PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system—TPS)

merupakan aktivitas yang terdiri atas tiga subsistem utama, yaitu (1) siklus
pendapatan, (2) siklus pengeluaran, dan (3) siklus konversi. Meskipun setiap
siklus melakukan tugas tertentu dan mendukung tujuan yang berbeda, siklus-
siklus tersebut memiliki karakteristik yang sama. Misalnya, ketiga siklus TPS ini
menangkap transaksi keuangan, mencatat dampak transaksi dalam catatan
akuntansi, dan menyediakan informasi tentang transaksi kepada para pengguna
untuk mendukung kegiatan mereka setiap hari. Selain itu, siklus transaksi
memproduksi banyak data mentah yang digunakan untuk membuat laporan
manajemen dan laporan keuangan.

A. Gambaran Umum Pemrosesan Transaksi

Transaksi keuangan didefinisikan sebagai “kegiatan ekonomi yang

mempengaruhi aset dan ekuitas perusahaan, dicerminkan dalam akun-akunnya,
dan diukur dalam satuan mata uang.” Transaksi keuangan yang paling umum
adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal seperti penjualan barang dan
jasa, pembelian persediaan, pembebasan kewajiban keuangan, dan penerimaan
kas dari pelanggan. Transaksi keuanagan terdiri atas peristiwa-peristiwa internal
seperti depresiasi aset tetap; aplikasi tenaga kerja, bahan baku, danoverhead
proses produksi; dan transfer persediaan dari satu departemen ke
departemen lain.

1. Siklus Transaksi

Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas

ekonomi perusahaan, yaitu siklus pengeluaran, siklus konversi dan siklus
pendapatan. Siklus-siklus ini ada di dalam semua jenis bisnis, baik yang mencari
laba, maupun yang nirlaba.
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

a. Siklus Pengeluaran: aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bahan

baku, properti, dan tenaga kerja melalui pertukaran dengan kas—siklus
pengeluaran (expenditure cycle). Terdapat beberapa subsistem utama,
yaitu (1) sistem pembelian/utang, (2) sistem pengeluaran kas, (3) sistem
penggajian, dan (4) sistem aset tetap.
b. Siklus Konversi: terdiri dari dua subsistem utama: sistem produksi dan
sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan,
penjadwalan, dan pengendalian produk fisik melalui proses manufaktur.
Ini termasuk penentuan kebutuhan bahan baku, otorisasi pekerjaan yang
harus dilakukan dan pelepasan bahan baku ke dalam produksi, dan
mengarahkan kepada proses melalui berbagai tahap manufaktur.
Perusahaan manufaktur mengonversi bahan baku ke barang jadi melalui
operasi siklus konversi normal.
c. Siklus Pendapatan: perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan
melalui siklus pendapatan (revenue cycle), yang melibatkan pemrosesan
penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah penjualan
kredit. Subsistem utama, yaitu pemrosesan pesanaan penjualan dan
penerimaan kas.
 Pemrosesan pesanan penjualan: mayoritas penjualan bisnis
dilakukan secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan
pesanan penjualan, pemberian kredit, pengiriman produk (atau
pemberian jasa) kepada pelanggan, penagihan pelanggan, dan
pencatatan transaksi dalam akun-akun (piutang, pengeluaran, dan
penjualan)
 Penerimaan kas: ada periode waktu (hari atau minggu) antara
penjualan dan penerimaan kas. Pemrosesan penerimaan kas meliputi
penagihan kas, penyimpanan kas di bank, dan pencatatan peristiwa-
peristiwa ini dalam akun (piutang dan kas)

