MANAJEMEN PROYEK 1

Pemaparan mengenai definisi manajemen proyek, membawa kita pada suatu penegasan
kesimpulan bahwa manajemen proyek merupakan fungsi yang dilaksanakan oleh manajer proyek.
Manajemen proyek dengan demikian sangat berhubungan dengan usaha-usaha melalui orang lain
yang ditujukan untuk mencapai sasaran tertentu dengan jalan mempergunakan sumber-sumber
yang terlibat dalam pembuatan keputusan.

Tampaknya hal yang sudah pasti berkenaan dengan manajemen proyek adalah bahwa
manajemen proyek lebih dapat didefinisikan sebagai suatu proses, yakni sebagai suatu rangkaian
tindakan, kegiatan, atau pekerjaan yang mengarah kepada beberapa sasaran tertentu. Definisi
manajemen proyek tersebut mengakui juga bahwa proses itu dilaksanakan oleh lebih dari satu
orang dalam organisasi proyek dan pencapaian tujuan dilakukan melalui bantuan orang lain.

Definisi manajemen proyek yang dikembangkan di sini didasarkan pada asumsi bahwa
kewajiban memanajemeni itu muncul kapan saja pekerjaan proyek dibagi-bagi dalam pekerjaan
khusus dan dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dalam keadaan semacam itu, pekerjaan-
pekerjaan khusus tersebut harus di koordinasi dan keharusan inilah yang menimbulkan
kewajiban untuk melaksanakan pekerjaan manajerial, yakni proses manajerial

James A.F. Stoner (1982) mengklasifikasikan tingkatan manajemen (Level of Management)

sebagai berikut :

1. By their level in organization.

2. By the range of organizational activities for which they are responsible.

Adakalanya tingkat manajemen diklasifikasikan atas :

1. Manajemen puncak.
2. Manajemen puncak-menengah.
3. Manajemen menengah.
4. Manajemen menengah operasional.
5. Manajemen operasional.

James A.F. Stoner (1986) menentukan tiga jenis dasar keterampilan manajerial yaitu :
keterampilan teknik (technical skill), keterampilan manusiawi (human skill), keterampilan
konseptual (conceptual skill). Fayol mengemukakan empat belas prinsip-prinsip manajemen,
yaitu :

1. Devision of York.
2. Authority and Responsibility.
3. Discipline.
4. Unity of Command.
5. Unity of Direction.
6. Subordination of individual to general interest.
7. Remuneration.
8. Centralization.
9. Scalar chain atau hierarchy.
10. Order.
11. Equity.
 12. Stability of tenure.
13. Initiative.
14. Esprit de corp.

Fayol mengatakan: “Prinsip-prinsip tersebut bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan menurut
kebutuhan. Persoalan bagaimana menggunakan prinsip-prinsip tersebut merupakan seni yang
sulit karena memerlukan intelegensi, pengalaman, pengambilan keputusan dan pertimbangan
(Kast dan Rosenzwight, 1983). Sedangkan mengenai sumber daya manajemen menurut George
R Terry antara lain adalah :

1. Men
2. Materials
3. Methods
4. Money
5. Market

Calvert menggambarkan daur proses manajemen, yang sekaligus memperlihatkan hubungan

antar fungsi manajemen, yang menciptakan mekanisme dan dinamika manajemen.

Fungsi-fungsi Manajemen Proyek

Fungsi manajemen proyek mengacu pada fungsi manajemen secara umum. Sebagai pedoman
dalam modul ini fungsi manajemen didasarkan pada pendapat George R. Terry. George R. Terry
memberikan empat fungsi fundamental dari manajemen, yakni :

 Planning
 Organizing
 Actuating
 Controlling

Arti penting perencanaan proyek adalah karena perencanaan merupakan proses pemikiran kreatif
dan penentuan secara matang mengenai hal-hal berkenaan dengan keputusan-keputusan proyek
yang akan dilakukan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan proyek yang
telah ditentukan sebelumnya.

Untuk mencapai tujuan perencanaan proyek secara efektif, perlu diperhatikan unsur-unsur
perencanaan proyek sebagai berikut :

a. Tujuan (objectives), yaitu perumusan secara jelas dan terperinci mengenai sasaran yang akan
dicapai;

b. Kebijakan (policy), yaitu garis-garis besar cara yang dipergunakan untuk mencapai
tujuan/sasaran yang telah ditetapkan;

c. Prosedur (procedure), yaitu pembagian tugas serta hubungan-hubungan ke atas dan kesamping
antara pelaksana-pelaksana perencanaan;

d. Evaluasi kemajuan, yaitu penentuan norma-norma dan standar untuk mengukur kemajuan,
secara kuantitatif, kualitatif dan unsur waktu;
e. Program, yaitu keseluruhan rencana dan urutan-urutan kegiatan yang akan dilaksanakan.

