KONSEP DASAR ADMINISRASI KEPEGAWAIAN

Administrasi kepegawaian selalu dikaitkan dengan pegawai atau

karyawan. Dalam proses administrasi kepegawaian membahas segala
sesuatu yang berhubungan dengan pegawai. Menurut Slamet Saksono
(1995) “administrasi kepegawaian merupakan cabang ilmu administrasi
yang paling menentukan bagi kehidupan suatu organisasi. Administrasi
kepegawaian pada hakikatnya adalah manusia yang sekaligus juga objek
atau tujuan kegiatan dari organisasi itu sendiri”.
Pengertian administrasi kepegawaian menurut Widjaja (1986) dapat
dirumuskan sebagai berikut:
a. Sebagai “ILMU” Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga
manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.
b. Sebagai “PROSES” Proses penyelenggaraan politik kepegawaian
(kebijaksanaan politik kepegawaian= personnel policy) atau program
kerja/ tujuan berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang
digunakaan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
c. Sebagai “FUNGSI” Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja
manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk
mencapai tujuan.
d. Sebagai “SENI” Seni memilih pegawai baru serta menggunakan
pegawaipegawai lama dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari
segenap tenaga kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang
maksimal baik mengenai jumlah maupun mutunya.
Istilah administrasi kepegawaian atau personnel administration di
Amerika Serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan
personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia,
ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian
(personnel management) baik dalam bidang pemerintahan maupun bidang
bisnis.
Felix A. Nigro (1988) mengatakan bahwa personnel administration
is the art of selecting new employees and making use of old ones in such
manner that the maximum quality and quantity of output and service are
obtained from the working force. Pendapat di atas memberikan gambaran
bahwa administrasi kepegawaian merupakan seni dalam memilih pegawai
baru dan mengelola pegawai lama sehingga hasil kerja dan dapat
memberikan pelayanan yang maksimum.
Kegiatan administrasi kepegawaian, menurut Felix A. Nigro,
meliputi:
a. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai
yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
b. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil
dengan mempertimbangkan saingan yang berat dari sektor swasta.
c. Penarikan tenaga kerja yang baik.
d. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai
yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
e. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud menambah keterampilan
pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka
untuk kenaikan pangkat.
f. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang
cakap.
g. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan
pegawai dengan adanya sistem jabatan. Pegawai-pegawai yang baik
ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya
sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
h. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.
i. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta
disiplin pegawai.
Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa
administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari
administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai
pegawai-pegawai negara. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian
negara meliputi:
a. Analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
b. Rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
c. Training;
d. Penggajian;
e. employee counselling;
f. personnel relations;
g. disiplin dan moral;
h. catatan kepegawaian.
Paul Pigors dan Charles A. Myers (1974) dalam Personnel
Administration memberikan definisi administrasi kepegawaian sebagai
seni memperoleh, memajukan, dan memelihara kecakapan serta
kekuatan kerja sedemikian rupa untuk menyelesaikan fungsi-fungsi dan
tujuan organisasi dengan efisiensi dan ekonomis yang maksimum.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa administrasi
kepegawaian sebagai suatu tata cara atau prosedur mengorganisasi dan
memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka
mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari sesuai kemampuan yang
dimilikinya.
Apabila kita rumusan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
pengertian ini lebih menekankan dua hal, yaitu:
a. Administrasi kepegawaian didasarkan sudut pandang dan teknik-
teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja;
b. Administrasi kepegawaian adalah upaya untuk membantu individu
untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk
mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya,
tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
Dalam rumusan tersebut, terkandung anggapan bahwa jika orang
diperlakukan sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga
sebagai anggota kelompok yang bekerja sama, mereka akan memberikan
kontraprestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya
untuk organisasi, tempat mereka menjadi bagian yang penting. Pegawai-
pegawai akan lebih bahagia dan akan bekerja lebih efektif daripada selalu
disodori aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan atau tidak bebas
bekerja).
Manajer yang berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak
bekerja sama, bukan karena ia mempunyai kekuasaan dan dapat
memerintahkan mereka untuk melaksanakan pekerjaan yang
 dikehendakinya, tetapi karena ia seorang pemimpin yang dicintai oleh
bawahannya sehingga orang-orang ini suka bekerja dengan giat dan baik.
Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan
persoalan manajemen. Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang
jelas dan latihan-latihan yang efektif sehingga orang-orang tersebut
mengetahui dan cakap serta terampil mengerjakan apa yang diharapkan.
Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan dari bawahan secara terus-
menerus dan memberitahukan bagaimana sebaiknya mereka bekerja.
Manajemen harus terus-menerus berusaha mencapai hasil pekerjaan
yang lebih baik dengan jalan mendorong, mengajak, memberi semangat,
dan motivasi. Dari uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa manajemen
kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi kepegawaian.
Selanjutnya, administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai
segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan
tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu. Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar
pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa, dan
pemberhentian.
Untuk memantapkan pandangan dan pengertian lebih luas
mengenai administrasi kepegawaian, beberapa pendapat tentang
administrasi kepegawaian menurut beberapa ahli, sebagai beriktu:
Jika ditelaah lebih lanjut pendapat para ahli seperti
dikemukakanoleh paraahli, maka inti dari pengertin administrasi
kepegawaian pada dasarnya tujuan mereka adalah sama. Walaupun
berbeda gaya bahasanya, yang ditekankan adalah masalah
kepegawaian. Administrasi kepegawaian melakukan aktivitas merekrut
pegawai, setelah itu perlu diseleksi dan dikembangkan untuk keperluan
organisasi. Administrasi kepegawaian adalah merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan pegawai untuk
berbagai tujuan.
Atau dapat pula dikatakan bahwa administrasi kepegawaian
mempunyai dua fungsi, yaitu fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi
operatif (yang bersifat teknis). Fungsi manajerial administrasi kepegawaian
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
Fungsi operatif administrasi kepegawaian meliputi pengadaan,
pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pensiun.