Nama : Nurul Izza

No BP: 1711212025

Matkul : Manajemen Administrasi Rumah Sakit

Peminatan: AKK

1. Manajemen Administrasi pada instalasi farmasi di RS adalah suatu

proses yang sistematis untuk menjaga keberlangsungan dan ketersediaan
pengadaan farmasi berikut kebutuhan nya. Dengan meningkatnya
pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat
pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian. Aspek
terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan
obat, ini harus termasukperencanaan untuk menjamin ketersediaan,
keamanan dan keefektifan penggunaan obat.Mengingat besarnya
kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan
jugamerupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di
RS, makaperbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara
cermat dan penuhtanggung jawab.
Dalam melaksanakan pelayanan kefarmasian perlu dilaksanakan kegiatan
administrasi yang meliputi :
(1). Administrasi Umum Pencatatan, pengarsipan, pelaporan dan
dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku
(2). Administrasi Pelayanan Pengarsipan resep, pengarsipan catatan,
pengobatan pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat.
Pengelola mengatur resep yang telah dikerjakan menurut urutan tanggal
dan nomor urut penerimaan resep dan harus disimpan sekurang-kurangnya
selama tiga tahun
2. Tahap manajemen administrasi di instalasi sarana dan prasarana
adalah

 Administrasi Sarana dan Prasarana : segala komponen yang membantu

efektifitas dan kinerja seseorang karena efektif dan efisien agar sesuai
dengan yang diinginkan/tujuan orang tersebut. Sarana adalah segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang suatu proses.

Tahapan manajemennya adalah:

 Mendata segala kebutuhan

 Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli

 Mencatat dan mengurusi

 Mulai melakukan pengadaan

 Melakukan pemakaian

 Pertanggung Jawaban

 Penyimpanan

Dalam mengelola sarana dan prasarana dilakukan dengan beberapa

kegiatan, yaitu pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi dan
laporan sarana dan prasarana.
1.      Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Dalam mengadakan sarana dan prasarana
tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana, antara
lain :
·         Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
·         Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang
dibutuhkan.
·         Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya
yang tersedia.
·         Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan
operasional.
·         Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
·         Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
·         Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang
berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana, maka ada seksi perbekalan yang
memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
a.       Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai
jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan
dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja
adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor
standarisasi dan normalisasi.
b.      Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu
ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :
·      Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang
berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu
yang sama.
·      Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan
kemampuannya.
·      Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk
penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan
efisiensi kerja.
 c.       Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok
dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:
·      Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan
mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang
merupakan kelebihan.
·      Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan
membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan
mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan
baik.
·      Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-
benda, keadaan pasar dan harga.
·      Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai
perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah
disempurnakan mengenai cara pengepakan.
·      Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang
perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
d.      Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan
dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan
darat, laut maupun udara.

2.      Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau
petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang baik berasal
dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
a.       Tujuan penyimpanan barang/bahan antara lain :
·      Agar barang tidak cepat rusak.
·      Agar tidak terjadi kehilangan barang.
·      Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila
barang tersebut dicari.
·      Memudahkan dalam analisis barang.
 b.      Sebelum penyimpanan barang/bahan dilakukan, sebaiknya
memperhatikan hal-hal berikut ini :
·      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
·      Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang
ditentukan.
·      Sifat barang yang disimpan.
·      Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
·      Prosedur dan tata kerja.
·      Biaya yang disediakan.
·      Tenaga yang diperlukan.
·      Jangka waktu penyimpanan.
c.       Cara penyimpanan barang/bahan antara lain :
·      Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat,
merk, dan satuan barang).
·      Barang disimpan dalam keadaan bersih.
·      Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
·      Barang disimpan di tempat yang memadai.
·      Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan
agar mudah dicari.
·      Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan
matahari atau siraman air.
·      Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
·      Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat
dalam buku persediaan.
·      Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya
diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang
dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
3.      Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana, antara lain :
·      Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
·      Agar barang tidak mudah hilang.
·      Agar barang tidak kadaluarsa.
·      Agar barang tidak mudah susut.
·      Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara,
antara lain:
a.       Pemeliharaan berdasarkan waktu
Ø Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap
hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang
menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang
tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik,
komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut
harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga
dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
Ø Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu
tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali,
sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala
dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan
biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani
pemeliharaan barang.

b.      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

Ø Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari
maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin,
dan alat elektronik.
 Ø Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan
setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai
sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan.
Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada
alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu
terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan.
Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.
4.      Inventaris
Pengadaan semua sarana dan prasarana memerlukan biaya tinggi,
termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk
itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana
adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan
mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi
dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana .
inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun
pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan
inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a.       Agar peralatan tidak mudah hilang.
b.  Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan
barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
c.       Memudahkan dalam pengecekan barang.
d.      Memudahkan dalam pengawasan.
e.       Memudahkan ketika mengadakan kegiatan
mutasi/penghapusan barang.

