DBK 2017

KEPROTOKOLAN
Keprotokolan menurut Encyclopedia Britanica adalah suatu “tata cara atau tata karma
dalam hubungan antarnegara dengan memperhatikan pangkat kedudukan-titel yang resmi.”
Sedangkan menurut UU No. 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan, “Keprotokolan adalah
serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi
yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam
Negara, pemerintahan, atau masyarakat.”

Tata ruang dan tata tempat merupakan pengaturan ruangan yang akan digunakan
untuk acara agar seluruh properti dan desain keruangan membawa suasana resmi dan
penghormatan terhadap tamu undangan baik tamu biasa maupun tamu VIP/VIC (Very
Important Citizen). Tata upacara merupakan pengaturan acara resmi untuk penghormatan hari
besar maupun tamu besar yang diundang. Tata busana dan tata warkat merupakan
kelengkapan acara tambahan. Tugas protokol meliputi perencanaan, persiapan, koordinasi, dan
pelaksanaan. Keempat kegiatan tersebut berkaitan satu sama lain dalam menyukseskan suatu
acara. Adapun fungsi protokol yaitu pelayananan (membutuhkan improvisasi, antisipasi
kemendadakan). Hakikat keprotokolan yaitu pencipta situasi yang harmonis dalam acara,
pendukung image building institusi/perusahaan, dan mempunyai spirit dasar pelayanan.

Protokol perjamuan merupakan pedoman atau tata cara yang lazim digunakan dalam
perjamuan. Perjamuan merupakan pertemuan makan dan minum/pesta/resepsi. Tugas
protokol ini sangat strategis karena dapat ikut meningkatkan pembentukan citra sebuah
organisasi atau institusi. Dengan peran ini, protokol pada akhirnya identik dengan performa
suatu instansi. Protokoler berkoordinasi dengan panitia pelaksana, biro rumah tangga,
departemen pengamanan, dan juga penyedia logistik. Tujuan dari perjamuan ini adalah
menghormati tamu penting, merayakan suatu peristiwa tertentu, dan penyelenggaraan rapat.
Jenis perjamuan ada empat, yaitu coffee morning, lunch, dinner, dan tea party. Adapun
pertemuan yang membutuhkan perjamuan digolongkan menjadi 6, yaitu rapat,
workshop/lokakarya, pelatihan/training, FGD (Focus Group Discussion), munas (Musyawarah
Nasional), dan kongres. Persiapan yang perlu diperhatikan untuk perjamuan yaitu konsep
penyajian makan yang dipilih, sesuaikan menu dengan tema, sajikan menu utama yang umum,
seimbangkan menu makanan, hindari menu makanan yang ribet, dan stock makanan yang
cukup. Syarat menyusun menu yaitu dana, tema, jumlah porsi, dan waktu/durasi acara. Model
penghidangan yang sering dilakukan meliputi kemasan boks, coffee break, banquet, dan buffet(
dapat berbentuk prasmanan maupun gubuk).

Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi

tertulis oleh satu pihak lain (Sugihastuti, 2016:5). Surat dinas yaitu surat yang berkaitan dengan
administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan
(Sugihastuti, 2016:5). Naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi
pemerintahan (Peraturan Rektor UGM, Nomor 2/P/SK/HT/2015). Fungsi surat antara lain
pengganti pertemuan langsung, duta organisasi, pedoman kerja, bukti tertulis, dan pembentuk
citra. Syarat surat dinas yang baik yaitu penampilan bersih, rapi, format menarik; isi singkat,
jelas, dan eksplisit; bahasa resmi, baku, dan santun; hindari kesalahan sapaan, nama, alamat,
dan isi surat. Bagian-bagian surat yaitu kepala (kop surat), nomor, sifat (opsional), lampiran (jika
ada), hal, tanggal, alamat tujuan, salam pembuka (opsional), paragraf pembuka, paragraf isi,
paragraf penutup, salam penutup (opsional), nama jabatan, tanda tangan, nama jelas, dan
tembusan (jika ada).

Netiquette merupakan aturan tentang cara yang tepat dan sopan untuk berkomunikasi
dengan orang-orang ketika menggunakan internet. Kata ini lahir pada tahun 1982 di tahun yang
sama kata internet lahir. Netiquette yang umum diberlakukan adalah; 1) tinjau ulang pesan
yang telah dirancang, 2) hindari CAPSLOCK, huruf kapital menunjukkan kata-kata berteriak dan
tidak professional, 3)tahan diri dari menghina orang lain (cyberbullying), 4)kirim pesan dalam
periode yang tepat sesuai dengan pesan yang dikirim, dan 5)kunjungi situs yang aman.
Komunikasi yang efektif meliputi penyampaian yang singkat, langsung pada inti dan dengan
bahasa yang baik, mematuhi hukum hak cipta, penggunaan bahasa sesuai target yang dituju,
pilih kata yang sesuai, dan hindari penggunaan singkatan yang tidak lazim digunakan. Walaupun
netiquette memberikan gambaran umum mengenai tata krama berinternet, dalam prakteknya
tidak ada standar yang baku dalam bermedia sosial. Netiquette juga berlaku sebagai
pembentuk personal branding dan pembentuk citra dari penggunanya sendiri.