Fungsi pengorganisasian proyek memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi,
baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainya tujuan proyek.
Melalui pengorganisasian, seluruh sumber proyek (project resources) baik berupa manusia
maupun non manusia diatur dan dipadukan sedemikian rupa agar tujuan proyek tercapai secara
efektif dan efisien. Pengorganisasian (organizing) lebih menunjuk pada process of organization,
yaitu kegiatan penyusunan atau pengalokasian pekerjaan, orang-orang dan benda-benda agar
dapat didayagunakan untuk pencapaian tujuan organisasi.

Fungsi penggerakan proyek merupakan gerak pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan perencanaan

proyek dan pengorganisasian. Penekanan dari fungsi penggerakan proyek adalah penciptaan
kerja sama antara anggota-anggota kelompok serta pada peningkatan semangat kerja keseluruhan
anggota untuk tercapainya tujuan proyek.

Pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen diperlukan terutama untuk menjawab
pertanyaan apakah kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan
yang telah ditetapkan. Pengawasan proyek diartikan sebagai usaha menentukan apa yang sedang
dilaksanakan dengan cara menilai hasil/prestasi yang dicapai dan kalau terdapat penyimpangan
dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan usaha perbaikan, sehingga semua
hasil/prestasi proyek yang dicapai sesuai dengan rencana.

Jenis atau bentuk pengawasan dapat dibedakan menurut :

1. Pengawasan menurut locus

Menurut lokusnya maka dibedakan antara pengawasan intern dan pengawasan ekstern.
Pengawasan ekstern adalah pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar organisasi.

2. Pengawasan menurut aktor.

Pengawasan dapat juga dibedakan menurut aktor atau siapa yang melaksanakan. Pertama,
pengawasan oleh kelompok pemeriksa fungsional dan kedua pengawasan individual atau
personal.

3. Pengawasan menurut bidang

Jenis atau bentuk pengawasan dapat dibedakan menurut bidang yang diawasi, misalnya :
anggaran belanja (budgetary and non budgetary financial control), produksi, pembiayaan,
kualitas, pemasaran dan sebagainya.

Ruang Lingkup Proyek

Proyek merupakan suatu kesatuan kegiatan yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu hasil
atau sasaran tertentu dalam suatu jangka waktu yang telah ditentukan. Kegiatan tersebut
diusahakan melalui penyediaan sumber-sumber dana, manusia dan peralatan.

Proyek merupakan suatu rangkaian aktivitas yang dapat direncanakan, yang di dalamnya
menggunakan sumber-sumber (inputs) misalnya uang dan tenaga kerja, untuk mendapatkan
manfaat (benefits) atau hasil (return) di masa yang akan datang. Aktivitas semacam ini
mempunyai saat mulai (starting point) dan saat berakhir (ending point).

Proyek publik adalah kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah dalam ekonomi, dengan
menggunakan dana anggaran belanja, yang akhirnya tidak lain merupakan kontribusi warga
negara sebagai pembayar pajak.

Program dapat dipahami sebagai serangkaian kegiatan-kegiatan, proyek-proyek, proses-proses

atau pelayanan/ jasa-jasa yang terorganisasi dan diarahkan untuk pencapaian suatu tujuan khusus.

Tujuan proyek adalah hasil-hasil yang diharapkan akan dicapai oleh proyek dan program
pembangunan. Tujuan ini dapat disusun secara bertingkat (hierarki) menjadi dua tahap atau lebih,
misalnya tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah, dan jangka panjang, atau dari suatu
tujuan yang lebih rendah tingkatannya menuju suatu tujuan yang lebih tinggi tingkatannya, dan
seterusnya.

Output proyek (hasil) yang dimaksud adalah produk atau jasa tertentu yang diharapkan dapat
dihasilkan oleh suatu kegiatan dari input yang tersedia, untuk mencapai tujuan proyek/program.
Sedangkan effect proyek (pengaruh langsung) adalah hasil yang diperoleh dari penggunaan
output proyek. Dan dampak (impact) proyek ialah hasil yang diperoleh dari efek proyek.

Monitoring (Pemantauan) meliputi kegiatan mengamati/ meninjau kembali/mempelajari dan

kegiatan menilik (mengawasi), yang dilakukan secara terus menerus atau berkala oleh pengelola
proyek di setiap tingkatan pelaksanaan kegiatan, untuk memastikan bahwa
pengadaan/penggunaan input, jadwal kerja, hasil yang ditargetkan dan tindakan-tindakan lainnya
yang diperlukan berjalan sesuai dengan rencana.

Manfaat, Biaya dan Umur Proyek

Ada 3 manfaat proyek yaitu

1. Manfaat langsung (direct benefits)

2. Manfaat tak langsung (indirect benefits)
3. Manfaat tak kentara (intangible benefits).

Manfaat langsung dari suatu proyek maksudnya adalah kenaikan nilai hasil produksi barang atau
jasa atau penurunan biaya sebagai akibat langsung dari proyek. Kenaikan nilai hasil produksi
tersebut dapat berupa meningkatnya jumlah hasil (kuantitas) dan atau meningkatnya mutu
produksi (kualitas).

