokumen eksternal serta jika terjadi updating dokumen, maka akan dilakukan oleh
bagian/unit kerja masing-masing.
4.11. Pemusnahan dokumen kertas dapat dilakukan dengan cara penghancuran.

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu
 NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01
PROSEDUR MUTU

TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2014

Puskesmas NOMOR REVISI : 00

PENGENDALIAN DOKUMEN
Kedu HALAMAN : 5/10

4.12. Tabel Persetujuan dokumen

4.13.
No Level Dokumen Dibuat Diperiksa Disahkan
1 Pedoman Mutu MR MR Ka. Puskesmas
2 Prosedur Mutu Koordinator unit MR Ka. Puskesmas
3 SOP Koordinator unit MR Ka. Puskesmas
4 RMM Koordinator unit MR Ka. Puskesmas
5 RMP Koordinator Yanis/ MR Ka. Puskesmas
Yanmas

5. ISI PROSEDUR
Usulan Perubahan/ Penambahan Dokumen
5.1. Karyawan terkait
5.1.1. Memberikan usulan untuk melakukan perubahan/ penambahan dokumen dengan
menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen
5.1.2. Meminta persetujuan Management Representative/ Koordinator bagian mengenai usulan
perubahan/ penambahan dokumen tesebut.
5.2. Management Representative (MR)/ Koordinator Bagian
5.2.1. Memutuskan untuk menyetujui atau tidak usulan perubahan atau penambahan dokumen
5.2.2. Jika setuju maka memberikan persetujuan atas usulan perubahan/ penambahan dokumen
dengan menandatangani form Usulan Perubahan/ Penambahan Dokumen.
5.2.3. Jika tidak setuju maka memberikan penolakan terhadap usulan perubahan/penambahan
dokumen.

NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01

PROSEDUR MUTU

TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2014

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu
 PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR REVISI : 00

HALAMAN : 6/10

Puskesmas
Kedu

Pembuatan Draft dan Penyusunan Dokumen

5.3. Sekretariat ISO
5.3.1. Membuat draft dokumen dalam bentuk dokumen hard copy sesuai dengan usulan
perubahan/ penambahan dokumen yang diinginkan
5.3.2. Melakukan pembahasan terhadap draft dokumen tersebut dengan unit terkait
5.3.3. Mencetak agar pemeriksa melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang telah disusun
dan mendistribusikan hardcopy dokumen untuk diperiksa kepada Manajemen
Representative.
5.4. Manajemen Representative
5.4.1. Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang telah disusun oleh sekretariat ISO.
5.4.2. Jika setuju, maka melakukan persetujuan pada hardcopy untuk meminta persetujuan
Penyetuju Dokumen.
5.4.3. Jika tidak setuju, maka melakukan penolakan dokumen dan dikembalikan kepada
Sekretariat ISO untuk direvisi (kembali ke 5.3.1)

NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01

PROSEDUR MUTU

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu
 TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2014

PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR REVISI : 00

HALAMAN : 7/10

Puskesmas
Kedu

Persetujuan Dokumen
5.5. Penyetuju Dokumen
5.5.1. Menerima dokumen yang telah diperiksa oleh Manajemen Representative melalui
hardcopy untuk disetujui.
5.5.2. Jika setuju, maka melakukan persetujuan dengan menandatangani hardcopy document.
5.5.3. Jika tidak setuju, maka melakukan penolakan dan dikembalikan kepada Sekretariat ISO
untuk direvisi (kembali ke 5.3.1)

Pencetakan dan Penarikan Dokumen

5.6. Pengendali Dokumen
5.6.1. Mendaftar dokumen internal yang disahkan dalam Daftar Induk Dokumen Internal /
Masterlist Dokumen.
5.6.2. Memperbanyak dokumen yang sudah mendapatkan persetujuan dengan jumlah copy
sesuai Daftar Pemegang Dokumen.
5.6.3. Membubuhkan stempel “DOKUMEN TERKENDALI” terhadap copy dokumen.
5.6.4. Mendistribusikan dokumen kertas kepada semua pemegang dokumen sesuai Daftar
Pemegang Dokumen.
5.6.5. Menarik dokumen lama, bila ada.
5.6.6. Memusnahkan dokumen lama yang sudah tidak berlaku.
5.6.7. Memberitahukan kepada seluruh unit kerja terkait tentang dokumen baru dan/ atau
penarikan dokumen lama.

