BAB III

TINJAUAN UMUM TEMPAT PKPA

A. Sejarah

Sejarah PT. Lestari Jaya Farma

PT. Lestari Jaya Farma adalah bisnis keluarga turun temurun yang didirikan
pada tahun 2014, sebelum menjadi PT. Lestari Jaya Farma namanya adalah apotek
yang Apotek Sehat Lestari. PT. Lestari Jaya Farma Group mempunyai apotek
yang bernama waras lestari yang berlokasi di Santren dan AHAS group.
B. Visi dan Misi PT. Jaya Lestari Farma adalah
1. Visi
Menjadi perusahaan distributor farmasi dijawa timur yang terdepan,
kompetitif,akuntabel dan menjadi pilihan.
2. Misi
1. Memberikan pelayanan dalam hal mutu, ketetapan pengiriman, serta harga
yang bersaing
2. Mengedepankan kualitas dan kuantitas dalam setiap produk yang
dibutuhkan
3. Menjadikan SDM yang handal dan paham paham farmasi
C. Lokasi , Saran dan Prasarana
Lokasi, saran dan prasarana PBF PT. Lestari Jaya Farma Kediri
a. Lokasi PBF PT. Lestari Jaya Farma kediri
PBF PT. Lestari Jaya Farma Kediri terletak di jl. Banaran Gg. II No. 44
Kediri Telp.7418787
b. Sarana dan prasarana PBF Lestari Jaya Farma
sarana dan prasarana di PBF PT. Lestari Jaya Farma sudah lengkap dan
memadahi serta mendukung penyimpanan dan pendistribusian obat.

1
 D. Struktur Organisasi PBF PT. Lestari Jaya Farma Kediri adalah sebagai berikut

( Struktur organisasi gambar 1 )

KOMISARIS

Dr. Aris Sunaryo, Msi

DIREKTUR UTAMA

Apt Iqbal Prayogo Hermawan

APOTEKER PENANGGUNG JAWAB WAKIL DIREKTUR

Apt. Iqbal Prayogo Hermawan Agustin Dwi W

LOGISTIK PERSONALIA PENGADAAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN PEMASARAN KOOR EKSPEDISI

Adi Fajar H Ivan Kurniawan Apt. Kevin RW S.Farm 1. Linari Vitria 1. Agung Syafaat A.H
2. Arief Dwi P 2. Grizka
3. Noka Aisyifa I 3. Iwan K
4. Yoga Kurniawan 4. Ari Wibowo EKSPEDISI
5. Asmaul Isnaini 5. Fx Harry
6. Ita Permata Sari 6. Wiyono 1. Agus Sahal
2. Singgih Saputra
2 3. Gusti Achmad Y
Tugas kewajiban dan tanggung jawab setiap jabatan

a. Pemimpin PBF PT. Lestari Jaya Farma

Tugas dan tanggung jawab pemimpin PBF PT. Lestari Jaya Farma adalah
sebagai berikut :
1. Menyusun dan membuat target pasar
2. Menyusun dan merencanakan program tahunan
3. Bertanggung jawab atas tercapainya target penjualan, target piutang dan
target laba sesuai dengan pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh
perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas terlaksananya sistem CDOB di PBF PT. Lestari
Jaya Farma.
5. Menjaga dan meningkatkan perusahaan
b. Apoteker penanggng jawab
tugas dan tanggung jawab apoteker di PBF PT. Lestari Jaya Farma adalah
sebagai berikut :
1. Apoteker penanggung jawab harus memiliki tanggung jawab terhadap
seluruh kegiatan transaksi dan distribusi obat di PBF PT.Lestari Jaya Farma.
2. Apoteker penanggung jawab memiliki tanggung jawab terhadap
pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat sesuai
dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.
3. Quality control dan quality assurance didalam ruangan penyimpanan obat
tersebut yang bekerja sama dengan petugas gudang .
c. Logistik
Penanggung jawab logistik di PBF PT. Lestari Jaya Farma adalah sebagai
berikut :
1. Melaksanakan dan mengkoordinir pengadaan barang secara terencana dan
efektif
2. Melaksanakan dan mengawasi pencatatan barang
3. Melaksanakan dan mengawasi distribusi barang kepada pelanggan secara
tepat efektif