3. Yang harus diperhatikan dalam melaksanakan administrasi di

instalasi gizi adalah memperhatikan sistem pelayanan makanan meliputi
 operasional dan manajemen intervensi asuhan gizi dalam menyediakan
makanan sesuai kebutuhan gizi yang optimal dan berkualitas melalui
pengelolaan sistem pelayanan makanan.
Pelaksanaan kegiatan administrasi pelayanan makanan:
a. Perencanaan
1) Merencanakan, mengontrol, dan mengevaluasi pelayanan makanan.
2) Mengelola sumber dana dan sumber daya lainnya.
3) Menetapkan standar sanitasi, keselamatan dan keamanan.
4) Merencanakan dan mengembangkan menu.
5) Menyusun spesifikasi untuk pengadaan makanan dan peralatan.
6) Memantau dan mengevaluasi penerimaan pasien/klien terhadap
pelayanan makanan.
7) Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pengawasan mutu
makanan.
8) Merencanakan dan menentukan tata letak ruang pengolahan
makanan dan kebutuhan peralatan.
9) Menerapkan hasil studi/ penelitian untuk mengembangkan
operasional, efisiensi dan kualitas sistem pelayanan makanan.
10) Merencanakan bangunan, peralatan dan perlengkapan. Agar
penyelenggaraan makanan dapat berjalan dengan optimal, maka
ruangan, peralatan dan perlengkapannya perlu direncanakan dengan
baik dan benar.

4. Kaitan pentingnya pelaksanaan manajemen administrasi rumah sakit

untuk keselamatan pasien adalah
apabila admministrasi berjalan lancar, maka keselematan pasien juga dapat
ditingkatkan. Budaya keselamatan pasien merupakan faktor penting dalam
upaya untuk mengurangi resiko yang merugikan di rumah sakit dan
meningkatkan keselamatan pasien.
 Tipe Insiden dan Sub Tipe Insiden Medication error; merupakan salah satu
penyebab error yang signifikan di Rumah Sakit. Kejadian medication error
terkait dengan praktisi, produk obat, prosedur, lingkungan atau sistem yang
melibatkan prescribing, dispensing, dan administration. Medication error
sering sekali tidak terungkap dan hampir tidak ada upaya untuk mencegah.
Untuk mencegah terjadinya medication error diperlukan kerjasama antar
Pelaksana Program pencegahan medication error (PIP) oleh tim
multidisiplin (Muladi, 2015).

Menurut Departement Kesehatan RI , analisis kejadian berisiko dalam

proses pelayanan kefarmasian seperti kesalahan penulisan resep
(perscreption error), kejadian obat yang merugikan (adverse drug events),
kesalahan pengobatan (medication errors) dan reaksi obat yang merugikan
(adverse drug reaction) menempati kelompok urutan utama dalam
keselamatan pasien yang memerlukan pendekatan sistem untuk mengelola
nya. Selanjutnya insiden yang dapat terjadi pada administasi klinik yang
juga dapat membahayakan keselamatan pasien seperti Terjadiny masalah
saat proses (serah terima, perjanjian, daftar tunggu/antrian,
rujukan/konsultasi, admisi, keluar/pulang dari ranap/RS, pindah
perawatan,identifikasi pasien,consent, pembagian tugas,dan respon
terhadap kegawatdaruratan) atau terjadinya ketidaklengkapan (tidak
performance ketika dibutuhkan/indikasi, tidak lengkap, tidak tersedia, salah
pasien dan salah proses/salah pelayanan)

Untuk mencegah kejadian buruk seperti yang telah disebutkan diatas, maka
dibentuklah manajemen sebaik mungkin yang mampu mengelola sistem
ataupun pelaksanaan pelayanan secara benar agar keselamatan pasien
terjamin.

5. Manfaat FEFO dan FIFO di instalasi farmasi adalah

First In First Out (FIFO) adalah penyimpanan obat berdasarkan obat yang
datang lebih dulu dan dikeluarkan lebih dulu.

First Expired First Out (FEFO) adalah penyimpanan obat berdasarkan obat
yang memiliki tanggal kadaluarsa lebih cepat maka dikeluarkan lebih dulu.

Penyimpanan dengan cara FIFO dilakukan dengan menempatkan obat pada

rak paling depan, artinya jika dalam 1 rak tersebut terdapat 5 obat dengan
nama dan sediaan yang sama maka obat yang datang lebih dahuu
ditempatkan paling terluar dari susunan dan obat yang baru datang dari
pembelian (distributor/pbf) ditempatkan pada bagian terdalam susunan
tersebut atau dengan kata lain obat yang lebih dahulu datang dikeluarkan
duluan. Namun cari FIFO saja tidak cukup mengingat kita ketahui obat
memiliki tanggal kadaluarsa / expired date (ED) yang mana tanggal ED ini
berbeda-beda setiap kemasan obat tergantung tanggal manufacturing (MD)
atau tanggal produksi. Untuk itu perlu adanya pemahaman mengenai FEFO
sehingga kita dapat menentukan apakah obat yang pertama masuk ke
instalasi farmasi memiliki tanggal ED yang juga lebih cepat atau bahkan
sebaliknya bisa saja obat yang baru saja kita beli dari Pbf justru memiliki
tanggal ED yang jauh lebih dekat/cepat daripada obat yang sama yang
sudah kita beli sebelumnya. Sehingga, FEFO memiliki peran vital dimana
obat yang memiliki tanggal ED lebih cepat harus kita tempatkan disusunan
paling depan supaya paling cepat bisa dikeluarkan dan dapat
mengantisipasi adanya stok rusak akibat ED.

Berdasarkan uraian tersebut, manfaat yang dapat disimpulkan adalah:

 Dengan menerapkan metode yang tepat, baik metode fifo, ataupun fefo,
maka kualitas barang yang dijual akan selalu terjaga.
 Selain itu juga akan mempermudah dalam melakukan penghitungan
stok.
 Pengelolaan obat dalam konteks penyimpanan obat di instalasi farmasi
harus menjadi perhatian khusus mengingat aspek ini berperan penting
dalam kelancaran delivery obat dari instalasi farmasi ke pasien.
 Penyusunan obat yang sesuai dan tertata rapi akan mempermudah
farmasis dalam proses dispensing obat.