PEMBAGIAN KERJA DAN STRUKTUR ORGANISASI

1. Definisi dan Pengertian Organisasi

Pengorganisasian (Organizing) Menurut kamus istilah organizing berarti menciptakan

suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga
hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan
keseluruhan sruktur tersebut. Sedangkan pengorganisasian sendiri mempunyai arti
yakni sekelompok orang yang bekerja sama dengan menempatkan
tugas,fungsi,wewenang, dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai suatu
tujuan. Berikut beberapa pendapat para ahli mengenai definisi dari organisasi:

1. Prof Dr. Sondang P. Siagian

Organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang
bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan
yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang
yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.

2. Drs. Malayu S.P Hasibuan

Organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari
sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya
merupakan alat dan wadah saja.

3. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro

Organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara
sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-
sama mencapai tujuan tertentu.

4. James D Mooney
Organization is the form of every human, association for the assignment of common
purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu
tujuan bersama.

5. Chester L Bernard (1938)

Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization
as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan
misi yang sama.

6. Paul Preston dan Thomas Zimmerer

Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok,
yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.(Organization is
a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common
objectives).

Fungsi pengorganisasian:

1. Adanya pembagian tugas dan penggolongan kegiatan perusahaan.

2. Pembagian tugas kegiatan perusahaan kepada kelompok yang telah ditetapkan.

3. Menentukan kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Selain mempunyai fungsi, pengorganisasian juga mempunyai tujuan yakni:

1. Kemudahan dalam pelaksanaan tugas.

2. Kemudahan pimpinan dalam melakukan pengawasan.

3. Kemudahan dalam menentukan orang-orang yang dipercaya dalam melaksanakan

tugas.
Pentingnya mengenal Organisasi :

1. Terciptanya hubungan yang baik antaranggota organiosasi.

2. Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.

3. Spesialisasi dalam melaksanakan tugas

Bentuk-Bentuk Organisasi

 Organisasi Garis : diciptakan oleh Henry Fayol.

Organisasi ini hanya mengenal satu komando. Satu wewenang yang turun langsung
dari pempin kebawahan, mulai dari manajer puncak langsung ke mandor, bawahan
bertanggung jawab langsung pada atasan.

 Organisasi Garis dan Staf : diciptakan oleh Harrington Emerson.

Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi
garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta mengambil kelebihan-
kelebihan dari organisasi staf seperti adanya spesialisasi kerja.

 Organisasi Fungsional : diciptakan oleh F.W. Taylor

Bentuk organisasi ini merupakan gabungan dari bentuk organisasi fungsional dan
organisasi garis dan staf.

Prinsip-Prinsip Organisasi
Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M.
Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya
“Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-
prinsip organisasi meliputi:
 Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian
tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan
kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai
tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang
berkualitas dan lain lain.

 Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan,
pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam
pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas
jalannya organisasi secara keseluruhan.

 Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada
seorang atasan saja.

 Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan
pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada
bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil
yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi
kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain,
dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya
lagi.

 Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya
kepada atasan.

 Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau
kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian
tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-
masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam
pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya
organisasi.

 Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan
perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe
organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup
banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya. Prinsip Fungsional : Bahwa
seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan
wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.
 Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya
kepada orang lain.

 Prinsip Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi.
Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari
organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/
kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak
kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan
berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta,
Bandung, atau Surabaya.

 Prinsip Fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai
dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh
di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi
dalam mencapai tujuannya.
 Prinsip Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan
kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses
kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

Sebab keberhasilan dan kegagalan Organisasi

Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran para
anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik antar para
anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor internal di
pengorganisasian tersebyut yang bersifat negatif.

2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam
organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan
meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda
tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga
menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian
laporan.

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

Ernie (2006), menyatakan ada 4 faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yaitu:

 Strategi Organisasi
Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena
itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka
struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika
terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan
struktur organisasi.

 Skala Organisasi
Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari
jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala
besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai
daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga
kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan
berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-
pabrik garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar
karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian
wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu
mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut.
Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang
sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau
produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur
organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian
wewenang dan pekerjaan.