3
 4. Melaksanakan tata laksana pengelolaan barang yang baik sesuai peraturan
yang berlaku.
d. Personalia
Penanggung jawab personalia di PBF PT. Lestari Jaya Farma adalah sebagai
berikut :
1. Melakukan sosialisasi dan koordinasi
2. Menyusun absensi dan daftar hadir karyawan
3. Menyiapkan perjanjian kerja dengan karyawan baru
e. Pengadaan
Penanggung jawab pengadaan di PBF PT. Lestari Jaya Farma adalah sebagai
berikut :
1. Membuat daftra kebutuhan barang, pengadaan produk obat bebas, bebas
terbatas dan prekursor.

4
 BAB IV

KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

A. Kegiatan yang dilakukan di PBF PT. Lestari Jaya Farma

Selama melakukan praktek kerja profesi apoteker (PKPA) di PT.

Lestari Jaya Farma kediri dilaksanakan pada tanggal 4 agustus 2020 pukul
13.00 - selesai. PKPA dilaksanakan di PBF PT. Letari Jaya Farma yang
terletak di jl. Banjaran Gg. II No. 44 Kediri Telp. 7418787 kegiatan yang
dilakukan dan dipelajari selama praktik kerja profesi apoteker (PKPA ) di
PBF PT. Lestari Jaya Farma sebagai berikut :

Kegiatan PKPA yang dilaksanakan di Pedagang Besar Farmasi PT.

Lestari Jaya Farma kota Kediri adalah :

1. Membahas tentang sejarah PT. Lestari Jaya Farma

2. Melakukan diskusi apa yang di maksud dengan Pedagang Besar Farmasi
3. Melakukan diskusi tentang pedoman CDOB
4. Melakukan diskusi tentang ruang lingkup di PBF mengenahi pengenalan obat
melalui sales, supervisi sampai bagaimana cara pendistribusian obat yang baik
5. Melihat dan melalukan diskusi tentang surat pemesanan obat
6. Melihat dan melakukan diskusi tentang faktur
7. Melihat tempat penerimaan barang
8. Melihat penyimpanan obat digudang
9. Melihat pengemasan barang yang akan dikirim ke depo-depo
10. Membahas tentang stuktur di PT. Lestari Jaya Farma
B. Tugas yang dikerjakan selama praktek kerja profesi apoteker (PKPA) di
PBF PT. Lestari Jaya Farma
Tatacara perizinan di PBF
Bedasarkan peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, setiap pendirian PBF wajib memiliki
izin dari Direktur Jenderal yang dapat diperoleh apabila pemohon mengajukan
permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan,

5
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan mengunakan
Formulir 1. Izin PBF berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang
selama memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus
memenuhi persyaratan sebagi berikut :
a. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau kopersai
b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
c. Memiliki secara tepat apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung
jawab.
d. Komisaris /dewan pengawas dan direksi.pengurus tidak pernah terlibat, baik
langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran perundang dibidang farmasi
e. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan
pegadaan, penyimpanan tugas dan fungsi PBF.
f. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang
dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan.
g. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai
CDOB
Permohonan harus ditandai oleh direktur/ketua dan apoteker calon
penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administrasi sebagi berikut :
1. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua
2. Susunan direksi/pengurus
3. Pernyataan komisaris/dewan penawasan dan direksi/pengurus tidak pernah
terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan.
4. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
5. Surat Tanda Daftar Peusahaan
6. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan
7. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak
8. Surat bukti penguasaanbangunan dan gudang
9. Peta lokasi dan denah bangunan
10. Surat pernyataan kesediaan bekerja apoteker penanggung jawab
11. Fotokopi surta tanda registrasi apoteker penanggung jawab

