KEGIATAN BELAJAR 1

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk:
1. Dapat mengoperasikan program Microsoft Access.
2. Dapat mengurutkan langkah kerja mengaktifkan/memulai Microsoft Access
3. Dapat menggambarkan dan menggunakan lembar kerja Microsoft Access

URAIAN MATERI
1. Mengaktifkan/Memulai Microsoft Access
2. Lembar Kerja Microsoft Access

MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAK BASIS DATA

Pengertian Database atau basis data adalah kumpulan berbagai data dan informasi
yang tersimpan dan tersusun di dalam komputer secara sistematik yang dapat
diperiksa, diolah atau dimanipulasi dengan menggunakan program komputer untuk
mendapatkan informasi dari basis data tersebut.
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelolan dan memanggil database disebut
dengan sistem database management system. Beberapa contoh program database :

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih
Yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang
mudah.

Pengertian Tabel, Field dan record

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang
terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Tabel merupakan
kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut:
Keterangan :

1. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang
sejenis.
2. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan
tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa
record sekaligus.
3. Field merupakan tempat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang
dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.
4. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric)
atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.

1. MENGAKTIFKAN/MEMULAI PROGRAM MICROSOFT ACCESS

Dapat kalian lihat dan saksikan pada tampilan video (yang dishare lewat
WhatsUp/WA group) dengan tampilan sebagai berikut:
2. LEMBAR KERJA MICROSOFT ACCESS

