PENATAAN STAF DAN PENGARAHAN

Prof. Dr.drg. Rosihan Adhani, S.Sos, M.S

PROGRAM STUDI MAGISTER ILMU
KESEHATAN MASYARAKAT
FK ULM
STAFFING
⚫ Struktur organisasi yg sdh tersusun, mengisi dgn orang yg
akan diserahkan tugas menyelenggarakan kegiatan.
⚫ Manusia/staf berperan paling penting capai tujuan
organisasi, diharapkan mau bekerja, berinisiatif dan
berdedikasi.
⚫ Proses pencarian, penempatan, pelatihan, dan
pengembangan sumber daya manusia yg dimiliki oleh
organisasi, sedemikian rupa sehingga dapat diserahkan
tanggung jawab menyelenggarakan berbagai kegiatan yg
telah direncanakan dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.
MANFAAT
⚫ Dapat dicapainya tujuan dengan memuaskan
⚫ Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja
⚫ Dapat menambah gairah kerja
⚫ Dapat diciptakan suasana kerja yg menguntungkan
PERANGKAT STAFFING, dapat disusun :
⚫ Oleh Pimpinan/Manajer
⚫ Bagian Personalia
⚫ Pihak luar/ahli. Keputusan tetap oleh pimpinan organisasi.
HASIL
⚫ Susunan staf, diagram organisasi
⚫ Top, Middle, Lower Management, dan Implementator
PROSES PENYUSUNAN STAF
⚫ Perencanaan sumber daya manusia; kepentingan masa
depan, keseimbangan masa depan, rekrutmmen dan seleksi
karyawan baru atau pemberhentian, pengembangan. Peramalan
dan pengkajian. Perfomance apppraisal.
⚫ Pencarian calon karyawan ; umum dan khusus/ kualifikasi
khusus. Job description/uraian tugas disusun dulu, utk
pimpinan “Position Description”. Sumber dapat berasal dari
dalam dan luar organisasi.
⚫ Penyaringan ; sesuai tolok ukur dan kriteria. Application
review, initial screening review, testing, background
investigation, in-depth interview, physical examination, job
offer.
PROSES PENYUSUNAN STAF
⚫ Perkenalan dan orientasi: introduction and orientation berkaitan
organisasi dan jenis pekerjaan yg dilakukan. Reality shock syndrome,
akibat tugas kurang tantangan, kesempatan penampilan diri terbatas, aspirasi
yg berlebihan, ketidak mampuan memunculkan tantangan, lemahnya
mekanisme penilaian, perlakuan tdk sesuai dari pimpinan.
⚫ Pelatihan dan pengembangan; agar percaya diri jalankan tugas, 4
pedoman yaitu penampilan, persyaratan pekerjaan, analisa organisasi, hasil
survei karyawan
⚫ Bentuk; On the job training (choacing, job rotation, training position,
planned work activities), dilatih sambil bekerja. Internship, latihan sambil
bekerja gabung pelatihan dalam kelas. Off the job training, latihan diluar
perusahaan (vestibule training, behaviorally experienced training, role
playing, case study, bussiness games, laboratory training, pengembangan
eksekutif) Presentasi informasi : kuliah, video, konperensi, programed
instruction, self study.
PROSES PENYUSUNAN STAF
⚫ Penilaian penampilan; formal dan informal, oleh seorang
pimpinan, sekelompok pimpinan, teman sekerja. Baiknya
atas dasar tolok ukur yg jelas.
⚫ Promosi, pindah, turun pangkat atau pemberhentian;
promosi utk yg berhasil, memindahkan yg bermasalah,
turun pangkat jika kesalahan, memberhentikan jika
kesalahan tdk dapat dimaafkan.
⚫ Mengatasi kekurangan staf : mendidik sendiri atau melatih
dgn pre dan in service training.
FUNGSI STAF & MANAJER
⚫ Planning, controlling atau operating tergantung levelnya.
Managerial skill vs Technical skill
⚫ Pelatihan dan pengembangan dalam rangka diferensiasi yg
menekankan kualitas atau layanan.
⚫ Eksekutif puncak/ manajer umum/general manager/CEO
(latar belakang pendidikan, kepribadian, pengalaman dan
keahlian, tantangan dan persaingan)
⚫ Jenis; Prospector (pencari, penyelidik), Defender
(bertahan), Low cost strategy, Harvest strategy,
Differentiated strategy
MASALAH PENATAAN STAF
⚫ Seleksi dan Pengembangan Manajemen, rekrut yg ahli dan
berpengalaman, membantu berkembang dlm pekerjaan,
promosi akan datang.
⚫ Suksesi Eksekutif, tiap 8 tahun, promosi dari dalam atau
luar
⚫ Mengidentifikasi Kemampuan dan Promosi, sistem
penilaian kinerja, identifikasi bakat dan perilaku manajer