6
Berikut merupakan alur dari pengajuan izin PBF, yaitu (BPOM, 2012) :
a. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sehak diterumanya tembusan
permohonan, kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi
kelengkapan administrasi
b. Paling lama dalam waktu 6 (enam ) hari kerja tembusan permohonan kepala
Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan CDOB
c. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
kelengkapan administrasi, Kepada Dinas Kesehatan Provinsi mengeluarkan
rekomendasi pemenuhan kelengkapan administrasi kepala direktur jenderal
dengan tembusan kepada balai POM dan pemohon dengan mengunakan
formulir 2
d. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
persyaratan CDOB. Kepala Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil
analisi pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Badan Kepala Direktur Kesehatan Provinsi dan pemohon
dengan mengunakan formulis 3
e. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi
serta persyaratan lainya yang ditetapkan Direktur jenderal menerbitkan surat
izin PBF dengan menggunakan formulir 4
f. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksudpada poin c,d dan e tidak
dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat pernyataan siap
melakukan kegiatan kepada direktur jenderal denga tembusan kepada kepala
badan, kepala balai POM dan kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan
mengunankan formulir 5
g. Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surta pernyataan
sebagaimana dimaksud pado pointf, Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF
dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi,
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/kota dan Kepala Balai POM.
Pencabutan izin pedagang besar farmasi (PBF)
Izin PBF dinyatan tidak berlaku apabila :
a. Masa berlakunya habis dan tidaik diperpanjang

7
 b. Dikenai sanksi berupa penghentian sementara kegiatan atau
c. Izin PBF dicabut
Gudang PBF
Gudang dan kantor PBF atau PBF cabang boleh terpisah selama tidak
mengurangi efektifitas pengawasan internal oleh direksi/pengurus dan
penanggung jawab dan gudang tersebut harus memiliki seorang apoteker
penangungjawab. PBF boleh melakukan penambahan gudang atau perubahan
gudang dengan syarat mendapat persetujuan dari Dirjen Bidang Pembinaan
Kefarmasian dan Alat kesehatan Kementerian Kesehatan. Gudang tambahan
hanya melaksanakan penyimpanan dan penyaluran sebagai bagaian dari PBF atau
PBf cabang. PBF cabang juga boleh melakukannya bila mendapat persetujuan
dari Ka Dikes Provinsi setempat.
Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi
persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan
fungsi PBF. Suatu PBf paling sedikit harus mempunyai ruang tunggu, ruang
penerimaan obat, ruang penyiapan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker,
gudang obat jadi, ruang makan dan kamar kecil. Bangunan PBF dilengkapi
dengan sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang
memadahi, alat pemadamkebakaran, ventilasi dan sanitasi yang baik (BPOM RI,
2012).
Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa
kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang
memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan
penanganan obat yang baik, dan area penyimpanan dilengkapi dengan pencahyaan
yang memadai untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan secara akurat
dan aman (BPOM RI, 2012).
Penyelengaraan PBF
PBF hanya boleh melakukan pengadaan obat dari industri farmasi atau PBF
lain. PBF hanya boleh melakukan pengadaan bahan obatdari industri farmasi atau
PBF lain dan atau melalui importasi. Importasi harus dilakukan sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan. PBF cabang hanya boleh melakukan pengadaan

8
obat dan atau bahan obat dari PBF pusat. PBF bisa berfungsi sebagai tempat
pendidikan dan pelatihan.
Pelaporan kegiatan PBF
setiap PBF wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan
sekali namun dapat dimulai setiap saat, meliputi kegiatan penerimaan dan
penyaluran obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala
Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, dan Kepada Balai Pom.
Setiap PBf yang menyalurkannarkotika dan psikotropika wajib
menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.laporan tersebut dapat dilakukan secara
elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Selain itu,
laporan tersebuta harus dapat diperiksa oleh petugas yang berwenang.
Larangan PBF
Berdasarkan peraturan Menteri Kesehatan Repblik Indonesia Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, terdapat beberapa hal yang dilarang
untuk dilakukan di PBF yaitu :
1. Setiap PBF dilarang menjual obat secara eceran
2. Setiap PBf dilarang menerima dan/atau melayani resep
Sistem Pengadaan di PBF
sebelum melakukan pegadaan obat di PBF harus dilakukan kualifikasi yang
tepat sebelum pengadaan dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi
dan persetujuan penunjukannya merupakan hal operasional yang penting.
Pemilihan pemasokannya harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan
hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala. Jika
obatdiperoleh drai industri farmasi maka fasilias distribusi wajib memastikan
bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta menerapkan prinsip pedoman
CDOB. Sedangkan jika bahan obat diperoleh dari industri non farmasi yang
memproduksi bahan obat dengan strandar mutu farmasi maka fasilitas distribusi
wajib memastikan bhawa pemasok tersebutu mempunyai izin serta menerapkan
prinsip CDOB. Pengadaan obat dan atau bahan obat harus dikendalikan dengan