6. DOKUMEN TERKAIT
6.1. PRM –KEDU– 02 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu

7. CATATAN MUTU
7.1. Usulan Perubahan/Penambahan Dokumen CM-MR-01
7.2. Masterlist Dokumen Internal CM-MR-02
7.3. Masterlist Dokumen Eksternal CM-MR-03
7.4. Daftar Distribusi Dokumen CM-MR-04
NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01
PROSEDUR MUTU

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu
 TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2014

NOMOR REVISI : 00
PENGENDALIAN DOKUMEN
HALAMAN : 8/10
Puskesmas Kedu

CATATAN MUTU ALUR PROSES PENANGGUNG JAWAB

Mulai

Memberikan usulan untuk melakukan

perubahan / penambahan dokumen
Karyawan terkait
Usulan perubahan/
penambahan dokumen
Meminta persetujuan Management
Representative / Koord. unit

Usulan perubahan/
penambahan dokumen Karyawan terkait
Persetujuan

C
Management
Usulan perubahan/ Representative/Koordinator unit
penambahan dokumen Setuju T
?
D

Membuat draft dokumen

Melakukan pembahasan Sekretariat ISO

Draft dokumen terhadap draft dokumen tersebut

Mencetak draft dokumen

Draft dokumen Sekretariat ISO/ Koord unit Terkait

Menyerahkan draft dokumen ke

management Representative
Sekretariat ISO
Draft dokumen
Menerima draft dokumen

Draft dokumen Sekretariat ISO

A

Draft dokumen Management Representative

NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01

PROSEDUR MUTU
TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2014

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu
 NOMOR REVISI : 00
PENGENDALIAN HALAMAN : 9/10
DOKUMEN

Puskesmas
Kedu

CATATAN MUTU ALUR PROSES PENANGGUNG JAWAB

Melakukan pemeriksaan terhadap

Draft dokumen dokumen Management Representative

Setuju? T D

Meminta persetujuan Penyetuju

Dokumen

Final dokumen
Menerima dokumen yang telah Sekretariat ISO
diperiksa untuk disetujui

Hardcopy
Setuju? T D Penyetuju Dokumen

Membuka dokumen elektronis yang

telah diterbitkan melalui sistem secara
langsung atau dengan hardcopy

Melakukan pencetakan terhadap

dokumen elektronis dengan jumlah
Hardcopy copy sesuai Daftar Pemegang Dihapus
Dokumen
Pengendali Dokumen

Membubuhkan stempel “DOKUMEN

TERKENDALI” terhadap dokumen
kertas yang telah dicetak
Hardcopy Pengendali Dokumen

Mendistribusikan dokumen kertas

kepada semua pemegang dokumen
sesuai Daftar Pemegang Dokumen
Dicopy bukan dicetak
Hardcopy Pengendali Dokumen
B

Hardcopy Pengendali Dokumen

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu
 NOMOR DOKUMEN : PRM-KEDU-01
PROSEDUR MUTU
TANGGAL TERBIT : 2 Juli 2104

NOMOR REVISI : 00
Puskesmas
PENGENDALIAN
Kedu DOKUMEN HALAMAN : 10/10

CATATAN MUTU ALUR PROSES PENANGGUNG JAWAB

Lewat masa
berlaku?

Y T

Menarik dan memusnahkan dokumen

lama

Hardcopy Pengendali Dokumen

Memberitahukan kepada seluruh staf
tentang dokumen baru dan atau
penarikan dokumen lama

Hardcopy Selesai C
Pengendali Dokumen

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Kedu