BAB

KOORDINASI DAN RENTAN MANAJEMEN

1. Pengertian Koordinasi
Koordinasi (coordination) adalah proses pengintregrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-
kegiatan pada satuan yang terpisah (department atau bidang-bidang fungsional) suatu
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi sacara efisien. Tanpa koordinasi,
individu-individu dan department-departement akan kehilangan pegangan atas
peranan mereka dalam organisasi.

2. Kebutuhan Koordinasi
Menurut James D.Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-
satuan organisasi, yaitu:

 Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependent), bila satun-

satuan  organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam
melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung kepada pelaksanaan kerja setiap
satuan yang memuaskan untuk    suatu hasil akhir.

 Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependent), di mana

suatu       satuan organisasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu sebelum
satuan yang lain    bekerja.
 Saling ketergantungan timbale balik (reciporal interdependent) merupakan
hubugan    memberi dan menerima antar satuan organisasi.

3. Mekanisme-Mekanisme Koordinasi
Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa
saja yg harus di perhatikan :

Hirarki Manajerial Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal,
hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan
integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang
tepat.

Aturan dan prosedur. Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk

menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang
efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangannya dapat digunakan untuk

pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran
yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses
seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-
satuan oraganisasi.

4. Meningkatkan Koordinasi Potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan
organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

 Sistem informasi vertical , adalah peralatan melalui mana data disalurkan

melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di
luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam
 kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi
internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan,
koordinasi, dan pengawasan.

 Hubungan-hubungan lateral (harizontal) , Melalui pemotongan rantai perintah,

hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan
dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada beberapa
hubungan laterial, yaitu :

 Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan

efektivitas dan efisiensi kerja.

 Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga

mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

 Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan
pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus.

 Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk

atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus
memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari
seseorang.

 Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui

perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.
Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak
secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

 Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan
penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
 

5. Pengurangan Kebutuhan Akan Koordinasi

 Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. Sumber daya-sumber daya
tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga
kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul
berkurang.

 Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri. Teknik ini mengurangi

kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi.
Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh
salah satu organisasi operasi (perusahaan).

6. Rentang Manajemen
Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk
melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan
yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah
bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang
terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga
kurang baik.

     Istilah-istilah lain rentang manajemen:

1. span of control

2. Span of authority (rentang otoritas)

3. Span of attention atau span of supervision

     Hubungan rentang manajemen dan koordinasi: ”Semakin besar jumlah rentang,
semakin sulit untuk mengoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif.”

Alasan mengapa penentuan rentang yang tepat sangat penting adalah:

 Retang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan

pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.
 Terlalu melebarnya rentang berarti manajer harus mengendalikan jumlah bawahan
yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Sebaliknya jika rentang terlalu
sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.

 Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur

organisasi.
Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbebtuk ”tall”
dengan banyak tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat
paling rendah. Sedangkan rentang manajemen yang melebar akan menghasilkan
struktur yang berbentuk ”flat” yang berarti tingkat manajemen semakin sedikit dan
akan mempengaruhi efektifitas manajer di semua tingkatan.

7. Beberapa Jumlah Rentangan yang Ideal

 Menurut Henri Fayol Jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan

oleh setiap pengawas produksi dalam organisasi adalah 20 sampai 30 karyawan,
sedang setiap kepala pengawas (superintendent) dapat mengawasi hanya 3 atau4
pengawas produksi.

 Menurut V.A. Graicunas (Konsultan dan ahli Matematika Perancis)

Dalam memilih suatu rentangan, menajer harus mempertimbangkan tidak hanya
hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi
juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih. Jadi,
dengan tiga karyawan seorang manajer mempunyai hubungan dengan setiap
individu, dan dengan tiga kelompok yang berbeda, yaitu kombinasi dari setiap dua
karyawan, dan dengan kelompok yang terdiri dari ketiganya. Pendekatan
Graicunas:
R= n (2n1+ n 1)
Keterangan:

R = Jumlah Hubungan
n = jumlah bawahan

 Menurut Lyndall F. Urwick Tidak ada eksekutif yang dapat mengendalikan

secara langsung kerja lebih dari lima, atau paling banyak enam bawahan.

