TUGAS SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

ACTION, PERSONNEL AND CULTURAL CONTROLS

OLIVIA MEYKE PUTRY (S411908026)

S2 MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
2020
 Action, Personnel and Cultural Controls
Buku Management Control Systems, Performance Measurement, Evaluation and
Incentives tahun 2017 karangan Merchant dan Van Der Stede

Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini anda diharapkan dapat menjelaskan tentang:
1. Pengendalian tindakan.
2. Pengendalian tindakan dan masalah pengendalian.
3. Preventif vs deteksi.
4. Kondisi yang menentukan efektivitas dari pengendalian tindakan.
5. Pengendalian personal.
6. Pengendalian budaya.
7. Pengendalian personal/budaya dan masalah pengendalian.
8. Efektivitas dari pengendalian personal/budaya.

Penjelasan
1. Pengendalian tindakan
Pengendalian tindakan adalah bentuk paling langsung dalam manajemen pengendalian
karena ia terlibat langsung dalam memastikan pekerja bertindak sesuai dengan keinginan
organisasi dengan melakukan tindakan yang terkendali. Pengendalian tindakan terdiri dari 4
bentuk dasar, yaitu:
1) Kendala tingkah laku
Kendala tingkah laku adalah salah satu bentuk dari pengendalian tindakan. Dengan
adanyanya kendala tingkah laku ini makan membuat pekerja tidak mungkin atau lebih
sulit dalam melakukan apa yang seharusnya tidak mereka lakukan. Bentuk pengendalian
ini bisa dilakukan dalam bentuk fisik maupun administratif. Contoh dari bentuk
pengendalian ini adalah pembatasan akses ruangan dengan kode tertentu baik dengan
tanda, kartu akses ataupun pengenalan sidik jari. Sementara itu contoh dalam bentuk
administrasi diantaranya seperti pembatasan akses dokumen serta pemberian password
untuk dapat mengakses dokumen.
2) Review pra tindakan
Review pra tindakan melibatkan pengawasan dari action plan. Reviewer bisa menyetujui
atau tidak terkait dengan usulan pekerjaan, modifikasi atau bahkan meminta rencana
pertimbangan sebelum menyetujui suatu perencanaa. Contoh dari bentuk ini biasanya ada
dalam perencanaan dan proses keuangan dimana bermacam review dari berbagai
tingkatan dapat memberikan masukan pada organisasi.
3) Akuntabilitas tindakan
Akuntabilitas tindakan melibatkan kemampuan pekerja terkait dengan tindakan yang
mereka kerjakan. Implementasi dari pengendalian akuntabilitas tindakan membutuhkan:
a. Menentukan mana pekerjaan yang bisa diterima atau tidak;
b. Mengkomunikasikan dengan pekerja terkati pekerjaan tersebut;
c. Mengawasi apa yang terjadi;
d. Memberikan penghargaan atau hukuman tergantung hasil yang didapat.
Bentuk pengendalian akuntabilitas tindakan ini harus dikomunikasikan dengan pekerja
lewat aturan, kebijakan dan prosedur, kontrak dan code of conduct perusahaan.
 Akuntabilitas tindakan umumnya diimplementasikan dengan modus ancaman seperti
akan mendapatkan hadiah jika berhasil dan hukuman jika gagal.
4) Kemubaziran
Kemubaziran melibatkan banyak pekerja atau peralatan untuk suatu pekerjaan dibanding
yang diperlukan. Hal ini didasarkan pemikiran bahwa pekerjaan tersebut kemungkinan
akan lebih tahan lama jika menggunakan cara tersebut. Kemubaziran umumnya
digunakan pada fasilitas komputer, keamanan dan lingkup pekerjaan yang bersifat kritis.
Kekurangan dari cara ini adalah terlalu mahalk dan cenderung menimbulkan konflik,
frustasi dan kebosanan bagi pekerjanya.

2. Pengendalian tindakan dan masalah pengendalian

Tabel berikut ini menggambarkan hubungan antara pengendalian tindakan dengan masalah
pengendalian.
Masalah pengendalian
Tipe pengendalian tindakan Kurang arahan Masalah Keterbatasan
motivasi personal
Kendala tingkah laku X
Review pra tindakan X X X
Akuntabilitas tindakan X X X
Kemubaziran X X
Kendala tingkah laku efektif untuk mengatasi masalah motivasi. Pekerja yang memiliki
motivasi rendah dapat dicegah dari hal tersebut.
Review pra tindakan bisa digunakan untuk 3 masalah pengendalian karena ia melibatkan
pekerja terkait apa yang mereka inginkan, meningkatkan motivasi serta dapat memetakan
potensi keterbatasan personal yang mungkin timbul.
Akuntabilitas tindakan juga dapat digunakan untuk 3 masalah tindakan dimana persiapan
yang tepat dapat membantu mengarahkan, memetakan potensi keterbatasan personal serta
adanya reward and punishment dapat meningkatkan motivasi.
Kemubaziran terbatas penggunaannya dalam masalah pengendalian. Ia efektif dalam
membantu meningkatkan motivasi serta memetakan keterbatasan personal.

