Marketing Department

Struktur Organisasi Departement Marketing

Marketing Manager
(Aniska Septi
Anggono )

Ast Manager Ast Manager Market

Marketing Technical Development
Support Product

Job Description Marketing Manager:

1. Memastikan terlaksananya perencanaan dan koordinasi kegiatan pemasaran makanan,
bekerja sama dengan fungsi terkait lainnya, Jalur distribusi pemasaran yang dijaga
kinerjanya, serta didukung implementasi system manajemen pemasaran untuk mencapai
sasaran kerja terbaik berupa laba maksimum, customer satisfaction, dan kualitas layanan
Penjualan terbaik.
2. Pelaksanaan kegiatan Intelijen Pasar dan mengimplementasikan strategi pengembangan
pasar
3. Mengusulkan segi komersial peluncuran pasar/jaringan baru; struktur harga jual dan lain
lain.
4. Mengusulkan pengembangan produk baru, yang mencakup strategi pemasaran dalam
spesifikasi produk, harga, distribusi dan promosi

Job Description Ast Manager Market Development :

1. Melaksanakan kegiatan pengembangan pasar dalam penjualan
2. Aktivitas market intelijen untuk mencapai sasaran kerja terbaik
3. Mencari peluang pengembangan produk baru dan atau layanan baru
4. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan penjualan
Job Description Ast Manager Technical Support:
1. Memformulasikan harga jual produk
2. Merencanakan perhitungan minimum penjualan produk
3. Merencanakan dan memonitor pelaksanaan survey kepuasan dan loyalitas pelanggan
4. Memonitor pelaksanaan keluhan pelanggan melalui call center KURAWA (10-000)
5. Mempersiapkan strategi promosi dan pengembangan produk baru

Departement Marketing Memiliki aturan tersendiri dalam kinerjanya yaitu :

A. Item yang dijual untuk semua produk tiap harinya
B. Penjualan setiap jenis masakan bervariasi
C. Tepat waktu dalam delivery order
D. Aturan potongan harga
1. Pembelian mencapai jumlah tertentu akan mendapatkan potongan harga sebesar 5-10 %
berlaku untuk semua jenis masakan. Rincian potongan harga sebagai berikut:
 Pembelian > 300 porsi potongan harga sebesar 5%
 Pembelian > 500 porsi potongan harga sebesar 10%
2. Memberikan harga promosi untuk launching produk baru selama kurun waktu yang
ditentukan.
E. Term of Payment
1. Minimum pembayaran di awal adalah 50 % untuk penjualan dalam jumlah besar terhadap
Customer.
2. Pelunasan dilakukan setelah barang sampai kepada customer yang melakukan pemesanan
diantar
F. Pengaturan dan pembayaran pajak dikordinasikan dengan bagian finance.
G. Media Promosi
1. Media cetak (koran, brosur, majalah)
2. Media online dan elektronik (website, radio, televisi)
H. Delivery Order
Hanya melayani Pengiriman di wilayah Bodebek
I. Prosedur kebijakan yang dilakukan:
1. Garansi penggantian product jika kemasan rusak
2. Pembayaran dilakukan secara langsung atau transfer.
3. Pembuatan form yang akan digunakan seperti, sales order, surat jalan, dan brosur.
 Purchasing Department CV. Kurawa

