PERAN SISMADAK

DALAM
STANDAR NASIONAL AKREDITASI RUMAH SAKIT
EDISI 1

DR.Dr.Sutoto,M.Kes
 DUKUNGAN TEKNOLOGI INFORMASI KARS
Dikelola oleh RS

SISMADAK
Sistem Manajemen Dokumen SIKARS
• Dokumen (Tersimpan di Server http://akreditasi.kars.or.id

RS) Standar Instrumen Penilaian • Data Rumah Sakit

• Indikator Mutu (IMUT) Benchmark IMUT
• Data Surveior
• Profil RS • Pelaporan Hasil Survei,
• Laporan IKP (Insiden Keselamatan Rekomendasi
Pasien) • Penjadwalan Survei
1. Pelaporan IMUT
Bulanan
Sinkronisasi Data IMUT 2. Pelaporan IKP
SIRSAK
• Data Pasien Sistem Informasi RS

• Data PPA (Profesional Pemberi SEP - VClaim

Asuhan) BPJS
• Rekam Medis (Asesmen Awal +
Ulang) E-Klaim
• Asuhan Terintegrasi: Medis, InaCBG
Keperawatan, Gizi, Farmasi
• Inventori Obat dan Alat
Penunjang
 GAMBARAN UMUM

SISMADAK : sistem manajemen dokumen akreditasi rumah

sakit.
Adalah sistem manajemen pengelolaan dokumen akreditasi
(baik regulasi maupun bukti implementasi) dengan
menggunakan teknologi informasi (IT) serta dokumentasi
manajemen mutu dan keselamatan pasien
 KENAPA HARUS MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI
o Dokumen yang harus disiapkan rumah sakit sangat banyak
o Dokumen regulasi bentuknya mulai dari kebijakan, pedoman, panduan,
program sampai kepada SPO
o Dokumen regulasi diperlukan bukan hanya pada satu unit, seringkali satu
regulasi digunakan oleh banyak unit pelayanan/unit kerja
o Dokumen bukti implementasi yang paling banyak berada pada berkas rekam
medis yang jumlahnya juga banyak dengan banyak variasi untuk unit
pelayanan/unit kerja yang berbeda
o Selain berkas rekam medis dokumen bukti implementasi juga dalam bentuk
formulir-formulir yang jumlahnya juga cukup banyak
o DLL
 FUNGSI SISMADAK

DOKUMENTASI DOKUMENTASI MANAJEMEN LAPORAN I.K.P

REGULASI DOKUMEN BUKTI MUTU

BAHAN EDUKASI DAN

SIMULASI
Fungsi aplikasi SISMADAK:

1. Mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali regulasi dan

dokumen bukti yang berhubungan dengan akreditasi
2. Mendokumentasikan capaian indikator mutu rumah sakit baik indikator
mutu klinis, manajemen, sasaran keselamatan pasien maupun indikator
mutu yang diwajibkan oleh Kementerian Kesehatan
3. Mendokumentasikan laporan insiden keselamatan pasien yang berguna
untuk proses belajar rumah sakit agar insiden tersebut dapat dicegah
dikemudian hari
4. Mendokumentasikan video simulasi sebagai implementasi sesuai dengan
Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit yang berguna untuk proses
edukasi bagi staf rumah sakit.
 PENGELOLAAN SISMADAK
Pengelolaan Aplikasi SISMADAK dilakukan oleh pihak rumah sakit dan tersimpan dalam server
rumah sakit dalam hal tertentu terkoneksi dengan server KARS yaitu:
1. Pendokumentasian regulasi dan dokumen bukti sepenuhnya dikelola oleh rumah sakit dan bila
KARS atau surveior menghendaki untuk akses diperlukan izin dari rumah sakit
2. Pengumpulan, verifikasi/validasi dan entri data ke dalam indikator mutu SISMADAK dilakukan
oleh rumah sakit dan rumah sakit akan mendapatkan indikator mutu sesuai dengan data yang
dimasukkan. Indikator mutu ini terkoneksi dengan Sistem Informasi KARS (SIKARS) untuk
diolah menjadi indikator mutu nasional maupun provinsi. Indikator ini bermanfaat bagi rumah
sakit dalam rangka melakukan benchmarking.
3. Pelaporan insiden keselamatan pasien baik sentinel, kejadian tidak diharapkan (KTD), kejadian
nyaris cedera (KNC) dientri oleh rumah sakit dan terkoneksi dengan SIKARS terkait dengan
kewajiban rumah sakit untuk melaporkan kepada KARS bila terjadi sentinel.
4. Pendokumentasian video simulasi yang disiapkan oleh rumah sakit dan akses sepenuhnya di
pihak rumah sakit.
 PERAN DIREKTUR DALAM SISMADAK