Manfaat tak langsung adalah manfaat yang ditimbulkan secara tidak langsung dari suatu proyek
yang merupakan multiplier effects dari proyek. Dapat dikatakan bahwa manfaat tidak langsung
mencakup dampak ganda (multiplier effects), manfaat karena besarnya usaha (economic scales),
manfaat dari peningkatan pendidikan dan kesehatan terhadap produktivitas tenaga kerja dan
sebagainya.

Manfaat tak kentara dari suatu proyek adalah manfaat yang sukar untuk diukur secara kuantitatif
misalnya dengan uang. Beberapa dari manfaat tak kentara tersebut di antaranya muncul dalam
bentuk perbaikan lingkungan hidup, manfaat dari perbaikan pemerataan pendapatan, manfaat
dari meningkatnya kesejahteraan masyarakat dan sebagainya.
Biaya atau pengeluaran proyek (project expenditure) adalah hanya biaya-biaya atau ongkos-
ongkos yang akan dikeluarkan di masa yang akan datang (future costs) untuk memperoleh
penghasilan-penghasilan yang akan datang (future returns).

Proyek dapat dibedakan ke dalam dua bentuk umum, yaitu proyek publik dan proyek swasta.
Prof Soemardi Reksopoetranto mengelompokkan proyek-proyek pembangunan ke dalam dua
kelompok besar yaitu :

1. Padat modal (capital intensive)

2. Padat karya (labour intensive)

Umur ekonomis sesuatu asset adalah jumlah tahun selama pemakaian aset tersebut dapat
meminimumkan biaya tahunannya. Untuk proyek-proyek yang mempunyai investasi modal yang
besar sekali, lebih mudah untuk menggunakan umur teknis.

Tahapan dan Siklus Proyek

Tahap proyek terkait erat dengan siklus proyek. Dalam siklus proyek terdapat tiga tahap, yaitu :
perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lanjutan. Pada masing-masing tahap terdapat tingkat-
tingkat kegiatan proyek.

Pada tahap perencanaan proyek siklus bermula dari tingkat prapengenalan, yang mencakup
kegiatan pengumpulan gagasan dari sektor, daerah, kelompok kepentingan dan lain sebagainya.

Tahap pelaksanaan proyek mencakup berbagai kegiatan seperti: a) penggerakan (actuiting), b)

Pengorganisasian, c) pengawasan (supervision atau monitoring).

Siklus proyek merupakan tahapan atau urut-urutan yang dilalui dalam kegiatan suatu proyek.

MANAJEMEN PROYEK

Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil dimana jangka
waktu penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan
masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek. Ada 3
tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu :

1. Perencanaan (planning)
Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim.

2. Penjadwalan (Schedulling)
Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek.

3. Pengendalian (Controlling)
Pengawasan sumber daya, biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencana,
menggeser atau mengelola ulang tepat waktu dan biaya.
Perencanaan Proyek
Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar,
maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah
melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila :
 1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan terget waktu khusus
2. Pekerjaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada
3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan
ketrampilan khusus
4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi
Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan
proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak.
Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan:

1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang
tepat.
2. Proyek selesai sesuai budget.
3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi
yang diperlukan dalam pekerjaan mereka
Setelah tujuan proyek ditetapkan, maka dilakukan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian
yang dapat dikelola dengan baik yang disebut WBS (Work Breakdown Structure). Untuk saat ini
sudah banyak software yang digunakan antara lain Windows XP.
Penjadwalan Proyek
Penjadwalan proyek meliputi urutan dan membagi waktu untuk seluruh kegiatan proyek.
Pendekatan yang dapat digunakan diantaranya adalah Diagram Gantt. Penjadwalan proyek
membantu dalam bidang :
1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal
kritis pada proyek.
Pengendalian Proyek
Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget.
Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisi rencana proyek dan
pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
Untuk saat ini telah banyak software yang dapat digunakan antara lain Primavera, MacProject,
Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project

