Pengantar

Organisasi & Manajemen

Yos Immanuel Jong, SKM, M.Kes (MARS)
Characteristics of Organization

People

Distinct Deliberate
Purpose Structure

( Robbins & Coulter, 2012 in Management 11th edition )

Konsep Organisasi
Tradisional
• Mantap/Stabil
• Tidak Luwes
• Berfokus pada kerja
• Pekerjaan berdasarkan jabatan
• Berorientasi individu
• Pekerjaan tetap/permanen
• Berorientasi perintah
• Manajer membuat keputusan
• Berorientasi peraturan
• Gugus kerja relatif seragam
• Hari kerja ditetapkan
• Hub. Bersifat hierarki
• Bekerja pd fasilitas organisasi
selama jam- jam tertentu
Modern/Baru
• Dinamis
• Luwes
• Berfokus pada keterampilan
• Pekerjaan yg harus diselesaikan
• Berorientasi pada tim
• Pekerjaan sementara
• Berorientasi pada keterlibatan
• Pekerja berpartisipasi
• Berorientasi pelanggan
• Gugus kerja beragam
• Hari kerja tidak dibatasi waktu
• Hub. Bersifat lateral & jaringan
• Bekerja di mana pun dan kapan
pun
 Lini
Direktur

Wadir Medis Wadir Umum dan Wadir Keuangan

SDM

Bid. Bid. Marketing SDM Anggaran Administrasi

Medis Penunjang
Med

Staf Staf Staf Staf Staf

 Staf
Direktur

Bagian Bagian Bagian Bagian

Perdagangan Urusan Teknik Perencanaan Kepegawaian

Proyek A Proyek B Proyek C

 Bentuk Lini & Staf

Direktur Utama
Staf Pengembangan

Dir. Pemasaran Dir. Medis Dir. Keuangan

Kepala Bagian X Kepala Bagian Y Kepala Bagian Z

 Organisasi Matriks
GENERAL MANAGER

Riset dan Pengendalian Uji dan Administrasi Pembelian Manufaktur Rekayasa

Pengembangan Kualitas Jaminan Kontrak

Manajer Kelompok Riset Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Proyek A dan Pengendalian Tes dan Kontrak Pembelian Rekayasa
Manufaktur
Pengembangan Kualitas Jaminan Administrasi

Manajer Kelompok Riset Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Proyek B dan Pengendalian Tes dan Kontrak Pembelian Rekayasa
Manufaktur
Pengembangan Kualitas Jaminan Administrasi

Kelompok Riset Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Manajer
dan Pengendalian Tes dan Kontrak Pembelian Rekayasa
Proyek C Manufaktur
Pengembangan Kualitas Jaminan Administrasi
 Manajemen …
Ilmu Murni atau Terapan ?

 Sebagai suatu disiplin ilmu yang bertugas mencari

kebenaran yang disandang dalam predikat dimensi teoritis
dan metodologi, yang harus diuji dan dibuktikan
berdasarkan fakta/data secara objektif akan kebenaranya.
Oleh karena itu manajemen sebagai ilmu penting untuk
dikembangkan, agar didapatkan kebenaran ilmu.

 Sebagai ilmu terapan, manajemen harus peduli dengan

fungsi sosialnya di masyarakat (Mempunyai kegunaan
yang dapat dipakai dalam setiap organisasi untuk
mencapai tujuannya).

Sebagai ilmu, manajemen merupakan objek studi

 Manajemen sebagai Seni

Ilmu manajemen akan dapat dipelajari dan

diaplikasikan dengan daya lenting penyesuaiannya
sebagai suatu keahlian, kemahiran atau keterampilan
yang dapat dipakai dalam kehidupan manusia.

Sebagai suatu seni, manajemen merupakan suatu siasat dan usaha tata
kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Efficiency and Effectiveness in Management

Efficiency (means) Effectiveness (means)

Resources Goal
Usage Attainment

Low Waste High Attainment

Management Strives for :

Low Resources Waste (high efficiency)
High Goal Attainment (high effectiveness)
Universal Need for Management

All Size of Organization All Organization Levels

(Small  Large) (Top  Bottom)

Management is
needed in ...

