FORMULIR ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi
a. Eselon I :
b. Eselon II :-
c. Eselon III :Rumah Sakit Umum Daerah
d. Eselon IV :Sub bagian Tata Usaha
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Direktur

Kepala Sub Bagian Tata

Usaha

Pengelola Kepegawaian

Bendahara

Analis Perencanaan Evaluasi

dan Pelaporan

Pengadministrsai Umum

5. Ikhtisar Jabatan :
Mengadministrasi surat dengan menerima, membaca, mencatat, mengangenda,
mendistribusikan surat masuk dan memintakan tanda tangan konsep surat,
mengendali dan memberi nomor, serta menyimpan arsip dan menyediakan ATK
sesuai dengan peraturan dan petunjuk teknis yang berlaku untuk mendukung
tertib administrasi dilingkungan kerja.
6. Uraian Tugas :
a. Mengagenda dan mendokumentasikan surat-surat masuk untuk diteruskan
kepada yang menangani dan dokumen kedinasan sesuai dengan prosedur
yang berlaku untuk keperluan menyelesaikan tugas;
Tahapan :
1) Menerima , membaca, mencatat surat-surat masuk
2) Memberi lembar disposisi
3) Mengagendakan Surat

[1]
 4) Mengajukan ke Direktur
b. Mendistribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi pimpinan agar
ditangani lebih lanjut demi kelancaran pelaksanaan tugass;
Tahapan :
1) Surat dicatat di buku besar surat masuk
2) Menyortir surat sesuai dengan disposisi
3) Didistribusikan sesuai dengan disposisi Direktur
4) Digandakan apabila diperlukan
c. Menyiapkan bahan surat keluar dengan mencatat pada buku Keluar sesuai
dengan prosedur untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Melabel dan menyiapkan surat
2) Memintakan tanda tangan pimpinan
3) Meneruskan surat kepada yang menangani
d. Memberi nomor surat keluar dengan sistem kode kearsipan yang telah
ditentukan agar mudah pelacakannya;
Tahapan :
1) Mencatat nomor surat keluar sesuai dengan kode klasifikasi penomeran
dan urutan nomer
2) Diteruskan kepada yang menangani
3) Digandakan/difoocopy apabila diperlukan
e. Menata arsip aktif sesuai dengan klasifikasi dan nomor surat agar mudah
menemukan kembali;
Tahapan :
1) Menyiapkan surat/dokumen
2) Menyiapkan outner, dimasukkan ke outner sesuai dengan klasifikasi
surat
3) Ditata dialmari
g. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang
berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;
1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
2) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik
tertulis maupun lisan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi agar kegiatan
kedinasan dapat berjalan lancar;
Tahapan :
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

[2]
7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. Peraturan perundang-undangan Pedoman Pelaksanaan Tugas
dan Petunjuk teknis
2. Arsip Sebagai dokumen

3. Surat Melaksankan Tugass

4. Hasil Evaluasi dan Laporan Penelaahan Pelaksanaan Tugas
5. Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Alat Kerja Digunakan dalam tugas

1. Peraturan Perundang-undangan Melaksanakan Tugas
2. SOP dan Petunjuk Teknis Melaksanakan Tugas
3. Perangkat Komputer Menunjang Pelaksanaan Tugas
4. ATK Menunjang Pelaksanaan Tugas

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan

1. Dokumentasi Surat Masuk Dokumen

2. Mendistribusikan surat masuk Kegiatan

3. Bahan Surat Keluar Dokumen

4. Dokumentasi Surat Keluar Dokumen

5. Dokumentasi Arsip Kegiatan

6. Laporan Pelaksanaan Tugas Dokumen

7. Laporan Pelaksanaan tugas Dokumen

kedinasan lain

10. Tanggung Jawab :

a. Kelancaran proses surat masuk dan keluar
b. Kerapihan dokumen
11. Wewenang :
a. Memelihara surat-surat dan dokumen

[3]
12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Kasubag Tata Usaha Subbagian Tata Meminta arahan
Usaha pelaksanaan tugas dan
pemyampaian laporan
2. Jabatan Pelaksana Subbagian Tata Pelaksanaan Tugas
dilingkup Subbagian Usaha
Tata Usaha
3. Pejabat yang Instansi Terkait Pelaksanaan Tugas
berwenang pada unit
kerja/instansi

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Normal
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan ruangan Luas
5. Letak Datar
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan tempat kerja Bersih dan Nyaman
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru :Pengatur, II/a
b. Pendidikan :SMA/DI/DII/D-III (Diploma Tiga) Bidang Manajemen
Perkantoran/ Administrasi Perkantoran / Tata
Perkantoran / Bidang Lain yang relevan dengan
tugas jabatan
c. Diklat :
1) Penjenjangan : -
2) Teknis : -
d. Pengalaman Kerja :
1) -

[4]
 e. Pengetahuan Kerja :
1)Memahami Administrasi Umum dan Administrasi Perkantoran
f. Keterampilan Kerja :
1) Mengelola Administrasi Perkantoran
2) Berkomunikasi lisan dan tulisan
3) Mengoperasikan komputer
g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensi
2) V: Verbal
3) Q: Ketelitian
h. Temperamen :
1) P : Kemampuan Menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang
lain lebih dari hanya penerimaan dan perbuatan instruksi.
2) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatn yang berulang atau
secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan
perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu
3) T : Kemampuan menyesuaikandiri dengan situasi yang
menghendakipencapaian dengan tepat menurut perangkat batas,
toleransi atau standar-standar tertentu
i. Minat Kerja :
1) 1.b = Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan
komunikasi data
2.b = Pilihan melakukan kegiatan yang bersifat ilmiah dan teknik
2) 3.a = Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin, konkrit, teratur.
j. Upaya Fisik :
1) Berbicara
2) Duduk
3) Berjalan
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Pria/Wanita
2) Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : rapi
l. Fungsi Pekerjaan:
1) Data : D2 : Menganalisis data, D3 : Menyusun Data
2) Orang : O6 : Berbicara/Memberi Tanda, 08 : Menerima Instruksi
3) Benda : -

[5]
16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu penyelesaian Volume

No Hasil Kerja
(menit) (setahun)
1. Dokumentasi Surat Masuk 600 1

2. Mendistribusikan surat masuk 600 1

3. Bahan Surat Keluar 1500 1

4. Dokumentasi Surat Keluar 300 1

5. Dokumentasi Arsip 900 12

6. Laporan Pelaksanaan Tugas 300 12

7. Laporan Pelaksanaan tugas 300 12

kedinasan lain

17. Butir Informasi Lain :-

[6]