Resume Sistem Pengendalian Manajemen

Chapter 3 Action, Personnel and Cultural Control

A. Action Control
Action Control melibatkan pengambilan langkah-langkah untuk memastikan bahwa pegawai bertindak demi
kepentingan terbaik organisasi. Terdapat empat bentuk dasar action control sebagai berikut:
1. Behavioral constraints
Batasan perilaku dapat diaplikasikan dalam bentuk fisik atau administrasi, tujuannya adalah mencegah
pegawai melakukan sesuatu yang seharusnya tidak mereka lakukan. Sebagian besar perusahaan menggunakan
berbagai bentuk batasan fisik, seperti kunci di meja, kata sandi komputer, dan batasan akses ke area di mana
inventaris berharga dan informasi sensitif disimpan. Sedangkan batasan administratif dapat digunakan untuk
membatasi kemampuan pegawai untuk melakukan semua atau sebagian dari tugas atau tindakan tertentu. Bentuk
dari batasan administratif yang sering digunakan adalah pemisahan fungsi dan wewenang dalam pengambilan
keputusan
2. Preaction reviews
Bentuk action control ini melibatkan pengawasan atas rencana aksi. Peninjau dapat menyetujui atau tidak
menyetujui tindakan yang diusulkan, meminta revisi, atau meminta rencana aksi yang dipertimbangkan dengan
lebih cermat sebelum memberikan persetujuan akhir.
3. Action accountability
Akuntabilitas tindakan merupakan bentuk action control yang meminta pertanggungjawaban pegawai atas
tindakan yang mereka ambil. Untuk menerapkan action control ini, membutuhkan hal hal sebagai berikut:
pendefinisian tindakan apa yang dapat diterima atau yang tidak dapat diterima, pengekomunikasian tindakan yang
ditentukan untuk pegawai, pengawasan atas tindakan pegawai, dan penghargaan atas tindakan baik atau hukuman
untuk tindakan yang menyimpang.
4. Redudancy
Perekrutan pegawai tambahan atau pengalokasian peralatan cadangan untuk suatu tugas juga dapat
dianggap sebagai action control karena dapat meningkatkan kemungkinan tugas diselesaikan dengan baik.
Contoh, penambahan petugas keamanan, pengalokasian computer cadangan dsb.

B. Action controls and the control problem

1. Batasan perilaku efektif untuk mengatasi masalah movitasi pegawai
2. Tinjauan pra aksi efektif untuk mengatasi masalah “lack of direction”, masalah motivasi dan masalah
keterbatasan personal.
3. Akuntabilitas aksi dapat mengatasi masalah “lack of direction”, masalah motivasi dan masalah keterbatasan
personal.
4. Redudansi dapat mengatasi masalah motivasi dan keterbatasan personal
C. Prevention vs Detection
Action control dapat diklasifikasikan menurut apakah mereka berfungsi untuk mencegah atau mendeteksi
perilaku yang tidak diinginkan. Berikut klasifikasinya:
Jenis action control Pencegahan Deteksi
Mengunci asset yang berharga -
Batasan perilaku
Pemisahan tugas
Persetujuan pengeluaran kas -
Tinjauan pra aksi
Reviu anggaran
Peraturan tentang reward & Audit kepatuhan
Akuntabilitas aksi punishment Rekonsiliasi kas
Reviu peers
Menempatkan banyak pegawai -
Redudancy
pada tugas yang penting

D. Conditions determining the effectiveness of action control

Action control efektif jika 2 kondisi berikut ini terpenuhi
1. Organisasi dapat menentukan tugas/tindakan apa yang diinginkan untuk diberikan kepada pegawai mereka dalam
rangka mencapai tujuan. (knowledge of desired actions)
 2. Organisasi mampu untuk memastikan bahwa tindakan yang diinginkan terjadi dan tindakan yang tidak diinginkan
tidak akan terjadi. (Ability to ensure that desired actions are taken)