Tujuan Purchasing
Tujuan manajemen purchasing adalah mendapatkan efisiensi operasi melalui integrasi
semua perolehan, pergerakan bahan baku dan bahan pengemas di perusahaan.
Tugas-Tugas Departemen Purchasing
Secara umum tugas-tugas yang dilakukan departemen purchasing mencakup:
a. Merancang hubungan yang tepat dengan pemasok (supplier)
Hubungan pemasok dapat bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan
transaksional jangka pendek. Bagian purchasing bertugas mengatur relationship portofolio
untuk semua pemasok dan juga menetapkan berapa jumlah pemasok yang harus dimiliki
untuk tiap jenis item.
b. Memilih pemasok (supplier)
Untuk pemasok (supplier) utama yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka
panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang pemasok untuk
melakukan presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan sebagainya.
c. Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok
Kegiatan purchasing selalu membutuhkan bantuan teknologi seperti telepon dan fax.
Berkembangnya electronic procurement yaitu aplikasi internet untuk kegiatan purchasing
dapat membantu perusahaan untuk meilih katalaog elektronik yang bisa mengakses
berbagai data supplier. Electronic procurement juga dapat membantu perusahaan untuk
memilih pemasok melalui proses e-auction dan e-bidding.
d. Menjaga data item yang dibutuhkan dan data pemasok (supplier)
Departemen purchasing harus memiliki data yang lengkap tentang item yang dibutuhkan
maupun data pemasok mereka. Beberapa data pemasok yang penting untuk dimiliki adalah
nama dan alamat masing-masing pemasok, item apa yang mereka pasok, harga per unit,
lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi pemasok.

e. Melakukan Pembelian
Melakukan pembelian adalah pekerjaan paling rutin yang dilakukan oleh departemen
purchasing. Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian
rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.
f. Mengevaluasi kinerja pemasok
Penilaian kinerja pemasok juga pekerjaan yang sangat penting dilakukan untuk
menciptakan daya saing yang bekelanjutan. Bagi perusahaan pembeli, kinerja pemasok
bisa digunakan sebagai dasar untuk menentukan volume pembelian maupun untuk
menentukan peringkat pemasok.
Bisnis Proses purchase order
Proses bisnis untuk purchase order adalah sebagai berikut:
1. Purchase Order - Draft
Pada proses ini staf purchasing akan memasukkan informasi purchase order
2. Purchase Order - Execute
Kepala bagian pembelian akan mengesahkan purchase order
3. Cetak Purchase Order
Staf administrasi pembelian akan mencetak purchase order dan memfax ke vendor
4. Down payment - draft
Seorang staf bagian keuangan/finance akan melakukan input down payment yang akan
dilakukan.
5. Transfer
Bagian kasir akan melakukan pembayaran
6. Down payment - Execute
Setelah dilakukan pembayaran maka down payment tadi disahkan oleh kepala kasir.
Pada transaksi ini akan mengupdate advance purchase(debit) dan kas(kredit)
7. Receive order - Draft
Bagian gudang kemudian menerima barang dan memasukkan datanya ke dalam aplikasi.
Bagian gudang harus mencocokkan barang yang diterima dengan purchase order
8. Receive order - Execute
Kepala gudang akan mengesahkan receive order yang telah dibuat.
Pada proses ini kuantitas barang akan bertambah, price_unit juga terupdate
9. Menerima invoice dari vendor
Bagian finance kemudian menerima invoice dari vendor, mencocokkan dengan purchase
order dan receive order.
Jika sudah sesuai kemudian memasukkannya ke dalam aplikasi
10. Pengesahan invoice dari vendor
Invoice tersebut kemudian disahkan.
Pada tahap ini akan mengupdate akun inventory(debit) dan account payable (credit)
11. Batch payment - draft
Bagian finance akan memilih invoice mana yang akan dibayar kemudian memasukkannya
ke dalam batch payment.
12. Transfer
Bagian kasir kemudian melakukan pembayaran
13. Batch payment - execute
Kepala kasir kemudian mengesahkan batch payment.
Pada proses ini akan mengupdate akun account payable (debit) dan kas (kredit)
 STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMEN PURCHASING

Purchasing Dept
Head :
Abdur Rahim

Inventory Sec Vendor Production and

Warehouse Sec Head : Buyer Sec Head : Management Sec Administration
Head :
TBA TBA Head : Support :
TBA
TBA TBA

Material Move Receiving Line

Line Head : Head :
TBA TBA

Job Description :

