Enterprise Information Management, Solusi Mengelola Informasi Perusahaan Di Era Industri 4.

by Business Update - December 21, 2019

Click to share on Facebook (Opens in new window)Click to share on Twitter (Opens in new
window)Click to share on LinkedIn (Opens in new window)Click to share on WhatsApp (Opens in new
window)Click to share on Telegram (Opens in new window)

Apakah proses bisnis dalam perusahaan anda sudah berbasis digital? Pernahkah terjadi situasi
seperti ini, divisi pengadaan barang harus menunjukkan bukti pembelian kepada bagian keuangan,
lalu yang dilakukan adalah menelusuri informasi tanggal, bulan dan tahun serta nomer file atau
berkasnya lewat komputer, kemudian berbekal informasi tersebut anda mencari berkasnya dalam
tumpukan map-map file untuk menemukan selembar kertas bukti pembeliannya. Jika alur yang
seperti yang masih terjadi, berarti perusahaan belum sepenuhnya bertransformasi menjadi digital.

Idealnya seluruh alur dalam setiap proses bisnis sudah digitalisasi, bahkan kertas bukti pembelian
seperti dalam contoh diatas pun sudah disimpan dalam bentuk digital. Ini adalah salah satu concern
solusi Enterprise Information Management (EIM). Dalam revolusi industri 4.0 ini, tidak cukup
perusahaan hanya memiliki “Information Advantage”. “Jadi kalau dahulu perusahaan dengan
proses yang paling efisien yang akan unggul, maka sekarang siapa yang paling bisa mengakses dan
memanfaatkan informasi menarik insight dari informasi itu dengan cepat dan mudah yang akan
memiliki keunggulan kompetitif.” Jelas Budi Halim – Director PT Soltius Indonesia.

Salah satu bagian dari EIM adalah Enterprise Content Management (ECM). Menurut Budi, Enterprise
Content Management ini tidak berdiri sendiri, solusi ini melengkapi proses bisnis yang ada.
Contohnya, proses dalam divisi research and development (R&D) yang akan merancang dan
melahirkan sebuah produk baru, maka mulai dari investigasi awal ada banyak kertas-kertas kerja
mulai dari kontrak-kontrak kerja yang di-sharing dengan pihak ketiga baik dalam bentuk catatan
pembelian barang, sertifikasi halal dan sebagainya. Itu semua jika dikelola dengan dukungan
Enterprise Content Management maka semua kertas kerja dan dokumen pendukung tadi bisa
disimpan dalam bentuk digital sehingga bisa diakses dari dalam system ERP yg terkoneksi dengan
ECM ini maupun dari portal ECM dan informasinya tersedia bagi seluruh pihak terkait dalam proses
R&D ini dan juga divisi lainnya yang butuh informasi tersebut. Perusahaan tidak perlu khawatir
mengenai kerahasiaan informasi yang ada karena solusi ini sudah menerapkan user-access yang
ketat yg bisa disesuaikan dengan level otorisasi yang ada dari masing-masing pengguna.

Contoh kedua adalah proses yg disinggung di awal artikel ini dimana suatu proses pengadaan /
pembelian (procure-to-pay) masih melibatkan cukup banyak kertas kerja, sebagian ketas kerja ini
bisa didigitalisasi dan disinergikan dengan proses bisnis yang ada dengan teknologi ECM ini. Bahkan,
untuk tranformasi digital di area ini bisa lebih lanjut dilakukan dengan penerapan Vendor Invoice
Management (VIM), dimana tumpukan invoice-invoice yg ada bisa diproses secara lebih cepat dan
akurat menggunakan teknologi OCR yg terhubung dengan ERP sehingga proses pencatatan account-
payable menjadi lebih cepat dan akurat.

Solusi EIM itu sendiri cakupannya sangat luas, tetapi menurut Budi sebagai langkah awal perusahaan
cukup fokus pada dua area. Pertama Enterprise Content Management, yaitu bagaimana
mensinergikan konten-konten yang hardcopy menjadi bentuk digital lalu menseleraskannya dengan
bisnis proses yang ada. Kedua adalah melakukan otomatisasi suatu bisnis proses yang sebelumnya
intensif pakai hardcopy, menjadi digital, seperti proses digitalisasi invoice yang didukung oleh
teknologi VIM diatas. Bagi perusahaan yang sudah menerapkan ERP dalam proses bisnisnya maka
EIM ini akan diintegrasikan sehingga proses bisnis menjadi jauh lebih efektif dan efisien. Tidak hanya
itu, dengan EIM ini setidaknya ada tiga manfaat yang bisa dirasakan langsung oleh perusahaan :
Pertama, mempermudah perusahaan mendapatkan insight secara langsung. Kedua, membantu
operasional lebih sederhana dan efisien. Ketiga, perusahaan bisa lebih menjaga transparansi, akurasi
dan manajemen risiko lebih baik. Di era industri 4.0, informasi adalah aset berharga, maka tata
kelola yang baik akan mendorong percepatan pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis. EIM hadir
sebagai solusi yang dapat dipadukan kedalam proses bisnis yang sudah ada sehingga bisa lebih
efisien, cepat dan berkelanjutan.

Soltius sendiri menghadirkan solusi-solusi EIM dari salah satu market leader, yaitu OpenText.
OpenText merupakan perusahaan yg berbasis di Kanada dan merupakan leader di berbagai segmen
solusi EIM dan juga merupakan official partner dari salah satu penyedia ERP terkemuka. Solusi EIM
OpenText sudah terbukti dan diimplementasikan di berbagai macam industry di dunia.