AUDIT INTERNAL
SURVEI PENDAHULUAN
AKUNTANSI E
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ATMA JAYA MAKASSAR 2017
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga kami
dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Survei Pendahuluan”. Makalah ini dibuat untuk
memenuhi tugas kelompok yang diberikan oleh dosen mata kuliah Audit Internal.
Walaupun makalah ini jauh dari kesempurnaan, kami berharap makalah ini dapat
bermanfaat khusus untuk mahasiswa akuntansi yang ingin mengetahui bagaimana cara
melakukan survei pendahuluan dengan baik agar dapat menjadi penentu keberhasilan audit.
Pada kesempatan ini, kami juga berterimakasih kepada teman-teman yang telah
membantu kami untuk menyelesaikan makalah ini. Untuk itu, kritik dan saran sangat kami
perlukan untuk dapat kami jadikan masukan agar kedepannya kami bisa lebih baik lagi.
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar................................................................................................................................................i
Daftar Isi...........................................................................................................................................................ii
Bab 1. Pendahuluan
1.1.Latar Belakang..........................................................................................................................1
1.2.Tujuan..........................................................................................................................................1
Bab 2. Pembahasan......................................................................................................................................2
Bab 3. Penutup
3.1 Kesimpulan................................................................................................................................22
Daftar Pustaka................................................................................................................................................23
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Kompleksitas operasi yang terdapat pada perusahaan saat ini mungkin sulit dan
membuat frustasi untuk dipelajari. Banyak auditor sangat berharap mereka mengetahui
`kerumitan operasi yang diaudit pada saat audit mulai dilakukan, sebagaimana yang kemudian
mereka ketahui pada saat audit telah selesai. Survei pendahuluan data menjadi senjata terbaik
bagi auditor untuk memperoleh pemahaman, informasi, dan perspektif yang dibutuhkan untuk
mendukung kesuksesan audit.
Survei merupakan suatu proses untuk mendapatkan informasi, tanpa melakukan
verifikasi secara terperinci, tentang kegiatan yang akan di audit. Survey pendahuluan
merupakan proses yang bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai
risiko dari suatu unit yang akan diperiksa. Oleh karena itu survey pendahuluan di sini meliputi
langkah-langkah analisis terhadap risiko mikro yang terkait dalam suatu unit yang akan
diaudit. Survei pendahuluan dapat dilakukan dengan sejumlah teknik audit. Penggunaan
berbagai teknik audit tersebut dimaksudkan agar tercapai kombinasi optimal dari berbagai
upaya untuk memperoleh dan menganalisis informasi yang relevan dengan penilaian risiko
secara efisien dan efektif. Terdapat dua klasifikasi utama dari teknik-teknik audit pada tahap
survey pendahuluan, yaitu yang berkaitan dengan langkah-langkah survey pendahuluan di
kantor unit auditor internal (on desk/off site audit), dan di lokasi unit yang diaudit (on site
audit).
1.2.Tujuan
Tujuan dari makalah ini yaitu :
Mengetahui cara melakukan studi awal
Mengetahui bagaimana cara auditor melakukan pendokumentasian dengan
kliennya
Mengetahui bagaimana cara bertemu dengan klien dengan baik dan benar
Mengetahui bagaimana cara mengumpulkan bukti atau informasi
Mengetahui cara auditor mengamati survey pendahuluan
Mengetahui bagaimana cara pembuatan bagan alir dalam proses audit
Mengetahui bagaimana cara melaporkan survei pendahuluan
BAB 2
PEMBAHASAN
Pada banyak kondisi, studi awal akan dilakukan di kantor pusat, meskipun banyak
auditor internal saat ini dapat mengakses informasi secara elekronik dari yang jauh. Kertas
kerja tahun sebelumnya dapat menunjukkan pendekatan yang dilakukan auditor lain atas
penugasan tersebut, meskipun pendekatan yang sama mungkin tidak lagi layak atau tidak
diinginkan untuk audit tahun ini.
