Berkomunikasi Sekretaris
Dyah Widowati
PENDAHULUAN
Berkomunikasi secara verbal merupakan hal penting dan terutama merupakan
kunci sukses dalam menjalin hubungan kerja, baik dengan atasan maupun dengan
rekan kerja yang lain baik selevel ataupun yang berada di bawah level. Sukses disini
berarti dapat menyampaikan pesan atau hal-hal yang dimaksud kepada pendengar
dengan benar dan tepat. Tepat dan benar yang dimaksud adalah sesuai dengan maksud
hati dan pikiran.
Pada kenyataannya banyak terjadi komunikasi yang sering “miss”, karena apa
yang ingin disampaikan tidak dapat ditangkap secara tepat dan benar oleh si penerima
pesan. Hal itu dapat dipengaruhi oleh dua hal, yaitu:
• Ketidak cakapan sipembicara menyampaikan pesan atau hal yang
dimaksud.
• Adanya perbedaan daya tangkap dan daya pikir antara orang yang satu
dengan yang lain, dalam hal ini yang dimaksud adalah si pendengar.
Namun semua itu kembali lagi kepada pembicara; bagaimana agar apa yang ingin
disampaikan dapat ditangkap oleh si pendengar secara tepat dan benar. Perlu diingat
bahwa kemampuan menangkap setiap orang berbeda. Dan setiap orang dapat menjadi
pembicara yang piawai dalam menyampaikan hal-hal yang ingin disampaikannya.
Untuk itu perlu dilihat kembali hal apa yang mempengaruhi kecakapan
seseorang dalam berkomunikasi secara verbal. Yang jelas kecerdasan intellegensi (IQ)
seseorang tidak mempunyai pengaruh kecakapan berkomunikasi secara verbal. Seperti
yang telah dikemukakan oleh para ahli bahwa keberhasilan dalam hidup dipengaruhi
oleh kecerdasan Emosional atau yang dalam bahasa Inggris “Emotional Question” atau
yang biasa disingkat dengan EQ, dan kecerdasan emosional (EQ) ini mempengaruhi
salah satu diantaranya kemampuan berkomunikasi secara verbal.
Oleh karena itu, akan dibahas bagaimana pengaruh kecerdasan emosional
(EQ) terhadap kemampuan berkomunikasi secara verbal. Mengingat pentingnya
komunikasi didalam setiap aspek kehidupan dunia kerja terutama dari seorang
sekretaris yang setiap harinya harus selalu bertemu dan berkomunikasi dengan orang-
orang lain. Sekretaris diketahui banyak berkomunikasi serta merupakan pusat
informasi, sehingga dalam kinerjanya lebih banyak berinteraksi dengan lingkungan
dan orang-orang sekitarnya dan juga berfungsi sebagai PR internal sehingga tidak salah
apabila seorang sekretaris diharapkan dapat menjembatani komunikasi di dalam
perusahaan.
KAJIAN PUSTAKA
A. Pengaruh Kecerdasan Emosional (EQ)
1. Pengertian
Kecerdasan emosional atau yang biasa disebut EQ memiliki arti
Serangkaian kecakapan yang memungkinkan untuk melapangkan jalan di dunia
yang rumit-aspek pribadi, sosial, dan pertahanan dari seluruh kecerdasan, akal
sehat yang penuh misteri, kemampuan berkomunikasi dan kepekaan yang penting
untuk berfungsi secara efektif setiap hari dalam kehidupan. Dalam bahasa sehari-
hari kecerdasan emosional biasanya disebut “Street Smart”. Hal ini terkait
dengan kemampuan membaca lingkungan politik dan sosial, dan menatanya
kembali, kemampuan memahami dengan spontan apa yang diinginkan dan
dibutuhkan orang lain, kelebihan dan kekurangan mereka, kemampuan untuk tidak
terpengaruh oleh tekanan, dan kemampuan untuk menjadi orang yang
menyenangkan, yang kehadirannya didambakan orang lain, kemampuan
mengendalikan emosi dan pengumbaran emosi, kemampuan untuk berkomunikasi
dan menyampaikan sesuatu hal kepada orang lain.