All organizational areas

(Manufacturing, Marketing, All Types of
Human Resources, organizations
Accounting, Information (Profit & Not For Profit)
Systems, etc)

( Robbins & Coulter, 2012 in Management 11th edition )

Levels of Management

Top
Managers
Middle
Managers

First-Line Managers

Non-Managerial

( Robbins & Coulter, 2012 in Management 11th edition )

Management Skills

LLM MM TM

Managerial

Technical

concept interpersonal skill

Managerial Roles

Interpersonal Informational Decisional

• Figurehead • Monitor • Entreprenur

• Leader • Disseminator • Disturbance
• Liaison • Spokesperson Handler
• Resource
allocator
• Negotiator

Mintzberg, Henry (1980) in The Nature of Managerial Work, 1st Edition

Evolusi Teori Manajemen

Yos Immanuel Jong, SKM, M.Kes (MARS)

Major Approaches to Management

( Robbins & Coulter, 2012 in Management 11th edition )

Hystorical Background
1 Piramida :
 ± 20 tahun
 Lebih dari 100.000
pekerja
 POAC

Kota Venice :
 Tahun 1400-an : pusat
ekonomi dan
perdagangan utama
 Pemanfaatan kanal
dalam hal pengiriman
material
...
The Wealth of Nations :
 Adam Smith (1776)
 Fokus pada :
spesialisasi pekerjaan
dan peningkatan skill
sesuai spesifikasi

Revolusi Industri :
 Sejak abad ke-18
 Produksi : Rumah
Pabrik
 POAC
Classical Approaches
 Studi formal manajemen dimulai sejak awal
abad ke-20
 Pendekatan Klasik menekankan pada
rasionalisasi sumber daya dan organisasi
seefisien mungkin.
 Scientific Management : Frederick W.
Taylor dan Frank & Lilian Gilbreth
 General Administrative : Henry Fayol
dan Max Weber
 ...
Frank Gilbreth and
Lilian Gilbreth

 Frank Gilbreth : seorang kontraktor konstruksi ; Lilian :

psikolog
 Bricklaying experiments : mengurangi inefisiensi pergerakan
tangan dan tubuh  time and motion study
 17 gerakan tangan dasar (Therblig) : mencari, memilih,
memegang, menjangkau, membawa, memegang untuk
memakai, melepas, mengarahkan, mengarahkan sementara,
pemeriksaan, perakitan, lepas rakit, memakai, keterlambatan
yang dapat/tidak dapat dihindarkan, merencanakan, dan
istirahat
Fayol’s 14 Principles of Management
Characteristics of Weber’s Bureaucracy

( Robbins & Coulter, 2012 in Management 11th edition )

Quantitative Approach
 Pengembangan metode matematis dan statistik atas
permasalahan militer selama Perang Dunia II.
 Whiz Kids (grup staf militer) bergabung dengan
Ford Motor Company pada pertengahan tahun
1940-an : Linear programming, critical path scheduling
analysis, dan economic order quantity.
W. Erdwards Deming
 Revolusi Kualitas (1980-1990an)
 TQM (1950-an) : Customer need and expectation 
Continual improvement
 Peningkatan mutu secara berkesinambungan dalam
TQM memerlukan akurasi pengukuran pada setiap
variabel kritis dengan cara membandingkan dengan
standar yang ditetapkan
Pedekatan Awal : Perilaku Organisasi

( Robbins & Coulter, 2012 in

Management 11th edition )
Popular Contingency Variables

( Robbins & Coulter, 2012 in Management 11th edition )

 Fungsi Manajemen

Yos Immanuel Jong, SKM, M.Kes. (MARS)

Fungsi, Unsur dan Sistem Manajemen
...
George R. Terry L. M. Gullick Henry Fayol John F. Mee

