SMAN CAHAYA MADANI BANTEN BOARDING SCHOOL

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)

PANITIA SCALLOP 2018
Jl. Raya Pandeglang – Labuan Km.3, Kuranten, Pandeglang, Banten
PO. Box 61/Pandeglang 42201, Email : mail@scallop.com Telp : 081325147556

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Persentase
No. Program Kerja
Keberhasilan
SEKRETARIS
A. Membuat, menyusun dan mencetak
1. Proposal Kegiatan dan Sponsorship 98%
2. Poster Publikasi 98%

3. Spanduk 99%

3. Spanduk Informasi 100%

4. Banner Sponsor 99%
5. Banner Denah 100%
6. Backdrop 100%
7. Umbul-umbul 98%

8. ID Card Panitia, Peserta, dan Juri 100%

9. Stempel 97%

10. Sertifikat Peserta dan Pemenang 90%

11. Banner Tata Tertib 100%

12. Undangan Guru 100%

11. Laporan Pertanggung Jawaban 90%

B. Mengurus surat-menyurat
Membuat Format Surat, meliputi Surat
1. 95%
Pengantar, Surat Perizinan, dan lainnya
2. Mencetak dan Mengkopi 100%
3. Mancari tanda tangan 95%

4. Menyiapkan dalam amplop 99%

C. Mengumpulkan dan menganggarkan

1. Rancangan Anggaran Dasar 100%
2. Program Kerja 100%
3. Struktur Kepanitiaan 100%
Arsip dan Backup 85%
ACARA

Menentukan waktu dan tempat pelaksanaan

1. 98%
acara
 2. Menentukan tema acara 97%

Menentukan mata lomba yang akan

3. 90%
disenggelarakan

Menentukan penanggung jawab setiap mata

4. 100%
lomba

5. Menentukan juri setiap mata lomba 87%

Membuat petunjuk umum, petunjuk

6. 95%
pelaksanaan, dan petunjuk teknis

7. Menentukan target peserta lomba 98%

Menentukan hadiah pemenang setiap mata

9. 95%
lomba

9. Membuat rundown acara 90%

10. Mengadakan pembukaan dan penutupan acara 85%

11. Mengadakan Technical Meeting 95%

12. Berkoordinasi dengan seksi bidang lain 90%

DEKORASI DAN DOKUMENTASI

A. Dekorasi
 1. Pendekorasian jalan dan tempat perlombaan 90%

2. Pembuatan alun-alun CMBBS 88%

B. Dokumentasi

1. Mendokumentasi kegiatan acara 100%

2. Teaser acara 95%

3. Photobooth 95%

4. Highlight acara 40%

DANA USAHA

Mengadakan kerjasama dengan perusahaan

1. 80%
sebagai sponsor acara

2. Madanian Order 88%

3. Mengadakan program 1 million 1 person 15%

KONSUMSI, BAZAAR DAN RESEPSIONIS

1 Menyiapkan Konsumsi 100%

2. Menyiapkan dan Mengawasi Penginapan 100%

 3. Membuat Kupon Makan 99%

4. Membuat Formulir untuk Pedagang 80%

Membuat Madanian Order (Pesanan Makan

5. 80%
Malam)

Menyiapkan Lahan Bagi Pedagang Untuk

6. 100%
Membuka Stan Bazaar dan Mengawasinya

Berkoordinasi Dengan Sekbid KPK Dalam

7. 100%
Menyiapkan Penginapan

8. Membuat Syarat & Ketentuan Penginapan 100%

Berkoordinasi Dengan Sekbid Danus Dalam

9. 100%
Menyambut Tamu
KEAMANAN, PERALATAN, DAN KEBERSIHAN
A. Menjaga kebersihan selama kegiatan Scallop berlangsung

Menjamin kebersihan seluruh sarana dan

1. prasarana yang digunakan dalam kegiatan 80%
Scallop baik peserta maupun panitia

2. Menyediakan dan menyebarkan trashbag 100%

Menyediakan peralatan kebersihan dan

3. 95%
perangkat lainnya
B. Menjaga keamanan dan ketertiban selama persiapan maupun saat kegiatan Scallop berlangsung
Mengurus dan menjamin perizinan latihan
1. 98%
malam dan waktu lainnya
Menjamin keamanan barang barang yang
2. 95%
berada di saat kegiatan berlangsung
Menjamin ketertiban pada saat kegiatan
3. 95%
berlangsung