DOKUMEN KONTRAK DAN PAKET LELANG

Dalam penyelenggaraan proyek, selalu melewati liku-liku negoisasi transaksi komersil, kontrak,
dan pengaturan kerjasama antara peserta yang terlibat dalam proses pembangunan proyek.
Beberapa hal yang dilalui sebelum penyelenggaraan proyek seperti penerbitan paket lelang,
pembuatan dokumen kontrak, kesepakatan hasil perundingan dan negoisasi dinyatakan dan
dituangkan dalam suatu dokumen kontrak. Dokumen ini berisi kriteria, spesifikasi, dan
serangkaian harapan, yang dirumuskan dan dijabarkan serta mengikat para penanda tangan
kontrak. Dokumen ini menjadi landasan pokok yang memuat peraturan tentang hubungan kerja,
hak, kewajiban, dan tanggung jawab masing-masing pihak, serta beberapa penjelasan perihal
lingkup kerja, dan syarat lain yang berkaitan dengan implementasi proyek. Sebelum sampai pada
sebuah kerjasama yang dituangkan dalam dokumen resmi, pemilik proyek membuat suatu paket
lelang. Paket lelang atau RFP adalah paket yang terdiri dari beberapa dokumen yang dikirimkan
kepada peserta lelang yang telah lulus prakualifikasi. Paket ini penting dalam memilih dan
mendapatkan perusahaan yang dianggap mampu melaksanakan implementasi fisik proyek. Paket
lelang terdiri dari

beberapa komponen, seperti undangan untuk ikut lelang; petunjuk lelang; proposal; pokok-pokok
persetujuan; syarat umum; syarat khusus; lingkup proyek, spesifikasi dan criteria; gambar desain
dan engineering; dan addendum.

Oleh karena itu proyek sangat kompleks, maka tidak mungkin merumuskan kegiatan prosedur
dan persyaratan yang diperlukan proyek seutuhnya dalam suatu dokumen kontrak. Jadi dilihat
saja aspek yang dapat dikendalikan dan bagaimana mengendalikannya secara efektif lalu
memberikan rumusan perlindungan terhadap resiko kejadian atau aspek yang berada di luar
jangkauan.

Kontrak yang lazim digunakan dalam proyek engineering konstruksi dikenal sebagai kontrak
engineering, pengadaan, dan konstruksi EPK. Kontrak EPK memuat persetujuan bersama secara
sukarela yang mempunyai kekuatan hukum, dimana pihak pertama berjanji memberikan jasa dan
menyediakan material untuk membangun proyek bagi pihak kedua, sedang pihak kedua berjanji
membayar sejumlah uang sebagai imbalan untuk jasa dan material yang telah digunakan. Intinya
kontrak harus adil terhadap kedua pihak.

Beberapa hal yang terdapat dalam dokumen kontrak yang lengkap :

1. Pasal yang melindungi kepentingan pemilik terhadap kemungkinan tidak tercapainya

sasaran proyek karena hal yang menjadi tanggung jawab kontraktor
2. Pasal yang memperhatikan hak-hak kontraktor
3. Keleluasaan bagi pemilik untuk meyakini tercapainya sasaran proyek tanpa mencampuri
tanggung jawab kontraktor yaitu melalui pemantauan dan pengawasan selama proyek
berjalan
4. Penjabaran yang jelas atas segala yang diinginkan pemilik

Serta perlu diperhatikan beberapa hal lain seperti pemilihan prosedur dan tata laksana yang
sederhana tapi memenuhi keperluan. Kontrak yang baik juga harus dilengkapi dengan
mekanisme dan alat untuk menghadapi dan mengendalikan resiko. Mekanisme yang biasa
diperlukan oleh pemilik antara lain :

1. Jaminan pelaksanaan
2. Garansi dan pertanggungjawaban
3. Pembayaran berdasarkan kemajuan pekerjaan
4. Hak untuk mengadakan inspeksi dan testing
5. Hak mendapatkan laporan berkala
6. Hak melaksanakan penjaminan mutu
JENIS KONTRAK

