PENGELOLAAN

OBAT
(SELEKSI &
PERENCANAAN)
PERTEMUAN-2
14 MARET 2020
 SIKLUS PENGELOLAAN
OBAT
OUT LINE
SELEKSI OBAT

PERENCANAAN OBAT

PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
 1

SIKLUS PENGELOLAAN
OBAT
 Permasalahan Pengelolaan Obat
1. Data yang kurang akurat
2. Analisa terhadap data yang tersedia kurang tepat
3. Kurang tersedianya data
4. SDM yang menangani pengelolaan obat, belum semua
berlatar belakang Farmasi

Dampak Penyediaan Obat yang Tidak Tepat

• Obat Kadaluarsa
• Kekurangan Stok Obat
• Kelebihan obat buffer stock
1
Sistem Jaminan Sosial Nasional telah diterapkan
sejak 1 Januari 2014

Obat merupakan
Komponen Biaya obat mencapai
40%-50% dari
Penting dalam biaya operasional
upaya pelayanan kesehatan
Kesehatan

Diperlukan Kebijakan Obat dalam pelayanan

kesehatan SJSN untuk menjamin aksesibilitas,
keterjangkauan dan penggunaan obat secara
rasional 1
Pengelolaan meliputi :
1. Pemilihan
2. Perencanaan
3. Pengadaan
4. Penyimpanan
5. Pendistribusian
6. Pemakaian
7. Penghapusan
8. Pengendalian & Penilaian

1
 Drug Management Cycle

 Selection

Management Support


Organization
Use Financing Procurement


Information
 Management
Human Resources


Distribution

1
 2

PEMILIHAN/SELEKSI OBAT
 PEMILIHAN

kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan.

FUNGSI

untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar

benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/
kunjungan dan pola penyakit di RS

2
PEMILIHAN FORMULARIUM RS.

merupakan daftar Obat yang disepakati staf medis, disusun oleh

Komite/Tim/Panitia Farmasi dan Terapi yang ditetapkan oleh
Pimpinan RS

• harus tersedia untuk semua penulis Resep/pemberi obat di Rumah

Sakit.
• Evaluasi terhadap Formularium RS harus secara rutin dan
dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan RS
• Penyusunan dan revisi Formularium RS dikembangkan berdasarkan
pertimbangan terapetik dan ekonomi dari penggunaan Obat agar
dihasilkan Formularium RS yang selalu mutakhir dan dapat
memenuhi kebutuhan pengobatan yang rasional
2
 RUJUKAN FORMULARIUM RS

FORNAS
• RS • BPJS
• PUSKESMAS • FASKES I • UMUM
• FASKES II
• FASKES 3
FORMULARIUM
DOEN
RS

2
TAHAPAN PENYUSUNAN
membuat rekapitulasi usulan Obat dari masing-masing Staf Medik
Fungsional (SMF) berdasarkan standar terapi atau standar pelayanan medik;

mengelompokkan usulan Obat berdasarkan kelas terapi;

membahas usulan tersebut dalam rapat Komite/Tim/Panitia Farmasi dan

Terapi, jika diperlukan dapat meminta masukan dari pakar;

mengembalikan rancangan hasil pembahasan Komite/Tim/Panitia Farmasi dan

Terapi, dikembalikan ke masing-masing SMF untuk mendapatkan umpan balik;

membahas hasil umpan balik dari masing-masing SMF;

menetapkan daftar Obat yang masuk ke dalam Formularium Rumah Sakit;

menyusun kebijakan dan pedoman untuk implementasi; dan

melakukan edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staf dan

melakukan monitoring.
2
 4

PERENCANAAN
 PERENCANAAN

Menentukan jenis obat apa yang

diperlukan (seleksi) untuk periode
yang akan datang
Menentukan berapa obat yang harus
dibeli

4
 Tahapan Perencanaan
a. Tahapan pemilihan
b. Tahapan Kompilasi Pemakaian.
c. Tahapan perhitungan.

4
 a.Seleksi/Pemilihan
Merupakan tahapan dari perencanaan
Fungsi pemilihan obat adalah untuk menentukan
apakah obat benar benar diperlukan sesuai dengan
pola penyakit yang ada.
Pada perencanaan kebutuhan obat, apabila dana
tidak mencukupi, perlu dilakukan analisa kebutuhan
sesuai anggaran yang ada(dengan menggunakan
metode perhitungan ABC) dan untuk seleksi obat
perlu dilakukan analisa VEN.

4
KRITERIA SELEKSI
DOEN, FORMULARIUM,FORNAS
FORNAS
OBAT VITAL (V) DAN
ESENSIAL (E) DOEN

ESO PALING RINGAN

ADA JAMINAN MUTU DAN
MANFAAT DOEN
Puskesmas

BENTUK SEDIAAN DAN HARGA

TERJANGKAU

4
 b. Tahapan Kompilasi
Pemakaian
Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk
mengetahui pemakaian setiap bulan dari
masing-masing jenis obat di Unit Pelayanan
Kesehatanselama setahun, serta untuk
menentukan stok optimum (stok kerja ditambah
stok pengaman = stok optimum).
Data pemakaian obat di puskesmas diperoleh
dari LPLPO dan Pola Penyakit (LB 1).