9
prosdur tertulis dan rai pasokan harus diindentifikasiserta didokumentasikan
(BPOM, 2012).
C. Tinjaun CDOB di PBF PT. Lestari Jaya Farma
PEMBAHASAN
PT. Lestari Jaya Farma adalah bisnis keluarga turun temurun yang didirikan
pada tahun 2014. Sebelum menjadi PT. Lestari Jaya Farma adalah apotek yang
bernama Apotek Sehat Lestari. PT. Lestari Jaya Farma Grop mempunyai apotek,
dan AHAS groub.
Pedagang Besar Farmasi atau PBF adalah perusahaan berbentuk badan
hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran sediaan
farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan
Cara distribusi obat yang baik (CDOB) adalah cara distribusi atau
penyaluran obat atau bahan obat yang bertujuan memastikan mutu sepanjang jalur
distribusi atau penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya
(PERBPOM NO 9, 2019). Prinsip CDOB berlaku untuk aspek pengadaan,
penyimpanan dan penyaluran termaksud pengembalian obat atau bahan obat
dalam rantai distribusi. Aspek- aspek yang di terapkan di PT. Lestari Jaya Farma
adalah :
a. Manajemen mutu
Manajemen mutu yang dilakukan dengan mengerjakan sesuai standar
operasional prosedur (SOP ) yang dilakukan oleh PBF PT. Lestari Jaya Farma .
standar operasional prosedur (SOP) yang dibuat oleh PBF PT. Lestari Jaya Farma
merupakan persyaratan jaminan mutu agar dapat dipastikan bahwa mutu obat
yang didistribusikan dapat dipertahankan selama proses distribusi dan semua
proses pendistribusian didokumentasikan. Fasilitas distribusi harus
mempertahankan sistem mutu yang mencakup tanggung jawab, proses dan
langkah manajemen risiko terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan. Fasilitas
distribusi harus memastikan bahwa mutu obat dan/atau bahan obat dan integritas
rantai distribusi dipertahankan selama proses distribusi. Seluruh kegiatan
distribusi harus ditetapkan dengan jelas, dikaji secara sistematis dan semua
tahapan kritis proses distribusi dan perubahan yang bermakna harus divalidasi dan

10
didokumentasikan. Sistem mutu harus mencakup prinsip manajemen risiko mutu.
Pencapaian sasaran mutu merupakan tanggung jawab dari penanggung jawab
fasilitas distribusi, membutuhkan kepemimpinan dan partisipasi aktif serta harus
didukung oleh komitmen manajemen puncak. Manajemen mutu meliputi Sistem
Mutu, Pengelolaan Kegiatan Berdasarkan Kontrak, Kajian dan Pemantauan
Manajemen, serta Manajemen Risiko Mutu.
b. Organisasi menajemen dan personalia
Pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang baik serta
distribusi obat yang benar sangat bergantung pada personil yang menjalankannya.
Dalam hal itu harus terdapat personil (personalia) yang berkompenten dan
memumpuni untuk itu personil harus menjalankan pelatihan atau training selama
3 bulan untuk melihat kinerja apakah personil tersebut mempunyai kinerja yang
baik dan kompeten dalam bidang tersebut. Tanggung jawab personil harus
dipahami dengan jelas dan dicatat. Semua personil harus memahami prinsip
CDOB. Pada saat pelaksanaan Praktik Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PBF
PT. Lestari Jaya Farma sudah terstruktur organisasi untuk tiap bagian yang
dilengkapi bagan organisasi yang jelas. Pembagian tanggung jawab, wewenang
dan hubungan antar semua personil juga sudah ditetapkan dan tidak dilakukan
secara tumpang tindih. Menurut peraturan dalam struktur organisasi pelaksanaan
PBF terdapat Apoteker penanggung jawab.
c. Bangunan dan peralatan
Menurut peraturan badan pengawasan obat dan makanan nomor 9 tahun
2019 tentang pedoman teknis cara pendistribusian obat yang baik menyatakan
bahwa bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa
kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang
memadai dan kapsitas yang cukup untuk memungkinkan semua kegiatan
dilaksakan secara akurat dan aman.
Bangunan PBF PT. Lestari Jaya Farma terdiri atas kantor, ruang
penyimpanan atau gudang yang terpisah, tempat penerimaan barang dan tempat
pengepack barang yang akan dikirim. Gudang penyimpanan dilengkapi dengan
pencahayaan yang memadai. Gudang penyimpanan PBF PT. Lestari Jaya Farma

