TUGAS SISTEM INFORMASI KESEHATAN

NAMA : CITRA FEBRIYANTI HARNI

NIM : K011181336
KELAS : KESMAS B

1. Berapa lamakah rekam medic tersimpan?

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor: 749a/MenKes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medik,

Rekam medik adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. 

Rekam medik adalah siapa, apa, di mana dan bagaimana perawatan pasien selama di rumah sakit.
Untuk melengkapi rekam medik harus dimiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna
menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir (SK Men PAN No. 135 tahun 2002).

A. Rekam Medis Sesuai Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008.

Sesuai Permenkes tersebut dijelaskan antara lain:
I. Untuk Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan
rekam medis maka harus memenuhi aturan sebagai berikut:
 Rekam medis pasien rawat inap wajib disimpan sekurang-kuangnya 5
tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah
sakit.
 Setelah 5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringakasan
pulang dan persetujuan tindakan medik.
 Ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik wajib disimpan dalam
jangka waktu 10 sejak ringkasan dan persetujuan medik dibuat.
 Rekam medis dan ringkasan pulang disimpan oleh petugas yang ditunjuk
oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.

II. Untuk Pelayanan Kesehatan non rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan
rekam medis harus memenuhi aturan sebagai berikut:
 Rekam medis pasien wajib disimpan sekurang-kuangnya 2 tahun sejak
pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat. Setelah 2 tahun maka
rekam medis dapat dimusnahkan.

Kerahasiaan isi rekam medis yang berupa identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat
pemeriksaan dan riwayat pengobatan harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter
gigi, petugas kesehatan lain, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan
kesehatan. Untuk keperluan tertentu rekam medis tersebut dapat dibuka dengan
ketentuan:
  Untuk kepentingan kesehatan pasien.
 Atas perintah pengadilan untuk penegakan hukum.
 Permintaan dan atau persetujuan pasien sendiri.
 Permintaan lembaga /institusi berdasarkan undang-undang.
 Untuk kepentingan penelitian, audit, pendidikan dengan syarat tidak
menyebutkan identitas pasien.

Permintaan rekam medis tersebut harus dilakukan tertulis kepada pimpinan sarana
pelayanan kesehatan. Sesuai Ketentuan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 maka kita
dapat menjalankan pengelolaan rekam medis di rumah sakit maupun non rumah sakit. Dokter,
dokter gigi dan petugas lain, pengelola dan pimpinan harus menjaga kerahasiaan rekam medis
serta dapat memanfaatkan rekam medis sesuai ketentuannya.

B. Secara Umum Sistem Penyimpanan

Banyak pilihan yang tersedia dalam melakukan penyimpanan rekam medis, diantaranya
dengan menempatkan berkas rekam medis kedalam lemari terbuka (open shelves) , lemari
cabinet (filing cabinet) atau dengan menggunakan teknologi microfilm maupun digital scanning
dan terakhir secara komputerisasi (rakam medis elektronik). Pilihan terhadap cara yang akan
diambil tergantung pada kebutuhan dan fasilitas rumah sakit. Pada rumah sakit yang masih
menggunakan rekam medis dengan format kertas, bila jumlah berkas rekam medis masih sedikit
gunakan kertas saja. Sedangkan untuk rumah sakit dengan jumlah berkas rekam medis yang
banyak, kombinasi dari sistem penyimpanan dibawah ini dapat menjadi pilihan.

 Sistem penomoran langsung (straright numerical filing system)

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan rekam medis dalam
rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya. Misalnya keempat rekam
medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 462931, 462932, 462833,
462934.

Kelebihan dari sistem penyimpanan ini adalah mudah dalam mengambil berkas rekam
medis yang banyak dari rak aktif dan tidak aktif. Kemudahan lainnya adalah sistem penyimpanan
ini mudah dimengerti bagi tenaga baru. Sedangkan kelemahannya: Petugas harus melihat seluruh
angka sehingga mudah keliru dalam mengambil berkas dari rak penyimpanan.

