Manajemen Mutu

Penyelenggaraan Makanan
Indikator Mutu Pengawasan, Evaluasi dan Umpan
Balik

Kelompok 7 :
Anggi Uli Septiani (P231311170xx)

Muhammad Sean Aziz (P231311170xx)

Nur Azizah (P23131117025)

Puji Lestari (P23131117027)

Yasmin Zahra AlZammy (P23131117043)

Dosen Pembimbing :

xxxxx

Jurusan Gizi
Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta II
DAFTAR ISI
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Sistempenyelenggaraanmakananbanyakdalamsuatuinstitusiharusmemperhati
kansistempengolahanyangtelahditentukanolehinstitusitersebut.Secaraumumsistemya
ngdijalankanpadaberbagaiklasifikasipengolahanmakananpadadasarnyasamaterdirida
risubsistemyangmeliputianggaran,perencanaanmenu,standarbahanmakanan,pemasak
an,penyajian,penyaluran,pencatatan,pelaporandanevaluasimenu.Adapunprinsipdasar
penyelenggaraanmakananpadahakekatnyamenyangkutprosesperencanaanmenu,peny
ediaanbahanmakananmentah,penciptaanmenumakananyangakandiproduksi,sertame
menuhizatgiziyangpentingbagitubuhdandilaksanakandenganfasilitasyangmemadaida
lambatasketersediaandana(DirektoratBGM,1991).

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan

pengambilantindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of
measuring performance and taking action to ensure desired results(Schermerhorn,
2002: 12). Berdasarkan uraian di atas, menurut peneliti pengawasan merupakan
bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk
pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di
bawahnya. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala
aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. The
process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,
Freeman & Gilbert, 2005: 114)
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian pengawasan
Pengawasan diciptakan karena terlalu banyak kasus di suatu organisasi yang
tidak dapat terselesaikan seluruhnya karena tidak ditepatinya waktu penyelesaian
(deadline), anggaran yang berlebihan, dan kegiatan lain yang menyimpang dari
rencana semula. Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Langkah awal suatu
pengawasan sebenarnya adalah perencanaan dan penetapan tujuan berdasarkan pada
standar atau sasaran.
Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh
manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang
telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan
standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan dan
melihat bahwa sumberdaya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien
mungkin di dalam mencapai tujuan.
Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari
adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan
dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan
yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif
dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat
dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah
dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan
dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan
kerja tersebut.
Kegiatan pengawasan dalam penyelenggaraan makanan dilakukan untuk
menghasilkan output (keluaran) berupa penyelenggaraan makanan yang berkualitas
dengan pelayanan yang layak atau efisien, dapat dinilai dari mutu makanan,
kepuasan konsumen, dan keuntungan. Adapun kegiatan pengawasan dalam
penyelenggaranan makanan mencakup pengawasan terhadap cita rasa, kesesuaian
diet, keamanan makanan, serta pengawasan terhadap penggunaan berbagai faktor
produksi, yaitu penggunaan biaya, penggunaan bahan makanan, penggunaan
peralatan, dan penggunaan tenaga kerja.
Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan sistem
informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
2. Tujuan Pengawasan
Menurut Arifin Abdul Rachman (2001: 23) pengawasan mempunyai tujuan sebagai
berikut:
- Menjamin ketetapan pelaksanaan sesuai dengan rencana, kebijakan dan perintah
- Menertibkan koordinasi kegiatan-kegiatan, Mencegah pemborosan dan
penyelewengan
- Menjamin terwujudnya kepuasan masyarakat atas barang atau jasa yang
dihasilkan
- Membina kepercayaan masayrakat terhadap kepemimpinan organisasi, Dengan
demikian mengenai tujuan pengawasan yang sangat erat kaitannya dengan
rencana dari suatu organisasi.

