BAB 8

BUKU BESAR DAN PELAPORAN

8.1 Pendahuluan
Sistem buku besar dan sistem pelaporan keuangan merupakan dua sistem yang
mempunyai interdependensi operasional sehingga keduanya dipandang sebagai satu sistem
tunggal yaitu sistem buku besar dan pelaporan keuangan.
Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan peranan penting dalam SIA
perusahaan. Salah satu fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-
sumber berikut ini :
1. Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai transaksi
reguler. (hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yang diperlihatkan).
2. Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti
pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian atau
penjualan surat berharga investasi.
3. Bagian anggaran memberi jumlah anggaran.
4. Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian
Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan
berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal. Para manager perlu informasi terinci
mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawab mereka masing-masing. Para investor
dan kreditor menginginkan laporanm keuangan periodik untuk membantu mereka menilai kinerja
organisasi. semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih terinci dan sering.
Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang harus dipenuhi.
Sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan laporan periodik
teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time. Contohnya, para manajer
departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja actual dengan yang direncanakan agar
penyimpangan dapat diidentifikasi sedini mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif.
Begitu pula dengan bendabara, dia harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar
penyimpangan dari prediksi dapat diidentifikasi tepat pada waktunva, untuk menyesuaikan
rencana peminjaman jangka pendek.

8.2 Tujuan sistem buku besar

 Dalam pencatatan akuntansi , dalam mencatat transaksi keuangan salah satunya dengan
memposting ke buku besar. Tujuan sistem buku besar adalah sebagai berikut :
1. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat
2. Untuk memposting pada rekening yang tepat
3. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit
4. Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian
5. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat

8.3 Fungsi system buku besar

Fungsi Utama buku besar dan pelaporan dalam SIA yaitu :
1. Memberikan informasi mengenai transaksi reguler.
2. Memberikan informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi.
3. Memberikan informasi mengenai jumlah Anggaran.
4. Memberikan informasi mengenai ayat jurnal penyesuaian.

8.4 Aktivitas – Aktivitas Buku Besar Dan Pelaporan

1. Aktivitas Pertama adalah memperbarui buku besar terdiri dari memasukkan ayat jurnal
yang berasal dari dua sumber:
a. Subsistem akuntansi.
Setiap subsistem akuntansi membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara
teori, buku besar dapat diperbarui saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi, praktiknya,
berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat
jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu
periode waktu tertentu (hari, mingguan, atau bulanan). Contohnya, subsistem siklus
pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan
kas, serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode
pembaruan. Dalam cara yang hampir sama, siklus pengeluaran akan menghasilkan ayat
jurnal ringkasan untuk mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan, serta untuk
mencatat pengeluaran kas ketika membayar pembelian tersebut.