• Planning • Planning • Planning • Planning

• Organizing • Organizing • Organizing • Organizing
• Actuating • Staffing • Commanding • Motivating
• Controlling • Directing • Coordinating • Controlling
• Coordination • Controlling
• Budgetting

Harold Koontz S. P. Siagian LANRI

• Planning • Planning • P1 : Perencanaan
• Organizing • Organizing • P2 : Penggerakan -
• Staffing • Motivating Pelaksanaan
• Directing • Controlling • P3 : Pengawasan -
• Controlling • Evaluating Pengendalian -
Penilaian
Proses Perencanaan
Kriteria GOALS (Tujuan)
Hirarki Perencanaan

Top Management
Perencanaan Strategis

Middle Manager
Perencanaan Taktis

Line Manager
Perencanaan Operasional
Diagram SWOT
O

III I
STABILITY EXPANSION
Mendukung Strategi Mendukung Strategi
Rasionalisasi Ofensif

W S

IV II
RETRENCHMENT COMBINATION
Mendukung Strategi Mendukung Strategi
Defensif Diversifikasi

T
Kerangka Acuan Program
 Pendahuluan
 Latar Belakang
 Tujuan Umum dan Khusus
 Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
 Cara Melaksanakan Kegiatan
 Sasaran
 Skedul (Jadwal) Pelaksanaan Kegiatan
 Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
 Pencatatan, Pelaporan, dan Evaluasi Kegiatan
1 - Organizing
...

Manpower Tools Budget

• PIC/PJ • Peralatan / • Untuk SDM

• Kualifikasi / Kelengkapan lainnya • Untuk Peralatan
kompetensi • Kemampuan yang • Operasional
• Otoritas dibutuhkan untuk pelaksanaan program
• Sumber dan cara mengoperasikan • Sumber dan cara
memperoleh SDM peralatan memperoleh dana.
• Jumlah SDM • Sumber dan cara
memperoleh
peralatan
2 - Actuating
...
3 - Controlling

Catch-Up
Meeting

Progress
Report
Communicating in Organization

Yos Immanuel Jong, SKM, M.Kes.(MARS)

 The Manager as
Information Nerve Center
External Internal
Information Information

Manager as Monitor
 Information processor
 Communicator

Manager as Disseminator Manager as Spokesperson

 Distributes information to Distributes information to
subordinates people outside the organization
Source: Adapted from Henry Mintzberg, The Nature Of Managerial Work(New York:Harper & Row, 1973),72.

Developed by Cool Pictures & MultiMedia Presentations Copyright © 2004 by South-Western, a division of Thomson Learning. All rights reserved.
Organizational Communication

SOURCE: Adopted from Richard L. Daft and Richard M. Steers, Organizations; A Micro-Macro Approach, 538 Copyright
1986 by Scott, Foresman and Company, Used by permission.
 Conflict Management

Yos Immanuel Jong, SKM, M.Kes.(MARS)

 Sources of Conflict
Identifying Sources of Conflict Tips for How to Manage
Inadequate information flow; uncertainties
Easier

FACTS of operation; disregard for contractual

obligations.
Ladder of Resolution

Alternative ways of reaching common

METHODS goals; emphasis on different use of
resources.
Responsibilities undefined or confused;
ROLES lack of accountability; inappropriate
organizational structure.

Competing priorities over scarce

GOALS resources; unclear vision or direction.
Harder

Differences in motivations and beliefs

VALUES about work, people, management, and
society.

Note: The deeper the level of conflict and the longer it has gone on, the more difficult to resolve.

Adapted from Rohm and Hass Company. © 2004 Chaos Management, Ltd.

43
Thomas and Kilmann’s styles
 Two key dimensions
 Concern for the self (assertiveness)
 Concern for the other (cooperativeness)
 The styles are defined by the combinations of dimensions
(whether high, moderate or low on certain dimensions)
 The styles are defined as pure types
Five Conflict Management Styles

COMPETING COLLABORATING
Assertive

(Concern COMPROMISING
for self)

Unassertive
AVOIDING ACCOMODATING
Uncooperative Cooperative
(Concern for others)

45
Semoga Berhasil !