BAB II

MANAJEMEN PENYELENGGARAAN PROYEK

2.1 Umum

Manajemen adalah proses kegiatan dari seorang pimpinan yang dilakukan dengan
menggunakan cara pemikiran ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang sudah
ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga, serta
memanfaatkan sumber-sumber lainnya dan waktu yang tersedia dengan cara yang
setepat-tepatnya.
Manajemen proyek sendiri merupakan suatu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan
juga keterampilan, cara teknis yang terbaik untuk mencapai sasaran atau tujuan yang
sudah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam kinerja, waktu, mutu dan
keselamatan kerja. Manajemen proyek mempunyai kewajiban untuk mengkoordinasi
semua pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi, sehingga tujuan proyek dapat tercapai
dengan baik dan semua pihak secara optimal mendapat hal-hal yang menjadi tujuan atau
sasaran keterlibatan mereka dalam proyek tersebut.
Untuk tercapainya tujuan dari suatu proyek, maka diantara unsur-unsur yang terlibat
dalam proyek diperlukan adanya suatu sistem/manajemen yang berfungsi mengatur
jalannya proses kegiatan. Manajemen proyek dapat dikonsepkan sebagai berikut :

INPUT PROSES TRANSFORMASI OUTPUT

KENDALI

Gambar 2.1 Konsep Manajemen

a. Input merupakan sumber daya yang akan digunakan, terdiri dari tenaga kerja, material,
peralatan, uang dan waktu.
b. Proses transformasi merupakan rangkaian kegiatan untuk menggunakan sumber daya
yang dilakukan dengan cara yang setepat-tepatnya.
c. Output merupakan tujuan perusahaan atau organisasi yang telah ditetapkan.
 d. Kendali dilakukan oleh seorang pemimpin melalui cara-cara pemikiran yang ilmiah
maupun praktis.
Suatu pekerjaan akan berhasil dengan baik apabila didukung oleh sistem manajemen
yang baik dan terkoordinir.

Adapun rangkaian manajemen yang sederhana adalah sebagai berikut :

a. Perencanaan/Planning.
Adalah proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas yang harus
dilakukan secara umum sebelum melaksanakan tindakan yang benar. Pada bagian ini
dipaparkan tentang kebutuhan penggunaan tenaga kerja, biaya, waktu, alat dan
sumber-sumber lain.

b. Pengorganisasian/Organizing.
Adalah proses penyusunan, pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsinya
beserta penetapan kewenangan dan tanggung jawab. Hal ini dilakukan agar mencapai
hasil pembagian kerja yang tepat.

c. Pelaksanaan/Actuating
Adalah proses kegiatan yang dilakukan untuk membina dan mendorong semangat kerja
pada karyawan (anggota organisasi) demi tercapainya tujuan.

d. Pengendalian/Controlling
Adalah rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan,
penyempurnaan dan penilaian untuk menjamin bahwa tujuan akan tercapai
sebagaimana yang telah ditetapkan.

2.2 Struktur Organisasi

Pelaksanaan suatu proyek dapat direalisasikan seefisien dan seefektif mungkin apabila,
struktur organisasi disusun secara teratur dan sistematis sehingga dapat dicapai tujuan
yang diinginkan yaitu untuk mencapai hasil kerja yang optimal baik dari segi kualitas
maupun kuantitas.. Disamping itu juga dengan adanya struktur organisasi dapat
memperjelas kewenangan serta tanggung jawab dari masing-masing pihak yang terkait
dalam suatu proyek.
2.2.1 Struktur Organisasi Proyek

Organisasi proyek merupakan suatu bentuk kerjasama antara beberapa orang dalam
suatu perkumpulan yang terikat secara formal untuk mewujudkan tujuan yang disepakati
bersama. Untuk merealisasikan kegiatan pelaksanaan dari suatu proyek perlu adanya
hubungan kerja antara semua unsur di dalam organisasi proyek sehingga tugas yang telah
diberikan kepada masing-masing pihak, dapat dijalankan secara benar agar tujuan dan
sasaran yang ingin dicapai dapat terwujud. Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam
suatu proyek meliputi beberapa kelompok yang mempunyai hubungan kerja atau
koordinasi yaitu:
1. Pemilik proyek

2. Perencana

3. Pelaksana

4. Pengawas

Untuk struktur organisasi proyek, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 2.2 di bawah ini.