 Sistem angka akhir (terminal digit filing system)

Contoh:

 nomor 26 - 03 -60
 26 - -, angka ketiga (tertiary digit)
 - 03 -, angka kedua (secondary digit)
  - - 60, angka pertama (primary digit)

Kelebihan:

a) Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata dalam rak penyimpanan
b) Petugas tidak berdesak-desakkan disatu tempat
c) Pekerjaan akan terbagi rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama tiap
harinya untuk setiap seksi
d) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap seksi, pada
saat ditambahnya rekam medis baru
e) Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap seksi terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-
rak kosong
f) Memudahkan dalam perencanaan peralatan penyimpanan
g) Kekeliruan peyimpanan dapat dicegah atau terkendali karena petugas hanya melihat dua
digit angka terakhir dalam memasukkan rekam medis ke rak penyimpanan
h) Hanya melihat angka pertama dengan rak yang mudah dihafal
i) Disusun lagi melihat angka kedua dan kemudian RM disimpan berdasar angka ketiga
j) Lebih mudah efisien, efektif.

Kelemahan:

Memerlukan tempat/ruang yang lebih besar . oleh karena sebaran nomor sesuai dengan
rak untuk rumah sakit besar dengan volume yang besar dan rekam medis yang tebal.

 Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing System)

Contoh:

 29-14-98 99-04-99
 29-14-99 99-04-00
 30-14-00 00-05-01

Kelebihan:

a) Mudah pengambilan untuk 100 berkas.

b) Pergantian angka tengah mudah dan penyebaran nomor merata sehingga tanggung jawab
petugas dapat dibagi per area
c) Penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan.
d) Petugas dapat bekerja pada seksi-seksi tertentu sehingga menghindarkan kekeliruan
penyimpanan.

Kelemahan :

a) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama.

 b) Terjadi rak-rak lowong untuk area tertentu bila rekam medis dialihkan ke area
penyimpanan inaktif.
c) Sistem angka tengah tidak dapat digunakan dengan baik untuk nomor-nomor yag lebih
dari angka.

 Sistem Mikrofilm (Microfilm)

Mengingat rekam medis kertas membutuhkan ruang penyimpanan yang luas dan
cenderung bertambah dari waktu ke waktu, sejak 40 tahun yang lalu microfilm mulai
diperkenalkan sebagai alternative pilihan lain. Proses microfilm adalah suatu proses mengubah
lembaran rekam medis kertas menjadi bentuk negative film yang lebih kecil dari kuku kelingking
orang dewasa dan disebut micrifis (microfiche). Microfilm dapat berbentuk gulungan kecil film
(roll) yang menghimpun ribuan gambar/ ratusan berkas rekam medis. Fersi ini baik untuk
rekaman inakti. Jenis microfilm lain disebut jaket. Satu lembar jaket microfilm memuat beberapa
puluh microfis yang terhimpun dalam satu lembar jaket microfilm. Biasanya tahapan
pelaksanaan microfilm sebagai berikut:

a) Penyusutan/ retensi berkas inaktif atau yang jarang digunakan

b) Penilaian berkas yang mau diretensi
c) Pemotretan berkas yang mau diretensi
d) Pemberian jaket microfilm
e) Penjajaran bentuk microfilm dengan sistem penyimpanan disesuaikan dengan sistem
yang pilih, misalnya system penjajaran kelompok angka tepi atau jenis lainnya.

 Sistem Penyimpanan Pencitraan (maging)

Merupakan suatu proses mengubah atau mentransfer gambar dalam bentuk kertas atau
film (radiology) ataupun gambar medis (seperti grafik EKG,EEG, CTG, USG, Echo dan lain-
lain) kedalam software melalui data digital seperti scanner/pencitraan. Dalam rekam medis
manual (paper based record) film radiologi disimpan tersendiri diunit radiologi sedangkan untuk
hasil gambar USG, Echo, EEG, dan ECG biasanya ditempatkan pada berkas Rekam medis.