11
 ADMINISTRASI DAN
KEUANGAN

1. Linari Vitria
2. Arief Dwi P
3. Noka Aisyifa I
4. Yoga Kurniawan
5. Asmaul Isnaini
kediri terdiri dari gudang untuk penyimpanan obat dengan suhu ruang. Menurut
6. Ita Permata Sari
BPOM (2019) jika diperlukan area penyimpanan dengan kondisi khusus, harus
dilakukan pengendalian yang memadai untuk menjaga agar semua bagian terkait
dengan area penyimpanan berapa dalam parameter suhu, kelembapan dan
pencahayaan yang dipersyaratkan. Produk yang disimpan pada suhu ruang adalah
dengan bentuk sediaan tablet, gudang ruang karton sirup dan juga gudang eceran.
Sedangkan produk yang disimpan pada suhu sejuk adalah obat yang harus
disimpan pada suhu dibawah 25°C dan untuk penyimpanan obat golongan OTT
diruang yang terpisah. Pelaporan obat golongan OTT setiap 3 bulan sekali di E-
Report setiap 3 bulan sekali. PBF PT. Lestari Jaya Farma tidak mempunyai
ruangan untuk obat-obat narkotik dan psikotropika karena di PBF PT. Lestari Jaya
Farma tidak menyediakan dan melayani obat golongan tersebut.
Bangunan untuk ruang pengepack barang yang akan dikirim ke depo-depo
juga terpisah tujuanya untuk mempermudah pengambilan dan pengiriman obat,
penyiapan barang yang akan dikirimpun di sendirikan dan di beri nama agar
mudah pengambilan dan pengiriman barang. Obat obataan dalam gudang di cek
setiap hari atau 3 hari sehari untuk memastikan masih memiliki mutu yang baik
dan obat aman. Monitoring suhu ruangan (gudang) dilakukan dengan tujuan untuk
mengetahui apabila terdapat suhu yang tidak sesuai sehingga bisa langsung
dilaporkan dan ditindak lanjuti sesuai dengan standar operasional prosedur yang
berlaku, sehingga mutu dan sediaan tetap terjaga. Selain itu bangunan dan fasilitas
penyimpanan dibersihkan oleh petugas sejak pandemi seperti ini bagunan di
seprot dengan definfectan 3x dalam seminggu tujuanya agar bagunan tetap bersih
dan steril. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan BPOM (2019) area penerimaan,
penyimpanan harus terpisah, terlindung dari kondisi cuaca dan bangunan fasilitas
penyimpanan harus bersih dan terbebas dari sampah dan debu.
d. Operasional
Operasional pada PBF PT. Lestari Jaya Farma ini meliputi pengadaan,
penerimaan, peenyimpanan dan penyaluran (pendistribusian).
1. Pengadaan