Pemilik Proyek

Provinsialat Biara OCD Indonesia

Perencana Pelaksana Pengawas

CV. BETA CV. MITRA KARYA CV. BETA ENGINEER

ENGINEER GRUP ABADI GRUP

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Proyek

2.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan memiliki peran yang sangat penting karena menjadi
dasar berdiri dan berkembangnya sebuah usaha. Hal ini akan membuat perusahaan
berjalan denggan baik dan memiliki kinerja yang optimal. Dengan demikian perusahaan
dapat memberikan hasil dan keuntungan bagi pemilik serta karyawan yang bekerja

Gambar 2.3 Struktur organisasi Perusahaan

Sumber: CV. Mitra Karya Abadi

2.2.2.1 Tugas dan Tanggung Jawab Masing-masing Pihak Yang Terlibat Dalam
Perusahaan

1. Direktur ( Director)
Tugas dan tanggung jawab direktur yaitu:
- Memimpin, merencanakan, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan
pekerjaan proyek
- Menerima laporan dari masing-masing bagian
 - Menilai presentase kerja dari tiap-tiap bagian pekerjaan
- Menetapkan upah kerja karyawan yang mengacu pada UMR setempat

2. Manajer Proyek (Project Manager)

Tugas dan tanggung jawab Manajer Proyek yaitu:
- Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan timbul agar
dapat diantisipasi secara dini
- Melakukan koordinasi kedalam (team proyek, manajemen, dll) dan keluar
- Dibantu semua koordinator menyiapkan rencana kerja operasi proyek, meliputi
aspek teknis, waktu, administrasi dan keuangan proyek
- Melaksanakan dan mengontrol operasional proyek sehingga operasi proyek
dapat berjalan sesuai dengan rencana (on track)
- Harus mengontrol proyek yang ditangani harus selesai sesuai dengan budget,
sesuai dengan spesifikasi, dan waktu
- Proyek yang ditangani harus mempunyai return yang nyata terhadap organisasi.
Taat kepada setiap kebijakan yang di keluarkan organisasi, harus mengambil
keputusan dengan wewenang yang terbatas dari organisasi

3. Tenaga Ahli K3
Tugas dan tanggung jawab Tenaga Ahli K3 yaitu:
- Menerapkan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang dan terkait K3
Konstruksi
- Mengkaji dokumen kontrak dan metode kerja pelaksanaan konstruksi
- Merencanakan dan menyusun program K3
- Melakukan evaluasi dan membuat laporan penerapan SMK3 dan pedoman
teknis K3 konstruksi

4. Quality Engineer
Tugas dan tanggung jawab Quality Engineer yaitu:
- Pengendalian terhadap mutu bahan dan pekerjaan yang dilaksanakan oleh
kontraktor berdasarkan ketentuan dan persyaratan yang telah ditentukan dalam
Dokumen Kontrak
- Melakukan pengawasan dan pemantauan ketat atas pengaturan personil dan
peralatan laboratorium kontraktor agar pelaksanaan pekerjaan selalu didukung
 tersedianya tenaga dan peralatan pengendalian mutu sesuai dengan dalam
Dokumen Kontrak
- Melakukan pengawasan setiap hari semua kegiatan pemeriksaan mutu bahan
dan pekerjaan, serta segera memberikan laporan kepada Site Engineer
- Melakukan analisa semua hasil test

5. Surveyor
Tugas dan tanggung jawab Surveyor yaitu:
- Menetukan titik-titik batas area proyek
- Membaca gambar dengan melihat bentuk dan ukuran bangunan untuk
diaplikasikan dilapangan
- Menentukan elevasi kedalaman galian pondasi
- Menentukan as bangunan untuk mencari lokasi titik tiang pancang dan pile cap
- Memantau kedataran cor beton pada pekerjaan lantai basement atau pelat lantai
diatasnya
- Marking atau menentukan as kolom gedung
- Pengecekan ketegakan kolom dengan menggunakan waterpass atau benang
ukur yang diberi bandul
- Menghitung ketinggian elevasi cor kolom beton agar pas untuk menaruh balok
dan pelat lantai
- Pengecekan kedataran elevasi balok lantai agar sesuai dengan gambar rencana
- Marking perletakan void dan lobang lift gedung agar berada tepat pada posisi
rencana
- Membuat dan mengukur penurunan gedung setiap hari atau seminggu sekali
untuk mengetahui posisi gedung
- Marking posisi pekerjaan arsitektur
- Memastikan bahwa hasil survey lapangan sesuai dengan syarat-syarat teknis
yang ditentukan
- Melaporkan dan berkomunikasi langsung dengan Site Engineering Manager
(SEM), bila terjadi ketidak sesuaian gambar dan atau ke lapangan