2. Contoh perlindungan administrative, perlindungan fisik, dan perlindungan teknis

a) Contoh perlindungan administrative

a. Mempublikasikan kebijakan kontrol yang membuat semua pengendalian sistem
informasi dapat dilaksanakan dengan jelas dan serius oleh semua pihak dalam
organisasi.
b. Prosedur yang bersifat formal dan standar pengoperasian disosialisasikan dan
dilaksanakan dengan tegas. Termasuk hal ini adalah proses pengembangan sistem,
 prosedur untuk backup, pemulihan data, dan manajemen pengarsipan data.
c. Perekrutan pegawai secara berhati-hati yang diikuti dengan orientasi
pembinaan, dan pelatihan yang diperlukan.
d. Supervisi terhadap para pegawai. Termasuk pula cara melakukan kontrol kalau
pegawai melakukan penyimpangan terhadap proses yang diharapkan.
e. Pemisahan tugas-tugas dalam pekerjaan dengan tujuan agar tak seorangpun
yang dapat menguasai suatu proses yang lengkap. Sebagai contoh, seorang
pemrogram harus diusahakan tidak mempunyai akses terhadap data produksi
(operasional) agar tidak memberikan kesempatan untuk melakukan kecurangan.

b) Contoh Perlindungan Fisik

Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan terhadap pusat data, faktor
lingkungan yang menyangkut suhu, kebersihan, kelembaban udara, bahaya banjir,
dan keamanan fisik ruangan perlu diperhatikan dengan benar. Peralatan-peralatan
yang berhubungan dengan faktor-faktor tersebut perlu dipantau dengan baik.

Untuk mengantisipasi segala kegagalan sumber daya listrik, biasa

digunakan UPS. Dengan adanya peralatan ini, masih ada kesempatan beberapa
menit sampai satu jam bagi personil yang bertanggung jawab untuk melakukan
tindakan-tindakan seperti memberikan peringatan pada pemakai untuk segera
menghentikan aktivitas yang berhubungan dengan sistem komputer. Sekiranya
sistem memerlukan operasi yang tidak boleh diputus, misalnya pelayanan dalam
rumah sakit maupun Puskesmas, sistem harus dilengkapi generator listrik
tersendiri.

c) Contoh Perlindungan Teknis

Untuk mengatisipasi kegagalan sistem komputer, terkadang organisasi

menerapkan sistem komputer yang berbasis fault-tolerant (toleran terhadap
kegagalan). Sistem ini dapat berjalan sekalipun terdapat gangguan pada
komponen-komponennya. Pada sistem ini, jika komponen dalam sistem
mengalami kegagalan, maka komponen cadangan atau kembarannya segera
mengambil alih peran komponen yang rusak dan sistem dapat melanjutkan
operasinya tanpa atau dengan sedikit interupsi.

Sistem fault-tolerant dapat diterapkan pada lima level, yaitu pada

komunikasi jaringan, prosesor, penyimpan eksternal, catu daya, dan transaksi.
Toleransi kegagalan terhadap jaringan dilakukan dengan menduplikasi jalur
komunikasi dan prosesor komunikasi. Redundasi prosesor dilakukan antara lain
dengan teknik watchdog processor, yang akan mengambil alih prosesor yang
bermasalah.
 Toleransi terhadap kegagalan pada penyimpan eksternal antara lain
dilakukan melaluidisk memoring  atau disk shadowing, yang menggunakan teknik
dengan menulis seluruh data ke dua disk secara pararel. Jika salah satu disk
mengalami kegagalan, program aplikasi tetap bisa berjalan dengan
menggunakan disk yang masih baik. Toleransi kegagalan pada catu daya diatasi
melalui UPS. Toleransi kegagalan pada level transaksi ditangani melalui
mekanisme basis data yang disebut rollback, yang akan mengembalikan pada
keadaan semula yaitu keadaan seperti sebelum transaksi dimulai sekiranya di
pertengahan pemrosesan transaksi terjadi kegagalan.