makalah Administrasi dan Manajemen

PENDAHULUAN

Pengertian Administrasi Pendidikan mengandung arti luas yang

bermakna “pengelolaan atau manajemen”, di mana di dalamnya terkandung
administrasi dalam arti sempit yaitu pekerjaan tulis-menulis.
Administrasi Pendidikan adalah semua usaha untuk mendayagunakan
secara tepat-guna dan berhasil-guna sumber-sumber material dan personel
yang tersedia untuk mencapai tujuan pendidikan.Administrasi Pendidikan juga
diartikan sebagai upaya peningkatan efektivitas dan efisiensi unsur-unsur
pendidikan demi tercapainya tujuan pendidikan
Ada tiga fungsi pokok Administrasi Pendidikan, yaitu:
1.      Merencanakan kegiatan-kegiatan yang strategis
2.      Mengusahakan untuk pelaksanaannya secara sungguh-sungguh dengan cara yang
terarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, disertai pembinaan
demi peningkatan pendidikan
3.      Memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia secara efektif dan efisien dalam
kegiatan belajar mengajar.
Tujuan Administrasi Pendidikan memberikan sistematika kerja dalam
mengola pendidikan, sehingga tugas-tugas operasional kependidikan dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien menuju sasaran atau tujuan yang
telah ditetapkan.5

 
BAB II
PEMBAHASAN
A.      ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
1.      Pengertian Administrasi dan Manajemen
Administrasi berasal dari kata Latin “ad” artinya “kepada” dan
“ministro” berarti “melayani”. Secara bebas dapat diartikan bahwa
administrasi itu merupakan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek
tertentu.6 Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu,
melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu
tujuan.
Beberapa pengertian Administrasi menurut pendapat para ahli, yaitu:
a.         Newman, 1963: Administrasi adalah sebagai bimbingan, kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama.
b.         White, 1958: Administrasi adalah proses yang pada umunya terdapat pada
semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar
atau kecil.
c.         Simon, 1958: Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama.
d.        Sondang P. Siagian, MPA. PhD: Administrasi adalah keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
e.         Ars. The Liang Gie: Adminitrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan pokok yang dilaksanakan oleh sekelompok orang dalam
bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.8
Administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang
meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan
surat serta hal-hal lainnya yang dimasukkan untuk menyediakan informasi
serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
 
6
H. M. Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: PT Rineka
Cipta, 2008), Cet ke-5, h. 1
7
Wikipedia Bahasa Indonesia. Ensiklopedia Bebas
8
Ibid. h. 7
Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua
mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya
manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
 Berdasarkan uraian dan definisi di atas, maka dapat diambil
kesimpulan bahwa Administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan
melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah
ditetapkan untuk mencapai tujuan. Sedangkan Administrasi Pendidikan adalah
tindakan mengkoordinasi perilaku manusia dalam pendidikan, agar sumber daya
yang ada dapat ditata sebaik mungkin, sehingga tujuan pendidikan dapat
tercapai secara produktif.9
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis Kuno “management” yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.10 Mary Parker Follet
mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang
lain. Artinya bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang
lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Manajemen merupakan kemampuan dan keterampilan khusus yang dimiliki oleh
seseorang untuk melakukan suatu kegiatan baik secara perorangan ataupun bersama orang
lain atau melalui orang lain dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara produktif, efektif
dan efisien.
Secara sederhana manajemen pendidikan merupakan proses manajemen dalam
pelaksanaan tugas pendidikan dengan mendayagunakan segala sumber secara efisien untuk
mencapai tujuan secara efektif. Dapat disimpulkan bahwa, manajemen pendidikan adalah
suatu penataan bidang garapan pendidikan yang dilakukan melalui aktiviitas perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan staf, pembinaan, pengkoordinasian, pengkomunikasian,
pemotivasian, penganggaran, pengendalian, pengawasan, penilaian dan pelaporan secara
sistematis untuk mencapai tujuan pendidikan secara berkualitas.

9
H. M Daryanto, Op. Cit., h. 12
10
Oxford English Dictionary

2.      Sejarah Perkembangan Administrasi dan Manajemen

Sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah
menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi, dan telah menerapkan
dalam bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan, pengangkutan dan
 sebagainya. Sedangkan ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang
lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut
dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Pembangunan
piramida Giza tidak akan terlaksana tanpa adanya seseorang yang
merencanakan, mengorganisasikan, dan menggerakkan para pekerja, dan
mengontrol pembangunannya.
Berakhirnya perkembangan administrasi sebagai seni di tandai oleh
lahirnya “gerakan manajemen ilmiah” yang dipelopori oleh Frederick W.
Taylor dari Amerika Serikat dan Henry Fayol dari Perancis, pada akhir abad
XIX. Di sini terdapat dua hal penting, yaitu:
a.       Berakhirnya status administrasi sebagai seni semata-mata dan lahirnya
administrasi dan manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan (disiplin baru).
b.      Berakhirnya periode prasejarah dan periode sejarah manusia dalam
perkembangan administrasi dan manajemen dan digantikan dengan periode
“zaman modern” yang dimulai sejak berakhirnya abad yang lalu dan terus
berkembang sampai sekarang dalam abad XX ini.