3. Preventif vs deteksi
Pengendalian tindakan juga bisa digunakan untuk tujuan preventif atau deteksi tingkah laku
yang tidak diharapkan. Perbedaan ini penting. Preventif mampu membuat organisasi
terhindar dari biaya yang tinggi serta kerusakan yang besar. Sementara deteksi dilakukan
saat tingkah laku yang tidak diharapkan sudah terjadi. Namun ia masih bisa efektif jika
deteksi dilakukan pada waktu tertentu dan jika ia menghasilkan perbaikan dari tingkah laku
yang tidak diharapkan.
Kebanyakan pengendalian tindakan ditujukan untuk mencegah tingkah laku yang tidak
diharapkan kecuali untuk metode akuntabilitas tindakan. Walaupun metode ini didesain
untuk meningkatkan motivasi pekerja, namun tindakan yang tepat tidak dapat ditentukan
sebelum adanya bukti. Contoh dari kegiatan preventif dan deteksi dapat dilihat pada tabel
berikut.
 Metode pengendalian tindakan
Kendala tingkah laku
Review pra tindakan
Akuntabilitas tindakan
Kemubaziran
Tujuan pengendalian
Preventif Deteksi
- Menjaga aset yang N/A
berharga
- Pemisahan tugas
- Persetujuan pengeluaran N/A
- Review budget
Pra spesifikasi kebijakan - Internal audit
yang dihubungkan dengan - Rekonsiliasi
harapan akan reward dan - Peer reviews
punishment
Menugaskan banyak orang N/A
untuk suatu pekerjaan yang
penting

4. Kondisi yang menentukan efektivitas dari pengendalian tindakan

Pengendalian tindakan tidak bisa efektif digunakan untuk semua situasi. Mereka efektif
hanya jika 2 kondisi berikut ada, yaitu:
a. Organisasi bisa menentukan tindakan apa yang diharapkan dan tidak diharapkan.
b. Organisasi bisa memastikan bahwa tindakan yang diharapkan dan tidak diharapkan
terjadi atau tidak terjadi.
Berikut ini dijelaskan tentang 2 hal di atas.
1) Pengetahuan tentang tindakan yang diharapkan
Kurangnya pengetahuan akan tindakan yang diharapkan adalah kendala yang membatasi
penggunaan pengendalian tindakan. Pengetahuan ini seringkali sulit untuk didapatkan.
Pengetahuan akan tindakan yang diharapkan dapat ditemukan dengan cara menganalisa
pola kejadian dalam situasi tertentu atau situasi yang sama dari waktu ke waktu untuk
dapat dipelajari tindakan terbaik apa yang dapat dilakukan untuk hasil yang terbaik.
Contoh bila terjadi gangguan pada satu sistem sarana atau prasarana maka dapat dianalisa
sistem apa yang sering terjadi sehingga dapat diambil tindakan apa yang terbaik untuk
mengatasinya. Penting untuk memastikan bahwa tindakan yang akan diambil akan
menghasilkan keuntungan bagi organisasi atau setidaknya mendukung tujuan yang ingin
dicapai oleh organisasi.
2) Kemampuan untuk memastikan bahwa tindakan yang diharapkan dikerjakan
Mengetahui tindakan yang diharapkan tidak cukup bagi organisasi untuk memastikan
pengendalian yang baik. Organisasi juga harus memiliki kemampuan untuk memastikan
bahwa tindakan yang diharapkan sudah dikerjakan. Kemampuan ini berbeda pada tiap
metode pengendalian tindakan. Adapun kriteria yang dapat dipakai untuk memastikan hal
ini adalah
a. Presisi – jumlah kesalahan dari indikator digunakan untuk memberitahukan tindakan
apa yang harus dilakukan.
b. Objektif – jelas dan tidak bias dalam menyebutkan siapa yang bertanggung jawab atas
tindakan tersebut.
c. Timeliness – kegiatan harus jelas waktunya dan penggunaan teknologi dimungkinkan
di sini untuk pengendalian waktunya.
 d. mudah dipahami – mudah dipahami oleh seluruh bagian organisasi baik dalam bentuk
aturan maupun SOP.

