BAB III

TINJAUAN KHUSUS

3.1 Sejarah Apotek Sejahtera Utama

Apotek Sejahtera Utama merupakan Apotek yang dibuka dari pukul 08:00 WIB
sampai pukul 21:00 WIB.Apotek Sejahtera Utama mulai beroperasi pada tanggal 30
Desember 2016 yang bertempat di jalan Padang Kemiling RT.5 RW.1 Kelurahan
Betungan Kecamatan Selebar Bengkulu dengan No SIA
440/521/DKK/Rek.SIPA/XII/2016.Pemilik sarana Apotek Sejahtera Utama bernama
Sherly,S.Farm.,Apt.sedangkan Apoteker pengelola Apotek Sejahtera Utama bernama
Ifa Nadia Khalrinisa,S.Far.,Apt.Apotek Sejahtera Utama mempunyai Dua Asisten
Apoteker (AA) di Apotek Sejahtera Utama telah diatur sesuai tugas dan fungsinya.

3.2 Struktur Organisasi

Organisasi merupakan suatu wadah atau proses kerja sama untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya, dimana masing-masing berusaha hendak mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
Untuk memperlancar jalannya usaha dan mencapai hasil yang maksimal sangat
diperlukan struktur organisasi. Pada umumnya di Apotek terdapat beberapa orang
tenaga kerja yang dapat membantu sesuai dengan keahlian masing-masing, maka dari
itu struktur organisasi harus jelas dalam pembagian kerja, fungsi, wewenang, dan
tanggung jawab serta haknya agar tujuan perusahaan dapat dicapai secara efektif dan
efisien.
 Adapun Struktur Organisasi Apotek Sejahtera Utama adalah sebagai berikut:

PEMILIK

Sherly, S.Farm.,Apt

ADM Penanggung Jawab

Tri Kurniati Dr. Foppi

Instalasi Penunjang
Instalasi Rawat Jalan Farmasi

Lab Klinik Shifa Medika

Dr. Foppi Apoteker

Apreza Yeti Amd.Ak

Dr. Sari AA
Nadia Elisa
Gambar 8. Struktur Organisasi Apotek Sejahtera Utama.
Keterangan :
: Garis kerja sama.
Tabel Daftar Nama Karyawan Apotek Sejahtera Utama
 No Nama Jabatan
1. Sherly, S.Farm,.Apt Pemilik Sarana Apotek
2. Ifa Nadia Khalrinisa, S.Far,.Apt Apoteker Pengelolah Apotek
3. Tri kurniati Adm
4. Popy Heriani Asisten Apoteker
5. Yogi, Adm.Far Asisten Apoteker
6. Dr. Foppi Dokter Umum Dan Kecantikan
7. Dr.Sari Dokter Umum
8. Apreza Yeti, Amd.Ak Analis
9. Nadia Elisa Analis

3.3 Tata Ruang Apotek

Lay Out Apotek Sejahtera Utama

2 3

16

5 6
8

9 7
15
10

14
11 13
12
17
18
 Lay out adalah susunan tata ruang yang terletak di Apotek Sejahtera
Utama.Adapun tujuannya adalah:
1. Mempermudah mengetahui tempat obat
2. Mempermudah mengetahui bentuk ruangan
3. Mempermudah kinerja selanjutnya
Keterangan :
1. Pintu masuk
2. Kasir
3. Etalase obat bebas
4. Etalase alkes
5. Pintu
6. Rak obat paten dan generic
7. Rak obat sirup,salep,injeksi dll
8. Gudang obat paten dan generic
9. Gudang obat sirup,salep,injeksi dll
10. Meja racik
11. Meja tempat berkas-berkas
12. Lemari narkotika
13. Lemari pendingin
14. Pintu
 15. Resepsionis/pendaftaran
16. Ruang tunggu
17. Televisi
18. Ruang praktek dokter umum
19. Ruang praktek dokter kecantikan
20. Lab klinik shifa ( Ruang Sampling)
21. Lab klinik shifa
22. Rak sepatu
23. toilet