3. Indikator Pengawasan
Jika pengawasan berjalan dengan baik maka pengawasan merupakan unsur paling
pokok dalam menentukan keberhasilan suatu program. Keberhasilan program
pengawasan sendiri dapat dilihat dari berbagai macam indikator sebagai berikut:
A. Indikator meningkatnya disiplin, prestasi dan pencapaian sasaran pelaksanaan
tugas, antara lain:
- Rencana yang disusun dapat menggambarkan adanya sasaran yang jelas dan
dapat diukur, terlihat kaitan antara rencana dengan program dan anggaran
- Tugas dapat selesai sesuai dengan rencana, baik dilihat dari aspek fisik
maupun biaya
B. Indikator berkurangnya kebocoran, pemborosan dan pungutan liar antara lain:
- Kualitas dan kuantitas kasus-kasus penyimpangan, penyelewengan, kebocoran,
pemborosan dapat dikurangi sebagaimana laporan pengawasan fungsional dan
laporan pengawasan lainnya
- Berkurangnya tingkat kesalahan dalam pelaksanaan tugas

4. Evaluasi Pengawasan
Evaluasi strategi adalah tahap proses penilaian dari hasil kinerja perusahaan
yang sesungguhnya merupakan implementasi strategi yang diterapkan perusahaan
dibandingkan dengan kinerja yang diharapkan. Para manajer di semua level
menggunakan informasi hasil kinerja untuk melakukan tindakan perbaikan dan
memecahkan masalah. Walaupun evaluasi merupakan elemen akhir yang utama dari
manajemen strategis, elemen itu juga dapat menunjukkan secara tepat
kelemahankelemahan dalam implementasi strategi sebelumnya dan mendorong
proses keseluruhan untuk dimulai kembali. Agar evaluasi dan pengawasan efektif,
manajer harus mendapatkan umpan balik yang jelas, tepat waktu, dan tidak bias dari
orang-orang bawahannya yang ada dalam hirarki perusahaan.
Evaluasi merupakan suatu proses atau kegiatan pemilihan, pengumpulan,
analisis, dan penyajian informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan
keputusan serta penyusunan program selanjutnya (Stark & Thomas, 1994).
Sementara menurut Stufflebeam dan Shinkifield (1985) menyatakan bahwa
evaluasi adalah penyediaan informasi yang dapat dijadikan sebagai bahan
pertimbangan dalam mengambil keputusan. Adapun tujuan evaluasi adalah untuk
memperoleh informasi yang akurat dan objektif tentang suatu program sehingga
dapat dipergunakan untuk kepentingan penyusunan program berikutnya maupun
kebijakan yang terkait dengan program. Evaluasi dalam penyelenggaraan makanan
bertujuan untuk menilai pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana dan
kebijaksanaan yang disusun sehingga dapat mencapai sasaran yang dikehendaki.
 Berdasarkan hasil kinerja, manajemen harus melakukan penyesuaian
terhadap perumusan strategi atau implementasi strategi. Dengan mendasarkan pada
kerangka proses perumusan strategi maka dengan kerangka yang sama dapat dibuat
evaluasi apakah suatu strategi yang telah disusun akan dan masih cocok untuk
mencapai tujuan yang akan datang. Sangat tidak mungkin untuk menunjukkan bukti
bahwa sebuah strategi telah optimal atau bahkan menjamin ia akan bekerja dengan
baik, yang bisa dilakukan adalah mengevaluasinya untuk melihat kemungkinan
terjadinya kesalahan.
Proses Evaluasi Strategi diawali dengan menentukan apa yang akan diukur.
Manajer Puncak dan manajer operasional perlu menetapkan proses implementasi
danh asil-hasil yang akan dipantau dan dievaluasi. Beberapa faktor internal dan
eksternal dapat menghambat perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan
tujuan tahunannya. Secara eksternal, tindakan para pesaing, perubahan permintaan,
perubahan teknologi, perubahan ekonomi, perpindahan demografi dan tindakan
pemerintah dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi. Secara internal,
strategi yang tidak efektif mungkin dipilih atau implementasinya yang buruk
mungkin dilakukan. Oleh karena itu, kegagalan untuk mencapai tujuan mungkin
saja bukan merupakan hasil dari pekerjaan manajer dan pegawai yang tidak
memuaskan
Agar evaluasi dan pengawasan efektif, manajer harus mendapatkan umpan
balik yang jelas dan tepat waktu dari bawahannya yang ada dalam hirarki
perusahaan. Berdasarkan hasil kinerja, manajemen harus melakukan penyesuaian
terhadap perumusan strategi atau implementasi strategi. Dengan mendasarkan pada
kerangka proses perumusan strategi maka dengan kerangka yang sama dapat dibuat
evaluasi apakah suatu strategi yang telah disusun akan dan masih cocok untuk