 Menurut Jendral Ian Hamilton Otak rata-rata manusia hanya memiliki ruang
lingkup yang efektif dalam penanganan dari tiga sampai enam otak manusia
lainnya.Meskipun begitu jumlah rentang menejemen yang mutlak ideal sulit
ditentukan, karena hal ini tergantung pada banyak variabel, seperti besarnya
organisasi, teknologi, spesialisasi, kegiatan-kegiatan rutin, tingkat manajemen dan
sifat-sifat pekerjaan lainnya. Karena itu para penulis hanya dapat menemukan
rentang yang optimal untuk situasi khusus melalui penentuan batasan rentangan
bagi organisasi pada umumnya.

8. Rentang manajemen dan tingkatan organisasional

 1 Tingkatan Manajemen
1 Manajer Rentangan datar (Flat)

(32) Karyawan

 2 Tingkatan Manajemen
5 Manajer Rentangan lebih tinggi

 3 Tingkatan Manajemen
11 Manajer

Rentang Tinggi (tall)

PENJELASAN
Suatu organisasi (secara teoritik) dengan 32 tenaga operatif ditunjukan dalam tiga
struktur rentang manajemen, di mana setiap struktur memerlukan jumlah manajer
yang berbeda.

 Pada struktur A, seorang menajer mengawasi secara langsung keseluruhan 32

bawahan, yang menghasilakn rentang manajemen yang sangat lebar dan struktur
organisasi yang datar (flat).

 Pada struktur B, menunjukan rentangan manajemen yang lebih sempit dan

struktur organisasi yang lebih tinggi.

 Pada struktur C, dengan retang manajemen hanya 4 ada 11 manajemen dengan

3 tingkatan, yang membuat rentang manajemen sangat sempit dan struktur
organisasi sangat tinggi.

9. Rentang Manajemen Lebar Versus Sempit

 Rentang Manajemen Yang Melebar

Alasan digunakan: Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi
kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah.

 Lebih banyak jumlah tingkatan yang dilalui informasi, lebih besar

kemungkinan penyimpangan atau distorsi.

 Penambahan tingkatan menajemen memakan biaya, karena memerlukan

penambahan gaji meterial.

 Penggunaan sumber daya manajer secara efisien.

 Rentang Manajemen Yang Menyempit

Alasan digunkan: pada umumnya moral dan produktifitas karyawan akan meningkat
dalam organisasi-organisasi kecil daripada dalam organisasi-organisasi besar.
 Penggunaan rentang manajemen terlalu melebar berarti manajer tidak akan
dapat menjalankan fungsi-fungsi dengan efektif dan mencurahkan perhatiannya
kepada seluruh bawahan secara perseorangan.

 Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu mengelola

fungsi sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan.

10. Prinsip-Prinsip Manajemen

 Prinsip rentangan pengawasan adalah jumlah bawahan yang dapat diatasi

secara langsung oleh atasannya, secara efektif. Dalam menyusun organisasi
sebaiknya untuk top manajer hanya memiliki bawahan langsung sejumlah empat
sampai delapan saja. Jika lebih dari itu pengawasan menjadi tidak effektif lagi dan
akan meugikan organisasi itu sendiri.

 Prinsip keseragaman. Dalam menyusun bagian sub bagian organisasi

(departemenisasi) dengan memperhatikan aktivitas yang seragam dikelompokkan
kedalam satu satuan kerja yang mewadahinya. Sebagai contoh segala aktivitas
yang menyangkut keuangan ditampung dalam satuan kerja bidang keuangan atau
departemen keuangan. Apabila ada bidang tugas yang tidak seragam ditampung
dalam satu departemen, hasilnya akan kurang dan bahkan dapat mengakibatkan
kekacauan dan kegagalan organisasi itu. Katakanlah kegiatan keuangan dicampur
dengan kegiatan produksi dan dilaksanakan dibawah departemen keuangan, maka
hal ini tidak melaksanakan prinsip keseragaman tadi dan yakinlah bahwa akan
membingungkan pelaksanaannya.

