BAB 12

PENCATATAN DAN PELAPORAN

Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa dapat melakukan hal
berikut :
1. Menjelaskan pengertian pencatatan dan pelaporan
2. Menjelaskan tujuan pencatatan dan pelaporan
3. Menjelaskan manfaat dari pencatatan pelaporan
4. Menjelaskan ruang lingkup pencatatan dan pelaporan
5. Mengindentifikasi pengelolaan pencatatan dan pelaporan
Pelayanan kesehatan di masyarakat dilakukan melalui kegiatan pengawasan,
pengendalian dan penilaian yang meliputi pencatatan, pelaporan, monitoring dan
evaluasi. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan.
Tanpa adanya pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang
dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini
adalah sebuah data dan informasi yang berharga serta bernilai bila menggunakan
metode yang tepat dan benar. Seperti sebuah ungkapan yang menyebutkan “ catatlah
apa yang kamu kerjakan dan kerjakanlah apa yang kamu catat “. Jadi, data dan
informasi ini merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena
data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan
organisasi tersebut.
Tuntutan akan data dan informasi sejalan dengan kebijakan dan strategi
pengembangan sistem informasi kesehatan nasional ( SIKNAS – ONLINE ) yang
dikukuhkan melalui kepmenkes RI No. 511 / Menkes / SK / V / 2002 dan
dikembangkan didaerah sebagai sistem informasi kesehatan daerah ( SIKDA ) yang
berbasiskan data dan informasi. Data dan informasi yang akurat dan reliable
memerlukan dukungan dari sumber daya manusia yang ada dalam pengelolaannya.
Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan dikomunitas, mengacu
kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas ( SP2TP ) yang di sah
kan dengan keputusan menteri kesehatan No. 63 / Menkes / II / 1981 dan keputusan
direktur jenderal pembinaan kesehatan masyarakat No. 590 / BM / DJ / Info / V /1996.

PENGERTIAN PENCATATAN DAN PELAPORAN

..................................................................................
Pencacatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem
pencacatan dan pelaporan terpadu puskesmas ( SP2TP ). Beberapa pengertian dasar
dari SP2TP menurut Depkes RI ( 1992 ) adalah sebagai berikut :
1. Sistem pencacatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan
pencacatan dan pelaporan data umum , sasaran, tenaga dan upaya pelayanan
kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang di tetapkan
melalui surat keputusan menteri kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.
2. Sistem adalah satu kesatuan yang berdiri ats beberapa komponen yang saling
berkaitan, berintegrasi, dan mempunyai tujuan tertentu.
3. Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan
kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencacatan dan pelaporan
lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.
Sementara itu, batasan dari pencacatan pelaporan kegiatan adalah sebagai
berikut.
1. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga
kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan
bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang
berwenang merupakan laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan
menggunakan format yang di tetapkan.
2. Pencacatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah
melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan
dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan
kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan formal yang di
tetapkan.
3. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang di selenggarakan setiap
triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam
satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam
bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang
berwenang dengan menggunakan format yang telah di tetapkan.

MANFAAT PENCATATAN DAN PELAPORAN

.............................................................................
1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi,
dan kabupaten/kota.
2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka
pengembangan tenaga kesehatan.
3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan.
4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil.

TUJUAN PENCATATAN DAN PELAPORAN

........................................................................
1. Tujuan umum
Sistem pencatatan dan pelaporan Terpadu Puskemas (SP2TP) bertujuan agar
semua hasil kegiatan puskesmas ( di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat
serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara
benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan
masyarakat.

2. Tujuan khusus
a. Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskemas sesuai dengan
kebutuhan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.
b. Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan
dengan menggunakan format yang telah ditetapakan secara benar,
berkelanjutan dan teratur.
RUANG LINGKUP PENCATATAN DAN PELAPORAN
........................................................................................
Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan,
dicatat, dan dilaporkan puskemas. Jenis data tersebut mencakup :
1. Umum dan demografi
2. Serana fisik
3. Ketenagaan
4. Kegiatan pokok dilakukan di dalam dan di luar gedung.
Data umum meliputi peta wilayah dan uraiannya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah
posyandu, dan sasaran program.

PENGELOLAAN
............................
Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, puskesmas
pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan
formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang
digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut.
1. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan
kartu – kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan
di puskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan
dan gambaran penyakit disuatu keluarga.
Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah
satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko
tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus risiko tinggi ( BBLR ), balita kurang
energi kronis ( KEK ).
Dalam pelaksanaannya, keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu
kartu tanda pengenal keluarga ( KTPK ) untuk memudahkan pencarian berkas
pada saat melakukan kunjungan ulang.
2. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekan medis pasien
merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang
berkunjung ke puskesmas.
3. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien,
riwayat dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan
khusus penderita penyakit TBC paru, dan kusta.
4. Kartu Ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan,
dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
 5. Kartu Anak
Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan,
pelayanan preventif – promotif – kuratif – rehabilitatif yang diberikan kepada
balita dan anak pra sekolah.
6. KMS Balita, Anak Sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat indetitas, pelayanan dan pertumbuhan
yang telah di peroleh balita dan anak sekolah.
7. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan
kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang di terima ibu hamil.
8. KMS Usia Lanjut
Merupakan alat untuk mencatat kesehatan lanjut secara pribadi baik fisik
maupun piskososial, serta digunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini
penyakit dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.
9. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan di
dalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat dikartu dan catatan
lainnya. Ada beberapa jenis register sebagai berikut :
a. Nomor Indeks Pengunjung Puskesmas
b. Rawat Jalan
c. Register Kunjungan
d. Register Rawat Inap
e. Register KIA dan KB
f. Register Kohort Ibu dan Balita
g. Register Deteksi Dini Tumbuh Kembang dan Gizi
h. Register Penimbangan Balita
i. Register Imunisasi
j. Register Gizi
k. Register Kapsul Beryodium
l. Register Anak Sekolah
m. Sensus harian : Kunjungan, Kegiatan KIA, Imunisasi dan Penyakit.