 Purchasing Dept Head

1. Menjalankan dan memonitor pemenuhan permintaan pembelian.
2. Memastikan semua aktivitas pelaksanaan pembelian dapat dijalankan sesuai
prosedur, standar mutu dan ketentuan yang berlaku
3. Mengkoordinasi meeting internal secara berkala untuk memonitor kinerja
departemen secara keseluruhan dan mencari solusi permasalahan yg dihadapi
4. Mendorong perkembangan dan peningkatan ketrampilan personil serta
mendiskusikan dengan atasan perbaikan, peningkatan dan coaching yg diperlukan
5. Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa ketepatan berdasarkan
anggaran

 Warehouse Section
1. Melakukan kontrol atas barang yang masuk ke gudang dan yang disimpan di gudang
2. Melaporkan proses material handling
 Material Move Line Head
1. Mengontrol lokasi penyimpanan material
2. Melakukan replenishment stock
3. Memonitor pengeluaran barang dari gudang
 Receiving Line Head
1. Mengontrol penerimaan barang dari supplier
 2. Melakukan proses Good Receive atas barang yang datang (stamp, proses data
entry dan tanda tangan pada invoice).
3. Melakukan pengecekan barang yang akan masuk ke gudang

 Inventory Section
1. Kontrol stock barang di gudang
2. Menjalankan proses PR (Purchase Requisition)
3. Menghitung safety stock barang di gudang
4. Menghitung forecast dan lead time supply
5. Mengontrol permintaan barang

 Buyer Section
1. Menjalankan proses PO (Purchase Order) ke supplier
2. Menghitung dan mengontrol qty yang di submit dari PR
3. Follow up barang dari supplier
4. Melakukan Laporan pembelian

 Vendor Management Section

1. Mengadakan seleksi dan evaluasi pemasok serta mengajukan permintaan perbaikan
atau peningkatan kinerja pemasok sesuai dengan standar yg diperlukan.
2. Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan
pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk
melakukan seleksi supplier
3. Mengontrol Supply Ability atas supplier.

 Production and Administration Support

1. Melakukan proses tagihan dari vendor atau supplier
2. Melakukan pengecekan atas PO yang di issue, invoice dari supplier dan data Good
Receive (GR)
3. Melakukan pembayaran kepada pihak supplier
4. Melakukan kontrol budget.
 PURCHASE REQUISITION

User Request :
Tanggal :
Section :

No Item Qty Remark

Request by Approved by

(......................) (.....................)
 PURCHASE ORDER

To :
Attention :
Firm Order No :
For The Month of :
Firm Order Date :
Supplier Fax No. :

Schedule Forecast
No. Nama Barang Qty Remark
Delivery N+1 N+2 N+3

Please reply your supply confirmation by fax

Messrs.
Phone :
Fax :

SUPPLIER PT.

CONFIRM Purchasing Dept

Approved by Checked by Prepared by
Sistem Pencatatan Persediaan
Sistem pencatatan persediaan yang lazim digunakan ada dua macam yaitu:
1. Sistem fisik (physical inventory system)
2. Sistem Perpetual (perpetual inventory system).
Sistem Fisik (Physical Inventory System)
Sistem persediaan fisik atau periodik adalah sistem dimana harga pokok penjualan
dihitung secara periodik dengan mengandalkan semata-mata pada perhitungan fisik
tanpa menyelenggarakan catatan hari ke hari atas unit yang terjual atau yang ada
ditangan. Sistem fisik digunakan untuk menentukan jumlah kuantitas persediaan barang
dan dilakukan pada akhir periode akuntansi. Cara perhitungan harga pokok penjualan
dilakukan seperti berikut ini :
Pesediaan Awal xxx
Pembelian xxx +
Barang tersedia untuk dijual xxx
Persediaan Akhir xxx –
Harga Pokok Penjualan xxx
===
Ciri-ciri sistem fisik atau periodik adalah sebagai berikut :
 Pemasukan dan pengeluaran persediaan tidak dicatat dan tidak diperhitungkan
dalam suatu catatan tertentu.
 Pembelian barang dicatat dengan mendebit rekening pembelian bukan persediaan
barang.
 Perhitungan persediaan akhir sekaligus digunakan untuk perhitungan harga pokok
penjualan dengan menggunakan jurnal penyesuaian.