 Prinsip pendelegasian, Mengingat kemampuan manusia serba keterbatasan

dan semakin kompleks organisasi menuntut beban kerja yang semakin banyak dan
mungkin tuntutan kerjanya akan bersamaan. Demikian keadaan yang dihadapi oleh
seorang manajer sehingga dengan prinsip pendelegasian, maka sebagian tugasnya
perlu diserahkan kepada bawahan siapa yang dipercayakannya. Apabila tidak,
 akan terjadi tumpukan dan keterbengkalaian tugas serta kelelahan manajer yang
mengakibatkan faktor penyebab kegagalannya.

 Prinsip perencanaan. Hanyalah dengan perencanaan yang mengakibatkan

ketertiban dan kelancaran kerja yang lebih terarah akan memberi jaminan hasil
yang lebih mekuaskan. Tanpa perencanaan atau tiba masa tiba akal akan
mengundang kekosongan kerja. Oleh karena itu, setiap usaha mencapai tujuan
hendaknya melaksanakan prinsip ini, yaitu menyusun rencana kerja sebelum
kegiatan tersebut dilaksanakan. Penyusunan rencana hendaknya memperhatikan
proses rencana, yaitu menentukan masalahnya, mengumpulkan data/fakta yang
relevan dengan masalahnya, menganalisa, menemukan alternatif dan memilih
alternatif yang paling menguntungkan untuk ditentukan sebagai rencana.

 Prinsip penyusunan kebijakan. Di dalam pelaksanaan kegiatan, diperlukan

kebijakan sebagai pedoman kerja umum dalam menghadapi situasi-situasi tertentu.
Oleh karena itu, setiap kegiatan usaha mencapai tujuan harus menyusun kebijakan
yang diperlukan sebagai pedoman umum.

 Prinsip kepemimpinan. Manajemen adalah usaha untuk mencapai tujuan

dengan bantuan orang lain. Jadi di sini akan terdapat lebih dari satu orang. Agar
kegiatan masing-masing orang terkoordinir dan terarah maka harus ada yang
memimpinnya. Oleh karena itu dalam setiap usaha mencapai tujuan harus ditunjuk
seorang atau lebih untukbertindak selaku manajernya

 Prinsip fungsi staf. Dalam suatu organisasi, tujuan yang akan dicapai biasanya
menyangkut kegiatan yang luas dan berdimensi banyak. Sudah dikatakan terdahulu
bahwa kemampuan seseorang serba keterbatasan. Dengan tugas manajer yang
demikian luasnya kegiatan yang harus dilaksanakan, maka perlu mengangkat staff
atau menunjuk orang lain untuk menjalankan fungsi staff, yaitu menjalankan
kegiatan perencanaan pengembangan, penyumbang ide-ide dan standar-standar.
 Prinsip Keseimbangan/keselarasan. Dalam suatu organisasi biasanya dibagi
dalam beberapa devisi atau sub devisi. Agar pekerja dapat berjalan lancar maka
beban kerja untuk masing-masing sub devisi atau masing-masing devisi harus
berimbang atau selaras. Prinsip ini penting untuk dituruti karena kenyataan yang
ada kegiatan dalam organisasi saling mengkait, sehingga apabila satu devisi atau
sub devisi kelebihan beban kerja sedang divisi atau sub devisi lain kekurangan
beban kerja maka akan terganggulah usaha mencapai tujuan.

