Peran Komunikasi dalam Organisasi Saat Ini

Dengan pendekatan komunikasi top-down dalam pendekatan klasik untuk organisasi,

komunikasi dikontrol dengan ketat. Itu diharapkan menjadi cukup efisien dan efektif untuk
memastikan karyawan memahami apa yang diinginkan dan diharapkan manajemen senior;
namun, dalam organisasi yang lebih datar saat ini, arus komunikasi telah terbuka dengan
tujuan manajemen menjadi lebih untuk memotivasi karyawan dan menciptakan lingkungan
kerja yang kooperatif dan bahkan inspirasional untuk mencapai produktivitas. Komunikasi
masih mengalir dari atas ke bawah, tetapi biasanya juga akan mengalir naik dan turun
tergantung pada kepemimpinan dan budaya..

Dengan pendekatan hubungan manusia, komunikasi yang efektif menjadi semakin penting
dan terjalin dengan organisasi itu sendiri. Seperti yang ditemukan Eccles dan Nohria dalam
penelitian mereka tentang manajemen yang efektif, “Komunikasi dan tindakan dalam
organisasi besar dan kompleks. . . tidak terpisahkan. . . . Tanpa kata-kata yang tepat,
digunakan dengan cara yang benar, kecil kemungkinan tindakan yang benar akan pernah
terjadi. ”

Komunikasi perlu melengkapi dan kompatibel dengan struktur organisasi, operasi, dan
budaya. Untuk sebagian besar, pengembangan komunikasi organisasi sejajar dengan evolusi
pendekatan hubungan manusia ke organisasi, dengan komunikasi organisasi muncul sebagai
disiplin yang harus dipelajari.

Dengan fokus pada bagaimana menerapkan pendekatan hubungan manusia ke manajemen,

meningkatkan lingkungan kerja, dan menciptakan pekerja yang termotivasi dan lebih
bahagia, organisasi perlu memperhatikan bagaimana mereka berkomunikasi dengan
karyawan mereka dan bagaimana komunikasi mengalir dalam organisasi mereka. Mereka
yang mempelajari komunikasi organisasi “telah memperhatikan cara-cara sistematis yang
dengannya praktik komunikasi dapat digunakan untuk membantu mengoordinasikan dan
mengendalikan kegiatan anggota organisasi.”

Sepuluh dasar pemikiran Charles Redding tentang komunikasi organisasi menggambarkan

pendekatan "terpusat pada pesan (message – centered)" untuk komunikasi organisasi:
1. Makna tidak ditransfer (artinya di penerima bukan pengirim).
2. Apapun adalah pesan potensial (verbal dan nonverbal).
3. Masukan (terutama mendengarkan) adalah bagian yang tidak terpisahkan dari proses
komunikasi.
4. Pesan yang diterima adalah satu-satunya yang diperhitungkan karena akan menentukan
tindakan penerima.
5. Umpan balik atau respon tidak hanya penting dalam operasi organisasi tetapi pesan
memiliki konsekuensi yang menguntungkan dan berbahaya.
6. Faktor biaya selalu ada (pengirim dan penerima membayar dengan uang, energi, dan
emosi, untuk setiap tindakan komunikasi penting).
7. Redundansi sangat penting tetapi membutuhkan biaya sehingga kebutuhan untuk
mengulangi pesan harus seimbang dengan biayanya.
8. Komunikasi yang berlebihan akan terjadi karena penerima hanya memiliki kapasitas
saluran yang terbatas dan kemampuan untuk memproses pesan.
9. Transmisi serial mengubah pesan; semakin banyak orang melalui siapa pesan harus
dilewati, semakin besar kemungkinan distorsi akan terjadi.
10. Iklim organisasi (budaya) dari organisasi lebih penting daripada keterampilan atau teknik
komunikasi dalam menciptakan organisasi yang efektif.

Prinsip Redding dianggap sebagai terobosan pada saat itu dan masih penting hari ini setiap
kali kita berpikir untuk berkomunikasi dalam konteks organisasi. Banyak dari prinsip ini
melekat dalam hambatan komunikasi yang komunikasi strategi dan analisis audiens,
kemampuan inti dalam komunikasi kepemimpinan, membantu kita mempersiapkan dan
mengatasi jika perlu untuk memastikan pesan-pesan kita menjangkau audiens kita
sebagaimana yang kita inginkan. Para pemimpin perlu mempertimbangkan tantangan
penyampaian pesan di atas serta medianya sebagaimana dibahas dalam bab-bab sebelumnya.
Mereka harus menjadi peka terhadap lingkungan organisasi untuk berkomunikasi pesan
sederhana serta kompleks dan secara keseluruhan untuk bekerja dengan, mengelola,
memimpin, dan memotivasi orang lain dengan sukses.

Memotivasi Pekerja Hari Ini

Para pemimpin organisasi saat ini sering diukur dengan kemampuan mereka untuk
memotivasi dan mengembangkan orang lain: “Dalam organisasi, para pemimpin atau manajer
dinilai oleh prestasi tim mereka, grup, bawahan, atau proyek. Agar berhasil, mereka harus
memotivasi orang lain. Faktanya,“ memotivasi ”sering terdaftar sebagai salah satu dari lima
keterampilan teratas yang dibutuhkan seorang pemimpin atau manajer.

Pertanyaan tentang apa yang memotivasi orang telah diperdebatkan selama bertahun-tahun
dengan sebagian besar diskusi kembali ke Hierarki Maslow pada tahun 1954. Maslow
memberi tahu kita bahwa perlu mengatur tindakan orang-orang dari tingkat kelangsungan
hidup terendah hingga mereka yang kurang fisik dan lebih emosional atau psikologis, seperti
kebutuhan. untuk harga diri dan aktualisasi diri.

Kembali lebih jauh dari Maslow ke studi organisasi awal seperti dibahas sebelumnya, Studi
Hawthorne yang terkenal menemukan bahwa perhatian pribadi kepada para pekerja lebih
meningkatkan produktivitas daripada lingkungan fisik yang lebih baik. Penelitian Frederick
Herzberg pada 1950-an dan 60-an menemukan bahwa "orang termotivasi. . . dengan
pekerjaan yang menarik, tantangan, dan peningkatan tanggung jawab. ”

Sebuah studi yang jauh lebih baru menemukan bahwa berikut ini adalah apa yang dilakukan
manajer yang baik untuk memotivasi bawahan hari ini:
 Memberikan bantuan langsung, sumber daya yang memadai, waktu.
 Bereaksi terhadap kesuksesan dan kegagalan dengan orientasi belajar dibandingkan
dengan evaluasi yang murni.
 Tetapkan tujuan yang jelas dan klarifikasi ke mana arah pekerjaan dan mengapa itu
penting.
 Mengakui "kemajuan pekerjaan nyata" dan memuji bawahannya.
 Bekerja secara kolaboratif sebagai rekan kerja.
 Membuat hal-hal lebih menyenangkan dan santai.
 Memberikan dukungan emosional.

Jelas, motivasi adalah individu, tetapi juga jelas bahwa individu memang memiliki kebutuhan
yang sama. Para pemimpin dan manajer yang terampil akan mengenali kebutuhan-kebutuhan
itu dan dengan sengaja mengatasinya, untuk kemajuan individu tetapi juga untuk kinerja
organisasi. Modal manusia terlalu penting untuk tidak diinvestasikan di dalamnya, dan
terserah kepada para pemimpin dan manajer juga dalam organisasi untuk memenuhi
kewajiban itu.