Sistem ini cukup sederhana dan mudah diterapkan, tetapi kurang baik untuk pengawasan
persediaan, karena kekurangan persediaan yang hilang tidak dapat dideteksi dan manajemen
tidak memiliki alat untuk mengetahui jumlah persediaan setiap saat.

Sistem Perpetual (Perpetual Inventory System)

Sistem persediaan perpetual adalah suatu sistem yang menyelenggarakan pencatatan terus-
menerus yang menelusuri persediaan dan harga pokok penjualan atas dasar harian. Perkiraan
persediaan didukung dalam kartu-kartu pembantu persediaan (kartu persediaan). Kartu
persediaan digunakan untuk mencatat transaksi setiap jenis persediaan, memuat nama barang,
tempat penyimpanan barang, kode barang dan kolom-kolom yang dipakai untuk mencatat
transaksi adalah tanggal, pembelian (pemasukan), penjualan (pengeluaran) dan sisa atau saldo
persediaan.
 Berikut contoh kartu persediaan :
Nama perusahaan : Kode barang :
Jenis barang : Gudang :

T Pembelian Penjualn Saldo

tgl. Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah

Ciri-ciri pengelolaan persediaan dengan sistem perpetual adalah sebagai berikut :

 Setiap terjadi pembelian barang dicatat dengan mendebit rekening persediaan barang.
 Setiap terjadi pengeluaran barang (penjualan) dicatat mengkredit persediaan sejumlah
harga pokok penjualan.
 Setiap saat dapat diketahui jumlah kuantitas sisa atau saldo persediaan.

Sistem perpetual memudahkan dalam penyusunan neraca dan laporan perhitungan laba rugi
karena penentuan persediaan akhir tidak perlu lagi menghitung fisiknya tetapi perhitungan
fisiknya tetap dilakukan untuk tujuan pengawasan terhadap persediaan barang.
Kebijakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja Departemen Purchase

Safety Policy of Production Department

Dikeluarkan : April 2014

Perbaikan : – draft-
Tgl Berlaku : Mei 2014
Halaman : 1/1
Distribusi : All Production Employee

Departemen Purchase CV. Kurawa berkomitmen secara bersungguh-sungguh untuk melaksanakan

Keselamatan dan Kesehatan Kerja di seluruh proses produksi.
Kami berkeyakinan bahwa seluruh karyawan adalah aset yang sangat berharga bagi perusahaan,
oleh karena itu merupakan prioritas utama kami untuk melindungi seluruh karyawan dari
penyakit kerja, kecelakaan kerja dan cidera.
Untuk dapat menjamin pelaksanaan yang efesien maka kami menerapkan Sistem pengelolaan
Keselamatan dan Kesehatan Kerja dengan semangat perbaikan secara berkelanjutan dan
mentaati peraturan pemerintah, Kebijakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja perusahaan dan
persyaratan keselamatan lainnya.
Merupakan perhatian perusahaan untuk menyediakan program, pelatihan dan semua yang
berhubungan dengan anggaran untuk menjamin pemenuhan terhadap persyaratan Keselamatan
dan Kesehatan Kerja.
Ini adalah Kebijakan kita untuk keselamatan dan kesehatan kerja. Setiap karyawan produksi
termasuk kontraktor dan suplier harus mengikuti Kebijakan Keselamatan dan Kesehatan kerja
Departemen Produksi ini.

