makalah Administrasi dan Manajemen

PENDAHULUAN

Pengertian Administrasi Pendidikan mengandung arti luas yang

bermakna “pengelolaan atau manajemen”, di mana di dalamnya
terkandung administrasi dalam arti sempit yaitu pekerjaan tulis-menulis.1
Administrasi Pendidikan adalah semua usaha untuk
mendayagunakan secara tepat-guna dan berhasil-guna sumber-sumber
material dan personel yang tersedia untuk mencapai tujuan pendidikan. 2
Administrasi Pendidikan juga diartikan sebagai upaya peningkatan
efektivitas dan efisiensi unsur-unsur pendidikan demi tercapainya tujuan
pendidikan3
Ada tiga fungsi pokok Administrasi Pendidikan, yaitu:
1.      Merencanakan kegiatan-kegiatan yang strategis
2.      Mengusahakan untuk pelaksanaannya secara sungguh-sungguh dengan
cara yang terarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, disertai
pembinaan demi peningkatan pendidikan
3.      Memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia secara efektif dan efisien
dalam kegiatan belajar mengajar.4
Tujuan Administrasi Pendidikan memberikan sistematika kerja
dalam mengola pendidikan, sehingga tugas-tugas operasional
kependidikan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien menuju
sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan.5

 
1
Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Administrasi
Pendidikan Mikro, (Jakarta: PT Rineka Cipta, 2002), Cet ke-1, h. 2
 2
Ibid. h. 1
3
Lihat Modul Universitas Terbuka th. 1986
4
Ary H. Gunawan, Op. Cit., h. 2
5
Ibid

BAB II
PEMBAHASAN

A.      ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

1.      Pengertian Administrasi dan Manajemen
Administrasi berasal dari kata Latin “ad” artinya “kepada” dan
“ministro” berarti “melayani”. Secara bebas dapat diartikan bahwa
administrasi itu merupakan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek
tertentu.6 Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk
membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di
dalam mencapai suatu tujuan.7
Beberapa pengertian Administrasi menurut pendapat para ahli,
yaitu:
a.         Newman, 1963: Administrasi adalah sebagai bimbingan, kepemimpinan
dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama.
b.         White, 1958: Administrasi adalah proses yang pada umunya terdapat
pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer,
besar atau kecil.
c.         Simon, 1958: Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama.
d.        Sondang P. Siagian, MPA. PhD: Administrasi adalah keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
e.         Ars. The Liang Gie: Adminitrasi adalah segenap rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilaksanakan oleh sekelompok
orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.8
Administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan
yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan
pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimasukkan untuk
menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi
kembali jika dibutuhkan.
 

6
H. M. Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: PT Rineka
Cipta, 2008), Cet ke-5, h. 1
7
Wikipedia Bahasa Indonesia. Ensiklopedia Bebas
8
Ibid. h. 7
Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua
mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu,
adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.
Berdasarkan uraian dan definisi di atas, maka dapat diambil
kesimpulan bahwa Administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan
melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang
telah ditetapkan untuk mencapai tujuan. Sedangkan Administrasi
Pendidikan adalah tindakan mengkoordinasi perilaku manusia dalam
pendidikan, agar sumber daya yang ada dapat ditata sebaik mungkin,
sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif. 9
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis Kuno “management”
yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.10 Mary Parker Follet
mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain. Artinya bahwa seorang manajer bertugas mengatur
dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Manajemen merupakan kemampuan dan keterampilan khusus yang dimiliki oleh
seseorang untuk melakukan suatu kegiatan baik secara perorangan ataupun bersama orang
lain atau melalui orang lain dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara produktif, efektif
dan efisien.
Secara sederhana manajemen pendidikan merupakan proses manajemen dalam
pelaksanaan tugas pendidikan dengan mendayagunakan segala sumber secara efisien untuk
mencapai tujuan secara efektif. Dapat disimpulkan bahwa, manajemen pendidikan adalah
suatu penataan bidang garapan pendidikan yang dilakukan melalui aktiviitas perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan staf, pembinaan, pengkoordinasian, pengkomunikasian,
pemotivasian, penganggaran, pengendalian, pengawasan, penilaian dan pelaporan secara
sistematis untuk mencapai tujuan pendidikan secara berkualitas.
  