6. Pelaksana Proyek
Tugas dan tanggung jawab Pelaksana Proyek yaitu:
 - Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan program kerja, metode kerja, gambar
kerja, dan spesifikasi pekerjaan
- Mengadakan pemeriksaan dan pengukuran hasil kerja dilapangan
- Mengusulkan perubahan rencana pelaksanaan karena kondisi pelaksanaan yang
tidak memungkinkan untuk melaksanakan pekerjaan yang sesuai dengan
rencana
- Menjaga kebersihan dan ketertiban dilapangan
- Mengontrol setiap kebutuhan proyek untuk dilaporkan kepada manajer proyek

7. Logistik
Tugas dan tanggung jawab Logistik yaitu:
- Melakukan survey dan memberi informasi kepada kepala proyek tentang jenis
dan jumlah peralatan yang dibutuhkan di lapangan
- Bersama bagian teknik administrasi kontrak membuat jadwal pengadaan bahan
dan peralatan di proyek
- Menyelenggarakan pembelian bahan yang telah diputuskan oleh Kepala Proyek
sesuai dengan hasil pengetesan Material Engineer
- Melaksanakan administrasi pergudangan tentang penerimaan, penyimpanan dan
pemakaian bahan
- Melaksanakan mobilisasi dan demobilisasi peralatan sesuai jadwal penggunaan
alat
- Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan alat dan perlengkapannya sehingga
selalu dalam keadaan siap pakai
- Melaksanakan inventarisasi dan pemeliharaan alat, termasuk kendaraan
pengangkut barang, perlengkapan kerja dan bengkel
- Membantu peningkatan efisiensi pemakaian bahan dan produktifitas alat
- Membuat laporan tentang penggunaan alat, persediaan dan pemakaian bahan

8. Admin
Tugas dan tanggung jawab Admin yaitu:
- Melakukan seleksi atau perekrutan pekerja diproyek untuk pegawai bulanan
sampai dengan pekerja harian dengan spesialisai keahlian masing-masing
sesuai posisi organisasi proyek yang dibutuhkan
 - Pembuatan laporan keuangan atau laporan kas bank proyek, laporan
pergudangan, laporan bobot prestasi proyek, daftar hutang dan lain-lain
- Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan dibayar oleh
owner sebagai pemilik proyek
- Membuat laporan akutansi proyek dan menyelesaikan perpajakan serta retribusi
- Menerima dan memproses tagihan dari sub kontraktor jika proyek yang
dikerjakan berskala besar sehingga melakukan pemborongan kembali kepada
kontraktor spesialis sesuai dengan item pekerjaan yang dikerjakan
- Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris, kendaraan dinas, alat-alat proyek dan
sejenisnya

2.3 Hubungan Kerja Antara Pemilik Proyek, Kontraktor dan Konsultan

Pemilik
Proyek

PROYEK

Konsultan
Perencana dan Kontraktor
Pengawas Pelaksana

Keterangan: : Hubungan Kontrak

: Hubungan Kerja

Gambar 2.4 Mitra Kerja Pelaksanaan Proyek

Dari gambar diatas dapat dijelaskan beberapa hubungan dari pihak pemilik, perencana,
pelaksana dan pengawas diantaranya sebagai berikut:
1. Hubungan antara Konsultan Perencana dengan Pemilik Proyek

Ikatan berdasarkan kontrak, konsultan memberikan layanan konsultasi dimana produk yang
dihasilkan berupa gambar - gambar rencana dan peraturan serta syarat - syarat, sedangkan
pemilik proyek memberikan biaya jasa atas konsultasi yang diberikan oleh konsultan.

2. Hubungan Kontraktor Pelaksana dengan Pemilik Proyek

Ikatan berdasarkan kontrak, kontraktor memberikan layanan jasa profesionalnya berupa

bangunan sebagai realisasi dari keinginan pemilik proyek yang telah dituangkan kedalam
gambar rencana dan peraturan serta syarat-syarat oleh konsultan, sedangkan pemilik proyek
memberikan biaya jasa profesional kontraktor.