5. Pengendalian personal
Pengendalian personal dibangun atas dasar kecenderungan alami pekerja untuk
mengendalikan atau memotivasi diri mereka. Pengendalian personal memiliki 3 tujuan,
yaitu:
1) Pengendalian personal membantu mengklarifikasi harapan. Mereka membantu
memastikan bahwa tiap pekerja memahami apa yang organisasi inginkan.
2) Pengendalian personal membantu tiap pekerja mampu melakukan pekerjaan yang baik
sesuai dengan kapabilitas dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan
tersebut.
3) Pengendalian personal dapat meningkatkan kemungkinan bahwa tiap pekerja akan
memiliki motivasi diri yang tinggi untuk melakukan suatu pekerjaan.
Pengendalian personal dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1) Pemilihan dan penempatan
Pemilihan dan penempatan pekerja yang tepat dapat membantu organisasi mencapai
tujuan serta memudahkan dalam pengendalian personal. Proses pemilihan dan
penempatan seorang pekerja bisa ditentukan lewat pendidikan, pengalaman, personalitas
dan kemampuan sosialisasi. Pemilihan pekerja mungkin nilainya mahal namun
menguntungkan karena organisasi dapat mendapatkan bakat terbaik dan menghindari
calon pekerja yang tidak memiliki kemampuan sesuai dengan yang dibutuhkan
perusahaan.
2) Pelatihan
Pelatihan berguna untuk menghasilkan informasi tentang tindakan atau hasil apa yang
diharapkan dan bagaimana tugas yang diberikan dapat dikerjakan dengan baik. Pelatihan
juga dapat membantu meningkatkan motivasi pekerja. Pelatihan dapat dilakukan baik
secara formal maupun informal. Pelatihan juga dapat dilakukan secara tradisional di kelas
maupun lewat kemajuan teknologi (elearning).
3) Job desain dan ketentuan sumber yang diperlukan
Desain pekerjaan yang baik serta pemberian sumber daya yang diperlukan oleh pekerja
dapat mendukung kemungkinan kesuksesan organisasi. Sumber daya di sini dapat berupa
informasi, peralatan, suplai, dukungan stad dan kebebasan dari interupsi.
Akhir kata, menemukan orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat, melatih
mereka dan memberikan lingkungan kerja yang baik dan sumber daya yang penting dapat
meningkatkan kemungkinan bahwa suatu pekerjaan akan dapat dikerjakan dengan tepat.

6. Pengendalian budaya
Pengendalian budaya didesain untuk mendorong terciptanya saling monitoring. Budaya
dibangun atas dasar tradisi, norma, kepercayaan, nilai, ideologi, sikap dan cara bertingkah
laku. Budaya dapat tertulis atau tidak tertulis yang mengatur tingkah laku pekerja. Untuk
memahami budaya perusahaan, maka pekerja dapat ditanyakan, “apakah mereka bangga
bekerja di sini?, “apa tujuan mereka bekerja?”, “apa yang diperlukan untuk tetap terdepan?”.
Jika budaya organisasi yang kuat telah tertanam maka pekerja akan memberikan jawaban
yang konsisten dari pertanyaan tadi. Budaya perusahaan dapat dibangun dengan pendekatan
berikut:
 1) Code of conduct
Organisasi dapat membentuk budayanya lewat code of conduct. Code of conduct ini
dikenal juga dengan nama kode etik, pernyataan misi dan visi atau filosofi manajemen.
Code of conduct ini biasanya tertulis dan merupakan komitmen untuk stakeholder dan
cara manajemen untuk melakukan fungsinya. Kode didesain untuk membantu pekerja
memahami kebiasaan apa yang diharapkan berdasarkan aturan tertentu. Aturan ini bisa
terkait dengan kepuasan pelanggan, safety, inovasi, pengambilan risiko ataupun
keinginan untuk berubah. Agar efektif, code of conduct ini biasanya diberikan lewat
pelatihan formal, non formal maupun rapat antara pekerja dengan atasannya.
2) Group rewards
Memberikan penghargaan atau insentif berdasarkan hasil kerja bersama. Group rewards
ini dapat mendorong team work, asistensi pekerja baru serta kreatifitas dari tiap pekerja
untuk kebaikan organisasi. Group rewards juga membuat pekerja merasa memiliki
perusahaan sehingga motivasi untuk bekerja akan muncul dan menguntungkan organisasi.
3) Pendekatan lain untuk membentuk budaya organisasi
Selain 2 pendekatan di atas dalam hal pengendalian budaya, ada beberapa pendekatan
lain untuk membentuk budaya organisasi, diantaranya:
b. Intra organizational transfer (rotasi)
Pendekatan ini membantu mentransfer budaya dengan mengembangkan pekerja
melalui kesempatan bergabung dengan bagian lain organisasi dan menghalangi dari
tujuan dan pandangan yang tidak sesuai organisasi.
c. Physical and social arrangements
Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan perubahan pada desain kantor baik interior
maupun eksterior serta dengan melakukan perubahan pada budaya soisal baik dalam
bentuk etika berbusana, kebiasaan institusi, tingkah laku dan kata-kata).
d. Tone at the top
Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan contoh baik tingkah laku maupun sikap
dari atasan secara konsisten sehingga bawahan akan melihatnya sebagai hal yang baik
dan dapat dijadikan sebagai contoh dari pengendalian budaya yang baik dalam
organisasi.