3.      Prinsip – Prinsip Administrasi dan Manajemen

Prinsip – prinsip Manajemen pendidikan :
a.       Prinsip Manajemen Pendidikan yang berorientasi pada tujuan, dengan menetapkan tujuan-
tujuan yang harus dicapai peserta didik dalam mempelajari pelajaran.
b.      Prinsip Manajemen pada efisiensi dan efektifitas dalam pengunaan dana, daya, dan waktu
dalam mencapai tujuan pendidikan.
c.       Prinsip Manajemen pendidikan pada fleksibilitas program, dalam pelaksanaan, suatu
program hendaknya mempertimbangkan faktor-faktor ekosistem dan kemampuan penyediaan
fasilitas yang menunjang.
d.      Prinsip kontinuitas, dengan menyiapkan peserta didikagar mampu melanjutkan ke jenjang
pendidikan yang lebih tinggi.
e.       Prinsip pendidikan seumur hidup, yang memandang bahwa pendidikan tidak hanya di
sekolah, tetapi harus dilanjutkan dalam keluarga dan masyarakat. Jadi peserta didik perlu
memiliki kemampuan belajar sebagai persiapan belajar di masyarakat.
f.       Prinsip relevansi, suatu pendidikn akan bermakna apabila kurikulum yang dipergunakan
relevan ( terkait ) dengan kebutuhan dan tuntutan masyarakat.
4.      Fungsi Administrasi dan Manajemen
Fungsi administrasi pendidikan merupakan alat untuk mengintegrasikan peranan seluruh
sumberdaya guna tercapainya tujuan pendidikan dalam suatu konteks sosial tertentu, ini
berarti bahwa bidang-bidang yang dikelola mempunyai kekhususan yang berbeda dari
manajemen dalam bidang lain.
Ada 4 fungsi Manajemen, yaitu:
a)      Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan
sumber yang dimiliki.
b)      Pengorganisasian (organising) dilakukan dengan tujuan membagi suatu
kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.
c)      Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua
anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan
manajerial dan usaha.
d)     Pengendalian (controlling) merupakan kegiatan untuk memonitor berbagai aktivitas dan
menjamin bahwa apa yang dikerjakan sudah sesuai dengan perencanaan yang dibuat.
5.      Tujuan Administrasi dan Manajemen
Tujuan manajemen pendidikan meliputi:
(1)      produktivitas, yaitu perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh (output) dengan jumlah
sumber yang dipergunakan (input);
(2)      kualitas, yaitu menunjuk kepada suatu ukuran penilaian atau penghargaan yang diberikan
atau dikenakan kepada barang (products) dan atau jasa (service) tertentu berdasarkan
pertimbangan objektif atas bobot atau kinerjanya;
(3)      efektivitas, yaitu ukuran keberhasilan tujuan organisasi;
(4)      efisiensi, yaitu berkaitan dengan cara yaitu membuat sesuatu dengan betul. Suatu kegiatan
dikatakan efisien bila tujuan dapat dicapai secara optimal dengan penggunaan atau
pemakaian sumber daya yang minimal.

 
B.       ADMINISTRASI KEGURUAN
1.      Arti, Fungsi, dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah
Tata Usaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang
dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, mengadakan,
 mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
9
organisasi.
Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan
(fungsi), yaitu:
a.       Menghimpun: Yaitu kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan
bilamana diperlukan.
b.      Mencatat: Yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis
keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern maka dapat
termasuk alat-alat perekam suara.
c.       Mengolah: Yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d.      Menggandakan: Yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.
e.       Mengirim: Yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari
satu pihak kepada pihak lain.
f.       Menyimpan: Yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman.