12
 Pengadaan adalah suatu proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan
kebutuhan dan pasokan barang atau jasa di bawah kontrak atau pembelian
langsung untuk memenuhi kebutuhan. Pedagang besar farmasi PT. Lestari Jaya
Farma melakukan pengadaan 1 minggu sekali. Metode pengadaan yang digunakan
adalah metode konsumsi dengan cara melihat data penjualan 3 bulan sekali.
Pengadaan dievaluasi setiap seminggu sekali pada hari sabtu untuk mengetahui
harga barang keluar yang diorder dan mengetahui kendala-kendala sales.
Pengadaan dilakukan di perarea dan outlet. Sistem pengadaan mengunakan
metode konsumsi dari data pemakaian sebelumnya dianggap lebih mudah
digunakan dan lebih akurat karena telah memiliki data sebelumnya. PBF PT.
Lestari Jaya Farma melakukan pengadaan yang pemasoknya berasal dari sumber-
sumber resmi.
2. Penerimaan
Proses penerimaan pada PBF PT. Lestari Jaya Farma Kediri terdapat di area
depan hal ini untuk memudahkan mengecekan barang yang baru datang dengan
sepengetahuan oleh Apoteker penanggung jawab. Produk yang diterima adalah
obat yang termasuk golongan obat bebas, bebas terbatas, obat keras dan obat ott
harus diterima oleh Apoteker penangung jawab. Produk yang telah diterima
selanjutnya dilakukan pemastian obat yang diterima sesuai dengan barang yang
dipesan di cek nama barang, no batch, kualiti, tanggal kadaluarsa dan dicek
barang ada yang rusak atau tidak.
3. Penyimpanan
Proses penyimpanan obat digudang PBF PT. Lestari Jaya Farma kediri
terdiri dari empat gudang. Gudang 1 digunakan untuk penyimpanan obat tablet,
gudang 2 digunakan untuk penyimpanan obat golongan sirup, gudang 3
digunakan untuk obat eceran peletakan antar rak dan gudang 4 digunakan untuk
meyimpan obat OTT. Obat yang disimpan dalam gudang disusun diatas pallet
kayu tujuanya agar obat tidak bersinggungan langsung dengan lantai untuk
menghindari kelembapan yang tinggi yang dapat mempengaruhi stabilitas obat
dan menyebabkan kerusakan pada obat.
Penyimpanan pada PBF PT. Lestari Jaya Farma kediri ini dilakukan berdasarkan :

13
1. Stabilitas obat
2. Bentuk sediaan
3. Alfabetis
4. Golongan obat
5. FIFO (First In First Out)
6. FEFO (first Expired First Out).
Penyimpanan pada gudang juga disesuaikan dengan stabilitas berdasarkan
suhu, dimana obat dengan suhu ruang disimpan pada suhu dibawah 30°C. Obat
dengan suhu sejuk disimpan pada suhu dibawah 25°C. Suhu di gudang obat
diatur agar selalu berada pada suhu antara 15-25oC sesuai dengan ketentuan suhu
penyimpanan dalam Pedoman CDOB. Untuk memantau kondisi suhu
penyimpanan, di dalam ruangan gudang ditempatkan termometer, sehingga
pengecekan kesesuaian suhu gudang dapat dilakukan dengan mudah setiap saat .
Penyimpanan berdasarkan suhu dilakukan bertujuan untuk meminimalkan
kerusakan obat, baik secara fisik maupun kimiawi dan juga digunakan untuk
menjaga mutu serta keamanan dari sediaan penyimpanan produk obat juga
dipisahkan berdasarkan bentuk sediaan, penyimpanan sediaan tablet dan sediaan
cair.
4. Penyaluran atau pendistribusian
PBF PT. Lestari Jaya Farma kediri melakukan penyaluran/pendistribusian
obat di RS. Bhayangkara , RSUD Pare, RS. Aura Syifa, Puskesmas Tiron
Banyakan, Puskesmas Pelas, Puskesmas Sambirejo, Puskesmas Bendo Pare,
Puskesmas Sambi, DINKES Kab Kediri, DINKES Kab Trenggalek, Klinik Sri
Rahma, Klinik Sri Khotijah dan Klinik Jimbon. Penyaluran obat atau
pendistribusian obat dilakukan dengan obat dikemas dalam karton atau kotak
penataan rapi untu meminimalisir kerusakan obat, sehingga mutu obat terjamin
dan aman sampai tujuan. Pendistribusian obat juga mengunakan alat transportasi
yang baik misalnya mobil box fungsinya agar obat yang tidak boleh terkena sinar
cahaya secara langsung terjaga aman dari sinar cahaya matahari secara langsung.
5. Inspeksi diri

