15.

Pencatatan dan pelaporan pengadaan bahan makanan

Pencatatan dan pelaporan pengadaan bahan makanan yaitu penyusunan permintaan
( order) bahan makanan berdasarkan menu atau pedoman menu dan rata-rata jumlah
konsumen atau pasien yang dilayani dengan tujuan tersedianya daftar pesanan bahan
makanan sesuai standar atau spesifikasi yang ditetapkan.
Pengadaan bahan makanan adalah suatu proses dalam penyediaan macam, jumlah dan
kualitas bahan makanan. Dapat berupa, upaya penyediaan bahan makanan saja atau
melaksanakan seluruh proses pembelian bahan makanan. Istilah lain logistik, yaitu mencakup
rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam pemenuhan kebutuhan barang dan suatu jasa
organisasi/institusi.
Di sini Produksi instalasi gizi merencanakan kebutuhan bahan makanan baik dalam satu
tahun, maupun dalam bulan , yang membuat nya yaitu skeretaris gizi(admin) ia membuat
nota pengajuan yaitu nota dinas untuk bahan produksi , kemudian di bawa ke kepala instalasi
gizi yang bertugas untuk mengoreksi dari pengajuan ini, jika suda dibawah kepenunjang, gizi
di bawah naungan medis maupun non medis tetapi gizi termasuk kedalam non medis, setelah
itu diserahkan ke TU (Surat ekspedisi) di bawa ke wadiryan(wakil direktur) baru di koreksi
kemudian turun ke direktur kalau sudah di setujui direktur kemudian kembali lagi ke TU
(Surat Ekspedisi) ini fungsinya untuk mengirim semua surat jika sudah di kirim kemudian
turun ke Unit Pelayanan Pengadaan (ULP) dari sini ada pejabat pemegang komitmen, jika
sudah di setujui direktur tapi dari pejabat komitmen tidak menyetujuinya tidak akan bisa
jalan, ULP bekerjasama dengan rekanan yaitu sebagai kerja sama untuk yang punya banyak
modal untuk semua barang seperti bekerjasama dengan (koperasi) rekanan ini nanti
bekerjasama dengan instalasi gizi dan mengeluarkan bahan makanan yang dibutuhkan.
ALUR ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN MAKANAN INSTALASI GIZI RSUD
SIDOARJO

PRODUKSI
(Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan)

SEKRETARIAT GIZI
(Nota Dinas Pengajuan Penyajian Bahan Makanan)

Kepala Instalasi Gizi

Penunjang Medis dan Non Medis

TU
(surat Ekspedisi)

WADIRIYAN

DIREKTUR
(ACC Surat Ekspedisi)

Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)

Pejabat Pemegang Komitmen (PPKOM)

REKANAN

INSTALASI GIZI
a. Formulir pemesanan bahan makanan harian RSUD KABUPATEN SIDOARJO
Formulir pemesanan bahan makanan berfungsi untuk memesan bahan makanan yang
telah dipilih sesuai dengan kebutuhan yang telah ditentukan, mencatat bahan makanan
yang digunakan dan melihat persediaan sisa stock.[ CITATION Wid18 \l 1033 ]
Pemesanan bahan makanan adalah kegiatan penyusunan permintaan (order)
bahanmakanan berdasarkan menu atau pedoman menu dan rata-rata jumlah konsumen
atau pasien yang ada. Tujuan dari kegiatan ini adalah tersedianya daftar pesanan bahan
makanan sesuai dengan standar atau spesifikasi yang ditetapkan (Depkes, 2007)

b. Pencatatan bahan makanan yang diterima oleh bagian Gudang

Pencatatan bahan makanan yang diterima oleh bagian gudang di RSUD siduarjo
dilakukan dengan stok kartu barang untuk masing-masing barang tersebut. Bahan
makanan yang diterima oleh bagian gudang adalah bahan makanan yang sudah
diterima/dipesan. Adapun contoh pencatatan bahan makanan yang diterima oleh bagian
gudang adalah sebagai berikut :

1)