mencapai tujuan yang akan datang. Sangat tidak mungkin untuk menunjukkan bukti
bahwa sebuah strategi telah optimal atau bahkan menjamin ia akan bekerja dengan
baik, yang bisa dilakukan adalah mengevaluasinya untuk melihat kemungkinan
terjadinya kesalahan.
Ada empat standar yang bisa dipakai untuk mengevaluasi keberhasilan
sebuah strategi, yaitu:
A. Konsistensi sebuah strategi seharusnya membuat tujuan dan kebijakan yang
konsisten. Konflik organisasi dan perbedaan antar departemen merupakan
gejala-gejala ketidakpastian manajemen, namun masalah-masalah tersebut juga
menunjukkan sinyal adanya ketidak konsistenan strategis. Terdapat tiga panduan
untuk membantu menunjukkan apakah masalah organisasi merupakan hasil dari
ketidak konsistenan dalam strategi: Jika masalah manajerial terus berlanjut
meskipun telah terjadi pergantian personel dan jika masalah tersebut cenderung
lebih berbasis isu ketimbang berbasis manusia, maka strategi mungkin tidak
konsisten. Jika keberhasilan satu departemen dalam organisasi memiliki arti,
atau diintrepretasikan sebagai kegagalan departemen lain, maka strategi
mungkin tidak konsisten. Jika masalah dan isu kebijakan selalu dibawa ke atas
untk mendapatkan pemecahan,makastrategi mungkin tidak konsisten.
B. Konsonan mengacu pada kebutuhan penyusunan strategi untuk menilai satu
rangkaian trendan juga tren individual dalam mengevaluasi strategi. Suatu
strategi harus mewakili respons yang adaptif pada lingkungan eksternal danpada
perubahan kritis yang terjadi di dalamnya. Kesulitan dalam menyesuaikan antara
faktor internal dan eksternal utama dalam perumusan strategi perusahaan adalah
disebabkan oleh sebagian besar tren yang merupakan hasi interaksi dengan tren
lainnya. Sebagai contoh menjamurnya tempat penitipan anak terjadi karena hasil
kombinasi berbagai tren yang meliputi meningkatnya tingkat pendidikan
ratarata, meningkatnya inflasi, dan meningkatnya jumlah wanita dalam angkatan
 kerja. Meskipun tren ekonomi tunggal atau tren demografis mungkin muncul
dengan stabil untuk beberapa tahun, terdapat gelombang perubahan yang terjadi
di tingkat interaksi.
C. Kelayakan tes akhir dari suatu evaluasi strategi adalah kelayakan yaitu
mengenai “Bisakah strategi dicapai dengan sumber daya fisik, manusia, dan
keuangan yang ada dalam perusahaan?” Sumber daya keuangan dari suatu
bisnis paling mudah untuk dihitung dan biasanyamerupakan keterbatasan
pertama saat strategi dievaluasi. Hal tersebut kadang terlupakan, namun
demikian, pendekatan inovatif pada keuangan biasanya dimungkinkan.
Mekanisme seperti anak perusahaan, pengaturan, penjualanpeminjaman
kembali, dan mengikat jaminan pabrik dengan kontrak jangka panjang telah
digunakan secara efektif untk mendapatkan posisi kunci dalam industri yang
sedang berkembang. Keunggulan suatu strategi harus memfasilitasi pembuatan
dan/atau pemeliharaan dari sebuah keunggulan kompetitif dalam area aktifitas
yang terpilih.
Prinsip Pelaksanaan Pengawasan dan Evaluasi Pelaksanaan pengawasan dan
evaluasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
A. kejelasan tujuan dan hasil yang dicapai dari monitoring dan evaluasi
B. pelaksanaan dilakukan secara obyektif
C. dilakukan oleh petugas yang memahami konsep,teori, proses serta
berpengalaman dalam melaksanakan pengawasan dan evaluasi agar hasilnya
sahih dan handal
D. pelaksanaan dilakukan secara transparan, sehingga pihak bersangkutan
mengetahui hasilnya dan hasilnya dapat dilaporkan kepada stakeholders (pihak
berkepentingan/ pihak berkewenangan) melalui berbagai cara.
E. melibatkan berbagai pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara
proaktif (partisipatif)
F. pelaksanaannya dapat dipertanggungjawabkan secara internal maupun eksternal
(akuntabel)
G. mencakup seluruh obyek agar dapat menggambarkan secara utuh kondisi dan
situasi sasaran monitoring dan evaluasi yang komprehensip
H. pelaksanaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan padasaat
yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang sedang terjadi
I. dilakukan secara berkala dan berkelanjutan
J. dilakukansecara efektif dan efisien, artinya target monitoring dan evaluasi
dicapai dengan menggunakan sumberdaya yang ketersediaannya terbatas dan
sesuai dengan yang direncanakan