4. Menjamin ketertiban pada masa persiapan 85%

 Menjaga inventaris yang dimiliki ataupun
5. 90%
yang dipinjam
C. Menyediakan keperluan peralatan - peralatan dan perkakas perkakas yang dibutuhkan ketika kegiatan scallop berlangsun
Mempersiapkan peralatan dan perkakas yang
1. dibutuhkan saat Latgab dan latihan bersama 95%
lainnya
Menyediakan peralatan dan perkakas untuk
2. 95%
proses persidangan(pekerjaan fisik)

3. Membuat keperluan perlengkapan lainnya 95%

PUBLIKASI
Mempromosikan acara SCALLOP 2018
1. 90%
keberbagai sekolah
Mempromosikan acara SCALLOP diberbagai
2. 90%
Media Sosial
Mempublikasikan segala bentuk informasi
3. 95%
terbaru tentang SCALLOP 2018
Mempromosikan acara SCALLOP 2018
4. 95%
melalui kerjasama dengan Media Partner
5. Mengadakan Twiboon Contest 98%
Membuat Surat Pengantar untuk mendapatkan
6. 100%
piala gubernur

7. Menyediakan pusat pelayanan informasi 100%

Membuat photo atau video yang berisikan

8. segala bentuk informasi tentang SCALLOP 90%
2018
 YA MADANI BANTEN BOARDING SCHOOL
ASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
ANITIA SCALLOP 2018
g – Labuan Km.3, Kuranten, Pandeglang, Banten
2201, Email : mail@scallop.com Telp : 081325147556

AN PERTANGGUNGJAWABAN

Deskripsi

SEKRETARIS

Telah mencetak 40 buah proposal sponsorship

Telah mencetak 220 lembar poster
Telah mencetak 1 buah ukuran 3 x 1,2 m, 4 buah dengan ukuran 2 x 0,8 m, dan
2 buah ukuran 3 x 1,2 m
Telah mencetak 22 buah dengan ukuran 1 x 0,8 m
Telah mencetak 1 buah ukuran 2 x 3 m
Mencetak 4 buah.
Telah mencetak 1 backdrop 3 x 10 m
Telah mencetak 20 buah ukuran 2 x 0,5 m, dan 5 buah ukuran 3 x 1 m
Telah mencetak 750 buah untuk peserta, 130 buah untuk panitia, dan 28 buah
untuk juri
Terdapat 2 buah stempel besar dan 2 buah stempel kecil
Mencetak 750 buah untuk peserta, 2 x 200 buah untuk pemenang, sertifikat
bertanda tangan KCD masih dalam proses, dan terdapat beberapa kesalahan
nama.
Telah mencetak 1 buah Banner Tartib ukuran 1 x 0,5 m
Telah mencetak N buah undangan guru dengan kertas Art Paper berukuran 10 x
15 cm
Dalam proses

Terlaksana, terdapat 6 jenis kode penomoran surat. Telah dibuat juga jurnal
surat masuk dan keluar.
Terlaksana
berhasil mengumpulkan tanda tangan hasil scan dan tanda tangan basah
Terlaksana, dan juga menyantumkan alamat tujuan amplop dan brandmark
SCALLOP 2018

Terlaksana
Terlaksana
Terlaksana
Akan di-uploaddalam Google Drive akun scallopcm@gmail.com
ACARA

Waktu : Jum’at – Minggu, 19-21 Oktober 2018

Tempat : Kampus SMAN Cahaya Madani Banten Boarding School. Sempat
terjadi perubahan waktu pelaksanaan, dari tanggal 5-7 Oktober 2018 menjadi
19-21 Oktober 2018.
 Tema : Warisan Budaya Banten (Cultural Heritage Of Banten), Dibutuhkan
waktu yang cukup lama untuk menentukan tema

Ada 16 mata lomba yang dibagi menjadi 4 divisi, yaitu Sport (Basket dan
Futsal), Science (Olimpiade Matematika, Biologi, IPS Terpadu, dan Fisika-
Kimia), Art (Poster Design, Board Art, Short Movie, Paskibra dan Fotografi),
Linguistic (Speech, Storytelling, Khitobah, MHQ, dan Lomba Debat Bahasa
Indonesia), namun Lomba Paskibra dibatalkan karena kurangnya kesiapan
teknis dari panitia dan kuota peserta yang tidak memenuhi.