Jakarta, 3 December 2014

Production Manager Operation Manager

 Human Resource Department CV Kurawa

HR Manager
(Wahyu Kristiyanto)

General Affair Training & Development Compensation & Benefit

Recruitment Supervisor
Supervisor Supervisor Supervisor
(TBA)
(TBA) (TBA) (TBA)

Non Material Payroll Staff Welfare Staff

Warehouse Staff
(TBA) (TBA) (TBA)

Job Description
1. HRD ( Human Resources of Development ) Manager
HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan
lingkup pekerjaan yaitu :
a. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya
Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman
pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
b. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan
menjaga citra perusahaan.
Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager
adalah sebagai berikut:
a. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan
secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran
hasil kegiatan
b. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi
terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
c. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang
dianggap perlu.
d. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang
berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan
karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
e. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi
absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.
2. HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
a. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human
Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga kerja.
b. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
c. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana
permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan
turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.
d. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes
psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
e. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal,
serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses
recruitment dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
f. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa
berlakunya kontrak kerja.
g. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
h. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan
anak, menikah, berhenti).
3. General Affair Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
a. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses
pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi
kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan
operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat,
akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.
b. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh
fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada
bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.
Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang,
serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
c. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa
fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas
vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice
maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
d. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas
pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
e. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh
karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu,
ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
 f. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan
atas aset dan beban biaya kantor.

4. Non Material Warehouse Staff

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
a. Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat
Kebersihan, dsb.
b. Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan,
seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk
keperluan dalam maupun luar kantor.

5. Compensation and Benefit Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
a. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai
rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian
target kinerja perusahaan.
b. Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat
Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat
dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit
(salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)
c. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji
dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu
d. Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas, cuti,
medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang
benar
e. Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation,
advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu
dan lancar.
f. Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer)
sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan produktivitas
pekerja
g. Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja
sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan
benar & tepat waktu.

6. Payroll Staff
Uraian tugas :
a. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-
laporannya.
b. Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift
karyawan.
 c. Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.
d. Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam
pengarsipan dan pembuatan surat-surat.
7. Welfare Staff
a. Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi
karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.
b. Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.
c. Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.
d. Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.
8. Training Supervisor
a. Melakukan proses training new comer.
b. Melakukan proses training motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun sekali.
c. Melakukan proses training sesuai dengan masing-masing departemen.
d. Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan training.
e. Mendata karyawan yang butuh training khusus.
f. Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk
dikirimkan ke direksi.

A. Struktur Gaji dan Kepangkatan Jabatan

Jabatan Grade Gaji Pokok Tunjangan Tetap Tunjangan Tidak Tetap Keterangan
Fresh Makan, Transportasi,
Graduate 1 UMK - Insentif, Lembur
Junior Makan, Transportasi,
Staff 2 1 - 2 UMK - Insentif, Lembur
Senior Makan, Transportasi,
Staff 3 1.5 - 3 UMK - Insentif, Lembur
Makan, Transportasi,
Leader 4 2 - 3.5 UMK - Insentif, Lembur
Chief Makan, Transportasi,
Leader 5 2.5 - 4 UMK - Insentif, Lembur

Supervisor 6 4 - 5 UMK Transportasi Makan,Insentif

Senior
Supervisor 7 4.5 - 6 UMK Transportasi Makan,Insentif
Assistant
Manager 8 5 - 7 UMK Transportasi Makan,Insentif
Manager 9 7 - 8 UMK Transportasi Makan,Insentif