1. Title Bar
Adalah baris judul yang memuat tampilan nama-nama file dan program yang
sedang dibuka/diaktifkan.
2. Quick Access Toolbar
Adalah tombil yang memudahkan Anda untuk mengelompokkan tombol-tombol
yang akan sering Anda gunakan, seperti Save, Undo dan Redo.
3. Menu File
Pada menu file, semua pilihan yang ada di dalamnya meliputi operasi file dan
pilihan pengaturan pada Access. Pilihan di menu file terdiri dari:
 1) Info
Pada menu info terdapat dua pilihan, yaitu Compact & Repair
Database yang berfungsi untuk mengecilkan ukuran file dan memperbaiki
kerusakan file, dan Encrypt with password yang berfungsi untuk
melindungi file dengan password dan mengenkripsi data.
2) New
Untuk membuat file database baru. Pada menu ini tersedia pilihan untuk
membuat database kosong atau database dari template.
3) Open
Digunakan untuk membuka file yang pernah dibuat sebelumnya yang
tersimpan di komputer atau media penyimpanan lainnya.
4) Save
Save berfungsi untuk menyimpan perubahan, tergantung dari objek yang
sedang aktif atau sedang kita buka, baik Table, Form, Query, Macro, Report
maupun Module.
5) Save As
Save As berfungsi untuk menyimpan objek yang aktif atau objek yang dipilih
ke format yang sama atau format yang berbeda dari objek aslinya, misalnya
objek table bisa disimpan ke format Table, Query, Form, atau Report.
6) Print
Digunakan untuk mencetak objek yang sedang kita buka yang sudah kita
buat.
7) Close
Digunakan untuk menutup file Microsoft Access dan berhenti bekerja dengan
aplikasi Microsoft Access.
8) Account
Account digunakan ntuk mengatur tema pada Office. Masuk ke akun Office,
dan disitu terdapat informasi mengenai status aktif tidaknya Office yang anda
gunakan serta tentang Microsoft Access.
9) Options
Digunakan untuk menampilkan access Options.
4. Tab Ribbon
Adalah fasilitas yang berisi berbagai konten aplikasi yang digunakan untuk
menampilkan tab dan menu dari tab yang aktif dengan tujuan mempercepat dan
mempermudah dalam penggunaan berbagai konten aplikasi tersebut.
A. Tab Home
1. Group Views
Group Views memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit Database-
nya. Terdapat beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan
objek Database yang dipilih atau yang sedang dikerjakan..
a. Datasheet View: digunakan untuk menampilkan data dalam bentuk
standar.
b. PivotTable View: digunakan untuk menampilkan database dalam
bentuk kompilasi, dimana pada tampilan ini hanya memungkinkan
untuk menampilkan nama field data saja
c. Pivot Chart View: digunakan untuk menampilkan data ke dalam
bentuk diagram, untuk data yang berkaitan dengan perhitungan
angka yang dimanipulasi melalui Query.
d. Design View: digunakan untuk tampilan data yang memungkinkan
user untuk merancang field serta mengatur tipe data pada setiap field.
2. Group Clipboard
Umumnya icon perintah di group Clipboard ini berfungsi untuk mengolah
seputar papan klip.
3. Group Font
Icon perintah di group Font secara umum digunakan untuk mengatur
format huruf dalam suatu database aktif. Perintah yang terdapat di group
Font ini adalah:
a. Font: digunakan untuk memilih jenis huruf.
b. Font Size: digunakan untuk memilih mengatur ukuran huruf.
c. Bold: digunakan untuk menebalkan teks terpilih dalam database.
Ketebalan huruf juga bisa menjadi sebuah klasifikasi.
d. Italic: digunakan untuk memiringkan huruf.
e. Underline: digunakan untuk memberi tanda garis bawah pada data
terpilih.
f. Align Text Left: digunakan untuk mengatur teks rata kiri.
g. Align Center: digunakan untuk mengatur teks rata tengah.
h. Align Text Right: digunakan untuk mengatur teks rata kanan.
i. Font Color: digunakan untuk mengatur warna huruf
j. Gridlines: digunakan untuk mengatur garis grid di bagian tepi kotak
data.
k. Alternatif Fill/ Back Color: digunakan untuk mengatur serta
memilih warna latar setiap cell data.
 4. Group Record
Perintah-perintah di group Records ini digunakan untuk pengaturan seputar
isian data yang terdapat dalam datasheet. Icon perintah yang terdapat
dalam group ini adalah:
a. Refresh All: digunakan untuk menata ulang susunan data.
b. New: digunakan untuk memasukkan record baru.
c. Save: digunakan untuk menyimpan record dari datasheet yang sedang
aktif.
d. Delete: digunakan untuk menghapus record dari data yang terpilih.
e. Total: digunakan untuk menjumlah record yang terdapat dalam
datasheet aktif.
f. Spelling: digunakan untuk mengecek ejaan kata dari suatu data.
g. More: berisi menu-menu yang mendukung pengaturan datasheet,
seperti mengubah ukuran datasheet, dll.
5. Group Short & Filter
Perintah ini digunakan untuk keperluan penyortiran serta penyaringan data.
Perintah-perintah yang terdapat di group ini adalah:
a. Ascending: digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad
dari A-Z.
b. Descending: digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan
abjad dari Z sampai A.
c. Clear All Short: digunakan untuk membersihkan semua kriteria
penyortiran,
d. Filter: digunakan untuk menyaring data sesuai dengan kriteria
tertentu.
e. Selection: digunakan untuk memilih tampilan data yang sesuai dengan
data terpilih saja.
f. Advanced: digunakan untuk memilih pengaturan lanjutan yang
berkaitan dengan masalah penyaringan data.
g. Toggle Filter: digunakan untuk menerapkan semua pengaturan
penyaringan data.
B. Tab Create
1. Group Tables
Group Tables bertujuan untuk membuat tabel data atau juga menentukan
tipe table yang akan kita buat.
a. Table: digunakan untuk membuat tabel database baru.
b. Table Templates: digunakan untuk membuat tabel database baru
c. SharePoint Lists:
d. Table Design: digunakan untuk merancang tabel yang dibutuhkan
dalam suatu database.
2. Group Forms
Group Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data baru.
Di tab ini terdapat berbagai pilihan pengaturan form.
a. Form: digunakan untuk membuat formulir database baru.
b. Split Form: digunakan untuk suatu formulir sehingga menjadi dua
formulir yang berbeda.
c. Multiple Items: digunakan untuk membuat form yang bisa
menampilkan isi database yang telah dimasukkan.
d. PivotChat: digunakan untuk membuat grafik berdasarkan suatu
database.
e. Blank Form: digunakan untuk membuat formulir yang kosong
sehingga user bisa mendesain sendiri suatu formulir yang diinginkan.
f. More Forms: digunakan untuk digunakan untuk menampilkan daftar
perintah yang diguakan untuk memilih daftar form lainnya.
g. Form Design: digunakan untuk mendesain form sesuai dengan
keinginan user.
3. Group Reports
Group Reports secara umum digunakan untuk pembuatan laporan (report),
terdiri dari 5 icon perintah: Report, Labels, Blank Report, Report Wizard,
Report Design.
a. Report: digunakan untuk membuat format laporan dalam versi standar
Microsoft Office Access 2013
b. Labels: digunakan untuk membuat label dari database yang sedang
aktif.
c. Blank Report: digunakan untuk membuat format laporan yang kosong
sehingga user bisa membuat format laporan yang diinginkan.
d. Report Wizard: digunakan untuk membuat format laporan
berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam Microsoft Office Access
2013.
 e. Report Design: digunakan untuk merancang format laporan sesuai
dengan keinginan user.
4. Group Other
Group Other terdiri dari 3 icon: Query Wizard, New object: Query, dan
Macro.
a. Query Wizard: digunakan untuk membuat query berdasarkan
tuntunan yang disediakan dalam Microsoft Office Access 2013 sehingga
user bisa dengan mudah dalam membuat sebuah query
b. Query Design (New Objek Query): Query digunakan untuk
membuat query baru sesuai dengan keinginan pengguna.
c. Macro: digunakan untuk membuat objek macro, merupakan tool yang
digunakan untuk membuat perintah tertentu pada sebuah database.
C. Tab External Data