 Teknologi
Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu
pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-
alat bantu dalam sebuah organisasi.

 Lingkungan
Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara
dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam
penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong
organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan
yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan
terlalu banyak mengubah struktur organisasi.

Fungsi Struktur Organisasi

 Kejelasan Tanggung Jawab

Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung
jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau
atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus
dipertanggung jawabkan.

 Kejelasan Kedudukan
Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah
dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan
penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.

 Kejelasan Uraian Tugas

Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan
untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat
berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.

3. Pembagian Kerja
Pembagian kerja adalah merupakan penjadwalan kerja personila karyawan di suatu
perusahaan.Fungsi pembagian kerja ini untuk memudahkan dan menghindarkan
bentrok kerja.Diwujudkan untuk mengelompokan tugas sesuai dengan tanggung
jawab masing-masing personil atau unit kerja.Dengan jadwal ataupun definisi
pembagian pekerjaan akan disesuaikan dengan kemampuan seorang atau unit lebih
terlihat,dan yang jelas lebih mengurangi tingkat kerumitan.Yang pastinya akan lebih
efektif dan efisiensi.Dalam perusahaan taupun organisasi memiliki tingkat
manajemennya masing-masing ,dari tingkat manajemen atas(top manager) atau (SPL)
Stategic Planing Level,Midle manager atau (MCL) Manajement Control Unit,Tingkat
manager paling bawah atau (OCL)Operational Control Level.Penjelasan dari
tingkatan ini adalah:

1. Top manager (SPL) Strategic Planing Level

Adalah Tingkat manager paling atas yaitu tugasnya adalah sebagai pembuatan
Rencana/planing.Perumusan strategi dan sasaran.Biasanya tingkat management ini
mengambil informasi dari lingkungan luar,maksutnya karna pentingnya informasi ini
untuk kepentingan apa yang sedang dibutuhkan oleh masyarakat luas,dengan begini si
manager ini membuat rencana apa yang harus dikerjakan oleh perusahaannya agar
hasil produksinya nanti dapat mendapat minat tinggi dari konsumenluas.Dan juga
dalam hal pelaporan keadaan di perusahaan atau organisasi tingkat ini lebih
mengambil informasi perusahaan secara ringkassaja.misal omset bulan ini mencapai
target atau tidak,dan berapa jumlahnya,tingkat ini hanya menerima laporan akhir
saja.karena tugas untuk membuat laporan sudah ada yang mengerjakannya.

2. Midle Manager (MCL) Management Control Level

Adalah tingkatan manager tengah bertugas pengendalian managemen,Yaitu membuat
rumusan anggaran dan alokasi sumber daya.Melaksanakan tugasnya yang
informasinya bersumber dariinternal.dan membuat laporannya secara rinci karena dia
bertanggng jawab melaporkana hasil dan kondisi perusahaan atau organisasi.

3. Tingkat bawah manager (OCL) Operational Control Manager

Adalah tingkatan manager paling bawah bertugas pengendalian operasional,yaitu
pengendalian aktivitas dan laporan prestasi.Ikatan manajemen yang bertanggung
jawab atas pekerja dibawahnya.Tingkat ini mengambil informasi dari internal,karena
mengerjakan apa yang akan dilakukan oleh karyawan atau personil sesuai dengan
rancangan dari manajement tingkat atas.Membuat laporan hasil kerja atau transaksi
diperusahaan dengan rinci,karena tingkat ini bertugas melaporkan semua hal yang ada
dalam perusahaan.

Dengan adanya pembagian kerja seperti diatas memudahkan pekerjaan dan

terorganisasi.masing-masing divisi mempunyai tugas masing-masing.

4. Departementalisasi
Departementalisasi adalah dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah
pekerjaan menjadi satu kelompok / satu grup.
5 bentuk umum departementalisasi :

 Departementalisasi fungsional
Mengelompokkan sejumlah pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilaksanakan.

Kelebihan :

 Efisiensi dari meletakkan bersama kekhususan yang serupa dan orang-orang

dengan keahlian, pengetahuan dan orientasi yang sama.