Studi awal juga mencakup penelaahan saksama atas bagan organisasi dan pernyataan
tanggung jawab dan kewenangan. Dokumen tersebut dapat menunjukkan posisi aktivitas klien
dalam hierarki perusahaan, apa yang diharapkan manajemen senior atas manajemen di
bawahnya, dan kewenangan apa yang diberikan kepada manajer operasi. Penelaahan harus
dilakukan secara saksama atas kata-kata yang tertera. Pernyataan wewenang dan tanggung
jawab seringkali dibuat oleh orang yang melakukan aktivitas tersebut. Dalam beberapa hal,
pernyataan tersebut bisa dilebih-lebihkan dan auditor harus skeptic menyikapinya. Beberapa
hal yang perlu diperhatikan apabila audit yang dilakukan adalah audit berulang (repeat audit)
adalah mempelajari permanent file yang berisi laporan audit terdahulu, informasi lainnya yang
relevan dengan penugasan berikutnya. Auditor perlu menelaah literature-literatur yang terkait
agar pengetahuan audit dapat selalu ter-update dengan memakai referensi dari situs dari IIA
yaitu www.theiia.org atau jurnal Internal Auditor yaitu jurnal profesi.
Pendokumentasian
Dalam setiap permulaan audit, auditor internal kadang kala bingung, “apa yang akan
dikerjakan selanjutnya?” Meskipun setiap penugasan audit tidak sama, namun terdapat
langkah-langkah awal tertentu yang berlaku untuk setiap audit. Langkah-langkah ini harus
dicatat dalam daftar pengingat sehingga memudahkan pekerjaan.
Daftar pengingat tidak dirancang untuk menghambat inisiatif atau kreativitas. Daftar
tersebut menyederhanakan proses perencanaan dengan membantu auditor melakukan
pekerjaan secara terorganisasi dan dengan langkah awal yang minimum. Daftar pengingat
membantu auditor mengorganisasikan kertas kerja mereka dan membuat tahap audit
selanjutnya lebih sederhana untuk dikerjakan.
Diselesaikan
Perencanaan
(Tanggal) (Nama)
pertengahan penugasan.
Diskusikan dengan karyawan manajemen klien waktu
Penyelesaian Diselesaikan
(Tanggal) (Nama)
Lengkapi catatan temuan audit dan kerangka laporan,
telaah bersama supervisor audit.
Siapkan draf laporan audit dan rujuk ke data data yang ada
di kertas kerja.
Daftar Isi
Pengurangan Biaya
Catatan Kesan
Catatan kesan tidak dibuat untuk diberikan kepada manajemen. Fungsinya adalah sebagai
daftar pengingat bagi auditor ketika mereka sedang melakukan pembicaraan rahasia dengan
manajer senior. Catatan kesan dapat membantu mengidentifikasi gejala-gejala kemunduran
yang membutuhkan perhatian khusus dan membutuhkan perbaikan dalam hubungan dengan
karyawan, kondisi kerja, manajemen, atau pengawasan. Contohnya adalah :
CATATAN KESAN
Judul :………………………....
Ya Komentar
Pertanyaan atau
Tidak
Kebiasaan Kerja
Pengawasan
Kuisioner
Bertemu Klien
Pertemuan auditor internal dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor
untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan. Dalam beberapa situasi,
auditor justru ingin membahas keseluruhan peran audit internal dalam organisasi. Dalam
pembahasannya dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan, sasaran, standar
operasi serta risiko bawaannya.
Wawancara
Survey pendahuluan akan berlangsung lancar dan sistematis jika auditor memiliki
pandangan yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai. Dalam kebanyak audit, informasi
penting dalam rangka mengumpulkan bahan bukti dapat diklasifikasikan ke dalam empat
fungsi dasar manajemen.
Perencanaan
Informasi penting yang bisa diperoleh auditor mengenai perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Tentukan tujuan aktivitas atau organisasi, baik jangka panjang maupun jangka pendek.
2. Dapatkan salinan anggaran, kebijakan, arahan, dan prosedur.
3. Tentukan proyek atau studi khusus yang tengah berlangsung.
4. tentukan rencana untuk masa datang yang telah dibuat.
5. Tanyakan jika ada ide-ide perbaikan yang belum direalisasikan.
6. Tentukan cara menetapkan sasaran dan siapa yang menetapkan atau membantu
menetapkannya.
Pengorganisasian
Informasi penting yang bisa diperoleh auditor mengenai pengorganisasian adalah sebagai
berikut:
1. Dapatkan salinan bagan organisasi dan salinan deskripsi jabatan.
2. Tanyakan hubungan dengan organisasi lain.
3. Telaah letak fisik, catatan peralatan, serta lokasi dan kondisi aktiva.
4. Tentukan perubahan organisasional yang dilakukan akhir-akhir ini atau sejak audit
terakhir
5. Dapatkan informasi mengenai otoritas yang didelegasikan dan tanggung jawab yang
diberikan dan
6. Dapatkan informasi mengenai lokasi, sifat dan ukuran kantor cabang.
Pengarahan
Informasi penting yang bisa diperoleh auditor mengenai pengarahan adalah sebagai berikut:
1. Dapatkan salinan instruksi operasional bagi karyawan.
2. Tanyakan kepada karyawan apakah instruksi sudah cukup jelas dan bisa dipahami.
3. Tentukan apakah rentang manajemen dan pengawasan memungkinkan arah kerja yang
memadai.