3. Hubungan Konsultan Pengawas dengan Pemilik Proyek

Terikat ikatan kontrak dan hubungan fungsional. Pengawas menyampaikan perubahan –

perubahan yang terjadi berkaitan dengan pelaksanaan di lapangan dan pemilik
proyek membayar atau mengurangi biaya perubahan.

4. Hubungan Konsultan Perencana dengan Kontraktor

Ikatan berdasarkan peraturan pelaksanaan. Konsultan memberikan gambar rencana dan

peraturan serta syarat - syarat, kemudian kontraktor harus merealisasikan menjadi sebuah
bangunan.

5. Hubungan Konsultan Pengawas dengan Kontraktor Pelaksana

Terikat hubungan fungsional. Pengawas melakukan pengawasan selama pelaksanaan

pekerjaan sesuai dengan peraturan - peraturan yang telah disepakati. Kontraktor melaporkan
setiap hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan kendala - kendala secara teknis kepada
pengawas.

6. Hubungan Konsultan Pengawas dengan Konsultan Perencana

Terikat hubungan fungsional. Perencana memberikan hasil desain serta peraturan–

peraturan pelaksanaan kepada pengawas. Pengawas melaporkan hasil pekerjaan serta
kendala teknis yang timbul di lapangan guna dicari perubahan.
2.4 Hak dan Kewajiban Masing-masing Pihak Yang Terlibat Dalam Proyek
2.4.1 Pemilik Proyek

Pemilik proyek adalah perseorangan atau instansi pemerintah maupun swasta yang
memberikan pekerjaan bangunan dan membayar sejumlah harga sebagai biaya pekerjaan.
Dalam hal ini pembangunan gedung Provinsialat Biara OCD, maka pemilik proyek berhak
dan berkewajiban untuk :
1. Menyediakan dan membayar sejumlah biaya yang diperlukan sebagai biaya
pekerjaan konstruksi.
2. Menunjuk perencana dengan memberi surat perintah tugas.
3. Mengangkat direksi untuk bertindak selaku wakil dalam pelaksanaan pekerjaan.
4. Menunjuk atau memilih kontraktor pelaksana.
5. Menandatangani surat perjanjian kontrak kerja.
6. Menerima pekerjaan, dan apabila sudah selayaknya dan tidak berkeberatan,
menyetujui dan mensahkan hasil pekerjaan.

2.4.2 Perencana Proyek

Perencana proyek adalah perseorangan yang berbadan hukum atau badan yang
membuat perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan konstruksi.
Konsultan perencana berhak dan berkewajiban untuk :
1. Membuat sketsa gagasan atau gambar rencana.
2. Membuat pra rencana.
3. Membuat rencana pelaksanaan.
4. Membuat gambar-gambar detail petunjuk kerja, lengkap dengan penjelasannya dan
perhitungan struktur.
5. Membuat peraturan dan spesifikasi kerja.
6. Membuat rancangan anggaran biaya.
7. Menyelenggarakan pelelangan apabila diperlukan.