9
H. M Daryanto, Op. Cit., h. 12
10
Oxford English Dictionary

2.      Sejarah Perkembangan Administrasi dan Manajemen

Sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah
menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi, dan telah menerapkan
dalam bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan, pengangkutan
dan sebagainya. Sedangkan ilmu manajemen telah ada sejak ribuan
tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir.
Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20
tahun. Pembangunan piramida Giza tidak akan terlaksana tanpa adanya
seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan, dan menggerakkan
para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.
Berakhirnya perkembangan administrasi sebagai seni di tandai oleh
lahirnya “gerakan manajemen ilmiah” yang dipelopori oleh Frederick W.
Taylor dari Amerika Serikat dan Henry Fayol dari Perancis, pada akhir
abad XIX. Di sini terdapat dua hal penting, yaitu:
a.       Berakhirnya status administrasi sebagai seni semata-mata dan lahirnya
administrasi dan manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan (disiplin
baru).
b.      Berakhirnya periode prasejarah dan periode sejarah manusia dalam
perkembangan administrasi dan manajemen dan digantikan dengan
periode “zaman modern” yang dimulai sejak berakhirnya abad yang lalu
dan terus berkembang sampai sekarang dalam abad XX ini.

3.      Prinsip – Prinsip Administrasi dan Manajemen

Prinsip – prinsip Manajemen pendidikan :
a.       Prinsip Manajemen Pendidikan yang berorientasi pada tujuan, dengan menetapkan tujuan-
tujuan yang harus dicapai peserta didik dalam mempelajari pelajaran.
b.      Prinsip Manajemen pada efisiensi dan efektifitas dalam pengunaan dana, daya, dan waktu
dalam mencapai tujuan pendidikan.
c.       Prinsip Manajemen pendidikan pada fleksibilitas program, dalam pelaksanaan, suatu
program hendaknya mempertimbangkan faktor-faktor ekosistem dan kemampuan penyediaan
fasilitas yang menunjang.
d.      Prinsip kontinuitas, dengan menyiapkan peserta didikagar mampu melanjutkan ke jenjang
pendidikan yang lebih tinggi.
e.       Prinsip pendidikan seumur hidup, yang memandang bahwa pendidikan tidak hanya di
sekolah, tetapi harus dilanjutkan dalam keluarga dan masyarakat. Jadi peserta didik perlu
memiliki kemampuan belajar sebagai persiapan belajar di masyarakat.
f.       Prinsip relevansi, suatu pendidikn akan bermakna apabila kurikulum yang dipergunakan
relevan ( terkait ) dengan kebutuhan dan tuntutan masyarakat.

4.      Fungsi Administrasi dan Manajemen

Fungsi administrasi pendidikan merupakan alat untuk mengintegrasikan peranan seluruh
sumberdaya guna tercapainya tujuan pendidikan dalam suatu konteks sosial tertentu, ini
berarti bahwa bidang-bidang yang dikelola mempunyai kekhususan yang berbeda dari
manajemen dalam bidang lain.
Ada 4 fungsi Manajemen, yaitu:
a)      Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan
dengan sumber yang dimiliki.
b)      Pengorganisasian (organising) dilakukan dengan tujuan membagi suatu
kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.
c)      Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar
semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai
dengan perencanaan manajerial dan usaha.
d)     Pengendalian (controlling) merupakan kegiatan untuk memonitor berbagai aktivitas dan
menjamin bahwa apa yang dikerjakan sudah sesuai dengan perencanaan yang dibuat.
5.      Tujuan Administrasi dan Manajemen
Tujuan manajemen pendidikan meliputi:
(1)      produktivitas, yaitu perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh (output) dengan jumlah
sumber yang dipergunakan (input);
(2)      kualitas, yaitu menunjuk kepada suatu ukuran penilaian atau penghargaan yang diberikan
atau dikenakan kepada barang (products) dan atau jasa (service) tertentu berdasarkan
pertimbangan objektif atas bobot atau kinerjanya;
(3)      efektivitas, yaitu ukuran keberhasilan tujuan organisasi;
(4)      efisiensi, yaitu berkaitan dengan cara yaitu membuat sesuatu dengan betul. Suatu kegiatan
dikatakan efisien bila tujuan dapat dicapai secara optimal dengan penggunaan atau
pemakaian sumber daya yang minimal.

 
B.       ADMINISTRASI KEGURUAN
1.      Arti, Fungsi, dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah
Tata Usaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat
yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah,
mengadakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang
diperlukan oleh organisasi.9
Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan
(fungsi), yaitu:
a.       Menghimpun: Yaitu kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap
untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
b.      Mencatat: Yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis
keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern maka
dapat termasuk alat-alat perekam suara.
c.       Mengolah: Yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih
berguna.
d.      Menggandakan: Yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan
alat.
e.       Mengirim: Yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada pihak lain.
f.       Menyimpan: Yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di
tempat tertentu yang aman.
 Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai
berikut:
1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai
tujuan dari sesuatu organisasi.
2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
 
9
Lihat Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi

 
Tata usaha juga mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan
perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya
sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Kemudian ruang lingkup tata usaha sekolah, pada hakikatnya
administrasi tata usaha adalah kegiatan melalukan pencatatan untuk
segala sesuatu yang terjadidalam organisasi untuk digunakan sebagai
bahan keterangan bagi pimpinan. Surat memegang peranan penting
dalam organisasi sekolah karena ternyata tidak hanya befungsi sebagai
alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti
komunikasi/informasi.
Surat terbagi atas beberapa jenis, yaitu:
a.       Surat Dinas
b.      Nota Dinas
c.       Memorandum (memo)
d.      Surat Pengantar
e.       Surat Edaran
f.       Surat Keputusan
g.      Surat Undangan
h.      Surat Instruksi
i.        Surat Tugas
j.        Surat Pengumuman

2.      Organisasi Pengelolaan Surat-Menyurat

 Dalam organisasi pengelolan surat menyurat akan dikenal petugas
penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan
penata arsip.