External Data merupakan sebuah fungsi built-in yang sudah disediakan oleh
Microsoft Access untuk mengimport data masukan. Data masukan yang harus
disiapkan harus dalam bentuk tabel.
1. Group Import
Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan document lain dalam
database.
a. Saved Import: digunakan untuk melihat dan menjalankan operasi impor
yang sebelumnya disimpan
b. Access: digunakan untuk mengimport data dari atau link ke data dalam
database lain akses
c. Excel digunakan untuk mengimport data dari atau link ke data dalam file
kantor microsoft Excel
d. SharePoint List:
e. Text File: digunakan untuk mengimport data dari atau link ke data dalam
delimited atau fixed-width text file
f. XML File: digunakan untuk mengimport file XML
 g. More: digunakan untuk melihat lebih banyak format, anda dapat
mengimport dari atau link ke:
1). ODBC Database: import atau link kedatabase ODBC, seperti SQL
Server
2). HTML Document: import atau link ke sebuah dokumen HTML
3). Outlook Folder: ke folder pandangan
4). Database File: import atau link ke file database
5). Paradox File: impor atau link ke file paradox
6). Lotus 1-2-3 File: mengimpor file lotus 1-2-3
2. Group Export
Group Export merupakan kebalikan dari import, Anda dapat mengexport
database yang telah Anda buat keprogram aplikasi lain.
a. Saved Export: digunakan untuk melihat dan menjalankan operasi ekspor
Anda sebelumnya disimpan
b. Excel: digunakan untuk eksport objek yang dipilih lembar kerja excel
dalam file kantor Microsoft
c. SharePoint List: digunakan untuk eksport dipilih objek daftar Sharepoint
d. Word: digunakan untuk eksport objek yang dipilih ke file format rich text
e. Text File: digunakan untuk eksport objek yang dipilih ke file teks
f. More: melihat format lebih lanjut, anda dapat ekspor ke:
1). Access Database: eksport objek yang dipilih ke database akses.
2). Marge it with Microsoft Office Word: menggunakan kata-mail
merge Wizard untuk menggabungkan tanggal.
3. Group Collect Data
Group collect data berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.
a. Creat E-mail: digunakan untuk membuat pesan email yang berisi formulir
untuk mengumpulkan informasi dari pengguna untuk mengisi database
b. Manage Replies: balasan untuk melihat data yang dikumpulkan dalam
pesan email dan menggunakan mereka untuk memperbarui tanggal.
4. Group SharePoint List
Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database dengan
SharePoint.
a. Work Online: pengambilan semua data secara offline
b. Synchronize: mengsinkronisasikan/menyamakan data
c. Discard Changes:
d. Cache List Data: Cache List Data dalam file database untuk
meningkatkan kinerja klien dan server. ini akan meningkatkan ukuran
database
 e. Relink Lists:
f. Move to SharePoint: memindahkan sebagian atau semua bagian
database ke sharepoint list
D. Tab Database Tools