 Prinsip koordinasi. Dalam suatu organisasi, biasanya orang menerapkan

spesialisasi agar efisiensi kerja bertambah. Namun, semakin jauh spesialisasi
kerjasama menjadi semakin sukar. Oleh karena itu perlu dilaksanakan prinsip
koordinasi ini, yaitu semikin jauh spesialisasi hendaknya diusahakan koordinasi
yang baik. Dengan koordinasi yang baik, maka tindakan pengarahan dan kerja
sama antar bagian menjadi lebih baik

 Prinsip pengambilan putusan. Pelaksanaan tugas mencapai tujuan,

sebenarnya terdiri dari rangkaian putusan-putusan dari atas sampai ke tingkat
paling bawah. Oleh karena itu dalam melaksanakan manajemen hendaknya
diambil putusan yang terbaik untuk kegiatan atas sampai tingkat yang paling
bawah.

 Prinsip standardisasi. Agar tidak terjadi penyimpangan dari tujuan yang ingin

dicapai, maka setiap tindakan harus memiliki tolok ukurnya yang berupa standar-
standar. Dengan kata lain, dalam pelaksanaan manajemen harus dibuat
standardisasi kegiatan untuk tolok ukurnya sehingga kalau terjadi penyimpangan
dapat segera diketahui dengan mudah.

 Prinsip pengawasan. Agar setiap kegiatan perencanaan dapat dilaksanakan

dengan baik, maka harus dilaksanakan dengan baik. Untuk itu, perlu pelaksanaan
pengawasan apabila terjadi penyimpangan, maka dapat segera diluruskan atau
dikembalikan pada rencana.
 Prinsip keluwesan/fleksibilita. Manajemen yang baik adalah manajemen yang
luwes, artinya putusan yang diambil mudah menyesuaikan dengan perubahan
situasi. Karena itu putusan manajemen harus memenuhi kriteria keluwesan ini.

 Prinsip fakta. Dalam pengambilan putusan selalu didasarkan pada data. Data

sendiri, ada yang berupa fakta, yaitu data atas pengalaman yang lalu atau data
tentang kejadian yang benar telah terjadi, dan data yang berupa opini, yaitu data
yang sifatnya masih “kira-kira” dari beberapa kejadian. Agar suatu putusan
berjalan dengan mantap, maka putusan tersebut harus didasarkan pada fakta, dan
bukan didasarkan pada opini.

 Prinsip hubungan antar manusia. Dalam pelaksanaan tugas manajemen akan

selalu terjadi hubungan antar manusia dalam organisasi. Hubungan antar manusia
ini akan berjalan lancar, kalau dalam hubungan kerja sama tadi dilandasi oleh
dasar hubungan manusiawi yang terdiri dari dasar anggapan:

 Setiap manusia berbeda satu dengan lainnya, sehingga dalam bekerja sama
dengan orang yang berbeda harus dijalankan perlakuan yang berbeda pula.

 Setiap orang memiliki harga diri yang berbeda-beda, karena itu dalam kontak
kerjasama tidak boleh meremehkan harga diri partner kerjasamanya.

 Setiap orang memiliki kepentingan timbal balik, sehingga setiap orang akan
mau diajak kerja sama dalam organisasi.

 Setiap orang memiliki motivasi yang merangsangnya untuk bekerja keras oleh
karena itu dalam suatu kerja sama hendaknya dipergunakan motivasi ini.

 Prinsip spesialisasi. Dalam pelaksanaan manajemen, spesialisasi akan mampu

memperbaiki mutu produk, mutu jasa, dan mutu meningkatkan efisiensi dan
produktivitas kerja. Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen hendaknya
prinsip spesialisasi ini diterapkan.
 Prinsip penyederhanaan. Kadang dalam pelaksanaan kegiatan manajemen
terdapat banyak kegiatan yang dapat dihilangkan, atau dengan kata lain sering
dijumpai dalam suatu organisasi terdapat kegiatan-kegiatan yang tidak diperlukan.
Kegiatan yang tidak diperlukan ini sebaiknya dihilangkan saja atau proses, sistem
dan prosedur disederhanakan. Dengan kaidah penyederhanaan ini maka efektivitas
dan pengawasan manajemen akan dapat ditingkatkan.

