PERSIAPAN MENULIS PESAN BISNIS

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah :

“Komunikasi Bisnis”

Dosen Pengampu :

Rike Selviasari S.E., M.EI

Disusun oleh :
1. Nasya Mustika „Ulya (931308818)
2. Qurrota A‟yun Nindia A.S (931309218)
3. Pihkrih Ikmatul Prawangsa (931311718)
4. Alvina Pradani Dewi (931312118)
5. Muhammad Zainal Abidin (931321418)

Kelas F

PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH

FAKUKTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) KEDIRI

2020

i
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb
Puji syukur bagi Allah SWT. Yang telah melimpahkan rahmat serta
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas Makalah ini dengan tepat
waktu. Shalawat serta salam senantiasa kami haturkan kepada Nabi besar
Muhammad SAW. Penulis sangat menyadari bahwa makalah ini belumlah
sempurna. Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
selesainya makalah berjudul “Persiapan Menulis Pesan Bisnis” yang disusun
untuk memenuhi tugas mata kuliah “Komunikasi Bisnis”.
Keberhasilan makalah ini tidak lepas dari bantuan dan semangat berbagai
pihak, untuk itu pada kesempatan ini kami mengucapkan banyak terima kasih
kepada Ibu Rike Selviasari selaku dosen mata kuliah Komunikasi Bisnis dan
mencurahkan segalanya demi kesempurnaan. Oleh karena itu, saran dan kritik
yang membangun dari rekan-rekan sangat dibutuhkan untuk penyempurnaan
makalah ini.

Kediri, 04 Oktober 2020

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................... i

DAFTAR ISI ........................................................................................................ ii
BAB I : PENDAHULUAN.................................................................................. 1
A. Latar Belakang ................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................ 1
C. Tujuan Penulisan.............................................................................. 1
BAB II : PEMBAHASAN................................................................................... 2
A. Proses Penyusunan Bisnis ................................................................ 2
B. Penentuan Tujuan Bisnis ................................................................. 4
C. Analisis Audiens ............................................................................. 5
D. Penentuan Ide Pokok ....................................................................... 7
E. Pemilihan Saluran dan Media .......................................................... 9
BAB III : PENUTUP........................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 12

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk
saluran komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, langkah
berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup
pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan
pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.Pesan bisnis yang efektif bertujuan
untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, karena itu pesan harus
ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan
bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada
mengesankan lawan komunikasi.
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan
pesan-pesan bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan
yang di smpaikan secara tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara
lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu
keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik
akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini
perencanaan pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara
tertulus.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana proses penyusunan penulisan pesan bisnis?
2. Apakah tujuan bisnis?
3. Bagaimana menganalisis audiens?

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui bagaimana proses penyususnan penulisan pesan bisnis.
2. Untuk mengetahui apa tujuan bisnis.
3. Untuk menegetahui bagaimana menganalisis audiens.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Proses Penyusunan Pesan Bisnis

Proses penyusunan pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis
bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah
satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang
terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Proses komposisi penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan
proses penciptaan lagu oleh seorang komposer. Pesan-pesan bisnis yang
terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.1
1. Pemahaman Proses Komposisi
Proses Komposisi merupakan penyusunan pesan-pesan bisnis dapat
dianalogkan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh
seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang harus dia buat
dan menentukan bentuk aransemen dan personil kelompok yang akan
mengiringi lagu tersebut. kemudian mereka harus melakukan latihan adan
uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan sehingga lagu yang diciptakan
mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna para
penggemarnya. Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-
pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :
a. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup
mendasar, seperti maksud atau tujuan komunikasi, audiens yang akan
menerima pesan, ide pokok dan pesan-pesan yang akan disampaikan
dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
pesan. Disamping itu, intonasi juga perlu diatur, apakah melemah,
mendatar, atau meninggi. Yang terpenting adalah menyiasati situasi
yang ada sehingga tujuan yang dikehendaki dapat bisa tercapai. Pada
dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu

1
Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, (Jakarta : Penerbit Erlangga, 2011), hlm. 86.

2
 diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan
memilih saluran dan media komunikasi yang digunakan.
b. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat dan paragraf
dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahannya. Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Oleh
karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata,
kalimat dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima pesan 2
c. Revisi
Revisi ini merupakan seluruh maksud dan isi pesan harus
ditelaah kembali apakah sudah sesuai dengan rencana atau belum. Jika
belum, lakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan
seperlunya sehingga apa yang direncanakan dapat tercapai. Setelah
ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, maupun paragraf,
perhatikan apakah kata-kata, kalimat dan paragraph teresebut telah
diekspresikan dengan benar.
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi
substansi pesan yang ingin disampaikan maupun gaya penulisannya,
struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat
pemahamannya. Kalau ternyata belum selesai, perlu dilakukan
pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif
mungkin.3