2. Pencatatan Akuntansi
a. Sistem Manual: pencatatan tradisional yang digunakan dalam sistem
manual (dokumen, jurnal, dan buku besar) dan kemudian memeriksa
perangkat magnetisnya dalam sistem berbasis komputer. Dokumen
menyediakan bukti dari kegiatan dan dapat digunakan untuk memulai
pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen yaitu, dokumen sumber,
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

dokumen produk dan dokumen perputaran. (1) Dokumen sumber yaitu

peristiwa ekonomi yang menimbulkan bebereapa dokumen yang
diciptakan pada awal atau (sumber) transaksi. Kegiatan ekonomi
menyebabkan staf penjualan menyiapkan pesanan penjualan berbagai
bagian, yang merupakan bukti formal bahwa penjualan terjadi. Salinan
dokumen sepeti ini memasuki sistem penjualan dan digunakan untuk
membawa informasi ke berbagai fungsi. (2) Dokumen produk adalah hasil
dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme
proses. Dan terakhir, (3) Dokumen perputaran adalah dokumen produk
dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.
 Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Terdapat dua jenis
jurnal: jurnal khusus dan jurnal umum. Pada titik tertentu dalam
proses akuntansi, ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi
diketahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Dokumen
adalah sumber utama dari data bagi jurnal, jurnal juga menyediakan
sarana untuk membukukannya (posting) ke akun-akun.
 Buku besar adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan
pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai
jurnal. Terdapat dua jenis buku besar: (1) Buku besar umum yang
berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun
pengendali dan (2) Buku besar pembantu yang berisi akun individual
yang membentuk akun pengendali tertentu.
b. Jejak Audit: catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan
jejak audit untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan
keuangan. Dari sekian banyak tujuan jejak audit, yang paling penting
untuk akuntan adalah audit akhir tahun. Auditor eksternal secara berkala
mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis yang terbuka atas
nama pemegang sahamnya dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi
tertentu untuk menentukan validilitas, akurasi dan kelengkapannya. Audit
piutang dagang sering kali berisi prosedur yang disebut konfirmasi. Hal ini
melibatkan kontak dengan pelanggan tertentu untuk menentukan apakah
transaksi yang dicatat dalam akun benar-benar terjadi dan bahwa
pelanggan setuju dengan saldo yang dicatat. Informasi yang terdapat
dalam sumber dokumen dan anak perusahaan account memungkinkan
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

auditor untuk mengidentifikasi dan menemukan pelanggan yang dipilih

untuk konfirmasi. Sama dengan jejak audit kertas, jejak audit digital
memungkinkan penelusuran transaksi. Auditor yang berusaha untuk
mengevaluasi akurasidari angka piutang yang dipublikasi dalam neraca
dapat melakukan langkah-langkah berikut ini:
 Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo
akun pengendali piutang dagang di file induk.
 Rekonsiliasikan angka akun pengendali piutang dagang dengan
total akun pembantu piutang dagang.
 Pilih sampel dari ayat-ayat yang diperbaharui pada akun dibuku
besar.
 Dari ayat-ayat jurnal berikut ini, identifikasi dokumen sumber
spesifik yang dapat ditarik dari file-file ini dan diverifikasi.
c. Sistem Berbasis Komputer: Audit dalam sistem berbasis komputer kurang
diamati daripada sistem manual tradisional, tetapi jejak audit tetap ada.
Catatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer dapat disajikan dalam
4 jenis file magnetis:
 File Master, berisi data akun dan nilai data dalam file induk
diperbaharui dari transaksi. Contohnya buku besar umum dan buku
besar pembantu.
 File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang
akan digunakan untuk merubah atau memperbarui data dalam file
induk. Contohnya pesanan penjualan, penerimaan persediaan, dan
penerimaan kas.
 File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar
untuk memproses transaksi. Contoh file referensi lainnya yang
termasuk daftar harga yang digunakan untuk menyiapkan faktur
pelanggan, daftar pemasok resmi, daftar nama karyawan, dan file
kredit pelanggan untuk menyetujui penjualan kredit.
 File Arsip, berisi catatan teransaksi pada masa lalu yang
dipertahankan untuk referensi akan datang. File arsip ini meliputi
jurnal, informasi penggajian sebelumnya, catatan akun yang dihapus
dari buku besar periode selanjutnya.
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