3.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

3.4.1 Pemilik Sarana Apotek
a) Tugas dan Kewajiban
1. Menyediakan semua jenis perbekalan farmasi yang dibutuhkan oleh Apotek.
2. Menyediakan sarana dan prasaran yang di butuhkan Apotek.
3. Menyediakan segala sesuatu yang di butuhkan dalam pengelolaan Apotek.
4. Bertanggung jawab terhadap semua permodalan yang butuhkan di Apotek.
3.4.2 Apoteker Pengelola Apotek (APA)
a) Tugas dan Kewajiban
1. Memimpin seluruh kegiatan di Apotek.
2. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi di Apotek.
3. Membayar pajak yang berhubungan dengan Apotek.
4. Mengusahakan agar Apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang
optimal.
b) Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pengolahan apotek .
2. Bertanggung jawab atas seluruhan kesalahan yang dilakukan bawahan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan, pembukuan, keuangan, dan pekerjaan
bawahan.
c) Wewenang
 1. Berhak dalam mengadakan obat dah perbekalan farnasi lainnya.
2. Berhak menghentikan dan menerima pegawai.
3. Memberikan sanksi kepada bawahannya yang melakukan pelanggaran.
4. Berhak menunda penyerahan obat, apabila didalam suatu resep terdapat
kekeliruan yang berbahaya dan dapat menghubungi dokter yang menulis resep.

3.4.3 Asisten Apoteker

a) Tugas dan Kewajiban
1. Melayani resep mulai dari menerima sampai dengan menyerahkan obat kepada
pasien.
2. Menyusun resep menurut nomor dan tanggal resep.
3. Mencatat dan membuat laporan keluar masuk obat.
4. Mengecek obat yang telah kosong dan kurang.
5. Memelihara kebersihan ruang peracikan, lemari obat, gudang, dan rak obat.
b) Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan kesalahan yang dilakukan.
2. Bertanggung jawab kepada Apoteker Pengelola Apotek (APA).
c) Wewenang
Berwenang untuk melakukan atau melaksanakan pelayanan kefarmasian
sesuai undang-undang dengan petunjuk dari APA bersangkutan dan dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.5 Pengelolaan Sedian Farmasi

A. Perencanaan
DiApotek Sejahtera Utama perencanaan perbekalan farmasi seperti obat-
obatan dan alat kesehatan dilakukan dengan melakukan pengumpulan data obat-
obatan yang akan dipesan dimana data tersebut ditulis dalam buku defekta,yaitu jika
barang habis atau persediaan menipis berdasarkan jumlah barang yang tersedia pada
bulan-bulan sebelumnya.
B. Pengadaan
Pengadaan obat atau alat kesehatan diApotek Sejahtera Utama dilakukan
dengan cara berikut :
1. Obat yang kosong dicatat di buku defecta
 2. Kemudian obat kosong tersebut dikelompokan berdasarkan PBF penyedia obat
tersebut
3. Kemudian obat dipesan melalui Surat Pesanan (SP)