B. Penentuan Tujuan Bisnis

1. Tujuan komunikasi
Tujuan komunikasi ialah bagaimana mempengaruhi orang atau
pihak lain. Ini bukan satu-satunya masalah yang perlu dijawab. Menurut

2
Ibid, hlm 86.
3
Ibid, hlm 87.

3
 Berlo (1960) ada dua hal yang perlu dijawab, yaitu : mempengaruhi siapa
dan bagaimana. Jadi, menurutnya ada dua dimensi mengenai tujuan yaitu
siapa yang dipengaruhi dan bagaimana mempengaruhinya. Dalam
berkomunikasi, komunikator pasti memiliki suatu tujuan tertentu. Tujuan
dari komunikasi dibagi menjadi empat yaitu :
a. Mengubah sikap (to change the attitude)
b. Mengubah opini/pendapat (to change the opinion)
c. Mengubah perilaku (to change the behavior)
d. Mengubah masyarakat (to change the society)
2. Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, antara lain sebagai
berikut :
a. Memberikan informasi
Dalam melakukan komunikasi bisnis, informasi yang diberikan
biasanya yang berhubungan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Misalnya, seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai
yang diharapkan, maka dia memasang iklan melalui media massa, jalur
internet, dan sebagainya.
b. Memberi Persuasi
Dalam melakukan komunikasi bisnis, memberikan persuasi
kepada pihak lain perlu disampaikan dapat dipahami dengan baik dan
benar hal ini dilakukan terutama yang berkaitan dengan penegasan
konfimasi pesanan pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan., agar
kedua pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang
merasa dirugikan.
c. Melakukan kolaborasi
Dalam komunikasi bisnis, kolaborasi perlu dilakukan untuk
melakukan kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain.
Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut, seseorang dapat dengan
mudah melakukan kerja sama bisnis. Namun, pada saat ini seiring
dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi, seseorang dapat
menggunakan berbagai media telekomunikasi, seperti telepon,

4
 faksmile, telepon seluler, internet, surat elektronik, dan
4
teleconference.

C. Analisis Audiens
Sasaran atau target utama dari komunikasi adalah audience atau
penerima, audiens dalam komunikasi bisa individu atau organisasi. Pesan
yang disampaikan kepada audiens bisa memiliki pemahaman yang berbeda
atas pesan yang mereka terima.
1. Mengembangkan Profil Audiens
Audiens yang sudah dikenal relatif lebih mudah untuk menerima
pesan yang disampaikan, sebaliknya apabila audiens belum dikenal akan
lebih sulit dalam penyampaian pesan. Apabila audiens belum dikenal,
maka petunjuk berikut bisa dipergunakan untuk membantu melakukan
analisis :
a. Analize : Siapa pihak penerima pesan?
b. Understand : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek
c. Demographics : Berapa umur, jenis kelamin, pendidikan penerima?
d. Interest : Apa yang menarik perhatian penerima?
e. Environment : Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
f. Needs : Informasi apa yang diperlukan penerima?
g. Customize Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?
h. Expectation Apa yang diharapkan penerima?
2. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan
penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu
kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar
pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
a. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
d. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
4
Sarkonah, Mahir Melaksanakan Komunikasi Bisnis-Cet.2 (Jakarta : Multi Kreasi Satudelapan,
2013), hlm 12.

5
 e. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens
3. Mengenali Penerima Primer
Apabila audiens terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-
orang penting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil
keputusan. Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi yang bertindak
sebagai pengambil keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang
berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.
4. Menetapkan Jumlah Komposisi Audiens
Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis Menulis pesan
bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan
bisnis yang ditujukan kepada banyak orang. Gaya penulisan, format, dan
bahasa pesan bisnis yang ditujukan kepada orang banyak cenderung
formal.
5. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan
pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman
yang relatif sama terhadap suatu pesan, pengirim tidak perlu melakukan
usaha-usaha tertentu untuk memebrikan pemahaman. Apabila penerima
memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim harus siap
memberikan penjelasanpenjelasan tanpa rasa bosan agar tidak terjadi salah
interpretasi.
6. Memperkirakan Reaksi Audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai,
serta diakhiri dengan kesimpulan dan rekomendasi.

7. Memenuhi Kebutuhan Emosional dan Praktis Audiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerjasama sering kali gagal
mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa disebabkan
oleh pesan yang menyajikan informasi yang tidak diperlukan, alasan

6
 yangdikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik
untuk dibaca.5

D. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah
menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis
akan bermuara pada satu tema pokok (main idea). Hal-hal yang lain adalah
dianggap sebagai ide-ide pendukung (supporting idea). Ide pokok adalah
pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
yersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang
diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim
dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok. Hal-hal yang
penting harus diidentifikasi terlebih dahulu, yaitu:
1. Teknik Curah Pendapat
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan
pengalaman. Pendekatan yang baik adalah curah pendapat (brainstorming)
yang dapat memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai
kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan
tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang
dapat digunakan antara lain:
a. Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, kemudian telaah pesan-pesan yang
disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, butir utama nada,
rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti
dan terus berlatih sehingga ide pokok dari suaty pesan dapat ditemukan
dengan mudah.
b. Random List
Dengan pendekatan random list untuk dapat menemukan ide
pokok, perlu menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas
kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide yang satu

