BAB 10 :

SISTEM AKUNTANSI UTANG

SISTEM RETUR PEMBELIAN
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang
sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm
dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan
oleh pamasok.

 Fungsi yang Terkait

 Fungsi Gudang
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan
barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit
yang diterima dari fungsi pembelian.
 Fungsi Pembelian
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan
memo debit untuk retur pembelian
 Fungsi Pengiriman
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan
barang kepada
 Fungsi Akuntansi
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat :

a. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal

umum
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam
kartu persediaan

 Dokumen Yang Digunakan

 Memo debit
 Laporan pengiriman barang
 Catatan akuntansi yang digunakan
 Jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
Digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian yang mengurangi jumlah
persediaan dan utang dagang.
 Kartu persediaan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena
dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
 Kartu utang
Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat adanya
pengembalian barang kepada debitur.
 Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian
 Prosedur perintah retur pembelian
 Prosedur pengiriman barang
 Prosedur pencatatan utang
 Unsur Pengendalian Intern
Unsur pokok pengendalian intern terdiri dari :
 Organisasi
 Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
 Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi
pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
 Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
 Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
 Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debet
yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
 Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
 Praktik yang sehat
 Penggunaan formulir bernomor unit tercetak.
  Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi
dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
 Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Pembelian (Gambar 10.5)

PROSEDUR PENCATATAN UTANG

 Account Payable Procedure
Dalam prosedur  ini  catatan  utang  yang  digunakan  berupa  kartu  utang  yang  berisi
nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran  dan saldo utang.
Dokumen yang digunakan adalah:
 Faktur dari pemasok.
 Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat
pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan
untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan adalah:
 Kartu utang, untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
 Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian.
 Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran
 kas lainnya.

 Voucher Payable Procedure

Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa arsip voucher (bukti kas
keluar). Pencatatan utang hanya melalui dua tahap: pencatatan utang dalam register bukti
kas keluar (voucher register) dan jurnal pengeluaran kas.

 Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah:

 Bukti kas keluar.
 Jurnal pengeluaran kas.

 Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah

sebagai berikut :
 Register bukti kas keluar(voucher register).
 Register cek(check register).

DISTRIBUSI PEMBELIAN
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media (faktur dari
pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk keperluan pembuatan laporan.
Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian
& pembayarannya untuk penyusunan laporan & pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit
dari transaksi pembelian menyangkut persediaan & biaya.
Klasifikasi umum yang digunakan untuk pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian
dan pembayarannya adalah sebagai berikut :
 Untuk bahan baku : jenis bahan baku, produk yang menggunakan bahan baku,
kombinasi di antara keduanya.
 Untuk suku cadang : jenis suku cadang
 Untuk beban yang berasal dari pembelian jasa : menurut jenis beban, menurut fungsi
atau pusat pertanggungjawaban, kombinasi jenis dan pusat pertanggungjawaban.

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN

 Metode Jurnal Berkolom
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan:
 Jurnal Pengeluaran Kas (Gambar 10.12)

 Jurnal Pembelian (Gambar 10.14)

 Register Bukti Kas Keluar (Gambar 10.15)

 Metode Akun Berkolom
Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan akun
berkolom. (Gambar 10.16)

 Metode Akun Tunggal

Penggunaan Akun Tunggal untuk mendistribusikan pendebitan yang timbul dari transaksi
pembelian dilakukan melalui prosedur berikut ini :
 Faktur yang telah disetujui untuk dibayar diurutkan menurut klasifikasi yang
dikehendaki.
 Dari faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape
 Faktur tersebut kemudian di posting ke dalam akun yang bersangkutan.
 Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam akun.

 Metode Tingkat Tunggal

Berdasar bukti kas keluar yang biasanya berupa media campuran dibuat tiket tunggal untuk
setiap unsur klasifikasi yang tercantum di dalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap dan
hasil rekapitulasinya dioakai sebagai dasar posting ke dalam akun kontrol yang bersangkutan
dalam buku besar. (Gambar 10.20)
 Metode Distribusi dengan Komputer
Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dengan menggunakan
komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi
yang diinginkan.Jika transaksi sudah diberikan kode dengan benar, proses pengurutan akan
dilakukan oleh komputer melalui program.