1. Menyediakan anggaran untuk perangkat lunak maupun perangkat

keras untuk mendukung berfungsinya SISMADAK seperti pengadaan
server, jaringan dan pemeliharaan
2. Agar SISMADAK berfungsi dengan optimal maka Direktur melakukan
koordinasi dengan staf Teknologi Informasi Rumah Sakit, penanggung
jawab (PJ) Akreditasi RS
3. Mengatur hak akses bagi seluruh pejabat dan staf rumah sakit
4. Meninjau secara berkala implementasi SISMADAK melalui dashboard
5. Menggunakan data SISMADAK untuk menunjang pengambilan
keputusan
6. Mengembangkan inovasi baru dalam memanfaatkan SISMADAK
 KENDALA DALAM IMPLEMENTASI SISMADAK

• Keterbatasan jaringan internet sehubungan SISMADAK berbasis

web
• Keterbatasan jumlah dan kompetensi staf Teknologi Informasi di
rumah sakit
• Merubah kebiasaan penggunaan dokumentasi manual ke
dokumentasi elektronik dalam persiapan dokumen untuk itu staf
rumah sakit terkait harus mendapatkan pelatihan penggunaan
SISMADAK
 MANFAAT SISMADAK BAGI RS
1. Mempercepat proses akreditasi
2. Mempercepat proses pencarian dokumen regulasi dan dokumen
bukti
3. Menghindari kepemilikan regulasi dan dokumen bukti oleh pokja
tertentu (berpokja ria)
4. Memiliki Penyimpanan dokumen yang terintegrasi (antar pokja dan
unit)
5. Mencegah kerusakan/kehilangan dokumen
6. Mengurangi biaya pembelian kertas dan biaya fotokopi dokumen
7. Mengurangi kebutuhan ruang untuk penyimpanan dokumen kertas
 MANFAAT SISMADAK BAGI RS
8. SISMADAK dapat diakses baik intranet/internet
9. Mengurangi penyebaran virus dibandingkan apabila penggunaan
flashdisk
10. Menjamin kontinuitas dokumen walaupun ada pergantian staf
11. Mempermudah rumah sakit dalam proses telaah dokumen saat survei
akreditasi dengan jalan memberikan akses kepada surveyor
12. Meningkatkan kemampuan Asesor Internal RS untuk melakukan evaluasi
dan monitoring (MONEV) persiapan akreditasi
13. Mendukung program pemerintah dalam hal pengumpulan data indikator
mutu RS secara nasional
14. Mempermudah RS melakukan benchmarking mutu
 MANFAAT SISMADAK UNTUK KARS

• Surveior dapat melihat dokumen regulasi satu minggu

sebelum survei dimulai dan satu minggu setelah survei)
• Peningkatan kualitas hasil laporan survei karena surveior
memiliki waktu yang cukup untuk melakukan penelusuran
di lapangan
• Memiliki Indikator mutu nasional yang kemudian diberikan
kepada RS untuk benchmarking
Contoh Tampilan Aplikasi SISMADAK

Dashboard Self
Assessment

File
Manager
Benchmar
k Indikator
Mutu
 KENAPA HARUS MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI

o Dokumen Peningkatan mutu dan keselamatan pasien

sangat banyak
o Indikator mutu jumlahnya lebih dari sangat banyak
o Indikator mutu harus dikelola dengan baik
 1. PERAN SISMADAK DALAM DALAM
MENDOKUMENTASI REGULASI DAN DOKUMEN
BUKTI (IMPLEMENTASI)
 SISMADAK MEMUDAHKAN PROSES SURVEI AKREDITASI

o Dokumen regulasi & dokumen bukti rumah sakit sudah tersusun secara
sistimatis
o Dokumen regulasi sudah bisa dipelajari oleh surveior sebelum hari
survei
o Pada saat survei pelaksanaan telusur regulasi hemat waktu dan tidak
membuat staf/pokja kalang kabut mencari dokumen regulasi
o Dokumen regulasi dapat dilihat sewaktu waktu dan dari hotel selama
waktu survei
 AKREDITASI MENGHENDAKI DOKUMEN YANG
STANDAR
• Dalam persiapan regulasi rumah sakit harus membuat dokumen yang
baku baik pola, bentuk dan tata naskah agar tidak membingungkan
staf pelaksana serta menjadi ciri yang khas dari rumah sakit.
• Sesuai standar akreditasi (TKRS 2 EP 6) direktur rumah sakit
menjamin kepatuhan staf rumah sakit pada regulasi rumah sakit,

maka seharusnya semua staf dapat segera

mengakses regulasi rumah sakit yang telah ditetapkan
oleh direktur rumah sakit.
 Regulasi
Nasional/
Referensi