4
 c. Tahapan
perhitungan
Konsumsi.
Didasarkan atas analisis data konsumsi periode
sebelumnya

Epidmiologi/Morbiditas
Didasarkan atas analisis data prevalensi penyakit,
khususnya yang diderita masyarakat setempat

Kombinasi.
4
 Konsumsi
Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan
metode konsumsi :
a) Daftar nama obat
b) Stok awal
c) Penerimaan
d) Pengeluaran
e) Sisa stok
f) Obat hilang, rusak, kadaluarsa
g) Kekosongan obat
h) Pemakaian rata-rata obat
i) Waktu tunggu (lead time )
j) Stok pengaman (buffer stock )
k) Pola kunjungan 4
 Konsumsi
Mempersiapkan laporan obat yang akan direncanakan
Menentukan periode waktu yang akan direncanakan (Pp)
Memasukan data pmakaian masing-masing obat
o Jumlah total pemakaian 1 tahun (Ct)
o Jumlah total hari kekosongan obat (Dos)
o Tenggang waktu mulai pesan sampai barang datang (Lt)
o Periode waktu yang diramal (Rm)
Menghitung rata-rata per bulan (Ca)
Ca = Ct : (Rm – (Dos : 30,5)
30,5 diperoleh dari perhitungan 365 hari/12 bulan
Menghitung Safety Stock /Stok pengaman (Ss)
Menghitung jumlah total kebutuhan obat (Q0)
Q0 = (Ca x (Lt + Pp) + Ss ) – (St + So)

4
Contoh perhitungan :
Selama tahun 2019 (Januari – Desember)
pemakaian Parasetamol tablet sebanyak
2.500.000 tablet.
Pernah terjadi kekosongan selama 2 (dua)
bulan.
Sisa stok per 31 Desember 2019 adalah
100.000 tablet.
Berapa kebutuhan parasetamol th 2020

4
Perhitungan :
a. Pemakaian rata-rata Paracetamol tablet perbulan tahun 2019 adalah
2.500.000 tablet / 10 = 250.000 tablet.
b. Pemakaian Paracetamol tablet tahun 2019 (12 bulan) = 250.000 tablet
X 12 = 3.000.000 tablet.
c. Pada umumnya buffer stock berkisar antara 10% - 20% (termasuk untuk
mengantisipasi kemungkinan kenaikan kunjungan). Misalkan berdasarkan
evaluasi data diperkirakan 20% = 20% X 3.000.000 tablet = 600.000
tablet.
d. Pada umumnya Lead time berkisar antara 3 s/d 6 bulan.
Misalkan lead time diperkirakan 3 bulan = 3 X 250.000 tablet
=750.000 tablet.
e. Kebutuhan Paracetamol tahun 2020 adalah = b + c + d, yaitu:
3.000.000 tablet + 600.000 tablet + 750.000 tablet= 4.350.000
tablet.
f. Rencana pengadaan Paracetamol untuk tahun 2020 adalah: hasil
perhitungan kebutuhan (e) – sisa stok= 4.350.000 tablet – 100.000
tablet = 4.250.000 tablet = 4.250 kaleng/ botol @1000 tablet.
4
 Keuntungan Konsumsi
Bila data-data akurat, merupakan metode yang
paling mudah.
Tidak memerlukan data epidemiologi dan standart
pengobatan
Bila data konsumsi lengkap, pola peresepan tidak
berubah dan kebutuhan relatif konstan maka
kemungkinan kelebihan atau kekurangan obat
relatif rendah

4
 Epidemiologi
Menentukan daftar penyakit
Menentukan frekuensi kunjungan pasien
Menentukan penyesuaian dengan mengalikan 10% jml
frekuensi kunjungan
Menentukan jenis obat pada setiap penyakit berdasarkan
standart pengobatan
Menghitung kebutuhan obat per episode penyakit
= dosis sekali minum x dosis per hari x jml hari
Menghitung jumlah total kebutuhan obat (Q0)
Q0 = kebutuhan obat per episode penyakit + penyesuaian jumlah frekuesnsi kunjungan

4
 Contoh Epidemiologi
Dosis Obat/
Jumlah Kasus
hari Jml
Safet Total
Nama Jml Jml
Nama Obat y (Qo)
Penyakit hari obat
Anak Dws Anak Dws stock

Dehidrasi 200 1000 Oralit 3 6 2 2400 2400 2640

ringan 0 0 0

ISPA non 200 1000 Parasetamol 1,5 3 3 18000 1800 19800

Pneumoni 0 500 mg

4
 Keuntungan Metode Epidemiologi
Perkiraan kebutuhan mendekati realisasi
Dapat digunakan untuk program-program baru
Adanya standart terapi yang dapat menunjang usaha
perbaikan pola penggunaan obat