Mekanisme Pencatatan
Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. Di dalam gedung, loket
memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau
yang melakukan kunjungan ulang dan mendapatkan kartu tanda pengenal. Kemudian
pasian disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila di luar gedung,
pasien dicatat dalam register sesuai dengan pelayanan yang diterima. Mekanisme
pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui skema berikut.
D LOKET
A

L
1. RKK TERMASUK
KARTU STATUS REGISTER –
A
2. KTP REGISTER
M
3. REGISTRASI PELAYANAN RUJUKAN
KUNJUNGAN DALAM GEDUNG
4. KARTU KB
G
5. REGISTRASI NO.
E
INDEKS
D

N YANKES
G

REGISTER – REGISTER 1. BANK DATA PUSKESMAS

PELAYANAN DALAM 2. PENGOLAHAN/PENYAJIAN
L
GEDUNG 3. PENYUSUNAN LAPORAN
U

Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jenderal Pembeniaan Kesehatan Masyarakat No.
590 / BM / DJ/ Info / V / 96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu
dari bulan januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir
pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan / beban kerja di
puskemas.
Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II
1. Laporan Bulanan
a. Data kesakitan ( LB 1 )
b. Data obat-obatan ( LB 2)
c. Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit
menular ( LB 3 )
d. Data kegiatan puskesmas ( LB 4 )
2. Laporan Sentinel
Berikut adalah bentuk laporan sentinel.
a. Laporan bulanan sentinel ( LB 1S)
Laporan yang memuat data penyakit yang dapat di cegah dengan imunisasi
(PD3I), penyakit infeksi saluran pernapasan akut (ISPA), dan Diare menurut
umur dab status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB IS adalah
puskesmas yang di tunjuk yaitu satu puskesmas dari puskesmas dari setiap
Dati II dengan periode laporan bulanan serta dilaporkan ke dinas
Kesehatan Dati II,Dinas Kesehatan Dati I dan Pusat ( Ditjen PPM dan PLP
)
b. Laporan bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA ,gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit
akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya di peruntukkan bagi
puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan Dati I,II,
dan pusat ( Ditjen Binkesmes ).
3. Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :
a. Data dasar puskesmas ( LT-1 );
b. Data kepegawaian ( LT-2 )
c. Data peralatan ( LT-3 )

Alur Laporan
Laporan dari Dati II dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I dan Kanwil Departemen
Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam
bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :
1. Laporan Triwulan
a. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 1.
b. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 2.
c. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 3.
d. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 4.
2. Laporan Tahunan
a.Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-1.
b.Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-2.
c.Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-3.
FREKUENSI LAPORAN
1. LAPORAN TRIWULAN
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan pada berikutnya dari
triwulan yang dimaksud ( contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 april
2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 mei 2009). Laporan
ini diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini.
a. Kepala dinas kesehatan dati I.
b. Kepala kantor wilayah depkes provinsi.
c. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas.
2. Laporan tahuan
Dikirim paling lambat akhir bulan februari di tahun berikutnya dan diberikan
kepada dinas-dinas terikait berikut ini.
a. Kepala dinas kesehatan dati I.
b. Kepala kantor wilayah Depkes provinsi
c. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas.
d.
MEKANISME PELAPORAN
1. Tingkat puskemas
a. Laporan dari puskemas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke
pelaksana kegiatan di puskemas.
b. Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam maupun
di luar gedung serta laporan yang diterima dari puskemas pembantu dan
bidan di desa.
c. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan
sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP.
d. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk
tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

2. Tingkat dati II
a. Pengelolahan data SP2TP di dati II menggunakan perangkat lunak yang
ditetapkan oleh Depkes.
b. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan dati II
sampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.
c. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk
umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk
meningkatkan kinerja program.
d. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangakap 3 ( dalam
bentuk soft file ) untuk dikirim ke dinas kesehatan Dati I, Kanwis Depkes
pronvisi, dan Departemen kesehatan
3. Tingkat Dati I
a. Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di Dati I mempergunakan
perangkat lunak sama dengan Dati II
b. Laporan dari Dinkes dati II , diterima oleh Dinkes Dati I dan Kanwil Depkes
dalam bentuk soft file diteruskan ke pelaksana untuk
dikomplikasi/direkapitulasi.
c. Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program Dati I untuk diolah dan
dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan, dan pengendalian.

4. Tingkat Pusat
Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat dua bulan
setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program
terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai
umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.