Regulasi RS:
• Kebijakan
• Pedoman/
Panduan
• SPO

18
 MANFAAT SISMADAK BAGI DIREKTUR
RS
DIREKTUR RS
1. Dapat memonitor capaian mutu dari indikator mutu , baik indikator mutu
nasional, mutu klinik, manajerial maupun sasaran keselamatan pasien.
2. Dapat memonitor seberapa jauh persiapan akreditasi yang telah dilakukan
3. Dapat memonitor mutu RS nya dibandingkan dengan mutu tingkat nasional
maupun tingkat propinsi
4. Memiliki data base profil RS secara lengkap dan langsung dapat melihatnya,
misalnya database kepegawaian, data base pendidikan.
5. Dapat melaporkan insiden keselamatan pasien secara tertutup kepada KARS,
serta memperoleh feedback-nya
BEKERJA LEBIH NYAMAN
SISTIMATIKA PENYUSUNAN DOKUMEN
SUDAH TERATUR DENGAN SENDIRINYA
PROSES SELF ASESMEN DAPAT DILAKUKAN KAPAN SAJA
 PERAN SISMADAK MENDUKUNG
PENINGKATAN MUTU KESELAMATAN
PASIEN

INDIKATOR MUTU
 SISMADAK MENDUKUNG PMKP
o SISMADAK tersedia 78 indicator mutu RS:
1. Indikator mutu klinik
2. Indikator Mutu manajemen
3. Indikator Sasaran Keselamatan Pasien
o Kemenkes telah menetapkan 12 indicator mutu kunci rumah sakit

o SISMADAK MENYEDIAKAN INDIKATOR SEMUA INDIKATOR MUTU

TINGKAT NASIONAL MAUPUN PROVINSI YG DAPAT DIGUNAKAN
UNTUK BENCHMARKING
Benchmarking
data/
kontribusi data
PENGUKURAN MUTU PERAN :
based external NASIONAL - DIREKTUR RS
- - PARA KA BID
- KOMITE PMKP
- PIC DATA

PENINGKATAN
MUTU DALAM PENGUKURAN MUTU
SNARS Edisi 1 PRIORITAS RS
Sistem Manajemen
data
- Pemilihan
- Pengumpulan
- Analiisi
PENGUKURAN MUTU - Validasi
PRIORITAS UNIT - Feedback
Sumber - Publikasi
data di unit

KKS-24 JANUARI 2018 27

 PERAN SISMADAK DALAM
PELAPORAN DAN ANALISIS
INSIDEN KESELAMATAN PASIEN
• SNARS ED 1 MEWAJIBKAN RS, BILA TERJADI INDSIDEN DI RUMAH SAKIT HARUS
MENJADI PROSES BELAJAR SEHINGGA INSIDEN TERSEBUT TAK TERJADI LAGI DI
KEMUDIAN HARI
• I.K.P TERDIRI DARI : KTD, KNC, KTC, SENTINEL
• KEJADIAN SENTINEL DI RS HARUS MELAPORKAN KEPADA KARS DLAM 5X 24 JAM KE
KARS DAN 45 HARI KEMUDIAN HARUS SUDAH MENGIRIMKAN RCA NYA KE KARS
MELALUI SISMADAK.
• LAPORAN I.K.P MELALUI SISMADAK DIHARAPKAN MEMILIKI TINGKAT KEAMANAN
YG LEBIH DIBANDINGKAN DENGAN MELALUI EMAIL.
• DATA DI SIMADAK DAPAT DIOLAH OLEH RS
 PELAPORAN INSIDEN

• Bagaimana cara membuat Laporan Insiden?

Karyawan diberikan pelatihan mengenai sistem pelaporan insiden
mulai dari maksud, tujuan dan manfaat laporan, alur pelaporan, bagaimana cara mengisi
formulir laporan insiden, kapan harus melaporkan, pengertian-pengertian yang
digunakan dalam sistem pelaporan dan cara menganalisa laporan.

Masalah yang sering menghambat dalam Laporan Insiden

o Laporan dipersepsikan sebagai pekerjaan perawat
o Laporan sering disembunyikan / underreport, karena takut disalahkan.
o Laporan sering terlambat
o Bentuk laporan miskin data karena adanya budaya menyalahkan (blame culture)
 PERAN SISMADAK DALAM EDUKASI SIMULASI
SNARS ED 1

• RS DAPAT MEMBUAT VIDEO PENDEK TENTANG

BERBAGAI SIMULASI YG DIMINTA DALAM SNARS MISAL
SIMULASI RJP, CUCI TANGAN DLL
• VIDEO DI UPLOAD KE SISMADAK
• STAF RS DIBERI AKSES UNTUK DAPAT MELIHAT VIDEO
EDUKASI SIMULASI DALAM SNARS
 KESIMPULAN
o SISMADAK merupakan alat bantu teknologi informasi yang sangat
bermanfaat bagi rumah sakit dalam proses akreditasi rumah sakit
o SISMADAK memudahkan proses survei akreditasi
o SISMADAK menghemat waktu pencarian dokumen regulasi
o SISMADAK menjamin akurasi penilaian surveyor atas regulasi RS
o SISMADAK berguna untuk sarana benchmarking indikator mutu
o SISMADAK wajib digunakan oleh rumah sakit yang akan mengikuti
akreditasi.
 SEKIAN
TERIMA KASIH

. KARS 37