Senior 1
Manager 0 8 - 9 UMK Transportasi Makan,Insentif
1
Director 1 9 - 10 UMK Transportasi Makan,Insentif
1
Owner 2 None None None
Keterangan:
Upah yang diterima karyawan setiap bulannya adalah:
 Upah Tetap
a. Gaji Pokok
b. Tunjangan Transportasi (hanya untuk posisi Supervisor ke atas)
 Upah Tidak Tetap
a. Tunjangan Transportasi (hanya untuk posisi Staff ke bawah)
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan
b. Insentif Kehadiran
Bila absensi dalam seminggu (5 hari kerja) penuh tanpa keterlambatan. Toleransi
keterlambatan 15 menit. Insentif kehadiran dibayarkan tunai kepada karyawan
yang memenuhi peraturan pada hari Rabu setelah seminggu berikutnya.
c. Tunjangan Makan Siang
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan
d. Upah Lembur
Perhitungan lembur sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku
 Tunjangan Kesehatan
Tunjangan kesehatan diberikan kepada karyawan sesuai dengan tingkatan jabatannya.
B. Sistem dan Prosedur
1. Sistem Informasi penerimaan karyawan baru (recruitment) pada Departemen HRD yang
dijalankan adalah sebagai berikut:
a. Departemen yang membutuhkan karyawan baru mengajukan terlebih dahulu
permintaan tenaga kerja dengan mengisi Formulir Permintaan Tenaga Kerja (PTK).
b. Setelah diisi maka diserahkan ke Manager HRD, kemudian Supervisor HRD
Recruitment memeriksa file yang ada, file tersebut harus sesuai dengan
persyaratan jabatan dari tenaga kerja yang diminta oleh departemen yang terkait.
c. Apabila ada yang sesuai dengan persyaratan itu maka Supervisor HRD Recruitment
membuat surat panggilan untuk pelamar yang sesuai kriteria.
d. Dan apabila dalam file tersebut tidak ada yang sesuai dengan persyaratan maka
Supervisor HRD Recruitment membuat suatu informasi lowongan kerja melalui
berbagai sumber baik sumber internal maupun eksternal. Jika calon tidak
didapatkan dari dalam , maka dibuatkan informasi adanya lowongan di internet.
e. Pelamar memasukkan surat lamaran ke bagian Supervisor HRD Recruitment.
f. Supervisor HRD Recruitment menyeleksi surat lamaran yang masuk dengan cara
memilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan atas surat lamaran yang
memenuhi syarat dan yang tidak memenuhi syarat. Lamaran yang tidak memenuhi
syarat berarti gugur, sedang lamaran yang memenuhi syarat dipanggil untuk
mengikuti seleksi berikutnya. Dalam surat panggilan dicantumkan waktu, tempat,
dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut.
 g. Supervisor HRD Recruitment meminta pelamar untuk mengisi formulir data pribadi
yang telah disediakan, lalu melakukan wawancara awal dengan pelamar untuk
mengetahui latar belakang pelamar secara umum.
h. Setelah wawancara awal dilakukan oleh Supervisor HRD Recruitment, maka
dilanjutkan dengan wawancara lanjutan yang dilakukan oleh Head Department
terkait.
i. Setelah pelamar diwawancarai maka ditentukan suatu keputusan mana pelamar
yang akan diterima dan pelamar yang ditolak.
j. Bagi pelamar yang ditolak maka dibuatkan suatu surat penolakan, dan sebaliknya
bagi pelamar yang diterima maka ada surat panggilan untuk mengikuti tes
kesehatan. Tes kesehatan ini dilaksanakan oleh rumah sakit rujukan.
k. Dari hasil tes kesehatan diputuskan ada pelamar yang memenuhi syarat dan ada
yang tidak memenuhi syarat. Bagi pelamar yang tidak memenuhi syarat seperti
biasanya dibuatkan surat penolakan. Bagi yang memenuhi syarat dibuatkan surat
konfirmasi penerimaan.
l. Manager HRD (Human Resources of Development) membuat surat perjanjian
dengan calon karyawan. Setelah kedua belah pihak setuju, maka manager (Human
Resources of Development) menjelaskan hak dan kewajiban calon karyawan itu,
kemudian melakukan orientasi terhadap calon karyawan.
m. Setelah melakukan orientasi calon karyawan, calon karyawan tersebut diserahkan
ke departemen terkait.
n. Semua file mengenai calon karyawan tersebut disimpan di bagian HRD(Human
Resources of Development).
2. Sistem Informasi Penggajian pada Departemen HRD
a. Payroll staff menghitung jumlah kehadiran karyawan pada bulan berjalan.
b. Payroll staff menghitung jumlah tunjangan yang akan diterima karyawan.
c. Payroll staff melaporkan laporan perhitungan upah kepada Compensation and
Benefit Supervisor.
d. Compensation and Benefit Supervisor memeriksa laporan dari Payroll Staff
kemudian meminta persetujuan kepada HR Manager.
e. Setelah HR Manager menyetujui, kemudian laporan tersebut di distribusikan ke
Departemen Finance dan Accounting untuk dilakukan pembayaran gaji kepada
karyawan.

