AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS MUKMINATI, SE.,M.

SI
 MUNASABAH
“Hai sekalian manusia, makanlah yang halal lagi baik
dari apa yang terdapat di bumi, dan janganlah kamu
mengikuti langkah-langkah syaitan, karena sesungguhnya
syaitan itu adalah musuh yang nyata bagimu” (Al-
Baqarah:168)
“Dan janganlah kamu mengikuti apa yang kamu tidak
mempunyai pengetahuan tentangnya. Sesungguhnya
pendengaran, penglihatan, dan hati, semuanya itu akan
dimintai pertanggungjawabnya”. (Al-Israa : 36)
DEFENISI
Audit sistem kepastian kualitas adalah “proses sistematis,
mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti
objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan
sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi” audit ini
dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan
perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan
memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas
yang telah ditetapkan dalam operasinya.
PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN
KUALITAS
Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan
dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain:
1. Perusahaan; untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasikan sistem
manajemen kualitas yang telah ditetapkan.
2. Pelanggan; untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikomsumsi/digunakan telah sesuai
dengan standar kualitas yan disyaratkan.
3. Pemerintah; untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah
sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh
konsumen.
4. Asosiasi; kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan
informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya
sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.
5. lembaga sertifikasi; lembaga ini membutuhkan hasil audit adlah untuk menilai kemampuan dari
perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi
ini.
TUJUAN AUDIT SKK
ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian,
menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk:
1. menentukan ketidaksesuaian
2. menentukan efektivitas sistem kualitas
3. memberikan peluang untuk perbaikan sistem
4. memenuhi persyaratan peraturan
5. memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas
6. menilai pemasok dan memvertifikasi sistem kualitasnya
7. menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri
MANFAAT AUDIT SKK
1. membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang
efektif
2. menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen
3. membantu pengalokasian sumber daya secara optimal
4. mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu
5. memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu
6. mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu
7. meningkatkan produktivitas
8. meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar
PENINGKATAN NILAI TAMBAH ORGANISASI
MELALUI PROSES AUDIT
1. Perencanaan Audit
2. Teknik Audit
3. Keputusan dan Analisis
4. Laporan & Tindak Lanjut
PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM
KEPASTIAN KUALITAS
1. Pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan.
2. Audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil
yang ditetapkan.
3. Audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu,manajer, maupun perusahaan secara
keseluruhan.
4. Audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit.
5. Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu.
6. Untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan satu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu
tertentu.
7. Mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat
ditangani oleh manajer kualitas.
8. Untuk menghindari pemborosan waktu, audit harus direncanakan dengan baik. Usaha-usaha audit harus disusun dalam
seperangkat dalam tujuan audit dan dijabarkankedalam bentuk tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota tim audit.
9. Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit antara lain:
- Keterampilan apa yang harus dimiliki oleh seorang anggota tim audit?
- Apakah mereka memahami konsep TQM dan audit manajemen? Apakah merekatelah mendapatkan pelatihan audit? Jika
tidak, apakah pelatihan ini sudahdirancang untuk mereka?
- Apakah mereka memiliki cukup waktu untuk dicurahkan pada audit?
- Apakah mereka respek terhadap manajemen senior?
10.Perlakukan audit sebagai aktifitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai gangguan yang terjadi.
11. Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.
MANAJEMEN KUALITAS
ISO 9001:2001 mendasar manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas
yang terdiri dari:
1. fokus pada pelanggan
2. kepemimpinan
3. keterlibatan SDM
4. pendekatan proses
5. pendekatan sistem terhadap Manajemen
6. perbaikan yang terus menerus
7. pembuatan keputusan berdasarkan fakta
8. hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
LANGKAH-LANGKAH AUDIT
1. Perencanaan Audit; Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi. Pernyataan
tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti pernyataan tujuan ini perencanaan audit dapat mengidentifikasikan
5W+1H: siapa (who), apa(what), dimana (where), kapan (kapan), mengapa (why), dan bagaimana (how) berkaitan dengan
objek audit.
2. Pelaksanaan Audit; Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak yang
berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup audit ,tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit
(KKA). Proses audit diawali dengan mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem. Proses audit melibatkan wawancara
dan investigasi untuk mengembangkan temuan yang didapat serta evaluasi untuk menghubungkan temuan-temuan tersebut
dengan kriteria audit yang telah ditetapkan.Dalam hal ini auditor membutuhkan informasi terhadap sistem manajemen
kualitas yang digunakan saat ini, prosedur pengoperasian peralatan, catatan-catatan pemeliharaan, histori inspeksi, atau
dokumen perencanaan. Kecukupan data dan informasi yang berhubungan dengan ruang lingkup audit sangat penting dan
menentukan kesuksesan pelaksanaan audit. Selama meriew proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya
dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemua akhir dengan berbagai
pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan laporan tertulis, yang mencatat temuan-temuan
audit,kesimpulan audit, dan rekomedasi yang diberikan.
3. Mempelajari Hasil Audit; Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan, dan beberapa bagian
yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi audit. Laporan hasi audit yang disampaikan auditor memuat kesimpulan
hasil audit yang didukung bukti(temuan) audit dan rekomendasi yang diberikan untuk peningkatan (perbaikan) hal-halyang
masih perlu diperbaiki.
4. Tindakan Perbaikan
Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang telah
ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi dan kesimpulan yang dibuat oleh auditor dan didukung dengan rencana
tindakan perbaikan oleh pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan peningkatan yang berkelanjutan.
PERSYARATAN SKK BERDASAR ISO 9001-2008
WASSALAM