1. Group Macro
Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara
otomatis. Di group ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam
pembuatan perintahnya
a. Visual Basic: memulai editor visual basic
b. Run Macro: Menjalakan micro
c. Create Shortcut Menu from Macro: Membuat Menu Shortcut dari
Makro
d. Convert Form’s Macros to Visual Basic:
2. Group Show/Hide
Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah
lainnya
a. Relationships: mendefinisikan bagaimana data dalam tabel yang
terkait, seperti ID fields dan nama fields dalam tabel yang berbeda yang
harus sesuaikan.
b. Property Sheet: membuka lembar properti untuk mengatur
properties.
c. Object Dependencies: menunjukkan obyek dalam database yang
menggunakan objek yang dipilih, seperti pertanyaan yang
mengandalkan tabel tertentu atau tabel yang bergantung pada tabel
lain
d. Message Bar: Membuka message bar untuk menyelesaikan tindakan
yang diperlukan pada dokumen
3. Group Analyze
Menganalisa performa dari database yang dibuat pada group ini dan juga
menganalisa keefektifan penggunaan table.
 a. Database Documenter:
b. Analyze Performance: menganalisa kinerja
c. Analyze Table: menganalisa table
4. Move Data
Digunakan untuk memindahkan data ke dalam file baru
a. SharePoint: sistem manajemen dokumen berbasis web yang diciptakan
oleh Microsoft Corporation yang dapat digunakan untuk
menjalankan situs-situs web yang terdiri atas ruangan kerja (shared
workspace) dan dokumen yang digunakan secara bersama-sama (shared
documents),
b. Access Database: membagi database menjadi dua file: satu berisi table
dan satu berisi query.

5. NAVIGATION PANE
Adalah sebagai arahan atau petunjuk untuk memudahkan mencari suatu bagian
dari suatu lembar kerja pada suatu halaman di Microsoft Access.
6. GROUP
Adalah sekumpulan dari icon dan label yang digunakan untuk pemberian perintah
dalam Microsoft Access.
7. JENDELA DATASHEET VIEW
Adalah area kerja yang digunakan untuk menampilkan, membuat dan
memperbaiki hasil dari objek yang kita gunakan pada Microsoft Access.
8. RECORD AKTIF
Adalah aplikasi pengolah database yang digunakan untuk menjumlah record yang
terdapat dalam datasheet aktif.
9. STATUS BAR
Adalah baris yang terletak di bagian bawah aplikasi yang mengandung
informasi status atau keadaan suatu program aplikasi yang sedang dijalankan.
POST TEST 1
PETUNJUK PENGERJAAN:
1. JAWABAN DISALIN KE DALAM BUKU CATATAN/LATIHAN BIMKOM YANG DIATAS
KANANNYA DI BERI NAMA DAN KELAS ANDA
2. HASIL JAWABAN YANG SUDAH DI SALIN DI PHOTO LALU DIKIRIM KE WA GROUP
3. LAMA PENGERJAAN POST TEST 20 MENIT

SOAL :
Jawablah Pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar!!!
1. APAKAH KELEBIHAN PENGGUNAAN MICROSOFT ACCESS DIBANDINGKAN
DENGAN SOFTWARE YANG LAIN?
2. SEBUTKAN DAN JELASKAN 3 CARA UNTUK MEGAKITIFKAN/MEMULAI MICROSOFT
ACCESS?
3. DARI KE-TIGA CARA TERSEBUT, MANA MENURUT ANDA PALING MUDAH
DILAKUKAN, BERIKAN ALASANNYA?
4. APAKAH FUNGSI DARI PERINTAH
A. SharePoint List:
B. Discard Changes
C. Database Documenter
D. Convert Form’s Macros to Visual Basic