KELOMPOK 5
Tingkat II-A
A. Fungsi Manajemen
1. Planning
Dalam perencanaan, poltekkes kemenkes jakarta II memiliki rencana operasional
dalam bentuk program dengan beberapa bidang. Diantaranya bidang akademik,
Bidang Administrasi Umum, Kepegawaian dan keuangan dan bidang
kemahaiswaan.. rencana operasional tersebut diantaranya :
a. Bidang akademik
1) Menyelenggarakan program penelitian, pendidikan dan pengabdian
masyarakat Diploma III dan Diploma IV berdasarkan kurikulum berbasis
kompetensi
2) Meningkatkan jumlah lulusan tepat waktu sesuai program 90% dengan IPK
minimal 3.00.
3) Meningkatkan jumlah lulusan uji kompetensi minimal 90 %
4) Meningkatkan akreditasi pada semua program studi menjadi A, dan
mempertahankan minimal B
5) Pengembangan Program Pendidkan Diploma IV dan Magister Sains
Terapan bekerjasama dengan pihak terkait.
6) Pengembangan, Sistem Informasi Akademik, Kemahasiswaan, dan
perpustakaan, Poltekkes Jakarta II yang berbasis on line
7) Peningkatan kemampuan lulusan berbahasa asing
8) Peningkatan jumlah buku perpustakaan terbitan 5 tahun terakhir, untuk
menunjang proses pembelajaran.
9) Meningkatkan kapasitas dan kelengkapan laboratorium dan bengkel kerja
untuk mendukung kompetensi peserta didik.
b. Bidang Bidang Administrasi Umum, Kepegawaian dan keuangan
1) Manajemen keuangan Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta II yang
2) transparan dan akuntabel.
3) Menyiapkan rencana strategis bisnis dan pertanggungan jawaban kinerja
Politeknik Kesehatan Jakarta II sebagai Badan Layanan Umum (BLU).
4) Peningkatan realisasi penyerapan anggaran tepat waktu
5) Pengelolaan SIMAK-BMN dengan baik dan benar
6) Pengelolaan dan pemutahiran data pegawai tepat waktu.
7) Peningkatan kenaikan pangkat, baik jabatan fungsional dosen dan jabatan
lainnya, dengan memaksimalkan tim penilai angka kredit
8) Peningkatan pemberian penghargaan bagi dosen dan pegawai berprestasi
dan penghargaan masa bakti.
9) Peningkatan kedisiplinan pegawai negeri
10) Penataan kampus (Hang Jebat, Pasar Minggu, Percetakan Negara), yang
ramah lingkungan dan memberikan kenyamanan
11) Peningkatan jumlah alat praktikum laboratorium terkini, dengan
memperhatikan ratio mahasiwa.
c. Bidang kemahasiswaan
1) Penyempurnaan dan pengembangan sistem penerimaan mahasiswa baru
2) Peningkatan promosi dan sosialisasi Poltekkes Kemenkes Jakarta II secara
maksimal dan berkesinambungan
3) Peningkatan pemberian beasiswa bagi mahasiswa berprestasi dan keluarga
tidak mampu (Gakin)
4) Peningkatan fasilitas mahasiswa untuk menunjang kegiatan belajar dan
ekstrakurikuler terutama olah raga dan seni unggulan,
5) Peningkatan bimbingan akademik mahasiswa, dengan mengoptimalkan
fungsi pembimbing akademik.
6) Peningkatan Budi Pekerti melalui pembinaan mental dan spiritual bagi
mahasiswa
7) Pembinaan dan pengembangan organisasi mahasiswa (BEM,BPM Pencinta
Alam) dalam melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi
8) Peningkatan mahasiswa dalam kegiatan Saka Bakti Husada Polkes
Kemenkes Jakarta II
9) Peningkatan penyerapan lulusan dengan menjalin kemitraan dengan alumni
stakeholder rterkait
10) Menyelenggarakan PORSENI tingkat Poltekkes secara periodik
Adapun sasaran dalam rencana operasional Poltekkes Kemenkes Jakarta II
adalah sebagai berikut :
a. Bidang isi
- kurikulum S2 terapan untuk Gizi, radiografi, KL dan teknik Elektromedik.
- Tersedianya modul belajar yang diterbitkan.
b. Bidang proses :
- Tingkat kehadiran dosen mengajar 90 %
- Tingkat dropout 0 %
- Lama studi D 3 selama 3 tahun
- Lama studi D 4 selama 4 tahun
c. Bidang kompetensilulusan
- Menghasilkan 2500 lulusan tersertifikasi
- Waktu tunggu kerja lulusan < 6 bulan
d. Bidang SDM
- Tenaga pendidik kualifikasi S 3 : 10 orang
- Dosen tersertifikasi: 89 orang
- Tenaga kependidikan yang profesional
e. Bidang sarana pra sarana
- Memiliki lab terpadu computer
- Memiliki lab terpadu bahasa
- Memiliki perpustakaan terpadu
f. Bidang penelitian
- Tercapainya 200 hasil penelitian di bidang kesehatan yang inovatif
- dan aplikatif.
- Terwujudnya 100 publikasi ilmiah secara nasional dan 5 internasional.