4. Tentukan apakah kewenangan sama dengan tanggung jawab.
5. Pada badan-badan pemerintah, tentukan masalah-masalah penting yang akan menarik
minat public.
6. Identifikasikan hambatan-hambatan organisasi dalam melaksanakan tugas yang
diembannya.
Kontrol
Pengamatan
Pengamatan dalam arti umum terus dilakukan selama survey pendahuluan. Melalui
pengamatan dan tanya jawab yang yang efektif, auditor internal mampu untuk:
Menentukan tujuan, sasaran dan standar
Menilai kontrol untuk mencapai tujuan
Mengevaluasi resiko
Menentukan kontrol untuk meminimalkan resiko
Membuat penentuan risiko secara statistik
Menilai gaya manajemen dan aspek perilaku manusia
Tujuan, Sasaran dan Standar
Selama survei pendahuluan, auditor internal harus menentukan tujuan aktivitas yang
menjadi tujuan audit, yang akan ditetapkan selanjutnya. Jika tujuan ini tidak dipahami dengan
baik, maka audit bisa kehilangan manfaatnya. Mendapatkan gambaran aktivitas yang tepat
dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan merupakan profesionalisme
auditor internal.
Saat melakukan survei, auditor internal akan senantiasa mengingat dengan tepat
tujuan, sasara, dan standar yang seharusnya atau sedang diupayakan untuk dimiliki organisasi
kilen. Auditor harus mencoba untuk menentukan apakah:
a. Tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis dari organisasi—suatu rancangan
besar perusahaan.
b. Orang-orang yang akan dibatasi oleh tujuan, sasaran, dan standar berpartisipasi dalam
penetapannya.
c. Tujuan diketahui oleh semua orang yang akan berpartisipasi dalam pencapaiannya.
d. Tujuan tersebut secara realistis mempertimbangkan sumber daya yang tersedia bagi
aktivitas.
e. Tujuan tersebut menuntun aktivitas dalam menghadapi kendala dan kendali eksternal.
Sasaran dan standar yang ditetapkan akan memotivasi orang untuk mencapai lebih dari apa
yang bisa mereka capai
Kontrol-kontrol untuk Mencapai Tujuan
Jika tujuan, sasaran, dan standar telah diidentifikasi dan disepakati selama survei
pendahuluan, langkah selanjutnya adalah menentukan kontrol apa, atau yang seharusnya,
diterapkan untuk memastikan bahwa hasil-hasil yang diinginkan akan dicapai.
Auditor internal dihadapkan pada sejumlah kontrol potensial ketika mereka melakukan survey
pendahuluan kebijakan organisasi atau agensi, prosedur, manual, instruksi-instruksi khusus,
laporan daftar, registrasi formulir, pembagian tugas, sistem persetujuan, pengawasan, dan
lainnya. Mencoba untuk membaca dan memahami semuanya dapat mengaburkan mata dan
melelahkan otak. Mencoba menyerap literatur mengenai sejumlah kontrol sering kali
membuang waktu. Jika kita membaca relevansinya dengan masalah tertentu, semua kontrol
ini kelihatan tidak berkaitan dengan kenyataan.
Risiko
Sebelum auditor mengelola risiko atau memutuskan alokasi sumber daya ang terlibat
dalam manajemen risiko, hubungan lebih erat antara manajemen risiko dan audit internal telah
lama disarankan. Pada kenyataannya, beberapa pengamat menyarankan bahwa titik awal
perencanaan audit internal haruslah risiko-risiko organisasional, atau ancaman bagi
pencapaian tujuan-tujuan usaha.
Kontrol Risiko
Ketika auditor internal telah mengenali risiko. Mereka harus mencari kontrol yang
dirancang untuk menghadapinya. Kontrol yang tidak memadai atau tidak efektif harus
didiskusikan segera dengan manajer klien. Jika kesepakatan tentang tindakan perbaikan
dicapai dan tindakan perbaikan yang memadai diambil, upaya audit selanjutnya akan lebih
mudah. Namun jika manajer tidak bisa diyakinkan dan membutuhkan bukti bahwa risiko
tersebut memang ada dan kontrol memang lemah, auditor harus membuat program pengujian
purposive – bukan pengujian berdasarkan sampel – untuk mendukung bukti dan signifikansi
risiko.