E. Personnel controls
Pengendalian personil dibangun dengan tujuan untuk membantu pegawai memahami tujuan organisasi,
memastikan mereka mampu bekerja dengan baik dan membuat pegawai dapat melakukan “self-monitoring”
(komitmen untuk memberikan yang terbaik. Pengendalian personil diimplementasikan melalui hal-hal berikut ini:
1. Selection and placement
Penting bagi manajemen untuk merekrut calon pegawai terbaik untuk bekerja di organisasi mereka dan
mengindari pegawai yang tidak kompeten, untuk itu mereka harus melakukan penyaringan atau seleksi calon
pegawai meskipun biaya yang dikeluarkan tidak sedikit. Selain itu mereka juga harus mencocokkan pekerjaan
yang tepat sesuai dengan kemampuan pegawai tersebut agar mereka dapat memberikan dan mengeluarkan potensi
terbaik mereka.
2. Training
Pelatihan dapat memberikan informasi yang berguna tentang tindakan atau hasil apa yang diharapkan dari
pegawai dan bagaimanatugas yang diberikan dapat dilakukan dengan sangat baik.
3. Job design and provision of necessary resources
Cara lain untuk membantu pegawai bertindak dengan tepat adalah dengan memastikan bahwa pekerjaan
dirancang untuk memungkinkan pegawai menjadi termotivasi dan memiliki kemungkinan keberhasilan yang
tinggi. Contoh: pola karir yang jelas, tugas dan fungsi yang jelas dsb.

F. Cultural Control
Kontrol budaya dirancang untuk mendorong pengawasan bersama (suatu bentuk tekanan dari kelompok
terhadap individu yang menyimpang dari norma dan nilai dalam kelompok tersebut). Budaya dibangun berdasarkan
tradisi, norma, kepercayaan, nilai, ideologi, sikap, dan cara berperilaku. Norma budaya diwujudkan dalam aturan
tertulis dan tidak tertulis yang mengatur perilaku seluruh personil dalam organisasi. Beberapa bentuk kontrol budaya
adalah sebagai berikut:
1. Code of conduct
Dokumen formal dan tertulis yang berisi pernyataan umum tentang nilai-nilai organisasi, komitmen kepada
pemangku kepentingan, dan bagaimana organisasi berfungsi
2. Group rewards
Pemberian penghargaan atau insentif berdasarkan pencapaian kolektif juga mendorong implementasi kontrol
budaya. Contoh: bonus, pembagian laba, dsb.
3. Other approaches to shape organizational culture
Pendekatan umum lainnya untuk membentuk budaya organisasi meliputi transfer intraorganisasi, pengaturan tata
letak atau desain ruangan kerja, pengaturan dalam aktivitas sosial, dsb.

G. Personnel/cultural controls and the control problems

1. Seleksi dan penempatan efektif untuk mengatasi masalah “lack of direction”, masalah motivasi dan masalah
keterbatasan personal.
2. Training atau pelatian untuk mengatasi masalah “lack of direction” dan masalah keterbatasan personal.
3. Desain pekerjaan untuk mengatasi masalah keterbatasan personal
4. Code of Conduct efektif untuk mengatasi masalah “lack of direction”dan masalah keterbatasan personal.
5. Penghargaan kolektif untuk mengatasi masalah “lack of direction”, masalah motivasi dan masalah keterbatasan
personal.
6. Transfer intraorganisasi untuk mengatasi masalah masalah “lack of direction”, dan masalah keterbatasan
personal.

H. Effectiveness of personnel/cultural controls

Beberapa sistem kendali perusahaan didominasi oleh pengendalian personil/budaya. Kedua pengendalian
tersebut dapat digunakan sampai batas tertentu di hampir setiap pengaturan, biayanya seringkali lebih rendah
daripada bentuk kontrol lainnya, dan lebih sedikit efek samping bagi organisasi. Namun, sejauh mana pengendalian
personel / budaya akan efektif sangat bervariasi antar individu, kelompok, komunitas, dan masyarakat.