B. Teknik Dokumentasi

Sebagai desainer dan auditor sistem, para akuntan menggunakan

dokumentasi sistem secara rutin. Oleh sebab itu, kemampuan untuk
mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik, merupakan keahlian penting
untuk perlu dikuasai oleh para akuntan. Adapun enam teknik dokumentasi dasar
yang diperkenalkan, meliputi:

1. Diagram Arus Data dan Diagram Relasi Entitas

 Diagram Arus Data: menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan
entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan
dengan suatu sistem. Entitas dalam DFD adalah objek-objek
eksternal dalam sistem yang dimodelkan. DFD digunakan untuk
meyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dari yang sangat
umum ke yang sangat terperinci.
 Diagram Relasi Entitas: teknik dokumentasi yang digunakan untuk
menyajikan relasi antara entitas. Penggunaan umum dari diagram ER
adalah untuk memodelkan basis data organisasi.
 Hubungan antara Diagram ER dan diagram Arus Data: mencerminkan
berbagai aspek dari sistem yang sama, namun saling berhubungan
dan bisa direkonsiliasi. Kedua diagram ini saling terhubung melalui
data, setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data
dalam diagram ER.
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

2. Bagan Alir: representasi grafis dari sistem yang mendeskripsiakn relasi

fisik antara entitas-entitas intinya. Bagan alir dokumen digunakan untuk
menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan
akuntansi, departemen organisasional terlibat dalam proses, dan aktivitas
dilakukan dalam departemen tersebut. Bagan alir sistem menggambarkan
aspek-aspek komputer dalam sebuah sistem.
 Pemrosesan Batch: memungkinkan efisiensi manajemen untuk
volume transaksi dalam jumlah besar. batch adalah sekelompok
transaksi yang serupa (misalnya pesanan penjualan) yang
diakumulasikan sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-
sama.
 Bagan Alir Sistem: mewakili sebuah sistem yang mencakup proses
manual dan komputer.
 Bagan Alir Program: setiap program yang disajikan dalam bagan alir
sisten harus memiliki sebuah bagan alir program pendukung yang
mendeskripsikan logikanya. para akuntan kadang-kadang
menggunakan bagan alir program untuk memverifikasi kebenaran
logika program.
3. Diagram Tata Letak Record: digunakan untuk mengungkapkan struktur
internal record yang membentuk file atau basis data. Dan biasanya
menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut (atau field)
dalam record.

C. Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

1. Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Time

 Informasi Time Frame:

Sistem batch menyusun transaksi kedalam kelompok-kelompok
untuk pemrosesan.pemosesan gaji adalah salah satu contoh dari
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

sistem batch. Peristiwa ekonomi-aplikasi tenaga kerja-muncul secara

terus-menerus selama periode pembayaran. Pada akhir periode,
pembayaran gaji disiapkan bersama-sama sebagai sebuah batch.
Sedangkan, sistem real-time memproses transaksi secara
individual pada saat peristiwa ekonomi muncul. Karena catatan tidak
dikumpulkan dalam batch, tidak terdapat jeda waktu antara
munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Salah satu contoh
dari pemrosesan real-time adalah sistem pemesanan tiket pesawat
terbang, yang memproses permintaan calon penumpang.
 Sumber Daya
Secara umum, sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber
daya (seperti biaya pemrograman, waktu komputer, dan pelatihan
bagi pengguna) daripada real-time. Perbedaaan sumber daya yang
paling signifikan adalah dibidang pengembangan sistem dan operasi
komputer. Karena sistem batch biasanya lebih sederhana daripada
sistem real-time, sistem batch cenderung memiliki periode
pengembangan yang lebih pendek dan lebih mudah untuk dipelihara
oleh para pemrogram.
 Efisiensi Operasional
Sistem pemrosesan real-time yang menangani sejumlah besar
transaksi setiap hari dapat menciptakan ketidakefisienan operasional.
Satu transaksi dapat mempengaruhi berbagai akun. Namun demikian,
beberapa dari akun ini mungkin tidak perlu diperbaharui secara real-
time.
2. Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif
 Sistem warisan versus sistem modern: tidak semua organisasi
menggunakan sistem informasi modern. Beberapa perusahaan
menggunakan sistem warisan untuk beberapa aspek pemrosesan
data. Sistem warisan umumnya memiliki fitur berikut: memiliki aplikasi
berbasis main frame, berorientasi pada batch, sistem warisan yang
awal menggunakan file datar untuk penyimpanan data, namun basis
data hierarkis dan jaringan sering berkaitan dengan era sistem
warisan yang lebih maju. Sistem modern cenderung berbasis klien-
server (jaringan) dan memproses transaksi secara real-time.
Meskipun konfigurasi sistem warisan tidak lagi menjadi fitur utama
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