C. Pemesanan
Pemesanan diApotek Sejahtera Utama dilakukan dengan melihat persediaan
stock obat. Jika stock obat tinggal sedikit maka dilakukan pemesanan obat ke PBF
yang bekerja sama dengan Apotek Sejahtera Utama obat dengan menggunakan surat
pesanan yang terdiri dari:
a) SP obat bebas,bebas terbatas,dan keras
b) SP obat psikotropika
c) SP obat prekursor
d) SP obat Narkotika
e) SP obat-obat tertentu
D. Penerimaan dan Pemeriksaan
Selang satu atau dua hari pesanan akan datang dan disertai dengan faktur
pembelian. Ketika barang datang Asisten Apoteker Apotek Sejahtera Utama
mengecek faktur dan surat pesanan serta memeriksa kesesuaian barang yang
dipesan. Pengecekan barang datang dilakukan dengan cara:
1) Mencocokkan nama Apotek, nama barang, nomor batch, jumlah barang, harga
barang, expired date, dengan keterangan yang tertera pada surat pesanan dan
faktur.
2) Setelah semua barang sesuai dengan pesanan maka faktur diparaf dan distempel.
Namun apabila terjadi ketidaksesuaian barang, maka pihak Apotek Sejahtera
Utama meretur barang tersebut disertai dengan bukti returnya.
3) Faktur asli diberikan kepada PBF, sedangkan copyannya disimpan sebagai arsip
Apotek Sejahtera Utama.
4) Apabila pembayarannya sudah lunas, faktur asli yang berada di PBF diserahkan
ke Apotek Sejahtera Utama.
E. Penyimpanan
 Penyimpanan perbekalan farmasi diApotek Sejahtera Utama digolongkan
berdasarkan:
1) Bentuk sediaan(tablet,sirup,injeksi,salep,dan bentuk sediann lainnya)
2) Berdasarkan FIFO(First In First Out) yaitu obat-obat yang pertama masuk dan
pertama keluar,dan FEFO (First Expired First Out) yaitu Obat-obat yang
kadaluarsanya cepat, pertama keluar.
3) Berdasarkan sifat obatnya yang meliputi penyimpanan obat berdasarkan suhu 3̊-8̊
C. Contohnya: Dulcolax Suppos, dll
4) Berdasarkan golongan obatnya, seperti untuk obat golongan bebas dan bebas
terbatas disimpan di etalase depan (tidak apa-apa terlihat oleh pasien), karena
obat-obat tersebut dijual secara bebas kepada pasien.
F. Administrasi
Pengelolaan administrasi di Apotek Sejahtera Utama masih di kelola secara manual,
yaitu meggunakan buku.
G. Keuangan
Keuangan diApotek Sejahtera Utama dipegang oleh PSA nya sendiri, beberapa tugas
yang dilakukan seperti menghitung atau mengkalkulasikan biaya obat dan resep.
Ada dua komponen dalam keuangan yakni:
1) Pemasukan
Biaya keuangan dari beberapa obat dan resep yang diterima dari pasien atau
konsumen dapat dikatakan pemasukan keuangan di Apotek Sejahtera Utama.
2) Pengeluaran
Pengeluaran dapat terjadi dari beberapa transaksi di Apotek Sejahtera Utama
seperti, gaji karyawan, listrik, air, pajak, dan pembayaran terhadap
distributor.

3.6 Pengelolaan Resep

Pelayanan yang diberikan oleh Apotek Sejahtera Utama dibedakan menjadi:
A. Pelayanan Dengan Resep Dokter
1. Resep yang masuk diterima Asisten Apoteker yang ada di Apotek Sejahtera
Utama, kemudian Asisten Apoteker mengecek ketersediaan obat, jika obat yang
ada diresep tersedia di Apotek maka resep tersebut dihargai, setelah dihargai beri
 tahu pada pasien harga obat yang akan dibayar oleh pasien, jika setuju, pasien
tersebut langsung membayar, kemudian resep tersebut langsung dikerjakan.
2. Setelah resep dikerjakan obat langsung disiapkan kemudian obat atau resep
tersebut diperiksa kembali sebelum obat diserahkan kepada pasien. Hal ini
ditujukan untuk menghindari semua hal-hal yang tidak diinginkan sewaktu obat
tersebut diserahkan kepada pasien. Asisten Apoteker yang menyerahkan wajib
memberikan penjelasan atau petunjuk mengenai aturan pakai atau penggunaan
dari obat tersebut.