5. Model Evaluasi
Model evaluasi merupakan desain evaluasi yang dikembangkan oleh ahli evaluasi.
Ada banyak model evaluasi yang dikembangkan oleh para ahli yang dapat dipakai
dalam mengevaluasi program, salah satunya adalah model evaluasi yang
dikembangkan oleh Stufflebeam. Model evaluasi yang dikembangkan adalah model
CIPP (Contect, Input, Process, Output). Konsep model CIPP ini beranggapan bahwa
tujuan evaluasi bukan membuktikan, tetapi untuk memperbaiki. Stufflebeam
membagi model evaluasi menjadi empat macam, yaitu:
A. Evaluasi Konteks
Evaluasi konteks mencakup analisis masalah yang berkaitan dengan lingkungan
porgram atau kondisi objektif yang akan dilaksanakan. Berisi tentang analisis
kekuatan dan kelemahan objek tertentu
 B. Evaluasi Masukan
Evaluasi masukan membantu mengatur keputusan, menentukan sumber –
sumber yang ada, alternatif apa yang diambil, apa rencana dan strategi untuk
mencapai tujuan, dan bagaimana prosedur kerja untuk mencapainya16.
Komponen evaluasi masukan dalam penyelenggaraan makanan meliputi tenaga
kerja, biaya, bahan makanan, peralatan, metode, dan konsumen.
C. Evaluasi Proses
Evaluasi proses dalam penyelenggaraan makanan meliputi sistem pengadaan
(mulai dari perencanaan menu sampai penyimpanan), produksi atau pengolahan
(mulai dari persiapan sampai pemasakan), dan sistem distribusi makanan,
penerapan higiene sanitasi dan keselamatan kerja
D. Evaluasi Produk / Hasil
Evaluasi produk adalah hasil akhir dari penyelenggaraan makanan yaitu
makanan yang bermutu dan sistem pelayanan atau penyajian makanan yang
tepat dan efisien serta sesuai dengan kondisi dan harapan dari konsumennya.

6. Umpan Balik (Feed Back)

Manajer puncak dan manajer operasional perlu menetapkan proses
implementasi dan hasil-hasil yang akan dipantau dan dievaluasi. Beberapa faktor
internal dan eksternal dapat menghambat perusahaan untuk mencapai tujuan jangka
panjang dan tujuan tahunannya. Secara eksternal, tindakan para pesaing, perubahan
permintaan, perubahan teknologi, perubahan ekonomi, perpindahan demografi dan
tindakan pemerintah dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi. Secara
internal, strategi yang tidak efektif mungkin dipilih atau implementasinya yang
buruk mungkin dilakukan.
Timbal balik (feedback) adalah proses - proses dimana sistem secara
berkelanjutan menerima informasi dari lingkungan internal dan eksternal. Timbal
balik membantu sistem dalam menyesuaikan diri dengan perubahan yang
dibutuhkan. Contoh timbal balik adalah komentar dari konsumen yang dapat
menjadi informasi yang berharga. Organisasi tanpa mekanisme timbal balik yang
efektif dapat menjadi sistem yang tertutup dan akan gulung tikar.
Oleh karena itu, kegagalan untuk mencapai tujuan mungkin saja bukan
merupakan hasil dari pekerjaan manajer dan pegawai yang tidak memuaskan.
Seluruh anggotaorganisasi perlu mengetahui hal ini untuk mendorong timbulnya
dukungan mereka terhadap aktivitas evaluasi strategi. Organisasi berusaha secepat
mungkin saat dimana strategi mereka tidak efektif. Peluang dan ancaman eksternal
serta kekuatan dan kelemahan internal yang mewakili prinsip dasar strategi yang
sedang dipakai harus terus menerus dimonitor untuk mewaspadai perubahan.
Apakah faktor-faktor tersebut akan berubah bukanlah hal penting untuk ditanyakan,
namun yang lebih penting adalah kapan dan bagaimana ia berubah.