14
 Pada PBF PT. Lestari Jaya Farma kediri , inspeksi diri dilakukan secara
eksternal dan internal. Tujuan dari inspeksi diri adalah untuk mengevaluasi
apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu industri farmasi memenuhi
ketentuan CDOB.
6. Penanganan keluhan, obat kembalikan dan penatikan kembali
Penanganan keluhan pada PBF PT. Lestari Jaya Farma ini dilakukan dengan
cara menerima, mendokumentasikan dan menindaklanjuti keluhan dari pelanggan
dalam rangka penerapan CDOB untuk mendukung penyaluran atau distribusi
obat. Apabila terdapat keluhan contohnya seperti kerusakan obat akibat produksi
maka harus segera diberitahukan kepada industri farmasi dan pemegang izin edar.
Penanganan untuk obat retur yang dilakukan pelanggan dikarenakan obat
mendekati kadarluarsa dapat dilakukan dengan cara pengisian nota retur.
7. Transportasi
PBF PT. Lestari Jaya Farma menggunakan alat transportasi berupa mobil
box yang sesuai persyaratan penyimpanan dan pendistribusian produk serta sesuai
label dan pengemudi yang telah mendapat pelatihan CDOB. Mobil box yang
dimiliki oleh PT. Lestari Jaya Farma sesuai karena bagian belakang tempat
penyimpanan obat tidak ada jendela sehingga obat tidak terkena sinar cahaya
langsung sehingga produk obat aman sampai tujuan.
8. Fasilitas produksi
Fasilitas distribusi di PBF PT. Lestari Jaya Farma terdiri dari ekspedisi
external dan internal . Ekspedisi beroperasi untuk pengiriman produk pesanan
daerah kota dan luar kota.
9. Dokumentasi
Dokumentasi yang baik merupakan bagian penting dari sistem manajemen
mutu. Dokumentasi tertulis harus jelas untuk mencegah kesalahan dari
komunikasi lisan dan untuk mempermudahkan penelusuran antara lain sejarah
bets, instruksi, prosedur. Dokumentasi merupakan dokumen tertulis terkait dengan
distribusi ( pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pelaporan). Prosedur tertulis
dan dokumentasi lain terkait dengan pemastian mutu (BPOM, 2019).
Dokumentasi merupakan aktivitas atau proses sistematis dalam penyediaan

15
dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerapan, pengetahuan dan bukti serta
menyebarkan kepada pengguna. Dokumentasi yang baik merupakan bagian
penting darisistem manajemen mutu. Semua dokumentasi yang dilakukan oleh
PBF PT. Lestari Jaya Farma disimpan selama 6 bulan sampai 1 tahun.
Dokumentasi yang dilakukan pada PBF PT. Lestari Jaya Farma yaitu sebagai
berikut :
1. Prosedur tertulis
2. Operasional pengadaan dan penyaluran meliputi surat pemesanan, faktur, surat
pengiriman barang, kartu stock dan data.

Alur penyaluran pada PBF PT. Lestari Jaya Farma yaitu dengan
adanya permintaan dari pelanggan dengan baik melalui SP yang sudah
siapkan oleh pelanggan masing-masing outlet atau SP yang sudah
disiapkan dari salesman PBF PT. Lestari Jaya Farma. Khusus obat OTT
dan prekurson harus memilik SP (Surat Pesanan) yang di verifikasi oleh
Apoteker penanggung jawab dan pemesanannya harus menyertakan SP
bersama dengan laporan stok akir obat. Sedangkan untuk OTC, obat
bebas terbatas dan obat keras dapat menggunakan surat pesanan langsung
atau menyusul. Keaslian dan kelengkapan SP meliputi nama outlet, serta
nama jelas penulis SP. Jika tidak lengkap maka apoteker penangung jawab
berhak menolak penyaluran obat tersebut. Alur pemesanan obat di PBF.
PT Lestari Jaya Farma sebagai berikut :

Client membuat surat pesanan (SP)

Apoteker akan melakukan validasi Surat pesanan

Apoteker melakukan cek jumlah pesanan

Apoteker menyetujui pesanan Pesanan ditolak oleh Apoteker

16
 Apoteker memberikan SP pada fakturis

Fakturis akan membuatkan faktur dan

mengecekan piutang

Penyiapan obat dan pengiriman oleh

ekspedisi PBF. PT. Lestari Jaya Farma

(alur pesanan obat gambar 2 )

Analisa dan verifikasi pemesanan oleh pelanggan, telah mengunakan

standar operasional dengan melihat jumlah obat yang dipesan, frekuensi
pemesanan oleh pihak pemesanan. Surat pemesanan mencangkup
sekurang-kurangnya kelengkapan yaitu sebagai berikut :

1. Tanggal pemesanan
2. Dekskripsi obat , misalnya nama obat, bentuk sediaan dan kekuatan serta
jumalah yang dipesan
3. Nama lengkap, alamat, nomer telpon dan status dari supplier
4. Nomor dokumen untuk indentifikasi order pemesanan
5. Tanda tangan Apoteker Penanggung Jawab dan SIPA serta stempel perusahaan
Jika surat pesanan kesupplier dan surat pesanan dari pelanggan tidak memenuhi
persyaratan seperti yang tertera diatas pemesanan oleh pelanggan tersebut tidak
dapat dilayani.