Resep Masuk

Di Cek Ketersediaan Obat

Pasien Setuju Dengan Pasien Setuju Mengambil Pasien Tidak Setuju

Harga Obat Sebagian Dengan Harga Obat

Obat dibayar Pasien Obat Dihargai Ulang Resep dikembalikan

Obat diperiksa kembali,

Obat disiapkan kemudian diserahkan ke pasien
(diracik, penulisan etiket, dll) serta pemberitahuan informasi
obat Gambar: Skema
Alur Playanan Resep di Apotek Sejahtera Utama
Apotek Sejahtera Utama melayani resep yang berasal dari dokter praktek
maupun dari luar Apotek.Apoteker dan Asisten Apoteker di Apotek Sejahtera Utama
melakukan pelayanan dengan baik dan teliti sesuai dengan ketentuan yangada. PIO
(Pelayanan Informasi Obat) yang diberikan sudah baik akan tetapi perlu ditingkatkan
lagi.

B. Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter

 Apotek Sejahtera Utama melayani pembelian obat tanpa resep dokter, dimana
AA menyerahkan obat yang diminta oleh pasien setelah harga disetujui oleh pasien.
Adapun obat yang diserahkan kepada pasien tanpa resep dari dokter adalah obat
bebas, bebas terbatas, dan obat wajib apotek (OWA). Obat wajib apotek adalah obat
keras yang dapat diserahkan kepada pasien tanpa resep dokter yang pemberiannya
disertakan informasi tentang kontra indikasi, cara pemakaian obat dan efek samping
obat.
C. Penyimpanan Resep
Apoteker Pengelola Apotek Sejahtera Utama mengatur resep yang telah
dikerjakan menurut urutan tanggal penerimaan resep. Resep harus disimpan
sekurang-kurangnya 5 tahun. Resep yang disimpan melebihi jangka waktu 5 tahun
dapat dimusnahkan. Resep yang mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep
yang lainnya. Khusus untuk resep obat narkotika penyimpanannya didalam lemari
khusus terkunci, setelah resep yang diterima berumur 5 tahun, maka resep-resep
tersebut dimusnahkan.
D. Pemusnahan Resep
Semua resep yang telah disimpan lebih dari 5 tahun akan dimusnahkan,
namun Apotek Sejahtera Utama belum pernah melakukan pemusnahan resep
dikarenakan Apotek Sejahtera Utama baru berdiri sejak tahun 2016.

3.7 Pembukuan
Pembukuan Apotek Sejahtera Utama terdiri dari:
1) Buku Pencatatan Obat Harian
Obat keluar selalu dilakukan pencatatan,obat yang keluar dari Apotek
Sejahtera Utama langsung dicatat.
2) Buku Pencatatan Barang masuk
Setiap barang yang masuk di Apotek Sejahtera Utama ,dicatat di buku
pencatatan barang masuk, dengan format no, tanggal, bulan dan tahun
faktur, nama barang, jumlah barang, no batch atau ED, Discount, total harga
dan tempo.
3) Buku defekta
Setiap barang di Apotek Sejahtera Utama yang jumlahnya menipis atau
barang yang akan habis langsung dicatat dalam buku defekta.
4) Kartu Stock
 Setiap barang yang di terima,dikeluarkan dan sisa dari persediaan obat
Apotek Sejahtera Utamadicatat di kartu stock.

3.8 Pelaporan
3.8.1 Laporan Penggunaan Narkotika
Pelaporan penggunaan narkotika di Apotek Sejahtera Utama dibuat setiap satu
bulan sekali. Laporan penggunaan narkotika dibuat 3 rangkap yang ditujukan Kepala
Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:

1. Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Bengkulu

2. Arsip Apotek

3.8.2 Laporan Penggunaan Psikotropika

Pelaporan penggunaan psikotropika di Apotek Sejahtera Utama dibuat setiap
bulannya yangdi tujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan
tembusan:

1. Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Bengkulu

2. Arsip Apotek

3.8.1 Laporan Penggunaan Obat Generik

Pelaporan obat generic di Apotek Sejahtera Utamadibuat setiap bulannya yang
ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Bengkulu dengan tembusan:
1. Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Bengkulu
2. Arsip Apotek

3.8.2 Laporan Penggunaan Obat Prekursor

Pelaporan obat prekursor dibuat setiap bulannya yang ditujukan kepada Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi Bengkulu dengan tembusan:
1. Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Bengkulu
2. Arsip Apotek