 Koordinasi di dalam fungsional.

 Spesialisasi yang mendalam.

Kekurangan :

 Komunikasi yang buruk di seluruh bidang fungsional.

 Pandangan yang terbatas tentang sasaran organisasi.

 Departementalisasi Geografis
Mengelompokkan pekerjaan berdasar kewilayahan atau geografi.

Kelebihan :

 Penanganan yang lebih efektif dan efisien atas permasalahan regional khusus yang
muncul.

 Melayani kebutuhan pasar geografis yang unik dengan lebih baik.

Kekurangan :

 Fungsi yang rangkap.

 Dapat merasa terisolasi dari wilayah organisasi lainnya.

 Departementalisasi Produk
Mengelompokkan pekerjaan berdasar lini produk.

Kelebihan :

 Memungkinkan spesialisasi dalam produk atau jasa tertentu.

 Manajer dapat menjadi ahli dalam industri mereka.

 Lebih dekat dengan para pelanggan.

Kerugian :

 Fungsi yang rangkap.

 Pandangan yang terbatas tentang sasaran organisasi.

 Departementalisasi Proses
Mengelompokkan pekerjaan berdasar arus produk/ pelanggan.

Kelebihan :

 Arus kegiatan kerja yang lebih efisien.

Kerugian :

 Hanya dapat digunakan untuk jenis produk tertentu.

 Departementalisasi Pelanggan
Masalah bersaing yang dapat sangat baik dipenuhi dengan mempunyai tenaga
spesialis bagi masing-masing pelanggan itu.

Organisasi-organisasi besar sering menggabungkan sebagian besar/ semua bentuk

departementalisasi itu.

5. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

 Bentuk Organisasi Lini/Organisasi Garis

Organisasi lini/organisasi garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang atasan
dan bawahan terhubung langsung secara vertikal. Dalam bentuk organisasi ini, kepala
unit mempunyai tanggung jawab untuk melaporkan kepada satu kepala unit di
atasnya.

Ciri-ciri organisasi lini:

 Jumlah karyawan sedikit

 Manajer di bawah tom manajer hanya sebagai pelaksana

 Sarana dan alatnya terbatas

 Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

 Pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer

Kebaikan organisasi lini:

 Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

 Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

 Proses pengambilan keputusan berjalan cepat

 Disiplin dan loyalitas tinggi

 Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Kekurangan organisasi lini:

 Ada tendensi gaya kepimpinan otokratis

 Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

 Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

 Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

 Bentuk Organisasi Lini dan Staf/Organisasi Garis dan Staf

Dalam bentuk organisasi lini dan staff, pelimpahan wewenang berlangsung secara
vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya. Pada
bentuk organisasi ini, terdapat satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai
wewenang memerintah tetapi hanya berfungsi sebagai penasihat.

Ciri-ciri organisasi lini dan staff:

 Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung

 Jumlah karyawan banyak

 Organisasi besar

 Ada dua kelompok kerja yaitu personel lini dan personel staf
Kebaikan organisasi staf dan lini:

 Pembagian tugas yang jelas

 Kerjasama dan koordinasi jelas

 Pengembangan bakat anggota organisasi terjamin

 Sifatnya fleksibel untuk diterapkan
Keburukan dari bentuk organisasi ini adalah:

 Tugas pokok sering dinomorduakan

 Proses pembuatan keputusan berliku-liku

 Bisa menimbulkan nepotisme jika pertimbangan tidak terkontrol

 Bisa menimbulkan persaingan tak sehat antar pejabat

 Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk organisasi fungsional adalah dimana wewenang dari pimpinan tertinggi
dilimpahkan ke kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan
kepada pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

Ciri organisasi fungsional:

 Organisasi kecil

 Adanya kelompok kerja staf ahli

 Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

 Target organisasi jelas dan pasti

 Pengawasan ketat
Kebaikan organisasi fungsional:

 Program terarah, jelas dan cepat

 Anggaran, personalia dan sarana tepat dan sesuai

 Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

Keburukannya organisasi fungsional:

 Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

 Koordinasi sulit dilaksanakan

 Ispeksi sulit dilaksanakan

 Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk
organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini
adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.