Tugas Bi Umb
Tugas Bi Umb
http://materismkindo.blogspot.com/2013/12/
bab-4-menulis-surat-dengan.html
rabu 11 maret 2015
Pengertian Surat
Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi.
Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara,
yaitu
secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si
pemberi
informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung.
Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara
melalui
telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat
berhadapan
komunikasi dapat dilakukan melalui surat.
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan
informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada
pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).
B. Format Surat
Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama
surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan
surat
menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang
melainkan
ditempatkan sesuai ketentuan.
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan
ada 5 bentuk, yaitu :
(1) bentuk lurus penuh (full block style)
(2) bentuk lurus (block style)
(3) bentuk setengah lurus (semiblock style)
(4) bentuk lekuk (indented style)
(5) bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
Bentuk setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, yaitu
bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi
b).
Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-
surat
resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi a,
sedangkan
surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b.
Dalam
kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-
menyurat
sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat
Bahasa
menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa
Indonesia
di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon
ataumelalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b
karena ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik
Jenis-Jenis Surat
Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut.
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan
pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya
surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman.
Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.
(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2) Tidak menggunakan nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis
surat.
(5) Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang
bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi,
lembaga,
maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat
pemberitahuan,
dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.
(1) Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah
lembaga atau organisasi
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau
resmi,
seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
(5) Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi
atau
lembaga resmi
(6) Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
3. Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan
pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal
dari
instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat
tugas,
surat perintah, memo, dan surat keputusan. Surat dinas yang
berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat
permohonan
izin, dan surat permohonan cuti.
Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.
(1) Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau
resmi,
seperti : dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
(5) Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
(6) Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan
lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau
format setengah lurus versi b.
Penggunaan Bahasa dalam Surat
Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan
bahasa
di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan
surat.
Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif,
bergantung
pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan.
Menulis
surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal
dan
santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat.
Begitu
pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran
pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti. Meskipun bersifat
pribadi, tapi
karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu
penulis
harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal.
Lain halnya dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan
bahasa
cenderung menggunakan kosakata baku dan struktur kalimat yang
lengkap.
Hal ini disebabkan karena surat resmi dan surat dinas dipergunakan
untuk
tujuan atau fungsi-fungsi yang bersifat resmi atau kedinasan.
E. Surat Undangan
Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”.
Undang
berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau
mempersilakan
datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang
dipanggil
atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal,
tempat
yang sudah ditetapkan dalam undangan.
Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang
yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya
disusun
semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar
yang
diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan
tersebut.
Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan
akan adanya
suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar
penerima
undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah
ditetapkan.
1. Bagian-Bagian Surat Undangan
a. Kepala Surat
(1) nama badan usaha,
(2) alamat badan usaha,
(3) nomor telepon,
(4) nomor kotak pos,
(5) identitas lainnya,
(6) tanggal surat,
(7) nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
(1) salam pembuka,
(2) alasan,
(3) hari dan tanggal,
(4) waktu,
(5) tempat,
(6) acara.
c. Penutup/Kaki Surat
(1) nama badan usaha,
(2) jabatan,
(3) nama jelas,
(4) nomor induk pegawai,
(5) tembusan.
F. Surat Edaran
Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar” yang berarti
berputar
atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat
tersebut
dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.
1. Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi
Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan
kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan
mengenai
sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata
cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.
Fungsi surat edaran:
1. di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat
memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau
peraturan;
2. di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai
pemberitahuan atau pengumuman.
Macam surat edaran:
1. Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada
seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional.
Misalnya:
(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional
(2) edaran tentang sensus penduduk
(3) edaran tentang Pemilu
2. Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan
penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi
tersebut.
Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat
edaran tentang:
(1) petunjuk kenaikan kelas
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan
pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk
kelulusan ujian.
Lampiran : -
Perihal : Undangan Wali Murid
Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadirannya tepat pada waktunya, demikian
undangan ini, atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan terimakasih.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Mengetahui,
Kepada Sekolah SMP Negeri 1234 Jakarta ketua OSIS
Brebes, 20
September 2014
Nomor : 010 / DPO / V / 2014
Lampiran : -
Perihal : Undangan
Dengan hormat,
Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:
Hari : Senin , 22 September 2014
Tempat : Aula Serba Guna , Kab. Brebes
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Acara : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Brebes
Sebuah surat dinas resmi harus menggunakan kop surat yang resmi pula, tata letak penulisan
dapat digeser atau dirubah sesuai dengan kebutuhan dan tetap memperhatikan tata bahasa
yang baik dan benar.
Berikut ini merupakan pengertian atau definisi surat menurut beberapa ahli:
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan pengertian surat adalah kertas yang bertulis, secarik
kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis atau tertulis.
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah yang bertuliskan atau alat
untuk menyampaikan sesuatu maksud secara tertulis.
Menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti
(sarana) komunikasi individu atau kelompok.
Menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang
disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam
organisasi atau kantor.
5. Menurut S. Hidajat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang
hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain
Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam
organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi
Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik
karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis
9. Menurut Iis Sopyan (2008:1), mendefinisikan bahwa surat merupakan suatu model komunikasi tertulis
yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.
10. Menurut Darji (1978: 8) mengemukakan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri ataupun jabatannya
dalam organisasi.
Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu alat yang digunakan
untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk
menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi tanpa harus berhadapan secara
langsung.
Apabila terjadi hubungan terus menerus antara dua belah pihak yang dilakukan dengan saling
berkirim surat, maka terjadilah surat menyurat, yang diartikan sebagai suatu aktivitas berkirim surat.
Jadi apabila seseorang menerima surat, dan kemudian membalas maka terjadilah aktivitas surat
menyurat. Pengertian surat menyurat dalam arti luas surat menyurat adalah kegiatan berkomunikasi
yang saling membahas antara pihak pertama dengan pihak kedua dengan menggunakan surat sebagai
alatnya. Yang meliputi semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat, yaitu membuat
surat, menggandakan surat dan mengarsipkan surat.
Bagian-bagian surat
a. Kepala surat
Bagian surat yang menunjukan ciri khas suatu badan usaha, perusahaan, atau kantor. Kepala
surat(kop surat) terletak di bagian paling atas surat.
b. Tanggal
Dimana penulisannya menggunakan huruf untuk bulan, sedangkan untuk tanggal dan tahun
menggunakan angka dan tidak boleh disingkat.
c. Nomor surat
Sesuatu yang melengkapi sebuah surat yang berisi keterangan berhubungan dengan surat dan
diikutsertakan dalam pengiriman.
e. Perihal/hal surat
Bagian surat yang digunakan sebagai petunjuk mengenai masalah pokok surat.
f. Alamat
Bagian surat yang berisi kalimat untuk membuka suatu pembicaraan dalam surat.
h. Isi surat
Dimana nama perusahaan digunakan untuk surat niaga, sedangkan nama jabatan digunakan
untuk surat dinas.
k. Tanda tangan
Digunakan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.
l. Nama terang
Jelas orang yang betanggung jawab terhadap surat /nama orang yang menandatangani surat.
m. Nama jabatan/NIP
Digunakan dalam surat niaga,sedangkan nip digunakan dalam surat dinas pemerintah.
n. Tembusan
Yang dibuat dengan tindasan karbon yang dapat dikirim kepada orang-orang yang ada hubungan
dengan surat tersebut.
o. Inisial
FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau
gagasan.
b. Surat edaran,
c. Surat pengumuman.
a. Surat pribadi,
b. Surat dinas,
c. Surat niaga,
d. Surat sosial.
http://soeratku.blogspot.com/2013/11/jenis-jenis-surat.html
` Surat pemberitahuan adalah surat yang memberikan informasi/kabar atau berita kepada
pihak lainnya secara resmi.
http://contohsuratlengkap.com/contoh-surat-pemberitahuan/
Secara umum, semua surat pada prinsipnya bertujuan untuk memberitahukan sesuatu kepada pihak lainnya.
Namun, ciri surat pemberitahuan yang paling utama adalah karena isinya yang semata-mata hanya
memberikan informasi atau kabar berita. Sebagai contoh, adanya perubahan harga, perubahan alamat,
perubahan nomor, pengumuman kelulusan, dan lain sebagainya. ngert
Dalam bahasa
kita sehari-hari memo dapat juga dikatakan sebagai pesan surat sederhana yang
singkat dan tidak menggunakan tata aturan penulisan surat resmi seperti
biasanya. ata Cara Penulisan Memo
Untuk bisa membuat memo dengan mudah maka pertama kita harus mengetahui berbagai bagian
memo tersebut. Dengan mengetahui bagian-bagian memo maka kita dapat memahami bagaimana
bentuk memo yang seharusnya. Lalu seperti apakah memo tersebut? Berbicara mengenai bentuk,
memo memiliki tiga bagian yaitu kepala memo, isi dan kaki memo. Penjelasan dari masing-masing
bagian tersebut dapat kita lihat di bawah ini.
Kepala Memo
Pada bagian kepala atau bagian atas memo kita akan mendapati beberapa informasi yaitu mulai dari
judul sampai pada paraf. Pada bagian ini terdiri dari beberapa hal sebagai berikut:
Kata "MEMO"
Penerima
Pengirim
Tanggal pengiriman
Paraf dan nama terang pengirim
Baca juga surat rekomendasi pindah tugas guru
Untuk menulis memo maka bagian pertama sendiri yang harus kita tulis adalah judulnya. Yang dimaksud
judul disini adalah kata "memo" yang ditulis dengan huruf kapital rata tengah. Selanjutnya, masih pada
bagian atas akan ada juga penerima, pengirim dan juga tanggal pembuatan atau pengiriman memo
tersebut. Setelah bagian ini maka bagian selanjutnya adalah bagian isi memo.
Isi Memo
Pada bagian isi pada memo kita sebagai penulis akan langsung menyampaikan pesan atau perintah
dalam kalimat pendek dan lugas serta jelas dan mudah di mengerti. Tidak ada informasi lain kecuali
informasi inti yang harus disampaikan.
Kaki memo
Pada bagian akhir yaitu kaki memo akan ada dua hal yang kita tulis. Pertama adalah tertanda dan yang
kedua adalah nama pembuat memo tersebut. Pada bagian "tertanda" dapat berupa tanda tangan, paraf,
cap jempol dan semacamnya.
http://format-contoh-surat.blogspot.com/2015/03/contoh-memo-dan-penulisannya.html