Pembayaran untuk pemesanan obat di apotek atau instalansi

pemerintah dapat melakukan pembayaran dengan batas waktu 30 hari
sampai 40 hari. Selanjutnya SP dibawa kebagian fakturis untuk dibuatkan
faktur dan dilakukan rilisan credit control bagi pelanggan yang memiliki

17
piutang faktur tidak dapat dibuatkan oleh fakturis maka outlet atau
pelanggan yang masih mempunyai hutang piutang atau tunggakan.

Faktur terdiri dari 4 rangkap yaitu putih (faktur asli), warna merah
muda untuk salesman, kuning untuk bagian gudang, biru untuk inkaso dan
hijau untuk peganggan pelanggan apabila telah melunasi pembayaran
faktur tersebut. Setelah faktur dicetak barang disiapkan oleh petugas
gudang dan dicatat jumlah pengeluaran pada kartu stok serta dilakukan
pengecekan kembali kesesuaian antara jumlah permintaan dalam faktur
dengan barang yang sudah disiapkan.

Produk yang telah sesuai selanjutnya dilakukan pengemasan

berdasarkan kondisi stabilitas atau ketentuan penyimpanan obat. Produk
dengan tujuan dalam kotak, dikemas dalam kardus atau karton dengan rapi
untuk menghindari terjadinya kerusakan produk selama perjalanan
pengiriman. Sebelum barang dikirim ke outlet-outlet, tanggal faktur, nama
outlet, nomor faktur dan nomor surat pengiriman barang ditulis terlebih
dahulu dibuku ekspedisi. Barang akan dikirim ke outlet oleh petugas
ekspedisin dengan membawa faktur dan diperiksa terlebih dahulu
kelengkapan tersebut. Saat barang diserahkan kepada outlet, petugas wajib
meminta nama dan tanda tanggan penerima barang serta cap stampel outlet
pada faktur serta selanjutnya menyerahkan faktur aslinya kepada PBF PT.
lestari Jaya Farma.

Prinsip dasar seleksi obat dan estimasi kebutuhan obat (perencanaan)

di PBF PT. Lestari Jaya Farma adalah bedasarkan epidemiologi yaitu
perencanaan yang didasarkan pada penyebaran penyakit,wabah atau
penyakit yang paling banyak didaerah tersebut misanya di pandemi
COVID19 di PBF PT. Lestari Jaya Farma menyediakan banyak vitamin
yang banyak dibutuhkan oleh outlet outlet yang bekerja sama dengan PBF
PT. Lestari Jaya Farma .

18
 Monitoring yang dilakukan di PBF PT. Lestari Jaya Farma meliputi
monitoring suhu dan penyimpanan obat, monitoring pembersihan gedung,
monitoring kondisi gedung dimana pengawasan tersebut dilakukan rutin
setiap hari. Parameter yang di monitoring salah satunya adalah suhu dan
kelayakan sarana prasarana yang digunakan.

Tata kelola administrasi dan pelaporan di PBF PT. Lestari Jaya Farma telah
memenuhi ketentuan CDOB karena sudah ada dokumentasi tertulis yang berupa
standar operasional procedur (SOP), kontrak dan data baik berbentuk kertas atau
elektronik pada kegiatan pembelian, penerimaan,penyimpanan, penyaluran dan
pelaporan. Seluruh dokumen, seperti laporan keuangan, laporan penjualan,
laporan pembelian dan lain-lain dicetak dan ditanda tangani oleh masing-masing
petugas dengan persetujuan kepala. Dokumen disimpan di rak arsip secara teratur
dan diberinama di masing-masing wadah rak tujuanya agar mempermudah
pencarian arsip.

19