Penanggung jawab setiap mata lomba bertanggung jawab atas berjalannya

setiap lomba dari awal hingga akhir

Juri setiap mata lomba berasal dari dalam dan luar sekolah, namun terdapat
kurangnya konfirmasi antara penanggung jawab lomba dengan jurinya

Petunjuk umum berisi ketentuan umum dan persyaratan pendaftaran, petunjuk

pelaksanaan berisi persyaratan perlombaan, petunjuk teknis berisi sistematika
dan peraturan perlombaan. Telah terjadi beberapa kali revisi terhadap
keduanya.

Target peserta lomba SCALLOP 2018 yaitu siswa/i SMP dan SMA di wilayah
Provinsi Banten, DKI Jakarta, dan Jawa Barat yang berjumlah 946 siswa/i.
Karna dihapusnya mata lomba Paskibra, maka target jumlah peserta menurun
menjadi 626 siswa. Dalam pelaksanaannya, jumlah peserta SCALLOP 2018
mencapai 7xx siswa dengan rincian akan dilampirkan.

Setiap pemenang lomba akan mendapatkan hadiah berupa uang tunai, trophy,
dan sertifikat resmi dari panitia, dan sempat terjadi perubahan nominal uang
tunai
Panitia membagi rangkaian lomba dalam 3 hari, selama 2 hari pertama panitia
melakukan penyisihan terhadap lomba basket, futsal, dan LDBI serta memberi
waktu awal kepada tim board art. Turunnya hujan membuat pertandingan
basket sempat tertunda 2 ronde di hari pertama.

Grand Opening dan Grand Closing diadakan di hari ketiga. Acara ini secara
resmi dibuka oleh blablabla. Panitia mengumumkan pemenang pada saat Grand
Closing. Dikarenakan waktu yang sedikit, beberapa acara dalam Grand
Opening dan Grand Closing dihilangkan.

Saat Technical Meeting, penanggung jawab lomba beserta juri membicarakan

teknis dan peraturan secara rinci dengan peserta. Tidak semua peserta hadir
pada Technical Meeting dikarenakan lokasi sekolah yang cukup jauh dari
kampus SMAN Cahaya Madani Banten Boarding School.

Seksi Bidang Acara perlu berkoordinasi dengan seksi bidang Konsumsi-

Bazaar-Resepsionis terkait konsumsi, bazaar, penginapan peserta, dan
registrasi ulang, seksi bidang Keamanan-Peralatan-Kebersihan terkait
perlengkapan Grand Opening dan Grand Closing, seksi bidang Publikasi dalam
penyampaian informasi terkait lomba, dan lain-lain. Terjadi beberapa kali
miskomunikasi dan kendala dengan seksi bidang lain.

ORASI DAN DOKUMENTASI

 Tempat-tempat perlombaan berhasil didekorasi sedemikian rupa sehingga tidak
terasa sepi. Namun, untuk dekorasi jalan tidak berjalan sesuai dengan apa yang
diinginkan karena terkendala anggaran dan kesalahan dalam memprediksi
jumlah barang (re: caping dan bola).

Alun-alun sementara CMBBS berhasil dibuat dengan membuat huruf-huruf

yang dirangkai menjadi tulisan “SCALLOP CMBBS”. Namun keadaannya
tidak begitu sempurna karena proses pembuatan yang tidak begitu matang
sehingga terdapat banyak kecacatan.

Setiap acara berhasil didokumentasikan dengan baik. Dan akan diarsipkan di

harddrive khusus angkatan.
Teaser terdiri dari 6 buah video yang berhasil diunggah ke youtube.
Tersedia dua macam photobooth yaitu photobooth lukisan hutan dan badak,
dan photobooth banner sponsor.

Sedang dalam tahap pengerjaan. Bila rampung akan diunggah ke youtube.

DANA USAHA
Total : Rp. 31.358.000,-
Fresh-money:
Rp. 20.550.000,-
Support tools:
4 tents:
·         2 Indosat
·         2 Indomaret
Support free-products:
Rp. 7.460.000,-
Selling:
Rp. 448.000,-
Tote bag peserta:
Rp. 2.400.000,-
Dana tertutup 30% dari target prioritas pengeluaran SCALLOP
*Rincian kontribusi sponsor terlampir
Hasil penjualan total
± Rp. 5.000.000,-
N/A
SI, BAZAAR DAN RESEPSIONIS

Menyediakan sarapan untuk peserta, pembina, dan tamu yang menginap,

Menyediakan makan siang untuk peserta, pembina, juri, dan civitas,
Menyediakan snack untuk juri. Kendalanya yaitu Kesulitan menghitung jumlah
sarapan peserta, karena selalu ada peserta menginap yang tak terduga,
Kesulitan membagikan makan siang peserta, karena jumlah peserta yang
banyak, Kesulitan mencari snack untuk juri.