dari SIA sistem ini masih cukup penting bagi akuntan. Keuntungan
utama dari basis data adalah bahwa proses bisa diintegrasikan dan
data bisa saling dibagi dalam organisasi.
 Pembaruan file master dari transaksi: baik pemrosesan batch maupun
pemrosesan real-time yang digunakan, pembaruan recocord file
utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk
merefleksikan pengaruh dari suatu transaksi.
 Prosedur pembuatan cadangan: setiap record dalam file basis data
memiliki lokasi disket tertentu atau alamat yang ditentukan oleh nilai
kunci primernya. Karena hanya satu lokasi valid yang ada untuk
setiap record, pembaruan record harus terjadi di tempatnya. Misalnya,
record piutang dengan saldo saat ini sebesar $100 dengan transaksi
penjualan $50. Record file master disimpan secara permanen pada
alamat disket A. Program pembaruan membaca record transaksi dan
record file master dalam memori. Piutang dagang diperbarui unutk
merefleksikan nilai saldo yang baru sebesar $150 dan kemudian
kembali ke Loket A. Nilai saldo awal sebesar $100 terhapus ketika
diganti dengan nilai baru sebesar $150. Teknik ini disebut pembaruan
destruktif (destructive update). Pendekatan pembaruan destruktif tidak
menyediakan salinan cadangan dari file master asli. Hanya nilai saat
ini yang tersedia bagi pengguna. Untuk mempertahankanrecord
akuntansi yang memadai prosedur pembuatan cadangan harus
diimplementasikan sebelum pembaruan setiap batch secara berkala
(misalnya, setiap 10menit), file master yang diperbarui disalin untuk
menciptakan versi cadangan dari file aslinya. Jika file master terhapus
setelah proses pembaruan, rekonstruksi dapat dilakukan dengan dua
langkah. Pertama, program pemulihan khusus menggunakan file
cadangan untuk menciptakan versi pra-pembaruan dari file utama.
Kedua, program pembaruan file diulangi dengan menggunakan batch
transaksi sebelumnya untuk memulihkan file master ke kondisinya
saat ini.
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

3. Pemrosesan Batch Dengan Menggunakan Pengumpulan Data Secara

Real-Time: pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya untuk
perusahaan besar, adalah menangkap secara elektronik data transaksi
pada sumbernya ketika terjdi. Dengan mendistribusikan kemampuan
input data ke pengguna, kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah atau
dideteksi dan dikoreksi paa sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi
bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem
warisan yang lama.
Setiap penjualan pelanggan mempengaruhi enam record
akuntansi berikut ini:
 Piutang dagang pelanggan (buku besar pembantu—unik)
 Item persediaan (buku besar pembantu—hampir unik)
 Pengendalian persediaan (buku besar—umum)
 Pengendalian piutang dagang (buku besar—umum)
 Penjualan (buku besar—umum)
 Harga pokok penjualan (buku besar—umum)
4. Pemrosesan Real-Time: sistem real-time memproses seluruh transaksi
pada saat terjadi. Pemrosesan real-time sesuai dengan sistem yang
memproses volume transaksiyang rendah dan yang tidak saling berbagai
record umum. ima
5. ini menggunakan teknologi LAN dan WAN secara luas.