3.      Pedoman Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk dapat digolongkan menurut penggolongan
jenis surat. Secara sederhana pedoman pengelolaan surat masuk dibagi
kepada 5 golongan, yaitu:
a.       Surat penting, yaitu: semua surat yang mengemukakan masalah-
masalah pokok yang mempengaruhi langsung atau pun tidak langsung
terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.
b.      Pengurusan surat penting, yaitu: semua surat masuk jenis ini harus
diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat
diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah
dilampiri 3 lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi. Ketiga kartu
kendali itu kolom-kolomnya kemudian diisi. Lembar pertama ditinggal
pada pengarah, lembar kedua dan ketiga disampaikan kepada satuan
kerja pengolah untuk diminta tanda tangan. Lembar ketiga ditinggal
disatuan kerja pengolah, lembar kedua kembali ke pengarah untuk
disimpan di penata arsip.
c.       Batas waktu penyelesaian surat, yaitu: sebagai kode etik persuratan
dinas batas waktu surat dapat diselesaikan dalam waktu 3 hari.
d.     Surat rahasia dan pribadi (tertutup), yaitu: surat rahasia beramplop dua
dan surat pribadi pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup
sampai kepada si alamat.
e.      Surat biasa, yaitu: surat yang tidak tergolong penting dan bukan rahasia,
juga bukan surat pribadi.

4.      Pedoman Pengelolaan Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat yang dibuat oleh suatu instasi atau
unit kerja yang ditujukan atau dikirim kepada instasi atau seseorang.
Proses pengurusan surat keluar dapat digolongkan menjadi 5 tahap, yaitu:
a.       Pembuatan konsep, yaitu: semua surat keluar konsepnya dibuat oleh
satuan kerja pengelola, konsepnya telah dibakukan dalam bentuk lembar
konsep surat.
b.      Pengetikan surat, yaitu pimpinan tata usaha menugaskan kepada
petugas urusan tata surat untuk mengetik.
c.       Penandatanganan surat, yaitu: ditandangani oleh pejabat atau pimpinan
instasi.
d.      Pengiriman surat, yaitu: surat aslinya dikirim keluar oleh petugas
ekspedisi.
e.       Penyimpanan arsip, yaitu: arsip surat diberikan kepada petugas yang
bertanggung jawab untuk menyimpan agar mudah ditemukan kembali.

5.      Pedoman Penataan Berkas Surat Dinas

Penataan berkas surat dinas dalam organisasi atau lembaga
merupakan bagian akhir dari keseluruhan pengelolaan surat baik masuk
maupun keluar. Penataan berkas surat ini mengarah ke penyimpanan dan
merupakan kegiatan lanjutan setelah surat tersebut diselesaikan oleh
satuan kerja pengarah. Cara-cara yang dituangkan dalam bentuk
pedoman, yaitu:
a.       Sistem penataan berkas, yaitu: menyimpan berkas surat dinas,
memelihara dan mengendalikan berkas surat dinas, memusnahkan surt
dinas yang tidak diperlukan lagi dan penemuan kembali berkas surat
dinas.
b.      Penyusunan dan penyimpanan, yaitu: mengklasifikasikan surat dengan
menyusunnya dengan rapi kemudian menyimpannya sesuai dengan arsip
yang telah ditentukan
c.       Pedoman penyusunan berkas surat, yaitu: tata cara penyusunan sebagai
bagian kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu dimaksud untuk
mencegah terjadinya kemacetan di dalam administrasi.
 BAB IV
PENUTUP

Kesimpulan:
Pengembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan
kemampuan administratif (administrative capability), bukan saja
diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi
organisasi-organisasi swasta dalam rangka pelaksanaan pembangunan
nasional terutama dalam bidang pendidikan.
Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya
manajemen juga bagian dalam administrasi. Administrasi keguruan di
dalamnya mencakup tata usaha yang mempunyai peranan melancarkan
kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya
karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

DAFTAR PUSTAKA
Daryanto, H.M. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: PT Rineka
Cipta
Gunawan, Ary H. 2002. Administrasi Sekolah, Administrasi
Pendidikan Mikro. Jakarta: PT Rineka Cipta
Http:///.www.massofa.wordpress.com/2008/10/14/