2.4.3 Pengawas Proyek

Pengawas proyek adalah perseorangan atau lembaga yang berbadan hukum, yang
ditunjuk oleh pemilik proyek untuk mengawasi, menjalankan fungsi kontrol, dan
mengarahkan pelaksanaan pekerjaan konstruksi sesuai dengan spesifikasi yang
disyaratkan oleh perencana. Pengawas diberi tugas pengawasan sehari-hari selama
pekerjaan berlangsung, pada seluruh atau sebagian pekerjaan sesuai dengan deskripsi
pekerjaannya.
Pengawas berhak dan berkewajiban untuk :
1. Tahap pra Konstruksi, meliputi :
- Mempelajari dokumen lelang sebelum menghadiri tender pelaksana.
- Mengikuti rapat penjelasan pekerjaan untuk tender pelaksana.
- Mengevaluasi rencana kerja dan jadwal pelaksanaan yang dibuat oleh pelaksana.
- Menetapkan rencana kerja dan mengkoordinir personel yang mempunyai
keahlian dan kemampuan yang sesuai untuk melaksanakan tugas pengawasan.
2. Tahap Konstruksi, meliputi :
- Mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan dan hasilnya, serta kesesuaian waktu dan
biaya pekerjaan.
- Melakukan pemeriksaan berkala, penelitian pendahuluan terhadap penggunaan
bahan, serta memeriksa mutu (mix design) yang direncanakan.
- Melakukan pengawasan terhadap kualitas bahan, peralatan, tenaga kerja,
prosedur, dan hasil kerja.
- Mendeteksi secara dini dan membuat check list kemungkinan adanya perubahan
konstruksi di lapangan, serta solusinya.
- Meminta penjelasan kepada pihak perencana mengenai hal-hal yang kurang jelas
dan atau menyangkut perubahan serta permasalahan yang berhubungan dengan
perencanaan.
- Berkonsultasi dengan pemilik menyangkut permasalahan yang timbul selama
proses pelaksanaan pekerjaan.
- Mengusulkan alternatif penyelesaian permasalahan lapangan kepada pihak
pemberi tugas.
- Menyelenggarakan rapat lapangan (site meeting) secara berkala.
- Menyusun berita acara yang berkaitan dengan kemajuan pekerjaan, perubahan-
perubahan, dan serah terima pekerjaan, serta sejumlah berita acara lain yang
dibutuhkan.
3. Tahap Pasca Konstruksi, meliputi :
- Melakukan pengawasan berkala selama masa pemeliharaan.
- Membuat laporan pasca laksana (project completion report) yang berisi tentang
segala sesuatu yang menyangkut pelaksanaan pekerjaan konstruksi sejak dimulai
sampai selesai, dan kemudian dibekukan dalam bentuk dokumen pelaksanaan.
 - Membuat laporan berupa sejumlah gambar sesuai dengan pelaksanaan (as built
drawing), dan bagian yang cacat harus diperbaiki.
- Membantu pimpinan proyek mengawasi proses untuk mendapat Izin Penggunaan
Bangunan (IPB) dari pemerintahan setempat.

2.4.4 Pelaksana Proyek

Pelaksana proyek adalah peserta lelang yang telah diterima oleh pemilik proyek dan
diberi wewenang untuk melaksanakan proyek tersebut sesuai rencana kerja yang telah ada.
Dalam hal ini kontraktor yang melaksanakan pekerjaaan pembangunan Gedung
Provinsialat Biara OCD Indonesia adalah CV. MITRA KARYA ABADI.

Pelaksana berhak dan berkewajiban untuk :

1. Melaksanakan pekerjaan berdasarkan gambar beztek, peraturan dan syarat,

misalnya penjelasan pekerjaan.
2. Melaksanakan keputusan-keputusan yang diberikan pengawas apabila terjadi
kekeliruan yang mengakibatkan ketidak sesuaian antara gambar rencana dengan
pelaksanaan lapangan.
3. Dengan persetujuan bouwher untuk menggunakan sub pelaksana dan supplier.
4. Mengerjakan segala sesuatu demi kesempurnaan pekerjaan atau pemakaian
bahan yang tepat.
5. Atas permintaan pengawas, mengajukan daftar kerja mingguan yang memuat
jumlah tenaga kerja, ketersediaan bahan, dan kemajuan pekerjaan.
6. Membuat dokumentasi foto lapangan tiap bulan.
7. Menghitung kembali desain struktur atau item pekerjaan apabila soft drawing
meragukan.
8. Membetulkan semua kerusakan dan ketidak sempurnaan dalam pelaksanaan
sebagai akibat kesalahan penggunaan bahan.
9. Menyerahkan pekerjaan jika pekerjaan selesai secara keseluruhan sesuai dengan
ketentuan.
10. Bertanggung jawab penuh atas kelancaran dan keamanan pelaksanaan
pekerjaan.
11. Membuat laporan kerja kepada pemberi tugas, berupa :
- Laporan harian, yang berisi segala sesuatu menyangkut pelaksanaan pada
hari kerja meliputi item pekerjaan yang dikerjakan, tenaga kerja yang ada,
bahan yang digunakan, keadaan cuaca, dan hal lain yang dianggap perlu
untuk dicatat.
- Laporan mingguan, yang berisi rangkuman laporan harian dan kemajuan
pekerjaan, serta evaluasi terhadap target kerja.
- Laporan bulanan, yang merupakan rekapan dari laporan mingguan.