- Tercapainya akreditasi jurnal sanitas secara nasional
g. Bidang pengabdian Kepada masyarakat
- Pelayanan sesuai dg bidang keahlian (jurusan) : 14 kali
- Pelatihan : 70 kali
- Pameran: 10 kali
- Penyuluhan/ sosialisasi:70 kali
- Seminar: 35 kali
- Lokakarya/workshop: 14 kali
h. Bidang Evaluasi dan Penilaian
- Adanya laporan kinerja individu, institusi (bulanan, semesteran & tahunan)
yang berkesinambungan
- Tercapainya akreditasi Politeknik Kesehatan secara nasional dengan nilai A
- Terwujudnya akreditasi ISO 9001.
2. Organizing
Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta II dipimpin oleh seorang Direktur
dan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari secara teknis fungsional dibina oleh
Kepala Pusat Pendidikan Tenaga Kesehatan Pusdiknakes, secara teknis administrasi
dibina oleh Sekretaris Badan BPPSDM Kesehatan dan berkoordinasi dengan Dinas
Kesehatan Propinsi DKI Jakarta dalam melaksanakan Tupoksi Poltekkes.
3. Actuating
Actuating adalah usaha. Atau ikhtiar manajemen. Dijalankan agar tujuan
manajemen tercapai. Tindakannya menggunakan perencanaan sebagai pedomannya.
Agar pengarahan berjalan dengan baik, dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang
baik yang dapat dilihat pada organisasi di Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta II.
Pelayanan di Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta II sudah disusun sedemikian
rupa dalam memberikan pelayanan Pendidikan kepada para mahasiswanya.
a. INTEGRITAS
Yaitu berpikir, berkata, berperilaku dan bertindak dengan baik dan benar
serta memegang teguh kode etik dan prinsip-prinsip moral.
b. PROFESIONAL
Yaitu bekerja tepat, cerdas dan tuntas atas dasar visi, pengetahuan, prosedur
dan kompetensi terbaik dengan penuh tanggung jawab.
c. TERBAIK
Yaitu senantiasa siap melayani dengan unggul sesuai standar dan mandiri
untuk menghasikan lulusan yang berkualitas, berdaya saing dan berwawasan
internasional.
d. KOMITMEN
Yaitu selalu bertanggung jawab, disiplin, serta berpikir dan bersikap positif
dalam melakkan pekerjaan.
e. SINERGI
Yaitu melakukan hubungan sosial dengan mengedepankan kerjasama yang
utuh dan kompak dengan menerpkan prinsip koordinasi, integrasi, sinkornisasi,
dan sinergisitas
4. Controlling
Kendali, sering juga disebut pengawasan, controlling atau sering jua disebut
pengendalian adalah salah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa
mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan
yang benar dengan tujuan diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah
digariskan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang
dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan
dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.
Pada tahum 1916, henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama kontrol
karena berkaitan dengan manajemen, adalah pengendalian suatu usaha yan terdiri
dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana
yang telah diadops, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah
ditetapkan. Controlling sangat penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka
dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.
Menurut George R. Terry, pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah
gerakan dari organisasi ini sudah selesai atau belum. Serta mengawasi penggunaan
sumber daya alam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada
yang melenceng dari rencana.
Menurut Harold Koontz, pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam
rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang
dirancang untuk mencapainnya tercapai.
Dari pengertian diatas dapat di nyatakan ada hubungan antara controlling dan
perencanaan. Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar langkah-langkah yang akan
dipakai untuk mencapai tujuan. Ada empat elemen dasar dalam sistem kontrol,yaitu;
Karakteristik atau kondidi yang akan dikontrol, Sensor, Komparator dan Aktivator.
B. Analisis SWOT
1. Peluang
a) Bidang organisasi dan SDM
- Undang Undang No 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi,
memungkinkan Poltekkes Kemenkes menyelenggarakan jenjang pendidikan
Strata 2 dan Strata 3 (terapan)
- Kebijakan Otonomi Daerah memberi kesempatan kerjasama dengan
berbagai pihak
- Perkembangan teknologi bidang kesehatan, membuka peluang peningkatan
pelayanan Pendidikan
- Adanya Asean Free Trate Area (AFTA) mulai tahun 2015 membuka
peluang bagi tenaga kesehtan untuk berprestasi di tingkat Nasional dan
Internasional
- Adanya kemitraan dalam pengembangan SDM dengan institusi
pememrintah maupun swasta di tingkat regional, nasional dan internasional
- Adanya point tata nilai SINERGI. Yaitu melakukan hubungan sosial dengan
mengedepankan kerjasama yang utuh dan kompak dengan menerpkan
prinsip koordinasi,integrasi, sinkornisasi, dan sinergisitas
- Adanya alih bina oleh DIKTI Kemendikbud memungkinkan memperoleh
beasiswa untuk pengembangan SDM, Bantuan Operasional Perguruan
Tinggi Negeri (BOPTN) dan Hibah Penelitian.
b) Bidang keuangan
- PP 23 Tahun 2003 tentang BLU memberi peluang untuk kemandirian
- Kemitraan dalam penyelenggaraan pendidikan dan pemberdayaan sumber
daya
- Peningkatan kerjasama lintas sektor dan lintas program dalam pelaksanaan
Tri Dharma Perguruan Tinggi
c) Bidang kemahasiswaan
- Membentuk wilayah mitra dan terselenggaraanya kemitraan dengan
instansi terkait, baik nasional maupun internasional.