Penentuan Risiko
Penentuan risiko (risk assessment) merupakan hal penting bagi manajemen dan auditor
internal. Berdasarkan studi yang dilakukan COSO, Kontrol Internal – Kerangka Kerja
Terintegrasi menyatakan bahwa persyaratan awal untuk penentuan risiko adalah penetapan
tujuan, yang dihubungkan pada tingkat-tingkat ang berbeda dan konsisten di dalam organisasi.
Tujuan penetuan risiko adalah untuk membuat karyawan sadar akan beragam risiko
yang ada serta prioritas, keterbatasan dari daftar risiko tersebut. Sejumlah risiko tidaklah
statis, selalu ada risiko yang muncul setiap waktu. Oleh karena itu penentuan risiko
merupakan fungsi yang berkelanjutan dalam proses manajemen yang harus dilakukan secara
berorganisasi dan berurutan.
Aspek Manusia
Pegawai merupakan urat nadi perusahaan. Kontrol yang baik tidak dapat menjamin
bahwa semua aktivitas akan dilaksanakan dengan baik kecuali terdapat pegawai yang
kompeten. Cara menilai aspek manusia ini dengan menelaah catatan dan praktik-praktik
pegawai. Penelaahan bisa jadi tidak memungkinkan auditor membuat penentuan definitive,
namun bisa memberikan sinyal bahaya dan mempengaruhi program audit. Auditor bisa
mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
Jika jawaban menunjukkan kondisi yang memuaskan, auditor bisa mengurangi tingkat
keandalan sampel yang diharapkan dari hasil pengujian. Dengan kata lain, auditor bisa
mengambil kesimpulan dengan memeriksa sedikit sampel. Jika survey menunjukkan praktik
kepegawaian yang tidak memuaskan, auditor mungkin perlu memeriksa dengan lebih ketat
memperluas sampel, serta mencatat ketidakefektifan dan ketidakefisienan kinerja.
Pengamatan Fisik
Hal-hal yang abstrak sulit dipahami dan digambarkan. Auditor harus keluar
sendiri dan melihat sendiri fasilitas, tata letak fisik, proses, aliran bahan baku dan dokumen.
Pengamatan pribadi menggambarkan apa yang terjadi dan bagaimana terjadinya.
Pengamatan fisik selayaknnya berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama,
auditor internal harus berkeliling fasilitas perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang
lebih baik mengenai lokasi, kondisi dan tata letak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan
gambaran yang tepat mengenai kebijakan, prosedur dan bagan organsasi. Pasa saat bertemu
karyawan,auditor dapat menanyakan
1. Apakah pekerjaan datang ke anda tepat waktu, dan apakah kualitasnya bagus?
2. Apakah terdapat laporan atau catatan informal mengenai kesulitan dalam pekerjaan yang
diterima?
3. Apakah tindakan perbaikan sudah diambil untuk masalah-masalah?
4. Apakah tindakan tersebut terbukti efektif? Jika tidak, mengapa?
5. Apakah terdapat masalah keamanan? Apakah sudah ada penelaahan oleh petugas
keamanan resmi dan bagian administrasi kesehatan atau pemeriksa asuransi?
6. Apakah terdapat masalah keamanan menyangkut dokumen dan aktiva?
7. Apakah alur kerja dan dokumen dokumen cukup wajar dan efisien?
8. Bagaimana kondisi fasilitas peralatan?
9. Bagaiamana kuantitas dan kualitas barang-barang sisa?
Pada operasi yang kompleks, mungkin auditor perlu melakukan tahap selanjutnya
yang sering disebut “penelusuran”.Selama penelusuran, auditor mungkin menelaah beberapa
aktivitas kerja dari awal sampai akhir, dan menyiapkan bagan alir. Penelusuran membantu
auditor menilai ketaatan dengan kebijakan dan prosedur serta menentukan apakah kontrol
memang berfungsi. Langkah ini tidak akan mengungkapkan seberapa baik transaksi diproses,
hal ini membutuhkan pengujian substantive.
Dengan menyampaikan bagan alir suatu proses dapat dipotret dan dapat
memberikan gambaran system dan merupakan sarana untuk menganalisa operasi yang
kompleks - analisa yang tidak selalu bisa dicapai dengan narasi yang rinci.