7. Indikator Mutu Pengawasan

Berdasarkan Indikator Spesifikasi Indikator Indikator
Mutu Keberhasilan
Mutu Bahan Pembelian Adanya pengawas dalam penerimanaan 100%
Baku bahan baku bahan makanan 1 orang
Rencanakan pembelian bahan makanan 100%
dalam kurun waktu tertentu (1/ 3/ 6 bulan)
mengingat harga bahan makanan tidak stabil.
Mengecek harga indeks bahan makanan yang 100%
akan dibeli.
Pembelian bahan makanan sesuai dengan 100%
pesanan dan ketentuan spesifikasi bahan
 makanan yang dipesan.
Mintalah keterangan tertulis tentang sumber 95%
bahan makanan yang ditawarkan calon
rekanan untuk memudahkan penilaian
sumber sumber pencatatan dan dokumentasi
Penerimaan Adanya pengawas dalam penerimaan bahan 100%
bahan makanan 1 orang
makanan
Bahan makanan diperiksa, sesuai dengan 100%
pesanan dan ketentuan spesifikasi bahan
makanan yang dipesan.
Bahan makanan dikirim ke gudang 100%
penyimpanan sesuai dengan jenis barang atau
dapat langsung ke tempat pengolahan
makanan
Adanya pencatatan dan dokumentasi 100%
penerimaan bahan makanan setiap kali
datang
Penyimpanan  Setelah bahan makanan yang memenuhi 100%
bahan syarat diterima, segera dibawa ke ruang
makanan penyimpanan, gudang atau ruang pendingin
Pengawasan Persiapan Adanya pengawas dalam proses persiapan 1 100%
Proses bahan orang
Produksi makanan
Adanya pencatatan dan dokumentasi dalam 100%
proses persiapan meliputi:
- kelengkapan alat & bahan
- adanya SOP persiapan
-adanya standar porsi, resep, bumbu jadwal
persiapan dan jadwal pemasakan
-hygiene sanitasi dari penjamah makanan,
sarana dan prasarananya
-kelengkapan APD
Pengolahan Adanya pencatatan dan dokumentasi dalam 100%
bahan proses pengolahan meliputi
makanan -cara kerja, alat yang digunakan
-hasil kerja mesin /alat yang digunakan agar
menghasilkan barang sesuai yang
direncanakan
-hygiene sanitasi dari penjamah makanan,
sarana dan prasarananya
-kelengkapan APD
Pengawasan Mutu produk Adanya pengawas dalam mengamati produk 100%
Produk Jadi jadi jadi 2 orang
Adanya pencatatan dan dokumentasi dalam 100%
mengamati produk jadi meliputi jumlah,
bentuk, ukuran dan standar mutu yang
direncanakan
Pengawasan Pengemasan Adanya pengawas dalam mengamati 100%
Pengepakan makanan pengemasan makanan 2 orang
atau
Kemasan
Adanya pencatatan dan dokumentasi dalam 100%
proses pengemasan makanan meliputi
-hygiene sanitasi dari penjamah makanan,
wadah/kemasan yang digunakan
 -kelengkapan APD
Distribusi Adanya pengawas dalam distribusi makanan 100%
makanan 1 orang
Adanya pencatatan dan dokumentasi dalam 100%
proses distribusi meliputi
-kelengkapan & cara kerja alat angkut yang
digunakan
-hygiene sanitasi alat angkut yang digunakan

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pengawasan didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis
untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih
dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk
mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan dan melihat bahwa sumberdaya
manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin di dalam mencapai tujuan.