7. Pengendalian personal/budaya dan masalah pengendalian

Tidak ada cara yang tepat untuk menangani semua masalah. Tiap masalah memiliki caranya
masing-masing dalam pengendaliannya. Tabel berikut menggambarkan perbandingan
tersebut.
Kurang Masalah Keterbatasan
arahan motivasi personal
Cara mengefektifkan pengendalian personal
Pemilihan dan penempatan X X X
Pelatihan X X
Job desain dan ketentuan sumber yang X
diperlukan
Cara mengefektifkan pengendalian budaya
Code of conducts X X
Group based rewards X X X
Intra organizational transfers (rotasi) X X
 Physical arrangements X
Tone at the top X

8. Efektivitas dari pengendalian personal/budaya

Semua organisasi bergantung pada pekerja mereka untuk memandu dan memotivasi diri
mereka sendiri. Beberapa organisasi didominasi oleh pengendalian personal namun ada juga
yang didominasi oleh pengendalian budaya. Pengendalian budaya membawa kelebihan
bahwa ia cenderung bersifat baik dan menggambarkan bagaimana organisasi beroperasi dan
bagaimana orang-orang bekerja. Pengendalian personal membawa kelebihan bahwa ia
biasanya menggunakan biaya yang rendah dan memiliki efek samping yang rendah.
Meskipun ada kelebihan, ada juga kekurangan diantaranya jika pengendalian budaya yang
terlalu kuat maka jika suatu saat dibutuhkan perubahan, hal ini cenderung sulit dilakukan
karena sudah terlalu mengakar. Dari keseluruhan dapat disimpulkan bahwa tingkat
efektifitas dari pengendalian personal atau budaya sangat tergantung pada berbagai aspek
meliputi aspek individu, grup, komunitas dan society.

Rangkuman
Bab ini membahas tentang jenis pengendalian langsung yang paling banyak digunakan yaitu
pengendalian tindakan yang terdiri dari beberapa bentuk yang berbeda, diantaranya kendala
tingkah laku, review pra tindakan, akuntabilitas tindakan dan kemubaziran. Pengendalian
tindakan adalah jenis manajemen pengendalian yang paling banyak digunakan karena mereka
meyakinkan tingkah laku yang tepat dari orang – orang dimana organisasi harus bergantung
dengan fokus langsung pada tindakan mereka.
Bab ini juga menjelaskan tentang pengendalian personal dan budaya yang mana manager
lakukan untuk memaksa salah satu atau keduanya menjadi kekuatan positif yang berguna untuk
organisasi: monitoring diri dan mutual. Kekuatan ini dapat bertambah dengan berbagai cara,
termasuk pemilihan dan penempatan personel yang efektif, pelatihan, job design dan ketentuan
kebutuhan yang diperlukan, code of conducts, group rewards, intra organizational transfer
(rotasi), susunan fisik dan sosial serta tone di puncak.
Pengendalian personal dan budaya, terkadang diartikan sebagai soft controls yang menjadi makin
penting saat ini. Organisasi menjadi lebih datar dan ramping. Manager memiliki jangkauan
pengendalian yang lebih luas serta hierarki yang rumit dan sistem pengendalian tindakan
(birokrasi) telah dibuka dan diganti dengan pekerja yang lebih berkuasa. Dalam lingkungan ini,
sistem share organisasi menjadi alat yang lebih penting untuk mengukur bahwa semua orang
telah bertindak sesuai dengan keinginan terbaik organisasi.