[NOTULENSI RAPAT KEEMPAT]

Hari/tanggal : Kamis, 10 September 2020

Waktu : 15.00 - 16.30 WITA
Kehadiran : 20/37 (berdasarkan yang ikut dalam rapat)

Pembahasan : Progres dan kemajuan tiap perdivisi

Divisi acara :
Kehadiran : 3/9
Laporan : -
- untuk temasudah fix : optimalisasi peran pemuda terhadap lingkungan di era new
normal.
- rundown untuk roadshow,TM dan upgrading sudah di buat
- nanti akan ada pembagian kelompok dan diberi projects lingkungan, dan adeknya akan
disuruh untuk pecahlan satu masalah tersebut.

- Tupoksi :
1.Breakdown (Maya dan Laila)
2. Konsep (Maya dan Nabilla)
3. Tatib (silfa)
4. Pemateri 1 (Nila dan tiara)
5. Pemateri 2 (nabilla)
6. Pemateri 3 (laila)
7. Perangkat acara (tiara dan nilla)
8. Ice breaking (silfa)
Kendala:
- belum ada rapat internal kedua karena internal acara sibuk dikepanitiaan yg sedang
berlangsung
- untuk mc,pemateri dan moderator masih belum fix siapa
Tanggapan :
- Apakah di akhir acara ada tradisi osean turun-temurun dari 2013 di ikutan di
akhiran

Divisi Humas :
Kehadiran : 5/7
Progres :
- DL surat h-4 acara, DL follow up h-1 acara, kontak lembaga,ukm,dll sudah. kendala
duta,pemateri,alumni belum dihubungi. tanggapan: untuk kontak alumni sudah dibantu
cari oleh Bang Rey
- sudah rapat sama sc
- sudah bagi pj
1. Pemateri 1, dekan, BPN dan ICP (fadhilah)
2. Pemateri 2, pembina , PIK dan Osean (talitha)
3. Pemateri 3, BEM,GHP dan PHS (asmuri)
4. Kemahasiswaan, DPM dan SKM (Falah)
- untuk delegasi setiap undangan maksimal 2 orang
Kendala : - belum ada
Tanggapan :
- tambahan untuk menghubungi duta, alumni 2015 atau 2016 dan ketua umum
- nama pemateri belum di beri tahu
Divisi kestari :
Kehadiran : 4/8

Progres :
Progress kestari
1. Surat zoom sudah jadi cuma masih menunggu RD acara
2. Surat permohonan sambutan
-dekan
-WD1
- pembina ukm osean
Sudah jadi
3. Surat undangan delegasi dan alumni sudah jadi juga
4. Link evaluasi sudah jadi cuma blm di fix kan
5. Link absensi dan pendaftaran dalam proses pengerjaan
Kendala :
-menunggu nomer surat

Tanggapan :
Untuk surat peminjaman zoom segera di buat dan di percepat

Divisi pubdok
Kehadiran : 3/8
Laporan :
- Coming soon udh, twibbon sama live report menyusul
- Terus kalo waktunya sempet ntar apa kata mereka
- Sertif msh progress, kendala blm ada
Kendala :
- hanya richo (koor) yang bisa desain
- mau upload apa aja di feed (h-1, dll)
apa kendalanya
- pembagian pj sudah apa belum
- kalau udah jadi coming soon nya di kirim di grup jadi kaka sc bisa tau
- buat timeline biar ada target
- kalau tiap design udah jadi nanti dikirim ke grup besar beserta captionnya

Tanggapan :
- timeline untuk desain segera kirim ke grup besar
- Terus roadshow pake poster

PR untuk semua Divisi :

1. Konsepan Roadshow dresscode dan lain lain, dipikirkan kembali siapa saja yang
masuk kedalam room kalau seluruh panitia diperbolehkan diberikan reminder ke seluruh
panitia
2. Akun Zoom nya dicari
3. Roadshow apakah tetap harus menampilkan video yang sama ketika perkenalan UKM,
saran kk di roadshow tidak usah terlalu berat bahasanya kita lebih santai lebih terbuka
sama maba maba untuk mengenalkan UKM Osean itu apasih gitu gitu
4. Roadshow apakah tidak dilakukan gladi terlebih dahulu
5. di TM dimasukkan kembali perkenalan Panitia jadi maba tidak hanya mengenal PI saja
tapi semuanya bisa dikenal
6. Tugas Kelompoknya digaris besari untuk cara mengatasinya disesuaikan dengan kita
di zaman sekarang ini
7. quiziznya bisa dicoba dulu di test dulu kepanitia
8. Konsepan Penutupan yang dari dulu dulu selalu jadi tradisi cuma di UKM Osean FKM
Unmul untuk menyatakan bahwa mereka resmi masuk didalam UKM Osean ini
9. tanggal Roadshow dikembalikan kepada divisi acara jika seluruh PR untuk
menjalankan roadshow dapat diselesaikan maalam ini maka besok roadshow akan tatp
dijalankan akan tetapi jika dirasa tidak bisa di selesaikan boleh diundur dengan tanggal
maksimal 15 september dengan penjelasan kk tadi kalau gadapat waktu yang sama di tgl
14 dan 15 maka kalian harus kerja 2 kali :( tetapi semoga diantara tgl 14 dan 15 tersebut
terdapat jam kosong bersaamaan sehingga roadshow dilakukan sekali saja
10. Tema Materi yang fix ada 2 sejarah osean yang dibawakan oleh bang anto dan juga
KMO, untuk 1 materi menyusul, dan pematerinya juga menyusul. TOR dan surat
permohonan pemateri tetap menjadi tugas panitia.

PUBDOK :
1. boleh pake poster di roadshow untuk dijadikan BG di roadshow nanti yang wajb
dipake panitia
2. terkait apa kata mereka bisa didiskusikan bersama koor koor yang lain jika memang
setuju untuk dilakukan ditentukan siapa saja yang masuk dan timeline untuk di up

[TIMELINE RAPAT UPGRADING OSEAN 2020]

Senin, 24 Agustus 2020 : Rapat koor

Selasa, 25 Agustus 2020 : Rapat Besar (1)

Sabtu, 29 Agustus 2020 : Rapat Koor

Minggu, 30 Agustus 2020 : Rapat Besar (2)

Selasa, 1 September 2020: Rapat divisi

Kamis, 3 September 2020 : Rapat koor

Sabtu, 5 September 2020 : Rapat Besar (3)

Selasa, 8 September 2020 : Rapat divisi

Jumat, 10 September 2020 : Rapat Besar sebelum roadshow (4)

Selasa, 15 September 2020 : Rapat Divisi

Kamis, 17 September 2020 : Rapat koor

Sabtu, 19 September 2020 : Rapat fiksasi

Minggu, 20 September 2020 : Hari H

Note :
Untuk waktu akan disesuaikan dengan jadwal kuliah panitia