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:
1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
dari sesuatu organisasi.
2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
 
9
Lihat Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi

 
Tata usaha juga mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan
perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai
pusat ingatan dan sumber dokumen.
Kemudian ruang lingkup tata usaha sekolah, pada hakikatnya
administrasi tata usaha adalah kegiatan melalukan pencatatan untuk segala
sesuatu yang terjadidalam organisasi untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan. Surat memegang peranan penting dalam organisasi
 sekolah karena ternyata tidak hanya befungsi sebagai alat tata usaha,
melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti komunikasi/informasi.
Surat terbagi atas beberapa jenis, yaitu:
a.       Surat Dinas
b.      Nota Dinas
c.       Memorandum (memo)
d.      Surat Pengantar
e.       Surat Edaran
f.       Surat Keputusan
g.      Surat Undangan
h.      Surat Instruksi
i.        Surat Tugas
j.        Surat Pengumuman

2.      Organisasi Pengelolaan Surat-Menyurat

Dalam organisasi pengelolan surat menyurat akan dikenal petugas
penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata
arsip.

3.      Pedoman Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk dapat digolongkan menurut penggolongan jenis
surat. Secara sederhana pedoman pengelolaan surat masuk dibagi kepada 5
golongan, yaitu:
a.       Surat penting, yaitu: semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok
yang mempengaruhi langsung atau pun tidak langsung terhadap berhasil
tidaknya pencapaian tujuan organisasi.
b.      Pengurusan surat penting, yaitu: semua surat masuk jenis ini harus
diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat
diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah dilampiri
3 lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi. Ketiga kartu kendali itu
kolom-kolomnya kemudian diisi. Lembar pertama ditinggal pada pengarah,
lembar kedua dan ketiga disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk
diminta tanda tangan. Lembar ketiga ditinggal disatuan kerja pengolah,
lembar kedua kembali ke pengarah untuk disimpan di penata arsip.
c.       Batas waktu penyelesaian surat, yaitu: sebagai kode etik persuratan dinas
batas waktu surat dapat diselesaikan dalam waktu 3 hari.
d.     Surat rahasia dan pribadi (tertutup), yaitu: surat rahasia beramplop dua
dan surat pribadi pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai
kepada si alamat.
e.      Surat biasa, yaitu: surat yang tidak tergolong penting dan bukan rahasia,
juga bukan surat pribadi.

4.      Pedoman Pengelolaan Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat yang dibuat oleh suatu instasi atau
unit kerja yang ditujukan atau dikirim kepada instasi atau seseorang.
Proses pengurusan surat keluar dapat digolongkan menjadi 5 tahap, yaitu:
a.       Pembuatan konsep, yaitu: semua surat keluar konsepnya dibuat oleh satuan
kerja pengelola, konsepnya telah dibakukan dalam bentuk lembar konsep
surat.
b.      Pengetikan surat, yaitu pimpinan tata usaha menugaskan kepada petugas
urusan tata surat untuk mengetik.
c.       Penandatanganan surat, yaitu: ditandangani oleh pejabat atau pimpinan
instasi.
d.      Pengiriman surat, yaitu: surat aslinya dikirim keluar oleh petugas
ekspedisi.
e.       Penyimpanan arsip, yaitu: arsip surat diberikan kepada petugas yang
bertanggung jawab untuk menyimpan agar mudah ditemukan kembali.

5.      Pedoman Penataan Berkas Surat Dinas

Penataan berkas surat dinas dalam organisasi atau lembaga merupakan
bagian akhir dari keseluruhan pengelolaan surat baik masuk maupun keluar.
Penataan berkas surat ini mengarah ke penyimpanan dan merupakan kegiatan
lanjutan setelah surat tersebut diselesaikan oleh satuan kerja pengarah.
Cara-cara yang dituangkan dalam bentuk pedoman, yaitu:
a.       Sistem penataan berkas, yaitu: menyimpan berkas surat dinas, memelihara
dan mengendalikan berkas surat dinas, memusnahkan surt dinas yang tidak
diperlukan lagi dan penemuan kembali berkas surat dinas.
b.      Penyusunan dan penyimpanan, yaitu: mengklasifikasikan surat dengan
menyusunnya dengan rapi kemudian menyimpannya sesuai dengan arsip yang
telah ditentukan
c.       Pedoman penyusunan berkas surat, yaitu: tata cara penyusunan sebagai
bagian kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu dimaksud untuk mencegah
terjadinya kemacetan di dalam administrasi.

BAB IV
PENUTUP

Kesimpulan:
Pengembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan
kemampuan administratif (administrative capability), bukan saja
diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi
organisasi-organisasi swasta dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional
terutama dalam bidang pendidikan.
Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya manajemen
juga bagian dalam administrasi. Administrasi keguruan di dalamnya mencakup
tata usaha yang mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan
suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat
ingatan dan sumber dokumen.

DAFTAR PUSTAKA
Daryanto, H.M. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: PT Rineka
Cipta
 Gunawan, Ary H. 2002. Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan
Mikro. Jakarta: PT Rineka Cipta
Http:///.www.massofa.wordpress.com/2008/10/14/