2. Kekuatan
a) Tenaga Kerja
- Memiliki tenaga pendidik (dosen) yang mempunyai sertifikasi dosen dan
berpengalaman di bidangnya (sampai pendidikan S3)
- Rasio Dosen terhadap Mahasiswa 1:17
- Memiliki aset SDM (dosen) sebagai narasumber/konsultan nasional dalam
bidang Tri Dharma Perguruan Tinggi
b) Sarana dan Prasarana
- Memiliki gedung representatif di lokasi kampus yang strategis
- Memiliki sarana pembelajaran (kelas, laboratorium dan perpustakaan).
- Memiliki 2 (dua) auditorium dengan kapasitas masing-masing sekitar 200 -
400 orang
- Memiliki sarana transportasi untuk pelayanan pendidikan
- Memiliki sarana pendukung (asrama, kantin, poliklinik, dan transportasi
untuk pelayanan pendidikan, klinik rontgen, sarana ibadah, tempat parkir)
- Memiliki jaringan internet bagi civitas akademika.
c) Lulusan
Penyerapan lulusan Poltekkes Kemenkes Jakarta II di pasar kerja ( masa kurun
kurang dari 6 bulan) sebesar 86,07 % melebihi target yang ditetapkan yaitu 85%
- Jumlah Pendaftar
- Lulusan
Kelulusan tepat waktu untuk Program Diploma III adalah 3 tahun dan
Diploma IV adalah 4 tahun, sedangkan program alih jenjang/alih program dari
DIII ke DIV adalah 3 semester. Dalam penilaian akreditasi, ditetapkan bahwa
produktivitas lulusa diyataka aik ila kelulusa tepat waktu ≥ 80%.
3. Ancaman
a) Pelayanan
- Regulasi tentan pasar bebas memungkinkan masuknya tenaga asing.
- Berdirinya institusi pendidikan sejenis dengan strata lebih tinggi.
- Penyediaan formasi pegawai negeri terbatas.
- Terbatasnya kuota penerimaan peserta didik baik program DIII, maupun
DIV.
- Prasyarat peserta didik untuk melakukan praktek kerja lapanagan semakin
kompleks.
- Meningkatnya jumlah institusi pendidikan sejenis baik vokasu maupun
akademik.
b) Organisasi dan Sumber Daya Manusia
- Belum adanya kebijakan-kebijakan yang tegas mengenai pengembangan
institusi menjadi strata lebih tinggi.
- Terbatasnya formasi bagi calon dosen.
c) Keuangan
- Kemampuan keuangan Pemerintah yang cenderung menurun.
- Proses perubahan (revisi) DIPA sangat bergantung pada supra sistem
Kementerian Keuangan.
- Persaingan tarif pendidikan.
- Baiaya laha praktek mahasiswa baik di lapangan maupun institusi
cenderung meningkat.
d) Sarana dan Prasarana
- Perkembangan teknologi peralatan laboratorium sangat cepat.
- Kebijakan untuk dana pengadaan peralatan laboratorium terbatas.
- Pembatasan penggunaan peralatan canggih untuk mahasiswa di lahan
praktek.
- Terbatasnya peralatan laboratorium canggih yankita miliki.
4. Kelemahan
a) Kelemahan dari segi layanan
- Sistem Informasi Manajemen Poltekkes belum terintegrasi
- Belum adanya Sistem Layanan Terpadu di Poltekkes
- Belum semua pelayanan dilaksanakan sesuai SOP
b) Kelemahan dari SDM dan organisasi
- Belum seluruh tenaga kependidikan memiliki pendidikan yang sesuai
dengan bidang kerjanya
- Belum seluruh dosen mempunyai nilai TOEFL Bahasa Inggris sebesar 400
- Pendayagunaan tenaga kependidikan yang belum maksimal
- Secara Struktur Organisasi Poltekkes dibawah binaan 2 kementerian
(kemenkes, kemendikbud)
- Rendahnya formasi Penerimaan pegawai negeri.
c) Kelemahan dalam hal keuangan
- Adanya kegiatan yang harus dilaksanakan diluar perencanaan.
- Kepatuhan terhadap SOP tentang penyerapan anggaran.
- Belum adanya pengesahan revisi pola tarif layanan BLU oleh Kementerian
Keuangan
- Pembiayaan Tenaga Kontrak besar (jumlah tenaga kontrak lebih dari 10%
jumlah PNS)
- Masih ada mahasiswa membayar biaya pendidikan tidak tepat
d) Kelemahan sarana
- Pemeliharaan alat laboratorium sering tidak sesuai dengan kebutuhan
- Rasio alat laboratorium dengan mahasiswa tidak sesuai standar (1 : 8)
- Kualifikasi peralatan laboratorium sudah tidak sesuai dengan perkembangan
teknologi