Berikut ini adalah grafik menurut Reuven Bar-On, dimana berfungsi untuk
merangkum kecerdasan emosional dengan cara membagi EQ kedalam lima area
atau ranah yang menyeluruh
Ranah intrapribadi terkait dengan kemampuan untuk mengenal dan
mengendalikan diri sendiri . ini melingkupi kesadaran diri - kemampuan untuk
mengenali perasaan dan mengapa kita merasakan seperti itu danpengaruh
perilaku kita terhadap orang lain ; sikap asertif - kemampuan menyampaikan
secara jelas pikiran kita dan perasaan kita, membela diri dan mempertahankan
pendapat; Kemandirian-kemampuan untuk mengarahkan dan mengendarikan diri,
berdiri dengan kaki sendiri ; penghargaan diri – kemampuan untuk mengenali
kekuatan dan kelemahan kita, dan menyenangi diri sendiri meskipun kita memiliki
kelemahan ; dan Aktualisasi diri -kemampuan mewujudkan potensi yang kita
miliki dan merasa senang (puas ) dengan prestasi kita raih di tempat kerja maupun
dalam kehidupan pribadi.
Ranah Antarpribadi berkaitan dengan ketrampilan bergaul dan
berinteraksi dengan orang lain. Wilayah initerdiri dari tiga hal : Empati adalah
kemampuan untuk memahami perasaan orang lain. Tanggung jawab social
adalah kemampuan untuk menjadi anggota masyarakat yang dapat bekerja sama
dan yang bermanfaat bagi kelompok masyarakatnya. Hubungan antar pribadi
Dyah Widowati, Pengaruh Kecerdasan Terhadap Kemampuan… 66
B. Kecerdasan Kognitif
1. Pengertian
Istilah Intelegensi dalam Hand Book of Psychological Team (1963)
ditulis “Intelegence From the latin: Intelegence the relate or organize” yang
kemudian diterjemahkan menjadi intelengensi yang berarti kecerdasan
(Poerwodaminto, 1984)
67 MODERNISASI, Volume 1, Nomor 2, Juni 2005
Lebih jauh lagi intelegensi diartikan lebih luas sebagai aktifitas jiwa
tingkat tinggi dari seseorang yang merupakan proses jiwa secara keseluruhan.
Berikut beberapa pendapat psikolig tentang intelegensi:
Adapun Waltimena, merumuskan perbuatan intelegensi itu didasarkan pada faktor-
faktor :
a. Intelegensi berhubungan dengan pembahasan yang cepat. Individu yang dapat
memecahkan persoalan dengan lebih cepat daripada individu lain, dengan
demikian dikatakan lebih intelegensi.
b. Intelegensi berhubungan dengan dalam atau kedangkalan pembahasan yang
diberikan. Individu yang dapat memberikan pembahasan pada suatu masalah
dari banyak segi yang penting.
c. Intelegensi berhubungan dengan luas atau tidaknya pembahasan yang
diberikan.
C. Komunikasi
1. Pengertian
Dalam “Speech Communication” (komunikasi verbal/lisan) yang
terutama dijumpai dalam komunikasi antar pribadi, yang terjadi adanya peralihan
pesan-pesan verbal dalam bentuk kata-kata. Unsur-unsur penting dari komunikasi
tercakup didalamnya, yaitu: sumber, saluran pesan, code (tanda/simbol), penerima
dan kerangka rujukan.
Menurut De Vito (1978); Victoria dan Robert (1983), ada 6 jenis
komunikasi lisan (verbal), antara lain:
Dyah Widowati, Pengaruh Kecerdasan Terhadap Kemampuan… 68
1. Emotive speech
Merupakan gaya bicara yang lebih mementingkan aspek psikologis, terutama
lebih mengutamakan pilihan “kata” yang didukung oleh pesan non verbal.
2. Phatic speech
Merupakan gaya komunikasi verbal yang berusaha menciptakan hubungan
sosial, sebagaimana dikatakan oleh Bronislaw Malinowski dengan phatic
communication. Phatic speech ini tidak dapat diterjemaahkan secara tepat
karena harus dilihat dalam kaitannya dengan konteks disaat “kata” diucapkan
dalam suatu tatanan sosial suatu masyarakat.
3. Cognitive speech
Merupakan jenis komunikasi verbal yang mengacu pada kerangka berpikir
atau rujukan yang secara tegas mengartikan suatu kata secara denotative dan
bersifat informative.
4. Restorical speech
Mengacu pada komunikasi verbal yang menekankan sifat konatif. Gaya
bicara ini mengarahkan pilihan ucapan yang mendorong terbentuknya
perilaku. Cara ini biasa digunakan oleh para politisi, salesman yang bersifat
persuasi.
5. Metalingual speech
Komunikasi lisan secara verbal, tema pembicaraannya tidak mengacu pada
obyek dan peristiwa dalam dunia nyata melainkan tentang pembicaraan itu
sendiri. Tipe
pembicaraan ini sangat berbeda dari yang lain, bersifat sangat abstrak dan
berorientasi pada code/tanda-tanda komunikasi.