Menyediakan ruangan untuk menginap peserta, pembina, dan tamu,

Menyediakan kasur untuk tidur peserta, pembina, dan tamu, Menjaga dan
memastikan keamanan dalam penginapan. Sempat terkendala dengan Banyak
peserta yang konfirmasi penginapan secara mendadak, Air kamar mandi
beberapa kali habis.
 Membuat desain kupon makan, Mencetak kupon makan. Sempat terkendala
dengan Kesalahan menghitung jumlah peserta sehingga harus mencetak
tambahannya.

Formulir pendaftaran sudah dibuat dan dicek, namun Formulir tidak digunakan
saat pelaksanaan, hanya didata secara tertulis oleh panitia bazar

Membuat daftar menu makanan yang dapat dipesan oleh penginap,

Menawarkan pesanan kepada penginap
Namun, terkendala dengan Waktu datangnya makanan tidak sesuai dengan
rencana, Banyak peserta yang memesan tidak sesuai waktu yang seharusnya,
sehingga memperlambat pekerjaan.

Pemetaan lahan bagi penjual yang telah mendaftar, Memastikan keamanan dan
ketertiban bazaar, Memberikan fasilitas yang di butuhkan pedagang dalam
berjualan. Namun, terhambat karena Food Truck Indomaret butuh listrik yang
besar

Membersihkan kamar tidur & kamar mandi di setiap gedung penginapan,

Menyediakan keperluan kamar seperti sapu, pelan, pewangi ruangan, tempat
sampah dan kebutuhan lainnya. Namun, sempat tersendat dengan kamar mandi
yang berkerak dan sulit dibersihkan.

Menentukan hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan selama peserta
menginap, Menentukan perserta yang bisa menggunakan penginapan,
Mentukan barang barang yang boleh dan tidak boleh dibawa ke dalam
penginapan.
Menyiapkan konsumsi untuk tamu, Menyediakan ruang istirahat untuk tamu,
Menyiapkan penginapan untuk tamu yang ingin menginap.
, PERALATAN, DAN KEBERSIHAN

Toilet-toilet di setiap gedung, gedung gedung penginapan, gedung gedung

lomba, gedung kesekretariatan panitia, jalan, tempat parkir dan lainnya.
Kendala : 1. Jumlah personil yang terbatas 2. Kemampuan personil yang
terbatas 3. Kurangnya kesadaran dalam hal menjaga kebersihan dari setiap
pihak yang berpartisipasi dalam lomba baik peserta,pengunjung, maupun
panitia

Penyediaan trashbag di setiap sudut arena lomba dan jalan yang telah
direncanakan. Kendala : 1. Jumlah personil yang terbatas 2. Kemampuan
personil yang terbatas

Seperti sapu, pel, pewangi, batu kamper, dan lainnya

aat kegiatan Scallop berlangsung

Pengajuan izin baik kepada pihak asrama atau sekolah

barang barang panitia, peserta, dan pengunjung,

Penjagaan atas kericuhan dan sebagainya

Ketertiban panitia dalam hal waktu dan lainnya. Terkendala dengan banyaknya
panitia yang tidak tertib.
 seperti proyektor, peralatan kerja,laptop, dan lainnya. Masih banyak inventaris
yang terabaikan
kakas yang dibutuhkan ketika kegiatan scallop berlangsung

contoh : sound, mic, dan lainnya

Contoh peralatan : paku, palu, kuas, dan lainnya. Jumlah peralatan masih harus
dievaluasi.
contoh : papan skor, bambu umbul-umbul, penunjuk arah, dan lainnya. Hasil
pekerjaan masih harus ditingkatkan.
PUBLIKASI
Berupa poster dan surat undangan
Berbagai sekolah di Provinsi Banten DKI Jakarta dan Jawa Barat
Dengan menggunakan Twiboon dan Endorsement Artis
Media Sosial berupa : Instagram
Mempublikasikan melalui Website dan media sosial berupa : Line dan
Whatsapp

Radio dan media cetak

Pesertanya berasal dari umum dan khusus untuk pengguna Instagram

Mengirimnya kesekolah pemegang piala gubernur sebelumnya

Pelayanan informasi berupa menjawab pertanyaan seputar acara SCALLOP

2018 melalui telepon, Facebook dan E-mail
Mempublikasikan informasi terbaru mengenai SCALLOP 2018 melalui
Facebook

Pembuatan dan Editing Photo atau Video