3. Sistem Informasi Welfare pada Departemen HRD

a. Tunjangan kesehatan dikhususkan bagi karyawan tetap.
b. Klaim pengobatan rawat jalan sbb :
- Staff : 90%
- Leader – SPV : 85%
- Manager : 80%
-
 c. Untuk rawat inap menggunakan jasa asuransi, yg ditetapkan sbb :
- Staff : kelas 2 (300ribu)
- Leader – SPV : kelas 1 –VIP (500 ribu)
- Manager : VIP – VVIP (1 juta)
d. Untuk karyawan pria yang sudah berkeluarga, rawat jalan istri/anak dapat diklaim
sebesar 50%.
C. Dokumen-dokumen yang dihasilkan
Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh Departemen HRD (Human Resources Of
Development) adalah sebagai berikut:
1. Formulir Permintaan Tenaga Kerja, dokumen ini digunakan oleh Departemen yang
membutuhkan karyawan baru. Sebelum memberikannya kepada Departemen HRD
(Human Resources Of Development), formulir ini harus disetujui oleh Departemen Head
yang bersangkutan.
2. Formulir Data Pribadi Karyawan/Pelamar. Formulir ini akan diberikan kepada pelamar
sebelum melakukan tes wawancara.
3. Surat Panggilan. Surat panggilan akan diberikan kepada pelamar yang memenuhi syarat
untuk mengikuti tes penerimaan karyawan.
4. Surat Penolakan. Surat ini akan diberikan kepada pelamar yang tidak lulus dalam tes
penerimaan karyawan.
5. Surat Perjanjian. Surat perjanjian ini akan diberikan kepada calon karyawan yang lulus
seleksi penerimaan karyawan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut dan surat ini
harus disepakati oleh calon karyawan tersebut.
6. Formulir Permintaan Alat dan Keperluan Perusahaan. Formulir ini diberikan kepada
departemen yang memiliki permintaan khusus untuk alat tulis dan keperluan
perusahaan dan kemudian diajukan kepada General Affair.
7. Formulir Perhitungan Kehadiran Karyawan. Formulir ini sebagai bukti tertulis atas
absensi karyawan yang setiap bulannya diberikan oleh Payroll Staff kepada karyawan,
kemudian disetujui oleh karyawan yang bersangkutan.
8. Jadwal training karyawan. Jadwal ini sebagai program untuk peningkatan kinerja
karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
 Warehouseing / Operational Department

Berikut adalah job description dari sub divisi Warehouse & Logistic :
RECEIVING
1. Memastikan barang yang diterima (dari Supplier) dalam kondisi baik dan siap supply.
2. Memastikan barang di cek oleh QC person.
3. Melakukan penimbangan barang yang datang.
4. Memastikan penataan barang yang rapi, sesuai FIFO dan 1 part 1 location.

STORE KEEPER (Supply)

1. Men-supply barang ke Prod/Assy dengan baik dan benar (sesuai WO/DM).
2. Memastikan barang (komponen) yang kembali dari Prod/Assy dalam

SHIPMENT
1. Memastikan pengiriman dengan baik & benar (barang maupun jumlahnya)

ADMIN (Data Entry)

1. Mengupdate nota/mutasi in & out dengan benar dan tepat waktu.
2. Memastikan Stock Card bisa dipercaya (reliable) untuk digunakan oleh divisi lain.
3. Memastikan file-file tertata dengan rapi sehingga mudah saat dicari kembali.
4. Memberikan informasi tentang data stok/inventory barang (komponen atau barang jadi)
kepada divisi lain.
5. Cycle count / stok opname.
Berikut adalah aliran proses ware house :