MONITORING & PENGENDALIAN

PROYEK

Dr. Ir. Erizal, MAgr.

 PENGANTAR
y Ketika jjadwal kerja
j telah dipublikasi
p dan
proyek mulai berjalan, perhatian harus
difokuskan p pada kemajuan
j progress
p g
y Hal diatas membutuhkan monitoring
tentang
te ta g apa ya
yangg te
terjadi,
jad , pe
perkembangan
e ba ga
pencapaian jadwal dan revisi rencana
dan jad
da jadwal
a jjika
a d
dibutuhkan
bu u a aga agar p
proyek
oye
dapat terlaksana sesuai target
 Monitoring
y Monitoring adalah kegiatan mengamati/meninjau
kembali mempelajari secara terus menerus atau berkala
dan kegiatan mengawasi, yang dilakukan oleh pengelola
proyek di setiap tingkatan pelaksanaan kegiatan, untuk
memastikan bahwa p pengadaan
g dan p
penggunaan
gg input,
p
jadwal kerja, hasil yg ditargetkan dan tindakan lainnya
yang diperlukan berjalan sesuai rencana
y Monitoring berfokus pada
y Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan
y Penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada
y Perbaikan/koreksi masalah
y P b i imbalan
Pemberian i b l pencapaiani tujuan
t j
y Sumber data pada umumnya merupakan dokumen
internal seperti: laporan bulanan / triwulanan, catatan
kerja dan perjalanan,
perjalanan catatan pelatihan,
pelatihan notulen rapat
dan sebagainya.
TUJUAN MONITORING
1. mengkaji apakah kegiatan‐kegiatan yang dilaksanakan
telah
l h sesuaii dengan
d rencana
2. mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung
dapat diatasi
3. melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen
yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan
proyek.
proyek
4. mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk
memperoleh ukuran kemajuan,
5. menyesuaikan
ik kegiatan
k i t dengan
d li k
lingkungan yang berubah, 
b b h
tanpa menyimpang dari tujuan.
MANFAAT MONITORING
MANFAAT MONITORING
Bagi pihak Penanggung Jawab Program :
1
1. Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi.
supervisi
2. Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja
3. Untuk meyakinkan pihak‐pihak yang berkepentingan
4. Membantu penentuan langkah
langkah‐langkah
langkah yang berkaitan
yang berkaitan dengan
kegiatan proyek selanjutnya.
5. Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya.

Bagi pihak Pengelola Proyek, yaitu :

1. Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat
2. Mengetahui kekurangan‐kekurangan yang perlu diperbaiki dan
menjaga kinerja yang sudah baik.
3. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi
proyek
TIPE DAN JENIS MONITORING
TIPE DAN JENIS MONITORING
1. Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup : 
ttenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, 
i d b h l t j k j
data, kebijakan, manajemen dsb. yang dibutuhkan
untuk melaksanakan kegiatan proyek.
2. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang 
mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti
penelitian, pelatihan, proses
p ,p ,p produksi, pemberian
p ,p
bantuan dsb.
3. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang 
mencakup hasil dari proses yang terutama
yang terutama berkaitan
dengan kuantitas (jumlah)
 FRAME WORK & TANGGUNG JAWAB
y Melakukan kontrol terhadap proyek dan memastikan bahwa
target tercapai tergantung pada monitoring secara reguler,
mengetahui apa yg terjadi,
terjadi dan menghitung pencapaian kerja
berdasarkan target
y Jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dan kondisi
aktual maka dibutuhkan perencanaan ulang untuk membawa
proyek kembali ke target atau target harus direvisi
y Pada ppelaksanaannya,y , manajer
j harus menghindari
g 4 hal yyakni
: delay pada tanggal target, ketidakseusaian kualitas,
fungsionalitas yg tidak mencukupi, biaya jika melebihi target
y Tanggung jawab keseluruhan untuk memastikan tercapainya
target proyek adalah tergantung pada peran dari Project
Steering Commitee atau Project Board.
y T
Tanggung j
jawab
b sehari-hari
h i h i adad pada
d project
j t manajer
j dan
d
untuk lingkup yg lebih kecil ada pada Team Leader
FRAME WORK & TANGGUNG JAWAB (2)
( )
y Pelaporan bisa berbentuk tertulis, lisan atau informal
y Team Leader yg efektif atau project manager akan
berinteraksi dengan anggota tim dan berdiskusi mengenai
permasalahan-permasalahan yang ada, dan pelaporan
secara informal terhadap perkembangan proyek harus
dikombinasikan dengan pelaporan secara formal sesuai
prosedur
y Assesment progress dibuat berdasarkan informasi yang
dikumpulkan pada interval waktu yang reguler atau waktu
yang spesifik.
spesifik
y Checkpoint untuk mengontrol proyek dilakukan secara
reguler atau sesuai even yg spesifik
 MENGUMPULKAN DATA
y Manajer harus mem-breakdown aktivitas yang
panjang ke dalam tugas-tugas yang dapat
dikontrol pada durasi waktu satu atau dua
minggu.
minggu
y Hal yang penting adalah mendapatkan informasi
tentang
g aktivitas yyang
g telah diselesaikan dan
berapa banyak pekerjaan yang belum
diselesaikan.
y Jika ada produk yang berseri,
berseri penyelesaian
secara parsial dari aktivitas lebih mudah
diperkirakan.
p
 MEMVISUALKAN PROGRESS
y Jika mengkoleksi data tentang progress proyek,
proyek
manajer membutuhkan cara untuk
mempresentasikan
p data dan implikasinya.
p y Ada
beberapa metode untuk mempresentasikan data,
yaitu Gantt Chart, Slip Chart, Ball Chart, Timeline
Gantt Chart
Gantt Chart merupakan gambaran dari macam-macam bagan yang
mempunyai fungsi untuk:
y Menentukan durasi pekerjaan terhadap perkembangan waktu.
y Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan.
y Pemantauan kemajuan proyek pekerjaan.
pekerjaan
 MONITORING BIAYA
• Monitoring pengeluaran adalah komponen
penting dari kontrol proyek.
pro ek Hal ini menunjukkan
men nj kkan
indikasi penyelesaian proyek.
• Sebuah p proyek
y mungkin
g tepat
p waktu tetapi
p
karena lebih banyak uang yang dibelanjakan
daripada yg dianggarkan
• Cost Chart menjadi berguna jika kita
menambahkan perhitungan proyeksi biaya
dengan menambahkan estimasi biaya dari
pekerjaan yang tidak selesai pada biaya yang
telah dikeluarkan
 KESIMPULAN
y Perencanaan harus disertai dengan monitoring
pelaksanaan rencana
y Aktivitas yang terlalu panjang harus dibagi-bagi
menjadi sub-aktivitas untuk memudahkan
pengontrolan
y Idealnya, progress harus diukur berdasarkan delivery
produk-produk dari proyek yang ada
y Progress harus ditunjukkan secara visual melalui
Chart untuk memudahkan mengkomunikasikan
informasi secara efektif
y Biaya harus dimonitor dengan baik
y Proyek yang tertunda harus dibawa kembali ke
jalurnya dengan memperpendek waktu aktivitas pada
jalur kritis atau melonggarkan batasan-batasan
batasan batasan