Pembuatan bagan alir yang formal seharusnya distandarisasikan dengan
departemen audit. Semua auditor harus menggunakan bentuk yang sama dan mengikuti
instruksi dasar yang sama. Biasanya akan sangat membantu bila bagan alir dikoordinasikan
dengan auditor eksternal ataupun auditor independen. Analisis yang tidak selalu bisa dicapai
dangan narasi yang rinci. Namun perlu diperhatikan bahwa tidak semua bagan alir terperinci,
formal, dan ekstensif.
Pelaporan
Survei yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan sejumlah informasi yang
bermanfaat. Data yang dikumpulkan dapat mengidentifikasi hal-hal penting dan masalah yang
ada serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan. Hasil
survey ini perlu dibuatkan laporan dengan fokus pada kecukupan kontrol bukan efektivitas
kontrol dan menunjukkan dasar keputusan untuk terus melakukan audit.
Selama penelaahan hasil-hasil survey dengan manajemen, pelaporan temuan
positif dan negative bisa jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien, Pendekatan ini
mengkomunikasikan apa yang dicari auditor internal, kerja sama yang sehat, objektif, tidak
bias terhadap penilaian operasi.
Jika survei memberi keyakinan adanya sistem, kontrol, pengawasan, dan
manajemennya bisa menjadi dasar keputusan tidak dilakukannya audit. Sumber daya audit
biasanya kebanyakan organisasi audit internal memiliki lebih banyak proyek audit
dibandingkan auditor yang akan melakukannya. Tidak masuk akal untuk menghabiskan waktu
audit yang berharga hanya untuk mengejar pengujian transaksi jika kelihatannya sistem
kontrol itu sendiri akan menunjukan semua transaksi yang memiliki kelemahan material.
Pada saat yang sama, kebanyakan auditor internal merasa perlu menerbitkan laporan audit
walaupun hanya survei yang dilakukan. Dengan informasi yang dikumpulkan selama survei,
mungkin laporan berharga bisa disiapkan. Namun akan menjadi lebih bijak untuk secara hati-hati
menguraikan lingkup audit yang terbatas, dengan berkonsentrasi pada kecukupan— bukan pada
efektivitas kontrol dan menunjukkan dasar keputusan untuk terus melakukan audit.
Bahkan dalam situasi program audit akan disiapkan dan pekerjaan lapangan akan
dilakukan mungkin berguna untuk membuat ringkasan basil survei dan melaporkannya secara
informal ke manajemen. Kadang-kadang, informasi yang mencukupi akan diperoleh selama
survei untuk merekomendasikan perbaikan bahkan sebelum pengujian substantif dilakukan.
Dalam kasus ini, pengamatar. internal harus dibahas dengan manajer klien sebelum program
audit disiapkan. Jika m puas dengan analisis auditor dan bersedia mengambil tindakan
perbaikan, hasil survei final, tergantung pada tindak lanjut normal atas tindakan perbaikan
yang dilakukan.
Selama penelaahan hasil-hasil survei dengan manajemen, pelaporan temuan positif
dam jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien. Pendekatan ini mengomunikasikan apa yang
internal: kerja sama yang sehat, objektif, tidak bias terhadap penilaian operasi.
Jika hasil-hasil survei kemudian membutuhkan audit, ringkasan audit seharusnya men
langkah audit yang disarankan dan rasional bagi mereka. Auditor juga harus mengiden tifikasi
aktivitas yang tidak akan diaudit dan menjelaskan alasannya. Estimasi awal untuk waktu dan
kebutuhan sumber daya harus dilakukan, bersama dengan target tanggal pekerjaan lapangan
dan audit.
3.1. Kesimpulan
Survey pendahuluan dapat menjadi sarana yang baik untuk menganalisis
karyawan dan system, namun bisa juga menjadi sebuah pencarian yang tidak beraturan.
Auditor internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey
pendahuluan bisa produktif. Keberhasilan dan kegagalan audit sangat tergantung pada survey.
Semakin auditor mengenal lebih jauh aktivitas maka akan semakin cepat waktu yang
diperlukan untuk survey pendahuluan.
Survey pendahuluan merupakan sarana penting untuk membuat auditor lebih
memahami tujuan, proses, risiko, dan control yang terkait dengan audit. Auditor internal
sebaiknya melakukan survey dalam tujuh langkah dasar yaitu melakukan studi awal,
mendokumentasikan, bertemu klien, mendapatkan informasi, mengamati, membuat bagan
alir, dan melaporkan.
DAFTAR PUSTAKA
Sawyer, Lawrence, Mortimer, A. Ditten hofes, dan James H. Scheiner, Audit Internal Sawyer.
Edisi Kelima. Salemba Empat, Jakarta, 2005