LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
PPDB YPPMH 2020-2021
KESEKRETARIATAN
AHMAD ZAINAL MUSTHOFAH, S.Th.I. (koord.)
AHMAD JANUAR DARUL AMIN
MAS AGUNG PRIMADANI
A. Laporan Pelaksanaan Kegiatan Seksi
No Uraian Kegiatan
Persiapan Kesekretariatan
Registrasi Peserta
Kegiatan ini telah berjalan dengan
baik dan lancar. Persiapan
1. Kesekretariatan Registrasi Peserta
PPDB antara lain menyiapkan
Lokasi Registrasi serta beberapa
berkas pendukung yang harus
diisi oleh Pendaftar.
Registrasi Peserta (Gel. I)
Kegiatan ini telah berjalan dengan
baik dan lancar. Registrasi PPDB
2.
Gel. I terlaksana secara tatap
muka sampai selesainya masa
registrasi.
Waktu Status Kendala / Hambatan Solusi/Saran/Rekomendasi
Menjelang
Persiapan Registrasi Peserta perlu dilakukan
Pembukaan Proses
Terlaksana sejak awal, minimal 7 hari sebelum dibuka
Registrasi Peserta
registrasi Peserta.
(Gel. I)
1. Terjadi penumpukan pendaftar saat
pelaksanaan registrasi pada Weekend
(terutama hari Ahad), salah satunya
dikarenakan adanya pengisian Form Buka 1. Diperlukan penyederhanaan isian form
Rekening. buka rekening (dengan komunikasi
2. Pembayaran Registrasi melalui Bill bersama pihak Bank Mandiri).
Tatap Muka:
Payment belum maksimal. Sehingga 2. Kendala pada poin 2 dan 3, ke depan
1 Februari – 5 Maret Terlaksana
menambah beban tugas kerja dari barangkali masih menggunakan sistem
Penanggungjawab setiap harinya. yang sama. Ada baiknya menambah dan
3. Proses perekapan penerimaan pembayaran menunjuk petugas khusus sebagai
tunai belum jelas dan tidak ada teknisnya. pelaksana tugas tersebut.
Sehingga menambah beban tugas kerja dari
Penanggungjawab dan Kesekretariatan
setiap harinya.
No Uraian Kegiatan Waktu Status Kendala / Hambatan Solusi/Saran/Rekomendasi

1. Masih banyak walisantri baru yang kurang

Registrasi Peserta (Gel. II) memahami langkah-langkah 1. Diperlukan panduan yang jelas dan
Tatap Muka:
Kegiatan ini telah berjalan dengan pendaftarannya. Terutama untuk pengisian sistematis mengenai alur pendaftaran
15 – 23 Maret
3. baik dan lancar. Registrasi PPDB Terlaksana formulir online dan pembayaran serta penyamaan redaksi instruksional
Online:
Gel. II terlaksana secara tatap pendaftaran Bill Payment. yang disampaikan kepada calon
24 Maret – 18 April
muka dan secara online. 2. Jam Kerja Pelayanan pendaftaran online walisantri baru.
perlu disampaikan saat publikasi.