5
Jalaluddin Rakhmat, Psikologi Komunikasi, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1994), hlm 56.

7
 dengan ide lainnya, kemudian bagi kedalam kelompok-kelompok, dan
temukan bagian yang penting dan tidak penting.
c. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet
Jika subjeknya mencakup pemecah masalah, gunakan suatu
lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan
antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions, dan rekomendasi
(recommendations) yang akan diberikan.
d. Journal Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai
langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa,
kapan, dimana, dan bagaimana akan dapat menjelaskan ide pokok
potensial.
e. Questian and Answer Question
Pendekatan ini dilakukan dengan melihat dari sisi perspektif
audiens. Seperti apa yang diinginkan audiens, apa pertanyaan audiens,
kemudian periksa jawaban atas pertanyaan yang telah diberkan audiens
tersebut sehingga ide pokok dapat ditemukan nantinya.
2. Pembatasan Cakupan
Secara umum penyajian rutin kepada audiens yang telah dikenal,
hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat tetapi jelas. Cara ini
dapat membangkitkan rasa respect audiens kepada komunikator,
sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan
memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens yang hadir terdiri atas
orang yang skeptis atau orang yang tidak dikenal sebelumnya. Ide pokok
yang disampaikan harus mudah dimengerti audiens dan disesuaikan
dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak
sampai terabaikan.6

E. Pemilihan Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan

6
Ibid, hlm 88.

8
mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud
pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
1. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di
gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua
orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato,
seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna
sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan
yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). Tidak
diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman.
Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik
interaksi diantara mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu
keputusan atau pemecahan suatu masalah. Program yang relatif informasi
dan tidak terstruktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.
Presentasi formal dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti
konversi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk pengenalan
produk baru, dan lain-lain.
2. Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk,
misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan
tertulis dilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan
bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak
bias di peroleh dengan waktu cepat. Salah satu kelebihan komunikasi
tertulis adalah bahwa seorang penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Pesan tertulis
memiliki berbagai macam bentuk, antara lain surat, memo, proposal, dan
laporan.

Perbedaan antara komunikasi lisan dan tertulis, serta media yang

digunakan:

9
 Komunikasi lisan Komunikasi tertulis

Ø Anda tidak memerlukan unpan

Ø Anda menginginkan umpan balik
balik segera.
segera dari audien.
Ø Pesan anda sangat rinci,
Ø Pesan anda relative sederhana dan
komplek, dan memerlukan
mudah di mengerti .
perencanaan yang hati-hati.
Ø Anda tidak memerlukan catatan
Ø Anda memerlukan catatan
permanan
permanen.
Ø Anda dapat mengumpulkan audiens
Ø Anda ingin mencapai audiens
lebih mudah atau ekonomis.
yang luas
Ø Anda menginginkan interaksi
Ø Anda ingin mengurangi distorsi
dalam memecahkan masalah.
penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan Media pada saluran

Ø Percakapan tatap muka (pidato, Ø Surat, memo, laporan, proposal

rapat, seminar, konferensi) Ø Elektronik mail / email
Ø Telpon, voice mail Ø Telepon (sms)
Ø Radio, televisi, Computer Ø Computer
Ø Pita audio dan video Ø Faks
Ø Teleconference Ø Telegram
Ø Video conference Ø Pos biasa dan khusus

10
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Proses penyusunan pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis
bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah
satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Penyusunan pesan-pesan bisnis
meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Dalam
fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud
atau tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok dan
pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang akan
digunakan untuk menyampaikan pesan.
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, antara lain sebagai
memberikan informasi, memberi persuasi, dan melakukan kolaborasi. Dalam
membantu melakukan analisis audiena ada delapan cara yaitu :
1. Analize : Siapa pihak penerima pesan?
2. Understand : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek
3. Demographics : Berapa umur, jenis kelamin, pendidikan penerima?
4. Interest : Apa yang menarik perhatian penerima?
5. Environment : Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
6. Needs : Informasi apa yang diperlukan penerima?
7. Customize Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?
8. Expectation Apa yang diharapkan penerima?

B. Saran
Penulis menyadari bahwa makalah di atas banyak sekali kesalahan dan jauh
dari kesempurnaan. Penulis akan memperbaiki makalah tersebut dengan
berpedoman pada banyak sumber yang dapat dipertanggung jawabkan. Maka
dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran mengenai pembahasan
makalah dalam kesimpulan di atas.

11
 Daftar Pustaka

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga

Rakhmat, Jalaluddin. 1994. Psikologi Komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya
Sarkonah. 2013. Mahir Melaksanakan Komunikasi Bisnis-Cet.2. Jakarta : Multi
Kreasi Satudelapan

12