6. Poetic speech
Komunikasi lisan secara verbal berputar pada struktur penggunaan “kata”
yang tepat melalui perindahan pilihan “kata” ketepaatan ungkapan yang
biasanya menggambarkan rasa seni dan pandangan serta gaya-gaya lain yang
khas.
3. SEKRETARIS
3.1. Pengertian sekretaris
Pada dasarnya sekretaris berasal dari bahasa Latin “secretum” yang
artinya rahasia dan sekretarium yang artinya seseorang yang dipercaya untuk
menyimpan rahasia. Dalam bahasa Inggris disebut “secretary” yang berasal dari
kata secret yang artinya rahasia. Dengan demikian dapat diambil kesimpulan
bahwa sekretaris
adalah orang yang dapat dipercaya untuk menyimpan rahasia dengan baik dan
tanggung jawab.
Sekretaris terbagi dalam sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi, yang
masing-masing harus mempunyai persyaratan-persyaratan antara lain: syarat
pengetahuan, syarat keterampilan, dan syarat kepribadian.
3.2. Peranan Sekretaris
Pada dasarnya semua sekretaris mempunyai peranan yang sama dalam
membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Pekerjaan sekretaris
secara lansung berhubungan dengan pimpinan dengan dasar saling percaya,
dengan demikian sekretaris dapat melakukan segala tindakan yang akan
menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi dan visi
perusahaan.
PEMBAHASAN
Didalam dunia kerja seringkali masalah timbul karena kurang adanya
kecakapan dalam menyampaikan sesuatu hal terhadap rekan kerja ataupun orang lain,
sehingga tanda yang ditangkap menjadi salah dan menimbulkan kesalahpahaman.
Tentunya kesalahpahaman yang berkelanjutan akan mengakibatkan masing-masing
orang mengerjakan tugas-tugasnya masing-masing, padahal bagi sekretaris dalam
setiap pekerjaan memiliki keterkaitan satu sama lain.
Dyah Widowati, Pengaruh Kecerdasan Terhadap Kemampuan… 72
PENUTUP
1. Kesimpulan
Dari uraian diatas ternyata ada hubungan bahwa kecerdasan emosional
berpengaruh dalam kemampuan berkomunikasi. Dengan demikian didapat suatu
kesimpulan akhir bahwa kecerdasan emosional merupakan fondasi atau dasar dari
hubungan komunikasi.
Sehingga dapat ditarik kesimpulan kendala-kendala atau hambatan pada
suatu hubungan komunikasi adalah:
a. Kemampuan penangkapan tiap orang yang berbeda sehingga tidak dapat
disamaratakan.
b. Kemampuan berpikir dan daya cerna tiap orang berbeda yang akan
berpengaruh terhadap langkah selanjutnya.
c. Pemilihan waktu dan situasi yang tepat.
d. Intonasi dan volume suara sebagai tanda bagi pendengar.
Untuk mengatasi kendala-kendala atau hambatan yang timbul dibutuhkan
pembelajaran lagi terhadap hubungan komunikasi itu sendiri. Pembelajaran dapat
diperoleh dari perbandingan terhadap lingkungan sekitar, dari pembacaan buku,
aktualisasi diri, dan sebagainya.
Untuk diketahui bahwa kecerdasan emosional dapat ditingkatkan dan
tidak terpatok atau dengan kata lain nilai dari EQ (kecerdasan emosional) tidak
tetap, dikarenakan dengan semakin bertambahnya usia maka akan semakin banyak
pembelajaran yang dapat dipelajari yang termasuk didalamnya menyeimbangkan
akal dan emosi.
2. Saran
Untuk meningkatkan kecerdasan emosional adalah melalui belajar baik
dari buku, masyarakat dan lingkungan kerja. Termasuk didalamnya meliputi
tentang bagaimana membuat keseimbangan emosi, dimana kita belajar untuk
mengendalikan emosi dalam segala situasi.
Akhir kata tidak ada hubungan komunikasi yang sempurna, disini
diharapkan ada perbaikan agar hubungan komunikasi menjadi lebih baik dan
semakin lebih baik. Kesemuanya itu bergantung kembali kepada intropeksi
masing-masing pribadi untuk memotivasi munculnya keinginan memperbaiki
hubungan komunikasi dengan sesama manusia baik itu dilingkungan kerja maupun
dilingkungan rumah.
DAFTAR PUSTAKA
M.S., Alo Liliweri, 1994, Komunikasi Verbal dan Nonverbal, Bandung, PT Citra
Aditya Bakti.
Stein, Steven J., Howard E. Book, Ledakan EQ, 2002, 15 Prinsip dasar kecerdasan
emosional meraih sukses, Bandung, Kaifa.
Stuart, Cristina, 1992, Berbicara Efektif, Jakarta, PT Pustaka Binaman Pressindo.