yg sesuai.
⚫ Berbagai masalah dalam Pengurangan Karyawan,
downsizing/perampingan, retrenchment/ pengurangan.
PEDOMAN PERAMPINGAN
⚫ Eliminasi pekerjaan yg tdk perlu, bukan melakukan
pemotongan/pengurangan pekerja di berbagai bidang.
⚫ Kontrakkan keluar pekerjaan yg pihak lain mampu
mengerjakannya dgn murah.
⚫ Rencanakan efisiensi jangka panjang
⚫ Komunikasikan alasan-alasan mengambil tindakan
perampingan, tdk hanya mengapa tapi apa yg sedang
diusahakan/misi yg mau dicapai.
⚫ Melakukan investasi pada karyawan yg selamat dari program
perampingan. Spesifikasi kerja, standar kinerja, kompensasi,
pelatihan.
⚫ Kembangkan pekerjaan yg memiliki nilai tambah utk
mengimbangi berkurangnya pekerjaan.
PENGARAHAN
⚫ Kegiatan menggerakkan dan mengarahkan orang lain
supaya dapat bekerja dengan baik dalam upaya mencapai
tujuan yg ditetapkan.
⚫ Memberikan bimbingan serta mengendalikan para pekerja
dlm melakukan tugas guna mencapai tujuan.
⚫ Menggunakan kemampuan dan keahlian karyawan pada
tingkat paling efektif dan efisien.
⚫ Cegah bekerja menurut cara pandang pribadi, sesuai
pengalaman masa lalu, menekankan pada pekerjaan yg
disukai, bukan prioritas utama organisasi/ perusahaan.
MANFAAT DAN SYARAT
⚫ Para pekerja dapat informasi segala sesuatu yg dikerjakan.
⚫ Terhindar dari kemungkinan berbuat salah
⚫ Selalu berhadapan proses belajar mengajar, sehingga
pengetahuan, ketrampilan, keaktivan meningkat
⚫ Tercipta hubungan atasan bawahan yg baik.
SYARAT
⚫ Kesatuan perintah (unity of command)
⚫ Informasi yg lengkap (comprehensive information)
⚫ Hubungan langsung dgn karyawan (direct relationship)
⚫ Suasana informal (informal situation)
TEKNIK PENGARAHAN
⚫ KONSULTASI, pertemuan atau rapat, peran serta staf,
jangan terlalu sering bisa timbul kesan pimpinan tidak
mengetahui apa-apa.
⚫ DEMOKRATIS, kesempatan seluasnya mengajukan
pendapat dan saran. Timbul inisiatif atau malah jadi faktor
penyulit bila tdk dapat terlaksana.
⚫ OTOKRATIS, satu arah dari pimpinan kepada bawahan.
Pimpinan menetapkan segalanya sedangkan karyawan
melaksanakan.
⚫ BEBAS TERATUR, pengarahan tdk terlalu ketat, utk
karyawan yg berpengelaman, pengetahuan dan
TEKNIK PENGARAHAN
⚫ Perencanaan tindakan dan program
⚫ Management By Objective (MBO) dan Total Quality
Management (TQM)
⚫ Budaya perusahaan yg kuat; konsistensi dlm perilaku,
memegang nilai dan norma budaya yg sama, terkendali
secara hirarki dan berorientasi pada kekuasaan.
Mendukung misi dan strategi
⚫ Variabel kritis tiap tahapan, bukan setelah selesai. Belajar
vs bekerja. Kegunaan informasi vs
menyalahkan/mengalihkan tanggung jawab.
Fragmentasi/segmentasi vs menyeluruh/terintegrasi
TEKNIK PENGARAHAN
⚫ Bentuk bisa kepemimpinan yg mengkomunikasikan norma perilaku dan
budaya organisasi, membangun kesepakatan diantara pekerja. Delegasi
wewenang dan tanggung jawab dgn tepat kepada para manajer operasional.
Solusi kreatif tanpa terjebak konflik.
⚫ Cara yg ditempuh; orientasi tugas yg dikerjakan, dgn memberikan informasi
yg perlu, petunjuk umum dan khusus, perintah yg merupakan permintaan
kepada orang yg berada dibawahnya utk melakukan kegiatan tertentu,
delegasi wewenang, serta mempengaruhi anggota dan memotivasi.
⚫ MASLOW , kebutuhan manusia itu tersusun secara hirarkis yaitu
fisiologis-keamanan-sosial-pengakuan-aktualisasi
⚫ HERZBERG, Satisfiers mendorong motivasi dan Dissatisfier atau faktor yg
tidak dapat mendorong motivasi seseorang.
PROSES PENGARAHAN
⚫ Menyusun perintah dan ataupun petunjuk. Jelas, lengkap
dan dalam batas kemampuan pekerja.
⚫ Melaksanakan pelatihan, terus menerus kepada karyawan
sesuai situasi dan kondisi.
⚫ Melakukan motivasi, pekerja mau dan bersedia
melaksanakan segala perintah atau petunjuk dgn baik
⚫ Memelihara ketertiban dan kepatuhan, agar tdk terjadi
penyimpangan. Hadiah bagi yg baik dan hukuman bagi yg
bersalah.
 TOGETHER WE WILL BE STRONGER !!
TERIMA KASIH

16
by br65