1. Terkait kuota penerimaan pendaftar,

Registrasi Peserta (Gel. III)
Kegiatan ini telah berjalan dengan
4.
baik dan lancar. Registrasi PPDB
Gel. III terlaksana secara online.
Perekapan Peserta Tes Seleksi
(Gel. I, II dan III)
Kegiatan ini telah berjalan dengan
baik dan lancar. Mulai
5. rekapitulasi Peserta Tes Seleksi
sampai rekapitulasi Peserta Lulus
Tes Seleksi.
Persiapan Tes Seleksi Online
Gel. II dan Gel. III
Kegiatan ini telah berjalan dengan
lancar. Kegiatan ini mencakup
6. Pembuatan Soal Online dengan
GoogleForm dan pengagendaan
simulasi Tes Seleksi Online.
perlu adanya komunikasi bersama pihak
terkait. Agar tidak terjadi
Online:
Terlaksana kesalahpahaman bagi tim pelaksana di
23 April – 19 Juni
lapangan. Ada baiknya kuota disepakati
bersama di awal dan berkomitmen
mengenai hal tersebut.
Penentuan kelulusan program selain regular
Beberapa pendaftar yang dinyatakan lulus tes perlu kerjasama yang baik. Agar saat proses
Pelaksanaan Tes:
seleksi dan mengundurkan diri tanpa konfirmasi check-in tidak merubah komposisi pembagian
Gel. I (8 Maret)
Terlaksana kepada panitia. Ini juga berimbas pada kamar yang telah ditentukan oleh Pengurus
Gel. II (19 April)
penentuan kuota pendaftar dan step-step Santri. Adapun perubahan hal tersebut, bisa
Gel. III (21 Juni)
berikutnya. dilakukan setelah kegiatan MPLP atau setelah
Check-In berakhir.
Terdapat walisantri yang mengajukan tes di luar
jam yang ditentukan. Adanya agenda simulasi, diharapkan
Tes Seleksi Online:
Beberapa walisantri baru masih mengalami walisantri atau peserta tes tidak mengalami
Gel. I : 19 April Terlaksana
kebingungan dalam proses pelaksaan Tes Seleksi kebingungan saat pelaksanaan tes. Mengingat
Gel. II : 21 Juni
Online (pengerjaan Soal Seleksi melalui adanya durasi dalam pelaksanaan tes seleksi.
GoogleForm)
No Uraian Kegiatan
Perekapan dan Pengumpulan
Berkas & Form Buka Rekening
Bank Mandiri
Kegiatan ini telah berjalan dengan
7. lancar. Dikarenakan melibatkan
pihak ketiga, maka tentunya kita
mengikuti ketentuan dari Pihak
Bank Mandiri.
Update Tagihan Bill Payment
atau No. Pembayaran dan
Perekapan Pembayaran
Kegiatan ini telah berjalan dengan
8. lancar, meskipun masih banyak
problem terkait perubahan tanggal
deadline permbayaran yang
kurang konsisten serta
penambahan gelombang.
Persiapan Tes Seleksi Online
Gel. II dan Gel. III
Kegiatan ini telah berjalan dengan
lancar. Kegiatan ini mencakup
9. Pembuatan Soal Online dengan
GoogleForm dan pengagendaan
simulasi Tes Seleksi Online.
Persiapan & Pelaksaan Check-
In Santri Baru
Kegiatan ini telah berjalan dengan
baik dan lancar. Tentunya dengan
10. adanya kerjasama bersama tim
check-in dari pihak Pengurus
Santri.
Waktu Status Kendala / Hambatan Solusi/Saran/Rekomendasi
Untuk Gel. I bisa berjalan dengan baik. Pada
Gelombang II dan III memang ada kendala
Pertengahan dan dikarenakan pendaftaran melalui online.
Akhir Masa Sehingga berkas belum berada di Panitia dan
Terlaksana
Registrasi PPDB belum mengisi form pembukaan rekening.
(Gel. I, II & III) Sampai saat ini (September 2020) masih ada
sekitar 40 pendaftar yang belum melakukan
pembukaan rekening.
Update tagihan Bill Payment ini sangat erat
kaitannya dengan kedua kendala tersebut.
Dalam pengolahan data sebelum update
1. Banyak walisantri yang masih belum tepat
Selama Masa PPDB tagihan memerlukan banyak waktu, pun
Terlaksana waktu dalam pembayaran.
(Januari s.d. Juli) dalam proses perekapan pembayaran.
2. Perubahan deadline tanggal pelunasan.
Jika memang dibutuhkan tenaga baru bisa
menambah petugas khusus, atau bisa dengan
penambahan tugas kerja pada Bendahara.
Terdapat walisantri yang mengajukan tes di luar
jam yang ditentukan. Adanya agenda simulasi, diharapkan
Tes Seleksi Online:
Beberapa walisantri baru masih mengalami walisantri atau peserta tes tidak mengalami
Gel. I : 19 April Terlaksana
kebingungan dalam proses pelaksaan Tes Seleksi kebingungan saat pelaksanaan tes. Mengingat
Gel. II : 21 Juni
Online (pengerjaan Soal Seleksi melalui adanya durasi dalam pelaksanaan tes seleksi.
GoogleForm)
Check-In:
8 Juli Temuan beberapa santri yang mengundurkan diri Perpindahan kamar atau kompleks untuk
Putri : baru ditemukan saat check-in hampir usai. santri baru, lebih baiknya bisa dilakukan
Terlaksana
08.00 s.d. 11.00 Mengajukan untuk pergantian/pindah kamar dan setelah rangkaian check-in usai atau saat
Putra : atau kompleks saat check-in berlangsung. selesainya masa MPLP.
13.00 s.d. 16.00
 B. Catatan untuk Rangkaian PPDB

No Uraian Kegiatan Evaluasi Saran

Registrasi (Pengisisan Formulir-Pendataan

1
Peserta)

2 Tes Seleksi

Sampai 1 bulan setelah check-in, masih ada santri
baru yang belum mendapatkan seragam serta bedge
3 Pembagian Seragam
belum terpasang (sudah terdapat biaya tambahan
untuk pemasangan bedge).
Sistem pembagian seragam ada baiknya seperti tahun
sebelumnya, yakni tidak dibagikan saat check-in. Yang
mana pada akhirnya menambah tugas kerja dari
Pengurus Santri.

4 Check In Santri

Beberapa kegiatan dalam rangkaian MPLP masih

Diperlukan konsep MPLP yang utuh, jelas bentuk
kurang terkonsep dengan baik. Kaitannya dengan
5 MPLP kegiatannya dan petugas penanggungjawabnya. Serta
ragam kegiatan, keaktifan peserta maupun petugas
dibutuhkan ToR untuk masing-masing pengisi acara.
atau panitia yang bertanggungjawab.

6 Lain-lain