Ada beberapa jenis kontrak berdasarkan pembagian tanggung jawab antara pemilik dan
kontraktor
1. Kontrak dengan harga tetap (lump sum atau fixed price); kontraktor setuju melaksanakan
semua pekerjaan proyek yang dicantumkan dalam kontrak dengan imbalan uang (harga)
sejumlah tetap. Kontraktor menanggung semua resiko kemungkinan kenaikan biaya yang tidak
terduga, atau diramalkan selama proyek berlangsung. Sebaliknya, kontraktor akan menikmati
keuntungan bila pengeluaran biaya proyek kurang dari harga yang tercantum dalam kontrak.
Sesuai untuk pekerjaan yang definisinya telah lengkap, dan dicantumkan dalam dokumen lelang
atau pekerjaan dengan resiko rendah atau resiko dianggap dapat diperkirakan dengan hasil yang
tidak jauh berbeda.
Beberapa variasi jenis ini :
 Harga tetap dengan eskalasi dengan ketentuan harga kontrak dapat disesuaikan naik atau
turun didasarkan atas suatu indeks eskalasi yang disetujui.
 Harga tetap dengan perangsang. Dalam hal ini kontraktor akan mendapat tambahan harga
yang telah disetuji formulanya sebagai “perangsang” sesuai untuk pekerjaan dengan
resiko rendah atau resiko dianggap dapat diperkirakan, dengan hasil yang tidak jauh
berbeda tapi definisinya belum lengkap untuk mencapai persetujuan.
 Kontrak dengan satuan harga tetap (unit price). Bila jenis pekerjaan dan spesifikasinya
dapat ditentukan secara jelas, sedang jumlah atau besar pekerjaan belum dapat diketahui
secara tepat. Misal dalam kontrak pembangunan jalan raya ditentukan berdasarkan harga
satuan per kubik tanah yang harus dikerjakan, per meter aspal yang harus dikerjakan, dll.
Dalam pembangunan industri biasanya digunakan untuk pekerjaan isolasi, pengerukan
pelabuhan dan pengerukan tanah untuk lokasi sesuai untuk pekerjaan pembuatan jalan,
memasang pipa, membuat parit, dll.
2. Kontrak dengan harga tidak tetap (cost plus); dalam hal ini, pemilik membayar semua biaya
(jasa dan material) yang dikeluarkan untuk melaksakan proyek yang diatur dalam kontrak
ditambah dengan sejumlah uang dalam bentuk upah (fee) dan pihak kontraktor berjanji
mengadakan usaha sebaik-baiknya untuk melaksakan proyek sesuai sasaran yang ditentukan.
Kontrak ini memberi keluwesan yang besar bagi pemilik, karena dapat menentukan pekerjaan
yang perlu dan tidak perlu dilakukan, menyetujui atau menolak harga yang diajukan oleh
kontraktor dalam pembelian barang tertentu. Pemilik menanggung resiko seluruh proyek
termasuk hal yang belum diketahui sewaktu penandatanganan kontrak, misal eskalasi, perubahan
nilai tukar mata uang, dll. Variasinya adalah
 Harga tidak tetap dengan upah tetap (cost plus fixed fee – CFF) adalah pembeli
membayar kembali semua biaya proyek yang dikeluarkan oleh kontraktor, ditambah fee
yang jumlahnya tetap. Sesuai untuk pekerjaan penelitian dan pengembangan atau
pekerjaan lain yang definisi kerjanya masih dalam bentuk umum seperti program riset
dan pengkajian, lingkup kerja unik; proyek berukuran besar dengan definisi belum
lengkap
 Harga tidak tetap dengan suatu batasan maksimum adalah pemilik membayar kembali
semua biaya yang dikeluarkan kontraktor untuk merampungkan proyek ditambah upah,
sampai pada suatu batas maksimum. Pengeluran di atas batas maksimum menjadi
tanggungan kontraktor.
 Harga tidak tetap dengan resiko ditanggung bersama adalah jumlah upah naik sesuai
penghematan yang dihasilkan, tapi akan mendapat hukuman denda sesuai kelebihan
biaya yang terjadi di atas sasaran. Sesuai untuk pekerjaan pengembangan khusus dan
program percobaan, dimana definisi lingkup kerja lengkap daripada harga tidak tetap
dengan upah berubah-ubah.
  Harga tidak tetap dengan upah berubah-ubah adalah kontrak harga tidak tetap dengan
jumlah perangsang berubah-ubah. Pertama diadakan persetujuan bersama mengenai
sasaran biaya proyek dan jumlah upah yang diterima untuk sasaran tersebut. Bila akhir
proyek ternyata biaya proyek yang sesungguhnya berada di bawah sasaran, maka jumlah
upah akan naik, demikian sebaliknya, tetapi kontraktor tidak kena hukuman karena
pemilik akan membayar semua biaya proyek. Sesuai untuk pekerjaan pengembangan
khusus dan program percobaan
Ada juga kontrak harga tidak tetap menjadi tetap. Di awal proyek dipakai kontrak harga tidak
tetap, kemudian setelah definisi lingkup kerja jelas dan lengkap, bentuk kontrak diubah menjadi
kontrak harga tetap. Ini biasa digunakan dalam proyek yang pemilik ingin segera memulai kerja
tapi pada awalnya definisi lingkup kerja belum lengkap.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi pemilihan jenis kontrak ini yaitu :
 Lengkap atau tidaknya definisi lingkup kerja
 Insentif
 Eskalasi
 Kurun waktu pelaksanaan proyek
 Sifat proyek
 Jenis kontrak dan penggunaannya yang tipikal