b. Bendahara.
 Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas
transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan
saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan. Ayat jurnal untuk memperbarui
buku besar dapat didokumentasikan dalamsebuah formulir yang disebut sebagai voucher
jurnal. setiap ayat jurnal digunakan untuk memperbarui buku besar dan disimpan dalam
file voucher jurnal. File ini karenanva berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal
umum di SIA manual. Akan tetapi, ingatlah bahwa file voucher jurnal adalah hasil
sampingan, bukan merupakan input ke dalam proses memasukkan ayat jurnal. Seperti
yang akan dijelaskan kemudian, file voucher jurnal membentuk bagian penting dari jejak
audit.
2. Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal
penyesuaian (lingkaran 2 pada gambar 2). Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kantor
kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Neraca saldo adalah laporan yang
mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan kenyataan
bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit dalam berbagai
akun, harus sama dengan total saldo kredit. Ayat jurnal penyesuaian terbagi ke dalam lima
kategori dasar:
a. Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk
mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan.
Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang didapat dan utang gaji.
b. Pembayaran di muka mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi
untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contoh-contohnya
meliputi pengakuan sebagian pembayaran di muka yang didapat dari pelanggan selama
periode tertentu dan pembebanan sebagian aset yang dibayar di muka (contohnya, sewa,
bunga, dan asuransi), yang digunakan dalam periode ini.
c. Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama
beberapa periode akuntansi. Contoh-contohnya meliputi beban depresiasi atau
penyusutan dan beban piutang tak tertagih.
d. Penilaian ulang mewakili jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang
sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset, atau perubahan dalam prinsip
akuntansi. Contoh-contohnya meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk
 menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan umur, atau
menyesuaikan catatan persediaan untuk mencerminkan hasil yang didapat selama
perhitungan fisik persediaan.
e. Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.
3. Akvitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan
keuangan (lingkaran 3.0 dalam Gambar 2). Laporan laba rugi dibuat pertama, dengan
menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di neraca saldo disesuaikan.
Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan
menolkan semua akun pendapatan dan pengeluaran, serta memindahkan laba bersih atau
kerugian, ke laba ditahan. Di dalam model REA, hal ini akan mencakup penyimpanan isi
semua tabel kegiatan. Sebagian besar organisasi melakukan baik penutupan bulanan maupun
tahunan. Penutupan bulanan akan menolkan saldo akun pendapatan dan pengeluaran bulan
yang sekarang, tetapi membiarkan total awal tahun hingga saat ini, utuh. Jadi, laporan laba
rugi yang dihasilkan segera setelah penutupan bulanan semuanya akan menunjukkan nol
dalam kolom bulan sekarang, tetapi akan menyimpan jumlah kumulatif dalam kolom awal
tahun hingga saat ini. Laporan keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas.
Laporan ini menggunakan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian
mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi.
4. Aktivitas ke empat adalah Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan
menghasilkan berbagai laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian buku besar
termasuk (1) daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal, dan
(2) daftar saldo akun buku besar. Laporan-laporan ini digunakan untuk memverifikasi
akurasi proses memasukkannya ke buku besar.
Beberapa anggaran dibuat untuk perencanaan dan pengevaluasian kinerja. Anggaran
operasional memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yang direncanakan untuk setiap unit
organisasi. Anggaran pengeluaran modal memperlihatkan perkiraan aliran masuk dan keluar kas
untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan perkiraan aliran kas masuk dari
kegiatan operasi dengan perkiraan pengeluaran, dan digunakan untuk menetapkan kebutuhan
peminjaman.
 Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi
pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggung jawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar
tanggung jawab manajerial di dalam organisasi. Hasilnya adalah serangkaian laporan berkaitan,
yang merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit tertentu, ingatlah bahwa setiap
laporan mencerminkan biaya aktual dan penyimpangan dari anggaran untuk bulan sekarang, dan
awal tahun hingga hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada dalam kendali manajer
subunit tersebut. Ingatlah juga bahwa sifat hierarki dari laporan adalah: Total biaya setiap
subunit ditampilkan sebagai satu bagian dalam laporan berikutnya yang lebih tinggi tingkatnya.
Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat unit yang
dievaluasi. Contohnya, banyak departemen produksi, jasa, dan administratif diperlakukar sebagai
pusat biaya. Oleh karenanya, laporan kinerja mereka, harus menekankan kinerja aktual dan yang
dianggarkan, atas hal biaya yang dapat dikendalikan (biaya-biaya yang dapat dipengaruhi secara
langsung oleh manajer unit). Sebaliknya, departemen penjualan sering kali dievaluasi sebagai
pusat pendapatan. Akibatnya, laporan kinerja mereka harus membandingkan penjualan actual
dengan prediksi penjualan, dirinci berdasarkan kategori produk dan wilayah yang sesuai.
Beberapa departemen, seperti TI dan utilitas, membebani unit lainnya atas layanan mereka dan
dievaluasi sebagai pusat laba. Dalam kasus ini, laporan kinerja harus dengan benar
membandingkan pendapatan, pengeluaran dan laba yang aktual, dengan jumlah anggaran
masing-masing. Apabila pabrik, divisi, dan unit operasi yang independen diperlakukan sebagai
pusat investasi, laporan kinerja mereka harus memberikan data untuk menghitung tingkat
pengembalian investasi unit tersebut.

8.5 Ancaman Dan Prosedur Pegendalian

Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan hampir sama dengan tujuan
dalam siklus SIA lainnya yang didiskusikan dalam bab-bab sebelumnya:
1. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid.
3. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.
4. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.
5. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.
6. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif.
 Dokumen dan catatan yang didesain dengan baik memainkan peranan penting dalam
mencapai tujuan ini. Entri data secara on-line oleh bendahara dan kontroler, seperti yang
diperlihatkan dalam Gambar 3, memfasilitasi pencatatan ayat jurnal buku besar secara efisien
dan akurat. Dalam situasi semacam ini, menggunakan pengendalian aplikasi yang tepat, seperti
pemeriksaan validitas dan pemeriksaan field (format), meningkatkan akurasi entri data. Mencatat
orang yang mengisi dan meninjau formulir tersebut, akan memberikan bukti bahwa ayat jurnal
telah diotorisasi dengan benar. Memberikan nomor cetakan ke semua ayat jurnal, akan
memfasilitasi pemeriksaan semua transaksi yang telah dicatat. Membatasi akses ke program
buku besar akan makin mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.

Referensi buku:
1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014.
2. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.
3. Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan
buku satu, penerbit salemba empat
4. James A hall , Accounting Information System , penerbit salemba empat
5. Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.