BAB I

PENDAHULUAN

Latar belakang
Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk
mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana
hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai
pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain:
kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan
informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan
lainsebagainya.Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh
adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak
sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan
pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk
mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya
yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya
dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.

1
 BAB II
PEMBAHASAAN

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen

perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor,
perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode
kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat
yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin.
Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun
bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat
untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih
kecil.1

2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini
dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan
sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan
organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-
saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas
sehingga efisien dan efektif.

3. Pegawai Kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam
mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan,

1
Slamet, S. (1995). Administrasi Kantor. Jakarta.

2
 organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai
pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.
Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi
pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem
sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk
pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.

Manajemen kantor atau perkantoran adalah suatu kegiatan

pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur sistematik
dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai
keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Perkerjaan kantor tata
usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork.
Dapat saya uraikan manajemen kantor adalah aktivitas pengelolaan data
dan informasi yang terarah atau tersusun guna mencapai apa yang akan
dicapai.
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan
sarana fasilitas kerja perkantoran.

1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya.
Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan
semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Dapat saya
uraikan kegiatan kantor ialah aktivitas yang dilakukan guna mencapai
kesuksesan, keberhasilan kantor. Kegiatan pekerjaan kantor pada
umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian
perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office
actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering
disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

3
 Ruang lingkup aktivitas perkantoran yang luas tersebut
menyebabkan aktivitas ketatausahaan mempunyai tiga peran pokok 2
 Melayani pelaksanaan pekerjaan obyektif dengan
menyediakan berbagai macam keterangan yan diperlukan
untuk mencapai tujuan organisasi.
 Menyediakan informasi yang berguna bagi pemimpin
organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan
tindakan yang tepat.
 Membantu kelancaran perkembangan organisasi dalam
keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan
dan sumber dokumen
Dapat saya uraikan bahwa bahwa peran penting pekantoran
adalah 3 M Melayani, Menyediakan dan Membantu agar
tercapinya suatu tujuan.

a. Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan
kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .3
Perencanaan perkantoran, meliputi :
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Anggaran (budgeting) perkantoran
7) Standar kualitas kerja,

2
Wildan Zulkarnain, Rden Bambang sumarsono. (2015). MANAJEMEN
PERKANTORAN PROFESIONAL. Malang: GUNUNG SAMUDRA.
3
Shatu, Y. P. (2016). Kuasai Detail Akuntansi Perkantoran. Jakarta: PUSTAKA ILMU
SEMESTA.

4
 8) Sistem informasi dan telekomunikasi
Dapat saya uraikan perencanaan perkantoran adalah proses
menentukan arah kegiatan kantor.

b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam
fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi
organisasi tersebut, meliputi :
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi perusahaan.
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan
ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai
dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan
dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal
sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
Pengarahan perkantoran meliputi :
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan
pengawasan terhadap bawahan.
2) Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan
motivasi terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam
pekerjaan.
4) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

5
 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan,
agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat
berjalan lancar.
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji
kepada karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa
sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan
harapan atau target.
Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
Dapat saya uraikan pengawasan yaitu proses pengamatan
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar
agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan
rencana.

2. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi Kantor
Lokasi digunakan untuk berbagai keperluan, pemilihan lokasi
tergantung dari jenis kegiatan usaha atau investasi yang
dijalankan.4
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi
kantor, antaralain :
1) Faktor keamanan

4
Sarfilianty Anggiani. (2018). KEWIRAUSAHAAN. Jakarta: RENADAMEDA GROUP.hlm.114

6
 2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga

b. Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan
gedung, antara lain :5
1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Gedung memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan
keuntungan

c. Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai
berikut
1) Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak,
laci-laci dansebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau
apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting
dalam setiap kantor.
2) Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena,
tintaprinter, penghapusdan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang
menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti
penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan
perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal
ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan
kebutuhan interior.

5
Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung : Sinar
Baru.

7
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian
kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn),
mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan
secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan

pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan
administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran
pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak

tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran
pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi.

8
Daftar Pustaka

Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung : Sinar

Baru.

Sarfilianty Anggiani. (2018). KEWIRAUSAHAAN. Jakarta: RENADAMEDA GROUP.

Shatu, Y. P. (2016). Kuasai Detail Akuntansi Perkantoran. Jakarta: PUSTAKA ILMU

SEMESTA.

Slamet, S. (1995). Administrasi Kantor. Jakarta.

Wildan Zulkarnain, Rden Bambang sumarsono. (2015). MANAJEMEN PERKANTORAN

PROFESIONAL. Malang: GUNUNG SAMUDRA.

WINARDI. (2002). Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan. Bandung: Nandar Maju.