 Prinsip produktivitas indiividu. Dalam pelaksanaan manajemen, peningkatan

produktivitas individu adalah sangat penting dijaga, karena dengan produktivitas
individu yang tinggi, maka produktivitas organisasi otomatis juga tinggi. Oleh
karena itu, dalam menjaga tingkat produktivitas individu tetap tinggi, maka
individu harus diserahi tugas-tugas yang sesuai dengan keterampilan yang dimiliki
baik karena bakatnya maupun karena pendidikannya.
 Prinsip tugas dan penyelesaiannya. Pada umumnya orang akan dapat bekerja
dengan giat apabila padanya diserahi tugas dan juga ditentukan waktu
penyelesaiannya. Tanpa diberikan “deadline” orang akan bermalas-malas dalam
melaksanakan tugasnya. Oleh karena itu dalam memberikan tugas kepada bawahan
harus selalu disertai jadual kerjanya.
Diantara sekian prinsip manajemen yang dikemukakan tersebut di atas, tidak
selamanya cocok dengan situasi manajemen modern. Sebagai contoh dengan struktur
organisasi matriks dan sistem otonomi daerah mengakibatkan prinsip kesatuan
komando dan sentralisasi tidak dapat diterapkan. Namun pada situasi tertentu prinsip
tersebut masih sangat dianjurkan, misalnya pada organisasi militer yang sangat ketat
dengan prinsip kesatuan komando/perintah. Jadi penerapan prinsip manajemen ini
sesuai dengan situasi dan kondisi dimana manajemen itu dilaksanakan.

11. Tingkatan Manajemen

Dilihat dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:
1. Manajemen Puncak (Top Management)
Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan
manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur
utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual,
artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh
tingkatan manajer dibawahnya. Misal:

2. Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya
keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer
bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan.
Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.

3. Manajemen Bawah/Lini (Low Management)

Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan
oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu
keahlian teknis, atrinya keahlian yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan
keahlian dalam bidang khusus. Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor.

Berikut adalah skema manajemen berdasarkan tingkatanya:

Dilihat dari kegiatan yang dilakukan :

1. Manajer Fungsional, bertanggung jawab pada suatu kegiatan unit  organisasi

(produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dll

2. Manajer Umum, bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.

12. Kegiatan-kegiatan manajer

Manajer adalah seorang yang karena pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya
diakui oleh organisasi untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan
mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan.

Tugas-Tugas Seorang Manajer adalah :

 Memimpin organisasi

 Mengatur organisasi

 Mengendalikan organisasi

 Mengembangkan organisasi

 Mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi

 Menciptakan kerja sama di dalam organisasi.

 Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi

 Menumbuhkan kepercayaan

 Meningkatkan rasa tanggung jawab

 Mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi

 Melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan

 Menggali dan mengembangkan potensi sumber daya.

13. Peran-Peran Manajemen

Pada akhir 1960-an, Henry Mintzberg, seorang lulusan MIT, melakukan penelitian
saksama terhadap lima orang eksekutif untuk menentukan tugas mereka. Berdasarkan
observasinya, Mintzberg menyimpulkan bahwa manajer melakukan sepuluh peran
atau rangkaian perilaku yang berbeda dan saling berkaitan erat. Seperti yang
diperlukan dalam Tampilan 1-1, kesepuluh peran ini bisa dikelompokkan sebagai (1)
antarpersonal, (2) informasional, dan (3) pengambilan keputusan.
 Peran Antarpersonal
Semua manajer diharuskan melakukan tugas – tugas terkait seremonial dan bersifat
simbolis. Sebagai contoh, ketika rektor perguruan tinggi memberikan ijazah sarjana
pada acara wisuda atau seorang pengawas pabrik menjadi pemandu tur pabrik untuk
sekelompok murid sekolah menengah, ia berperan sebagai tokoh utama (figurehead).
Semua manajer memiliki peran kepemimpinan. Peran ini mencakup perekrutan,
pelatihan, pemberian motivasi, dan pendisiplinan karyawan. Peran ketiga dalam
pengelompokan antarpersonal adalah peran penghubung. Mintzberg mendeskripsikan
aktivitas ini sebagai hubungan dengan individu luar yang memberikan informasi
kepada manajer tersebut. Individu luar tersebut mungkin adalah individu atau
kelompok di dalam atau di luar organisasi. Manajer penjualan yang mendapatkan
informasi dari manajer pengendalian kualitas di perusahaannya sendiri mempunyai
kerja sama hubungan internal. Ketika manajer penjualan tersebut berhubungan dengan
eksekutif penjualan lain melalui sebuah perdagangan pemasaran, ia mempunyai suatu
kerja sama hubungan eksternal.