4
Kombinasi
Kombinasi metode konsumsi dan metode morbiditas
disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia

ACUAN :
DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit (Standard
Treatment Guidelines/STG), dan kebijakan setempat yang berlaku.
Data catatan medik/rekam medik
Anggaran yang tersedia
Penetapan prioritas
Pola penyakit
Sisa persediaan
Data penggunaan periode yang lalu
Rencana pengembangan

4
 5

PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
 (*)

SIKLUS LOGISTIK

PERENCANAAN

PENGHAPUSAN PENGANGGARAN

PEMAKAIAN
PENGENDALIAN

PENDISTRIBUSIAN PENGADAAN

PENYIMPANAN
5
PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Kegiatan untuk menjamin tersedianya

persediaan dalam jenis dan jumlah yang
tepat sesuai dengan kebutuhan
Menjaga keseimbangan antara besarnya
manfaat yang diperoleh dari inventory
dengan biaya yang dikeluarkan.

5
 MODEL PENGENDALIAN
PERSEDIAAN

• ABC (Always Better Control )

• VEN (Vital, Esensial, Non Esensial)
• JIT (Just-In-Time )
• Keakuratan data
• Siklus evaluasi

5
 ANALISA ABC
Membagi obat berdasarkan penggunaan tahunan
(Biaya per unit dikalikan penggunaan tahunan)
Menentukan nilai batas pengelompokan
Kelas A: 15% obat menghabiskan biaya 70-80%
Kelas B: 30% obat menghabiskan biaya 15-25%
Kelas C: 55% obat menghabiskan biaya 5-15%
Membuat daftar persediaan sesuai jenis
persediaan serta urutan berdasarkan kriteria
Mengelompokan persediaan dalam 3 atau lebih
kategori
5
 ANALISA ABC

%
Bi
a
y
a
P
e
m
ak
ai
an

% Jml persediaan

5
 PROSES ANALISA ABC
Hitung nilai rupiah setiap item obat selama
1 tahun (Jml obat x harga obat)
Urutkan kebawah, mulai dari yang terbesar
Hitung nilai komulatif dari masing-masing
item
Kelompokan menjadi 3 kel (A,B,C)

5
 TEKNIK PENGENDALIAN ABC
PENGELOMPOKAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
BERDASARKAN NILAI BARANG ATAUPUN
KUANTITAS PENGGUNAAN

NILAI SAFETY
ITEM KONTROL
UANG STOCK
Obat-a
Obat-b 70% Sangat Ketat Kecil
Obat-c
Obat-d
Obat-e 20% Ketat Menengah
Obat-f
Obat-g
Obat-h 10% Normal Besar
Obat-i
5
ANALISA ABC
Digunakan untuk:
1. Mengurangi persediaan dan biaya dg mengatur
pembelian yg lebih sering dan pengiriman
dlm jumlah lebih sedikit untuk obat kelas
A
2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat
klas A dan penyimpanan harus diperhatikan
3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya
pengertian bahwa order yg besar untuk klas
A harus dicatat secara ketat

5
 VEN System
SISTEM VEN INI ADALAH SUATU SYSTEM
DALAM SUATU PENGELOLAAN OBAT YANG
BERDASARKAN PADA DAMPAK MASING-
MASING OBAT TERHADAP KESEHATAN
PASIEN
TERDIRI DARI 3 KATEGORI

5
 VEN System
V : Vital, obat-obatan yang harus ada dan
penting untuk kelangsungan hidup.
E : Essensial, obat-obat yang penting yang
dapat melawan penyakit tapi tidak vital
N : Non Essensial yaitu obat-obat yang
kurang penting dan diadakan hanya sebagai
penunjang kelengkapan saja

5
PUT (Prioritas, Utama, Tambahan)
Prioritas : harus diadakan tanpa
memperdulikan sumber anggaran. Pada
analisis ABC dan VEN termasuk dalam
kelompok AV, BV dan CV
Utama : Dialokasikan pengadaannya dari
sumber dana tertentu. Pada analisis ABC
dan VEN termasuk kelompok AE, BE, CE
Tambahan : dialokasikan pengadaannya
setelah obat prioritas dan utama terpenuhi.
Pada analisis ABC dan VEN dalam
kelompok AN, BN dan CN

5
PUT
V E N

A AV AE AN

B BV BE BN

C CV CE CN

PRIORITAS UTAMA TAMBAHAN

5
TUGAS
1. Kompilasi penggunaan Obat 1 tahun
2. Rata-rata pemakaian dalam 1 bulan (perhatikan
kekosongan obat)
3. Buat perencanaan 1 tahun dengan metode konsumsi
4. Buat lead time 3 bulan dan safety stock 3 bulan
5. Bagaimana bila anggaran yang tersedia
6. Buat Klasifikasi ABC untuk melakukan pengendalian