PENYUSUNAN KONTRAK

Kegiatan menyusun kontrak EPK diawali pimpinan perusahaan pemilik mengambil keputusan
meminta jasa kontraktor untuk melaksanakan implementasi fisik proyek. Beberapa tahapan yang
dilalui dalam pembentukan dan pengelolaan kontrak
Perencanaan dan strategi mencakup beberapa hal
1. Penentuan strategi yang akan dipakai dengan mempertimbangkan faktor objektif, spesifikasi
proyek, dan sesuai dengan tujuan keseluruhan perusahaan. Strategi ini menentukan sejauh mana
keterlibatan pemilik dalam mengadministrasi, memantau, dan mengendalikan pelaksanaan
proyek.
2. Jenis kontrak dilihat dari pembentukan harga dan prosedur pembayaran. Ada dua jenis kontrak
dasar yaitu kontrak harga tetap (lump sum) dan kontrak harga tidak tetap (cost plus)
3. Kelengkapan paket menyangkut segala sesuatu yang berkaitan dengan definisi lingkup kerja
proyek.
4. Kondisi lokal dapat disebabkan oleh beberapa faktor teknis objektif, maupun oleh adanya
peraturan yang berlaku, misal perusahaan harus memprioritaskan membeli barang dalam negeri
5. Kepentingan spesifik proyek. Misal, teknologi proses yang harus relatif baru, sehingga perlu
mempertimbangkan keterlibatan pihak yang berhubungan dengan mereka yang memiliki lisensi
teknologi itu
Pembentukan kontrak mencakup beberapa hal
1. Rancangan kontrak merupakan dokumen yang setelah ditandatangani sebagai kontrak yang
resmi dan mengikat kedua belah pihak
2. Prakualifikasi
3. Penyusun RFP (request for proposal) atau disebut juga paket lelang yang dikirim ke peserta
lelang yang telah lolos prakualifikasi. Jika ada perubahan yang mendasar terhadap rancangan isi
atau materi rancangan kontrak akan ditampung dalam adendum yang akan menjadi bagian dari
kontrak resmi
4. Pembuatan proposal
5. Negosiasi
6. Penandatangan kontrak
Ada beberapa kelompok komponen rancangan kontrak
 Komponen I; berisi materi pokok rencana persetujuan antara pemilik dan kontraktor (article of
agreement) antara lain memuat : masalah komersial; pernyataan persetujuan untuk
bekerjasama; harga kontrak; tanggal mulai berlaku; jadwal penyelesaian secara mekanis;
jaminan dan tanggungjawab (kinerja, jadwal mutu); pajak, asuransi, dan royalti; penghentian
pekerjaan (terminasi); pengurangan dan penambahan pekerjaan; keadaan force majeure;
pengaturan hak kepemilikan; persengketaan dan arbitrasi
 Komponen II; memuat syarat umum (general condition) yang memberi definisi bagaimana
pekerjaan harus dilaksanakan. Berisi tentang penjelasan, petunjuk, dan tata cara
penyelenggaraan proyek; garis besar wewenang dan tanggung jawab pihak yang bersangkutan;
desain engineering; pengadaan material dan jasa; konstruksi dan sub kontrak; perencanaan,
pengendalian biaya, dan jadwal; pengendalian mutu; laporan kemajuan proyek; korespondensi
dan sistem arsip; prosedur persetujuan, keuangan, dan pembayaran; penyelesaian dan
penutupan proyek.
 Komponen III; syarat khusus (special condition) seperti pengadaan material dan jasa yang
ditanggung oleh pemilik; lingkup kerja khusus (seperti pelatihan); fasilitas sementara; kondisi-
kondisi lain di luar komponen II yang perlu diketahui kontraktor
 Komponen IV; memuat uraian rincian lingkup kerja proyek secara menyeluruh termasuk kriteria
dan spesifikasi (menjelaskan hal yang tidak dapat ditunjukkan dalam bentuk gambar)
Pelaksanaan kontrak menyangkut aspek komersil dan teknis
1. Komersial berkaitan dengan faktor komersial atau financial
 Prosedur pembayaran
 Klaim
 Change order
 Penutupan kontrak
2. Teknis; memperhatikan dipatuhinya kriteria performance, spesifikasi dan mutu, dan masalah
engineering lain
 Program QA/QC
 Inspeksi
 Testing
 Jaminan
 Laporan
ADMINISTRASI KONTRAK
DAN KEUANGAN
Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak, selanjutnya perlu
mengelola eksekusi kontrak secara komersial, teknis dan administratif. Di kantor pusat, melalui
perencanaan dan pengendalian yang matang kontraktor mengorganisir tenaga ahli dan spesialis
untuk mengerjakan desain engineering terinci, pembelian dan subkontrak, sedangkan di lokasi
proyek dilakukan persiapan mobilisasi tenaga kerja dan mendirikan fasilitas sementara. Pihak
pemilik mulai melengkapi tim proyek dengan personil dan perangkat lain untuk mengelola
proyek. Proses pengelolaan administrasi kontrak merupakan interaksi pihak pemilik dengan
kontraktor yang meliputi kegiatan :
1. Mengkaji kelengkapan dokumen yang diisyaratkan
2. Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem arsip
3. Pengelolaan pembayaran
4. Change order dan back charge
5. Klaim
6. Pengelolaan
Dokumen yang diisyaratkan
Dokumen yang diisyaratkan harus disiapkan kontraktor (jika perlu disetujui oleh pemilik) dalam
dokumen kontrak antara lain:
1. Tanda jaminan
2. Jaminan lelang
3. Jaminan kinerja
4. Jaminan peralatan
5. Jaminan pembayaran
6. Jaminan subkontraktor
7. Sertifikat asuransi
8. Asuransi builder all risk
9. Asuransi transit
10. Asuransi comprehensive general liability, umumnya dalam kontrak disebutkan
Surat menyurat dan sistem arsip
Sistem pencatatan dan arsip kontrak yang baik dan lengkap memudahkan pencarian kembali,
sehingga membantu kelancaran operasional pelaksanaan kontrak dalam hal :
1. Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal-pasal kontrak oleh kedua belah pihak penanda
tangan kontrak
2. Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu
3. Audit pelaksanaan kontrak sewaktu akhir proyek
4. Melakukan progress payment, change order, dan back charge
5. Melakukan korespondensi
Catatan dan arsip kontrak umumnya dikelompokkan menjadi
1. Masa perencanaan dan pembentukan
 Perencanaan strategi dan jadwal kontrak
 Prakualifikasi peserta lelang
 Kerangka acuan dan garis besar lingkup proyek
 Rancangan kontrak
 RFP atau dokumen lelang
 Dokumen proposal peserta lelang
 Hasil evaluasi proposal
 Catatan-catatan negosiasi dan penentuan pemenang
 Dokumen kontrak asli termasuk adendum bila ada
 Letter of intent
2. Masa eksekusi kontrak, yang penting disini :
 Dokumen evaluasi status kemajuan pekerjaan