 Peran Informasional
Semua manajer, sampai pada tingkat tertentu, mengumpulkan informasi dari
organisasi – organisasi dan institusi luar. Biasanya, mereka mendapatkan informasi
dengan membaca majalah dan berkomunikasi dengan individu lain untuk mempelajari
perubahan selera masyarakat, apa yang mungkin direncanakan oleh para pesaing, dan
semacamnya. Mintzberg menyebut hal ini sebagai peran pemantau. Para manajer juga
bertindak sebagai penyalur untuk meneruskan informasi ini kepada anggota
organisasional. Hal ini disebut sebagai peran penyebar. Selain itu, manajer bertindak
selaku juru bicara ketika mereka mewakili organisasi di hadapan pihak luar.

 Peran Pengambilan Keputusan

Akhirnya, Minzberg mengidentifikasikan empat peran terkati pengambilan keputusan.
Dalam peran kewirausahaan, para manajer memulai dan mengawasi proyek – proyek
baru yang akan meningkatkan kinerja organisasi mereka. Sebagai penyelesaian
masalah, manajer melakukan tindakan korektif untuk menyelesaikan berbagai
masalah yang tidak terduga. Sebagai pengalokasi sumber daya, manajer bertanggung
jawab menyediakan sumber daya manusia, fisik, dan moneter. Terakhir, manajer
memainkan peran negosiator, di mana mereka mendiskusikan berbagai persoalan dan
tawar – menawar dengan unit – unit lain demi keuntungan unit mereka sendiri.

14. Keterampilan Manajemen

Pembagian Keterampilan Manajemen Robert L.Katz pada tahun 1970-an
mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.
Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill), manajer tingkat atas (top

manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan
demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian
haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan
atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang
kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atauplanning. Oleh
karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk
membuat rencana kerja.

2. Keterampilan teknis (technicalskill), keterampilan ini pada umumnya

merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan
teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu,
misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi,
akuntansi dan lain-lain.
3. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanityskill), selain
kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan
berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut
juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu
diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi
yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa
dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan
berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah,
maupun bawah. Keterampilan ini bisa juga diklasifikasikan dalam :

 kepemimpinan dalam kelompok sendiri (intra-group skill)

 keterampilan dalam mengelola hubungan antar kelompok (inter-group

skill).
Dalam ranah tingkat manajemen, intra-group skill mempunyai peran dominan pada
kelompok manajer dasar (first line management) dan menengah (middle
management), maka inter-group skill sangat dirasakan penting peranannya pada
manajer tingkat atas (higher level/top management). Untuk menguasai keterampilan
ini, seorang manajer harus dapat mengembangkan sendiri persepsi pribadinya
terhadap aktivitas orang lain sehingga ia dapat:

 mengenali perasaan dan sentimen dalam situasi tertentu;

 mempunyai sikap terhadap pengalamannnya sendiri dan berusaha untuk belajar

dari pengalaman itu;

 mengembangkan kemampuan untuk memahami apa yang ingin disampaikan

seseorang melalui tindakan dan kata-kata mereka;