Chapter 3 : Systems Documentation Techniques

Fira Dwi Anggraeni

17/408696/EK/21268

Documentation : menjelaskan tentang bagaimana sistem bekerja termasuk siapa, apa, kapan,
dimana, mengapa, dan bagaimana data entry, data processing, data storage, information
output, dan systems control.
Narative description adalah penjelasan langkah-langkah tertulis tentang komponen dan
interaksi sistem.
Level documentation tool: read, evaluate & recommend, prepare documentation
Documentation tools:
A. Data Flow Diagram (DFD)
Menggambarkan tentang alur data dalam organisasi
Elemen dala DFD:

Subdividing the DFD: pembagian menjadi level bawah untuk memberikan informasi
yang lebih detail dan user mempunyai kepentingan yang berbeda. Centext diagram:
level DFD tertinggi, ringkasan setiap level dalam sistem.
Contoh : payroll systems
B. Flowcharts
Teknis analisis yang menggunakan kumpulan simbol mendeskripsikan secara
bergambar beberapa aspek dalam IS secara jelas, ringkas, dan cara yang logis.
Kategori simbol dalam flowcharts:
a. Input/output symbols: menunjukkan input/output dari sistem
b. Processing symbols: menunjukkan memprosesan data baik eletronik atau dengan
tangan
c. Storage symbols: menunjukkan dimana data disimpan
d. Flow and miscellaneous symbols: mengindikasikan alur data, kemana flowcharts
mulai dan akhir, keputusan yang dibuat, dan bagaimana menambah penjelasan
lebih dalam flowcharts.
Tipe flowcharts:
 1. Document flowcharts: menunjukkan alur dokumen dan informasi antar
departemen atau area pertanggungjawaban
2. System flowcharts: hubungan antara input, proses, dan output sistem informasi
3. Program flowcharts: alur operasional logis yang dilakukan komputer saat
menjalankan program
C. Business Process Diagram
Cara visual untuk menjelaskan tipe yang berbeda dan aktivitas dalam sebuah proses
bisnis. Dapat digunakan untuk multiple activities dan menjelaskan hubungan antar
entitas.
Simbol yang digunakan dalam proses bisnis:
 Chapter 4 Relational Databases

Database : Seperangkat file data yang saling terkait dan terkoordinasi terpusat yang disimpan
dengan redundansi data sesedikit mungkin
Hierarki dalam database : atribut tersimpan dalam fields > kumpulan fields satu entitas
menjadi record > record yang sejenis membetuk file > file berhubungan membentuk database
File approach : sulit diintegrasikan, meng-update data, dan melihat data secara keseluruhan
Database approach: data seluruh organisasi
DMBS : program yang mengelola dan mengontrol data dan antarmuka antara data dan
program aplikasi yang menggunakan data yang disimpan dalam database
Data warehouse : satu atau lebih database yang sangat besar yang berisi data terperinci dan
terangkum selama beberapa tahun yang digunakan untuk analisis daripada pemrosesan
transaksi.
Business intelligence: menganalisis data dalam jumlah besar untuk pengambilan keputusan
strategis. Terdiri dari OLAP dan Data mining. OLAP (Online analytical processing) :
menggunakan queries untuk menyelidiki hubungan yang dihipotesiskan antara data. Data
minning menggunakan analisis statistik yang canggih, AI untuk"menemukan" hubungan yang
tidak dihilangkan dalam data
Keuntungan database systems:
1. Integrasi data
2. Sharing data
3. Meminimalkan redudansi dan inkonsistensi data
4. Data independen
5. Analisis cross-fuctional
Pentingnya data yang baik : mengurangi pengambilan keputusan yang buruk, kerugian
finansial. Cara > kebijakan dan prosedur yang menjamin kebagusan data
Database systems
Logical view: adalah bagaimana orang secara konseptual mengatur dan memahami hubungan
antara item data.
Physical view: mengacu pada cara data diatur dan disimpan secara fisik dalam sistem
komputer.
Schemas
a. Conceptual-level schema : seluruh database, daftar semua elemen, dan hubungannya
b. External level schema : tampilan pengguna individual bagian database > subschema
c. Internal level schema : bagaimana data disimpan dan diakses
Data dictionary : berisi informasi tentang struktur basis data.
DDL: built data dictionary, creat database, describe logical view. DML: changes database
content
Relational database
Data model: representasi abstrak dari database contents.
Relational data model: Representasi tabel dua dimensi data; setiap baris mewakili entitas unik
(catatan) dan setiap kolom adalah bidang tempat atribut rekaman disimpan.
Tipe atribut:
1. Primary key: Atribut database, atau kombinasi atribut, yang secara unik
mengidentifikasi setiap baris dalam sebuah tabel.
2. Foreign key - Atribut dalam tabel yang juga merupakan kunci utama di tabel lain;
digunakan untuk menghubungkan kedua tabel.
Designing a relational database:
1. One uniform tabel, kelemahan adanya redudansi data dan anomali antara lain:
a. Update anomali: tidak semuanya ter-update > inkonsistensi
b. Insert anomali: ada data sampai melakukan transaksi
c. Delete anomali: semua row jadi kedelet
2. Banyak kolom: terlalu banyak space yang dibutuhkan
3. A set of tables > relational databases
Syarat relational databases:
1. Setiap kolom dalam baris harus memiliki nilai tunggal
2. Primary key tidak boleh nol
3. Foreign key tidak boleh nol
4. Atribut
Pendekatan mendesain database:
a. Normalization
b. Semantic data modeling
Membuat relational database queries : menampilkan data yang tersimpan menggunakan
query. Menggunakan desaign view/wizard.
Database system dan akuntansi kedepan > external reporting, membantu membuat keputusan,
mengintegrasikan finansial dan data operasional. Akuntan harus memahami database systems
agar membantu mendesain dan menggunakan IS kedepannya.