 Invoice atau faktur dan catatan lain untuk pembayaran berkala
 Pembayaran butir-butir reimbursable
 Pengajuan change order
 Dokumen evaluasi dan persetujuan change
 Pembayaran change order
 Dokumen pembayaran back order
 Dokumen pembayaran serta evaluasi klaim
 Pembayaran dan sertifikat asuransi
 Proses dan hasil atau penemuan audit
3. Korespondensi, otorisasi, dan laporan berkala; mengatur hal mengenai surat menyurat seperti
format, alamat, laporan berkala, kemajuan proyek (mingguan, bulanan, dll) dan sistem
penyimpanan arsip
4. Dokumen keuangan khususnya dana pinjaman seperti prosedur realisasi sampai masalah
pembayaran kembali dan laporan penutupan. Biasanya diatur terpisah dari administrasi umum.
Pengelolaan Pembayaran
Perlu memperhatikan keinginan para pihak
1. Kontraktor tidak akan melakukan pre financing pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya
sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah itu, seperti bunga dll)
2. Pemilik hanya akan membayar pekerjaan yang telah selesai pada waktu ditagih, berarti
membayar sesuai kinerja
Ada beberapa cara perhitungan pembayaran
1. Biaya yang sesungguhnya telah dikeluarkan
2. Kurun waktu tertentu secara periodic
3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja yang telah dicapai
 Metoda milestone adalah pembayaran dikaitkan dengan milestone siklus proyek, sedangkan
jumlahnya diperhitungkan dengan kegiatan yang telah dilakukan untuk mencapai yang
bersangkutan dinyatakan sebagai persentase dari total kontrak
 Metoda milestone dengan persentase penyelesaian; disamping dikaitkan dengan milestone,
juga dikaitkan dengan volume pekerjaan
4. Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yang akan datang
Arus Pembayaran Berkala
Change order
Change order adalah perubahan lingkup proyek setelah kontrak ditandatangani. Hal ini tidak
dapat dihindari, maka harus dikelola dengan baik karena penambahan mesti meningkatkan biaya.
Timbulnya change order bisa jadi dari pemilik, kontraktor atau subkontraktor. Beberapa
penyebab perubahan lingkup
1. Ada informasi baru tentang spesifikasi atau kriteria desain engineering. Pemilik ingin
memasukkan kemajuan teknologi itu
2. Diminta oleh calon organisasi operasi pada saat akhir proyek sewaktu prakomisi
3. Perubahan karena terungkapnya kondisi yang berbeda dengan hasil pengkajian terdahulu
4. Kurang jelasnya pasal-pasal kontrak, sehingga menimbulkan interpretasi yang berlainan antara
kontraktor dan pemilik
5. Keinginan mempercepat jadwal
Proses change order
1. Evaluasi mendalam tentang perlunya perubahan lingkup
2. Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya perubahan lingkup
3. Mengajukan persetujuan kepada pimpinan proyek bila perubahannya cukup besar
4. Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan laporan khusus untuk meyakinkan bahwa
perubahan lingkup kerja telah dijalankan sebaik-baiknya
Perlu juga diperhatikan, makin jauh kemajuan proyek maka makin besar dampak dari perubahan
lingkup. Terkadang karena kondisi tertentu, kontraktor tidak mengerjakan sebagian porsi
pekerjaan yang telah tercantum dalam kontrak. Maka pemilik mengerjakan sendiri atau
menunjukkan pihak ketiga, sedang biayanya dibebankan kepada kontraktor, ini disebut sebagai
back change
Klaim
Merupakan permintaan atau tuntutan kompensasi uang atau biaya atau jadwal diluar kontrak.
Penyebab timbulnya klaim
1. Material atau peralatan yang cacat
2. Keadaan lahan diluar perkiraan dan hasil test kurang akurat
3. Perubahan peraturan yang tidak diduga
4. Pasal-pasal kontrak yang kurang lengkap dan kurang jelas
Proses menangani klaim
1. Pencarian fakta yang sesungguhnya telah terjadi
2. Pengkajian hubungan klaim dengan kontrak
3. Perkiraan biaya kompensasi
4. Negosiasi
Pengelolaan keuangan proyek
1. Proyeksi keperluan dana
Faktor yang perlu diperhatikan :
 Pembayaran material dan peralatan, sesuai dengan ikatan (PO) yang telah ditandatangani
 Pembayaran periodik kepada kontraktor dan konsultan
 Pembayaran langsung untuk tenaga kerja/supervisor proyek
 Kontijensi
2. Meletakkan dasar sistem akuntansi proyek
Faktor yang perlu diperhatikan kebutuhan sepanjang siklus biaya :
 Untuk mengidentifikasi dan membedakan kegiatan satu dengan yang lain dalam proses
perencanaan desain engineering, pengadaan dan konstruksi
 Pelaporan dan pengendalian kegiatan kantor pusat dan lapangan, seperti engineering (per
disiplin) dan konstruksi (per macam pekerjaan)
 Kegiatan pengadaan sesuai klasifikasi peralatan dan material
 Pengaturan arsip dan korespondensi
 Untuk catatan aset pada akhir proyek
Pengadaan pengkodean harus berorientasi untuk pengendalian. Tapi jangan sampai mengubah
sistem kode biaya yang sudah ada. Format dan tata letak kode identifikasi yang baik harus dapat
memberi informasi maksimal pada tempat minimal dengan beberapa atribut
 Fungsi; menjelaskan fungsi yang diwakili
 Area; identifikasi area yang akan dikerjakan
 Disiplin; menjelaskan macam disiplin pekerjaan
 Dokumen; nomor dokumen yang berkaitan
 Macam biaya; menjelaskan macam biaya
3. Operasi keuangan
Menyangkut beberapa hal seperti administrasi dana pinjaman; mengelola pembayaran;
pengendalian cash flow.
Operasi keuangan terdiri dari
 Operasi keuangan yang berkaitan dengan penggunaan dana pinjaman dan/atau dari perusahaan
induk
 Administrasi keuangan yang berkaitan dengan pembayaran atas pekerjaan yang sedang berjalan
 Pengendalian dana/cash flow, agar jumlah dana yang telah ditentukan tidak dilampaui. Aliran
dana dapat diperlakukan sebagai aliran kas atau diperhitungkan nilai tukar
4. Laporan penutupan keuangan membuat “catatan asset”
Jalan keluar untuk mengatasi kesulitan mencatat asset
  Pengelompokkan biaya pada daftar milik tetap memakai standar perusahaan induk
 Pengelompokkan biaya pada proyek tetap dititikberatkan untuk pengawasan dan pengendalian
proyek
 Pada akhir proyek, pengelompokkan biaya pada proyek dijabarkan dalam pengelompokkan
daftar milik yang standar
5. Menyiapkan data dan pembukuan milik yang standar
DOKUMEN LELANG