1)
1) Daftar persedian bahan makanan sehari
Daftar persediaan bahan makanan sehari untuk memilih bahan makanan yang
digunakan sesuai dengan jumlah pasien. Pada saat akan membuat menu masakan
sudah menentukan menu yang dipilih, untuk pemesanan bahan makanan harian
diambil dari gudang. Pemesanan bahan makanan berfungsi membantu melihat
berapa jumlah yang dibutuhkan untuk memasak dan jenis bahan apa yang
digunakan.
2) Pencatatan permintaan/penerimaan dan pemakaian sarana produksi(tercantum di
dalam lampiran 15.b)
Setiap pemakaian sarana harus jelas untuk memastikan sarana/barang yang
digunakan tetap efektif, dapat mengantisipasi kerugian dan kesalah pahaman
dalam pengambilan sarana dan prasarana. Formulir dari pencatatan/penerimaan
dan pemakaian sarana produksi formatnya meliputi: Tanggal, nomor, nama alat,
satuan, jumlah (terima, pemakaian, dan sisa), serta keterangan.
c. Pencatatan sisa bahan makanan basah dan kering
Adalah pencatatan sisa bahan makanan bertujuan untuk mengetahui stok barang yang
tersedia/tersisa.)
1) Sisa bahan makanan basah
Kegiatan pemesanan bahan makanan khususnya bahan makanan segar dilakukan
setiap hari (harian) dimana bahan makanan yang dipesan hari ini merupakan bahan
makanan yang akan digunakan untuk pengolahan menu siang dan sore hari
berikutnya serta menu makan pagi dua hari berikutnya.[ CITATION Wid18 \l 1033 ]
Pencatatan sisa bahan makanan basah di rsud sidoarjo terdiri dari lauk hewani
yaitu daging sapi, bandeng, ayam dan patin. Untuk pemesanan stock bahan makanan
ini menggunakan system pemesanan yang langsung bisa di pakai untuk hari
berikutnya (double) apabila masih tersisa bahan makanan tersebut maka akan
digunakan untuk hari berikutnya. Untuk penyimpanan bahan makanan di coolroom
dapat mencegah terjadinya pembusukkan pada bahan makanan. Pencatatan sisa bahan
makanan basah digunakan dalam satu hari pagi, siang sore dan habis pada hari
produksi itu juga
2) Sisa bahan makanan kering
Bahan makanan kering adalah bahan makanan yang dapat disimpan dalam waktu
yang lebih lama sehingga memungkinkan adanya cadangan dalam gudang. Contoh
bahan makanan yang masuk dalam kelompok ini adalah teh, susu, bumbu-bumbu
kering, beras, dan garam. Bahan makanan kering datang setiap 2-3 hari sekali atau
rata-rata seminggu sekali.
Pencatatan sisa bahan makanan kering di pesan 1 bulan sekali, dan untuk
pemakaian nya perhari harus mengisi kartu stok barang agar dapat diketahui
barang/bahan telah dikeluarkan atau digunakan.

d. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan makanan rsud sidoarjo

Penyelenggaraan makanan di rumah sakit bertujuan menyediakan makanan yang sesuai
bagi orang sakit yang dapat menunjang penyembuhan penyakitnya[ CITATION Wid18 \l
1033 ]
1) Tujuan Penyelenggaraan Makanan di rumah Sakit yaitu:
 a) Menyediakan makanan yang sesuai dengan kebutuhan gizi pasien dalam upaya
mempercepat penyembuhan penyakit serta memperpendek masa rawat.
b) Menyediakan makanan bagi karyawan rumah sakit untuk memenuhi kebutuhan
gizi selama bertugas.
c) Mencapai efektivitas dan efisiensi penggunaan biaya makanan secara
maksimal.
2) Karakteristik penyelenggaraan makanan rumah sakit adalah:
a) Kebutuhan bahan makanan sangat dipengaruhi oleh jenis diet pasien dan
jumlahnya berubah sesuai dengan jumlah pasien.
b) Standar makanan ditetapkan khusus untuk kebutuhan orang sakit sesuai dengan
penyakitnya kebijakan rumah sakit.
c) Frekuensi dan waktu makan, macam pelayanan dan distribusi makanan dibuat
sesuai dengan peraturan rumah sakit.
d) Makanan yang disajikan meliputi makanan lengkap untuk kebutuhan satu hari
dan makanan selingan.
e) Dilakukan dengan menggunakan kelengkapan sarana fisik, peralatan, dan
sarana penunjang lain sesuai dengan kebutuhan untuk orang sakit.
f) Menggunakan tenaga khusus di bidang gizi dan kuliner yang kompeten.
Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan makanan di RSUD Kabupaten
Sidoarjo memiliki 3 laporan yang masing-masingnya memiliki waktu yang berbeda
yaitu subuh, siang, dan sore. Didalam pelaporan penyelenggaraan makanan di rsud
sidoarjo ini memiliki bagian-bagian sebagai berikut :
(1) Check list laporan QC
Check list laporan QC (Quality Control) memiliki fungsi untuk mengontrol
setiap kegiatan dalam penyelenggaraan makanan. Hal ini bertujuan untuk
menjaga kedisiplinan, kebersihan, dan ketepatan. Aturan ini berfungsi untuk
sebagai penunjang agar penyelenggaran makanan berjalan dengan baik.
(2) Penilaian hygiene sanitasi dan Pengamatan holding time dan suhu makanan
Penilaian hygene sanitasi menilai persiapan bahan makanan mulai dari
persiapan lauk hewani, sayur dan buah dari segi kebersihannya. penilaian
hygene sanitasi berfungsi agar bahan makanan terbebas dari hal yang tidak
diinginkan misal seperti kerusakan fisik, kimia, biologis dan bahaya lainnya
serta meningkatkan keamanan makanan. Pengamatan holding time dan suhu
makanan, berfungsi untuk mengukur suhu makanan dan memastikan sudah
makan. Makanan matang meningkatkan daya cerna dan membersihkan
bakteri/zat berbahaya pada makanan agar aman untuk dikonsumsi.
(3) Laporan pengamatan SPO dan APD dan unit produksi makanan
Fungsi dari SPO (standar prosedur operasional) adalah sebagai acuan bagi
pekerja yang sudah terstandarisasi dan teruji untuk pelaksanaan kegiatan. SPO
berfungsi untuk menjaga petugas bekerja sesuai alur/aturan yang
ditetapkan,agar terhindardari hal yang tidak diinginkan. APD (Alat Pelindung
Diri), berfungsi untuk mencegah kontaminasi yang dapat terjadi oleh
petugas/pengolah makanan, dan melindungi petugas dari resiko terjadinya
kecelakaan saat proses pengolahan.
(4) Hasil pengamatan penyediaan sampel makanan, uji cita rasa dan kesukaan
menu instalasi gizi rsud sidoarjo
Hasil pengamatan penyediaan sampel makanan meliputi uji citarasa dan
kesukaan menu di RSUD Siduarjo. Berfungsi untuk melihat daya terima pasien
terhadap makanan yang disediakan, dan menggambarkan konsumsi pasien.
Makanan yang bergizi baik untuk mempercepat pemulihan pasien, oleh karena
itu penting melakukan uji citarasa untuk mengevaluasi menu yang disediakan.
(5) Sensus harian (snack diet, jumlah pasien berdasarkan bentuk makanan dan
jenis diet instalasi gizi rsud sidoarjo)
Sensus harian di Instalasi gizi adalah data jumlah pasien rawat inap di
RSUD Siduarjo, dan berfungsi untuk mengetahui berapa banyak jumlah bahan
makanan yang akan diolah pada tiap ruangan.
a. Pencatatan dan pelaporan perlengkapan dan peralatan instalasi gizi
Peralatan merupakan segala keperluan untuk mendukung berjalannya sebuah
pekerjaan, dalam industri pelayanan makanan. Peralatan dalam kebutuhan jasa
pelayanan makanan menjadi hal yang sangat penting karena merupakan aset tetap
dalam penyelenggaraan makanan. Untuk itu dibutuhkan perencanaan yang
matang agar proses pemilihan alat yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan
dan fungsinya.[ CITATION Wid18 \l 1033 ]
Perlengkapan dan peralatan di instalasi gizi RSUD siduarjo yang tersimpan di
gudang berjumlah 112.
 b. Pencatatan dan pelaporan anggaran belanja bahan makanan
Pencatatan dan pelaporan anggaran belanja menggunakan BON permintaan dan nota
dinas untuk pemesanan bahan makanan. Nota dinas bertujuan untuk sebagai alat bukti
persetujuan melakukan pemesanan barang/bahan makanan, nota dinas ini meliputi :
a. Berita acara
b. Undangan pengadaan barang :
c. Spesifikasi pemesanan :
d. Kerangka acuan :
e. Surat perjanjian :
f. Surat pesanan :
g. Faktur barang :