PROBLEM SOLVING P2K3

Terdapat berbagai masalah yang sering muncul dalam menjalankan roda organisasi P2K3
di perusahaan. Agar P2K3 tetap dapat bekerja secara efektif maka seluruh anggota harus
memahami dan menyadari bahwa setiap saat masalah dapat muncul dan harus dicari solusi
pemecahannya. Pada tabel di bawah ini dijelaskan beberapa contoh masalah yang sering muncul
dan bagaimana cara mengatasinya :
No. Masalah Solusi
1. Pertemuan ditunda atau a. Pastikan bahwa seluruh anggota mengerti peran sertanya
tertunda, tidak kelihatan di dalam P2K3
penting b. Susun jadwal pertemuan 6 bulan atau tahunan dengan
waktu pertemuan secara reguler
c. Pasang jadwal di papan pengumuman, sehingga seluruh
anggota dan orang lain di tempat kerja mengetahuinya
d. Ingatkan seluruh anggota pertemuan, seminggu
sebelumnya
e. Distribusikan agenda sebelum waktu pertemuan
f. Minta kehadiran penanggung jawab K3 untuk berbicara
tentang peran dan fungsi P2K3
g. Pastikan bahwa waktu pertemuan adalah tepat untuk
sebagian besar anggota, lihatlah pengaturan shift kerja
h. Tinjau ulang keanggotaan P2K3 dan evaluasi partisipasi
dan komitmen anggota, dll
2. Prtemuan mengalami a. Pastikan bahwa seluruh anggota mengerti peran sertanya
kemacetan dalam di dalam menghadapi kebijakan jangka panjang dan isu-
membicarakan isu-isu isu program K3
penting b. Pastikan seluruh anggota mengerti perbedaan antara
peran sebagai wakil K3 dengan peran organisasi P2K3
c. Pastikan bahwa tujuan organisasi telah ditetapkan dan
fungsi organisasi telah dibuat secara jelas
d. Pastikan bahwa angenda tidak berbenturan masalah-
 masalah jadwal pekerjaan lainnya

3. Hal-hal yang sama a. Pimpinan sidang harus memastikan bahwa harus ada
muncul dalam agenda hasil nyata dari setiap pertemuan
ke agenda berikutnya b. Gunakan suatu “tanda” untuk menandai hal-hal yang
tanpa penyelesaian muncul lebihdari sekali dan pastikan mereka tidak
membicarakannya kembali
c. Training ketrampilan komunikasi efektif mungkin
diperlukan dalam hal ini, dll.
4. Rekomendasi tindakan a. Pastikan seluruh rekomendasi dicatat di dalam laporan
perbaikan tidak dan tidakan perbaikan yang diperlukan didiskripsikan
dilaksanakan atau tidak secara jelas
ditindaklanjuti b. Pastikan laporan rapat ditampilkan dan dibagikan,
sehingga tangging jawab untuk tindakan perbaikan
dimengerti di dalam tempat kerja
c. Pastikan operasional organisasi P2K3 didukung
sepenuhnya oleh pihak manajemen dengan fasilitas,
waktu untuk melaksanakan tindakan perbaikan, sumber
daya dan informasi
d. Rekomendasi yang tidak dapat dilaksanakan perlu
dijelaskan, mengapa tidak dapat dilaksanakan dan buat
rencana detail untuk menerapkannya, dll.
5. Pertemuan sering a. Pastikan agenda disusun sedemikian rupa dan hal-hal
menghabiskan waktu yang akan dibicarakan sesuai dengan alokasi waktuyang
banyak dan tidak disediakan
menyelesaikan masalah b. Pastikan seluruh anggota hadir tepat waktu
c. Buat skala prioritas masalah yang akan dibicarakan
berdasarkan urgensinya
d. Pastikan agenda telah dibagikan sehingga semua anggota
datang dengan persiapan yang cukup
e. Pimpinan sidang harus menjaga ketepata waktu
 pertemuan
f. Informasikan kepada seluruh anggota, bahwa waktu
pertemuan sangat terbatas dan minta untuk
membicarakan hal-hal yang telah diagendakan, dll.
6. Pertemuan didominasi a. Pastikan seluruh anggota telah mendapat training,
oleh orang-orang mempunyai informasi yang cukup untuk berperan serta di
tertentu dalam organisasi
b. Pertimbangkan alokasi waktu untuk setiap anggota yang
ingin menyumbangkan ide-ide pada hal-hal tertentu
c. Pmpinan sidang harus memberikan keseimbangan diskusi
untuk semua anggota pertemuan
d. Jika pimpinan sidang mendominasi pembicaraan, maka
lakukan rotasi pimpinan untuk pertemuan berikutnya dll.
7. Sarana pertemuan a. Pastikan sarana pertemuan yang memadai selalu tersedia
dan pengaturan waktu dan tanggal yang tepat
b. Yakinkan bahwa manajemen memberikan dukungan
melalui penyediaan fasilitas dan peralatan yang
diperlukan
c. Pastkan P2K3 mempunyai “gigi” di perusahaan sehingga
setiap pertemuan disediakan sarana yang memadai dan
didukung oleh semua komponen perusahaan, sehingga
peralatan yang diperlukan telah siap
d. Pastikan pihak-pihak lain di tempat kerja yang tidak
mengikuti pertemuan tidak mengganggu jalannya
pertemuan, dll.