Dokumen lelang adalah seperangkat dokumen yang berisi informasi dan petunjuk tentang
ketentuan atau peraturan dalam penyelenggaraan pelelangan supaya para pihak yang terkait
saling mengetahui, memahami dan mematuhi pelaksanaan pelelangan dengan baik, serta
mengetahui hak atau kewajiban dalam pelaksanaan kontrak.

Dokumen lelang adalah dasar hukum yang mengikat para pihak dalam rangka pelelangan (antara
penyedia barang/jasa dan pengguna barang/jasa telah sepakat pada waktu pemberian penjelasan
dokumen lelang)

Keterangan :

SPB : Surat Pesanan Barang

SPMK : Surat Perintah Mulai Kerja

Nb : Tidak boleh tanda tangan kontrak sebelum dana tersedia

Penyusunan Dokumen Pengadaan/Pelelangan

Isi dokumen lelang antara lain :

1. Pengumuman atau undangan

2. Instruksi kepada penawar atau data lelang
3. Syarat umum kontrak
4. Syarat khusus kontrak
5. Daftar kualitas dan harga
6. Spesifikasi teknis dan gambar
7. Bentuk surat penawaran
8. Bentuk jaminan penawaran
9. Bentuk kontrak (surat perjanjian)
10. Bentuk jaminan pelaksanaan
11. Bentuk jaminan pemeliharaan